- Khoản mục Chi phí Hoạt động đƣợc lƣu trữ ở chỉ mục 8000 trong File cũng nhƣ phần mềm Kiểm toán. Chi tiết gồm:
+ [8310]– Leadsheet Chi phí Hoạt động – Operating Expense + [8340]– Chi phí Bán hàng – Selling Expense
+ [8350]– Chi phí QLDN – Admin Expense
- Sau khi xác định đƣợc MP, KTV thực hiện kiểm toán theo 4 bƣớc:
Bƣớc 1: Lên Summary - Kiểm tra tổng thể & phân tích biến động
- Đối chiếu số phát sinh của tài khoản Chi phí Hoạt động trên sổ chi tiết với sổ cái và trên Báo cáo KQ HĐKD đƣợc thể hiện trên Leadsheet. Khi kiểm tra tổng thể không có sai sót, KTV thực hiện Make ref giữa Leadsheet và Summary nhƣ sau:
Bảng 2. 6: LEADSHEET TRƢỚC KIỂM TOÁN CỦA CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG [8310]
TK Prelimiary AJE Adjusted Final PY1 % Dif Dif
CP BH
845.144.228 - - 845.144.228 242.755.749 +248,1 602.388.479
CP QLDN
4.969.496.264 - - 4.969.496.264 6.547.620.394 -24,1 (1.578.124.130)
∑ CP HĐ 5.814.640.492 - - 5.814.640.492 6.790.376.143 -14,4 (975.735.651)
- Tổng hợp chi phí hoạt động theo tiểu khoản trên Sheet Summary lấy từ sổ chi tiết của năm nay và so sánh với số liệu năm trƣớc từ file back up, nhằm phát hiện những chi phí có biến động bất thƣờng.
- Nếu có biến động bất thƣờng, KTV sẽ tìm hiểu nguyên nhân, trao đổi với khách hàng và tính toán lại số liệu hoặc tìm hiểu thêm thông tin sau khi trao đổi, để đánh giá thông tin phản hồi từ phía khách hàng. Từ đó, kết luận biến động có hợp lý hay không.
- Summary và phân tích biến động chi phí Bán hàng và QLDN đƣợc thực hiện ở
8340 8350
Bảng 2. 7: SUMMARY CHI PHÍ BÁN HÀNG [8340]
+ CSDL: Đầy đủ, Ghi chép chính xác, Phát sinh, Phân loại + Nguồn: Sổ chi tiết 641
+ Công việc: Scan sổ cái chi phí Bán hàng của đơn vị kiểm tra các nghiệp vụ bất thường về hạch toán kế toán, nội dung, số tiền... sau đó tổng hợp theo từng tiểu khoản.
Đối chiếu số tổng Chi phí Bán hàng trên sổ chi tiết, cân đối số phát sinh và ref với Leadsheet.
So sánh dữ liệu năm 2013 với dữ liệu năm 2012, phân tích các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân qua việc trao đổi với khách hàng để giải thích nguyên nhân biến động. Từ đó kết luận biến động có hợp lý hay không.
+ Kết quả: Đạt mục tiêu
TK Diễn giải FY 2013 FY 2012 Biến động TM
[Book] [Audited] +/- %
64111 Tiền lƣơng cho NVBH 106.983.000 - 106.983.000 - 100 {a}
64112 Kinh phí CĐ cho NVBH 2.139.660 - 2.139.660 - 100 {a}
64113 Chi phí BHXH cho NVBH 16.271.991 - 16.271.991 - 100 {a}
64114 Chi phí BHYT cho NVBH 2.864.885 - 2.864.885 - 100 {a}
64115 Chi phí BHTN cho NVBH 957.176 - 957.176 - 100 {a}
6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 999.090 [A] 999.090 100
64141 Chi phí Khấu hao TSCĐ 207.780.400 88.656.794 119.123.606 134
64142 Chi phí bảo hành 37.500.000 37.500.000 100 {b}{c}
64151 Chi phí chuyển phát nhanh 93.275 - 93.275 - 100
64152 Chi phí Quảng cáo 325.607.832 [A] 325.607.832 - 100
6416 Chi phí Vận chuyển 259.395.906 [A] 25.624.588 233.771.318 912 {b}
6417 Thuê phƣơng tiện NC 1.750.000 - 1.750.000 - 100 {b}
6418 Chi phí bằng tiền khác 13.861.000 [A] 13.861.000 100
TỔNG CỘNG 845.144.228 245.341.369
[A] Population for TOD 637.363.828
5640
8310
Nhận xét: Khoản Chi phí Khấu hao TSCĐ đã đƣợc KTV kiểm tra tại phần TSCĐ, khi kiểm tra chi phí, KTV không cần kiểm tra lại mà chỉ cần Ref tới WP Khấu hao TSCĐ, chỉ mục [5640].
Đối với Chi phí Bảo hành, KTV sẽ thực hiện ƣớc tính dựa vào chính sách bán hàng của Công ty và doanh số bán ra, việc kiểm tra chi tiết sẽ không hiệu quả. KTV thực hiện ƣớc tính Chi phí Bán hàng trong Tickmark {c}
Population dùng chia mẫu Kiểm tra Chi tiết không bao gồm Chi phí Khấu hao TSCĐ và Chi phí Bảo hành
Bảng 2. 8: TICKMARKS CHO SUMMARY CHI PHÍ BÁN HÀNG [8340]
{a}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết năm 2012 Công ty có phòng viết phần mềm, Lƣơng nhân viên viết phần mềm đƣa vào chi phí bán hàng. Năm 2013, phòng viết phần mềm giải thể và Công ty chƣa thành lập bộ phận kinh doanh. Từ tháng 9/2013 Công ty bắt đầu bán thành phẩm và việc bán hàng này đƣợc thực hiện bởi phòng Vật tƣ và phòng kế toán. Vì thế, Chi phí Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc của Chi phí Bán hàng hạch toán chung vào tài khoản 642. KTV nhận định biến động này là hợp lý.
{b}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết năm 2012, Công ty chỉ nhận hàng gia công. Nhƣng từ tháng 9/2013, Công ty không thực hiện gia công nữa và bắt đầu thực hiện sản xuất bán thành phẩm nên phát sinh Chi phí vận chuyển hàng đi bán, Chi phí quