- Hình thức Nhật ký chung có một đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu kế toán trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán và sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Nhật ký đặc biệt thì từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ NK đặc biệt và từ đó vào Sổ Cái TK liên quan. Với các đối tượng cần mở chi tiết, cuối tháng tổng cộng sổ kế toán chi tiết ghi vào sổ tổng hợp chi tiết, sổ này được đối chiếu với sổ cái TK liên quan.
Cuối tháng căn cứ vào Sổ Cái các TK để ghi vào Bảng cân đối số phát sinh. Cuối quý từ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào hệ thống Báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu