2.2. . 2.1.4.1.3. Chức năng và quyền hạn: : • ố liệu kế ị
. Lập báo cáo quản trị khi Ban giám đốc yêu cầ
: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán, thanh toán Kế toán công nợ, tính lương Thủ quỹ Kế toán kho
37
- Tài sản và nguồn vố
- .
- Cung cấp thông tin thích hợp cho Giám đốc để đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty.
•
, nguồn vố ủa đơn vị
thanh toán, kế toán công nợ, kế toán tiề
.
•
ả
.
• Thủ quỹ
Thực hiện việc quản lý tiền mặt cho công ty, chịu trách nhiệm trong việc thu, chi tiền mặt đã được ban lãnh đạo ký duyệt.
2.1.4.2. Chế độ kế toán tại công ty: 2.1.4.2.1. Hình thức kế toán áp dụng: 2.1.4.2.1. Hình thức kế toán áp dụng:
ế toán trên máy. Công ty sử dụng phần mềm Smart để thực hiện hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ các tài khoản liên quan và lập Báo cáo tài chính theo quy định, đồng thời lập Báo cáo quản trị khi có yêu cầu của Ban giám đốc. Kế toán sử dụng Nhật ký chung làm căn cứ để lập sổ tổng hợ
38 - ật ký chung. - ật ký chung và sổ cái. Nhậ ợp lệ, theo từng nghiệp vụ kinh tế .
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán. Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
:
- ản, hợp đồng, đơn đặt hàng, bảng chấm công, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho,…do các bộ phận gởi lên, kế toán tiến hành lậ
, đồng thời kiểm tra chứng từ gốc như hóa đơn chi phí, hóa đơn mua hàng… do các bộ phận chuyể ợp lệ chưa, khi kiểm tra và thấy đủ điều kiện để làm căn cứ ghi sổ thì k ến hành phân loại chứng từ, nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp liên quan đến các nghiệp vụ.
Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Bảng cân đối
39
- : Kế toán sẽ thông qua các thao tác trên phần mềm để thực hiện việc cộng sổ, khóa sổ và lập báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối kỳ: Kế toán thao tác trên phần mềm để in ra các sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý thep quy định về sổ kế toán. Đồng thời in báo cáo quản trị khi có yêu cầu của Ban giám đốc.
Phương tiện phục vụ công tác kế toán:
Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính với phần mềm SmartPro.
.
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối kỳ
: Đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.2.2. Hệ thống tài khoản và báo cáo sử dụng tại công ty:
Hiện nay, công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006 QĐ- BTC. Ngoài ra, công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phù hợp với yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN - SỔ CHI TIẾT
- SỔ TỔNG HỢP
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH - BÁO CÁO QUẢN TRỊ
40
• Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
ịnh Phú
Số TK Tên Tài Khoản
111 Tiền mặt
1121 Tiền gửi ngân hàng- ACB
1122 Tiền gửi ngân hàng- Viettinbank
1123 – Sacombank
1311 Phải thu khách hàng Nam Trung 1312 Phải thu khách hàng An Hưng Tường 1313 Phải thu khách hàng Nam Thành Tín 1314 Phải thu khách hàng An Thuận Phước 1315 Phải thu khách hàng Nam Thành Tiến 1331 Thuế GTGT được khấu trừ
142 Chi phí trả trước ngắn hạn
156 Hàng Hóa
155 Thành phẩm
242 Trả trước dài hạn 311
3311 Phải trả cho người bán Tăng Minh Phương 3312 Phải trả cho người bán Hồng Hồng Phước 3313 Phải trả cho người bán Ngô Hồng Ký 3314 Phải trả cho người bán Phú Lợi 3318 Phải trả khác
3331 Thuế GTGT phải nộp 3333 Thuế nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác
41
338 Phải trả phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế
3388 Phải tra phải nộp khác
341 Vay dài hạn
411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chưa phân phối
511 DT bán hàng
515 DT hoạt động tài chính
632 Giá vốn hàng bán
635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng
642 Chí phí quản lý doanh nghiệp 711
811 Chí phí khác
821
911 Xác định kết quả kinh doanh
• Hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tài chính: được lập vào cuối quý, theo đúng mẫu biểu yêu cầu của nhà nước, gồm có:
Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối số phát sinh
Bảng xác định kết quả kinh doanh Bảng lưu chuyển tiền tệ
- Báo cáo quản trị: được lập tùy vào yêu cầu của nhà quản trị, để giúp nhà quản trị
đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp cho sự phát triển công ty, không theo biểu mẫu yêu cầu của nhà nước, được thiết kế cho phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin cần cung cấp cho Ban lãnh đạo, Báo cáo quản trị gồm có:
42
Bảng phân tích tình hình doanh thu, chi phí Bảng phân tích tình hình giá thành
Bảng phân tích tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn
2.1.4.2.3. Sổ sách, các biểu mẫu và chứng từ: • : • : - Nhật ký chung - - - ổ chi tiết . ữ liệ ằ . • : - 01 GTKT – 3LL); - ; - ; - ; - ; - ; - ; - ; - ; - ; - ;….
43 2.5. Sơ đồ t . : - . - . - phát sinh và đượ . - . • : - : - 131, 331 - - . - 26 Nhậ tương đương BCQT
44
-
:
- Bảng phân loại nợ ( nợ ngắn hạn, dài hạn, nợ khó đòi…)
- Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí và đánh giá kết quả kinh doanh theo từng bộ phận
ại nợ ợc tình hình tài chính của
khách hàng để có chính sách bán hàng phù hợp, nhằm giảm thiểu tối đa mức rủi ro trong thanh toán cho công ty, đồng thời thông qua bảng xác định kinh doanh theo từng bộ phận thì
nhà quản trị sẽ ệu quả hoạt động của các bộ phận, từ
, tính cạnh tranh cao.
2.1.4.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: tính bình quân theo từng năm, phân bổ đều cho các tháng trong năm theo QĐ206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003, có hiệu lực từ ngày 01/01/2004.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng nhập kho theo giá trị mua thực tế.
- Phương pháp tính giá xuất hàng hóa, thành phẩm: tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, mỗi tháng một lần vào cuối tháng.
2.2. Thực trạng kế toán, doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Kim Thịnh Phú:
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng:
Phương thức bán hàng tại doanh nghiệp
Công ty TNHH Kim Thịnh Phú chủ yếu bán hàng theo phương thức trực tiếp: phương thức này hàng hóa giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Vì vậy sản phẩm xuất kho được coi là tiêu thụ.
Phương thức thanh toán
- Thanh toán bằng tiền mặt: Theo phương thức nay, việc chuyển giao quyền sở hửu hàng hóa cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiên, đồng thời người bán sẽ nhận được ngay số tiền mặt tương ứng với số hàng đã bán.
45
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Theo phương thức này, người mua có thể thanh toán bằng chuyển khoản.
• Nội dung:
- Theo quy định sổ cái phải được lập và cộng số phát sinh vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên vì là doanh nghiệp mới thành lập nên nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa nhiều, nên tới cuối quý doanh nghiệp mới tiến hành lập sổ cái các tài khoản doanh thu, cộng số phát sinh, sau đó kết chuyển qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
- Theo quy định là khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì bộ phận kinh doanh căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp tiến hành lập đơn hàng gởi lên Giám đốc ký duyệt rồi sau đó chuyển xuống bộ phận kế toán làm căn cứ lập hóa đơn, thu tiền. Tuy nhiên thực tế, có một vài trường hợp là khách quen cần cung cấp hàng gấp, sẽ gọi trực tiếp cho phòng kế toán đặt hàng và yêu cầu xuất hóa đơn theo số lượng đã đặt, không cần lập đơn hàng.
- Là đơn vị mới thành lậ ạ ,
để đảm bảo độ an toàn hoạt động kinh doanh trong giai đoạn đầu.
- Hàng hóa của công ty được mua bán trong nước đồng thời không phải là đối tượng hàng hạn chế tiêu dùng nên không phát sinh khoản thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Phương pháp tính:
Tính đơn giá bán tăng, giảm theo giá thị trường.
Trị giá hàng bán chưa thuế = số lượng từng loại x đơn giá từng loại. Thuế GTGT đầu ra = trị giá hàng bán chưa thuế x thuế suất thuế GTGT.
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng: - . - . - . - . - . - ( 01 GTKT– 3LL). 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: - .
46
2.2.1.3. Quy trình lập, xử lý chứng từ và quy trình ghi sổ:
Quy trình lập và xử lý chứng từ:
ận thông tin từ phía khách
hàng và tiế 3 liên. Đối với những đơn hàng có
giá trị lớ ển lên phòng kế toán để kiể
. Sau khi các đơn hàng được ký duyệt, liên 1 củ ại phòng Phó giám đốc, liên 2 lưu tại phòng kinh doanh, liên 3 đượ
ản xuấ ểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa
xong, bộ phận sản xuất tiến hành lập phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên đơn hàng thành 3 liên, liên 1 lưu tại phòng sản xuất, liên 2,3 chuyển cho phòng kế toán. Sau khi nhận được phiếu xuất kho từ phòng sản xuất, kế toán kho kiểm tra đối chiếu hàng tồn kho có đúng và hợp lý với số liệu trên máy không, sau khi số liệu đã được kiểm tra xong kế toán kho ký xác nhận vào 2 liên phiếu xuất kho, liên 2 giữ lại, liên 3 chuyển cho kế toán công nợ để tiến hành lập hóa đơn GTGT thành 3 liên, liên 1 làm căn cứ ghi sổ và lưu tại đơn vị, 2 liên còn lại chuyển cho bộ phận giao hàng, bộ phận giao hàng tiến hành chất hàng lên xe vận chuyển tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu, sau khi khách hàng kiểm tra nhận đủ
ầu khách hàng ký xác nhận vào 2 liên của hóa đơn GTGT, liên 2 khách hàng giữ lại, bộ phận giao hàng cầm liên còn lại về giao cho phòng kế toán. Kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lưu hóa đơn GTGT liên 3.
Khi khách hàng tiến hành thanh toán tiền hàng: kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu thu thành 2 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó yêu cầu khách hàng ký xác nhận, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho thủ quỷ để làm căn cứ đối chiếu thu tiền.
Quy trình ghi sổ:
- Trường hợp bán hàng chưa thu tiền
Kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ nhật ký chung các tài khoản công nợ, đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng vào nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán tổng hợp sẽ căn cứ trên nhật ký chung được lập bởi các kế toán phần hành để lập sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng, sau đó kết chuyển qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
47
- Trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt, tiền gởi ngân hàng
Kế toán tiền mặt căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu đã được ký (trường hợp thu bằng tiền mặt), hoặc giấy báo có của ngân hàng (trường hợp thu bằng tiền gởi ngân hàng) để ghi vào nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào nhật ký chung lập bởi các kế toán phần hành để ghi sổ cái các tài khoản tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, đồng thời ghi sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng, sau đó kết chuyển qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.2.1.4. Ví dụ cụ thể:
• Ghi nhận doanh thu bán hàng
- :
:
- ủa Công ty TNHH thép An Hưng
Tường mua sắt thép phế liệu về làm nguyên liệu sản xuấ
10% VAT. Khách hàng đề nghị công ty cho phép ghi công nợ, sau 1 tháng sẽ thanh toán đủ tiền hàng. Lúc này bộ phận kinh doanh sẽ lập đơn hàng chuyển xuống phòng kế toán xem xét, chưa hạch toán doanh thu.
- 21.705 kg sắt thép phế liệu loại 1; 200 kg sắt thép
phế liệu loạ ịa chỉ công ty TNHH thép An Hưng Tường yêu cầ
161.897. 10%. Kế toán căn c
000102, ngày 11/06/2013 định khoản như sau:
1312 178.086.700 đ
511 161.897.000 đ
3331 16.189.700 đ
- ờ
mua sắt thép phế liệu để làm nguyên liệu sản xuất. Bộ phận sản xuất kiểm tra hàng trong kho có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng không, sau đó lập phiếu xuất kho chuyển cho phòng kế toán lập hóa đơn GTGT.
- ắt thép phế liệu loại 1: 4.030 kg, sắt thép phế liệu
loại 2: 23.530 kg, sắt thép phế liệu loạ ờng. Kế
48
1312 219.912.000 đ
511 199.920.000 đ
3331 19.992.000 đ
- Trường hợp bán thu ngay bằng tiền mặt
Ngày 11/06/2013, xuất kho giao hàng theo đúng địa điểm mà bên anh Phạm Ngọc Tuân yêu cầu, và bên phía mua hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt ngay sau khi nhận đủ hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra số 000101 với giá bán đã bao gồm 10% thuế GTGT là : 13.764.080 đ, phiếu thu: 06/005, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 111 81.700.520 đ
Có TK 511 74.273.200 đ Có TK 3331 7.427.320 đ
- Trường hợp bán thu bằng tiền gởi ngân hàng
Ngày 19/06/2013, công ty TNHH thép An Hưng Tường đặt hàng mua với số lượng: sắt thép đã qua tái chế loại 1: 100 kg, loại 2: 5.240 kg, loại 3: 30.320 kg và tiến hành xuất hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra số 000114, với giá bán đã bao gồm 10% thuế là: 281.153.400 đ, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 112 281.153.400 đ
Có TK 511 255.594.000 đ Có TK 3331 25.559.400 đ Xem phụ lục A / 81: Sổ nhật ký chung.
Xem phụ lục A / 92: Sổ cái TK 511.
2.2.2. Kế toán giảm trừ doanh thu:
• Nội dung:
Các khoản làm giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng các chứng từ để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán là: - Phiếu trả hàng.
- Hoá đơn trả hàng của khách hàng ghi. - Các chứng từ có liên quan khác…
49 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng:
• TK 521 “Chiết khấu thương mại”
• TK 531 “Giảm giá hàng bán”
• TK 532 “Hàng bán bị trả lại”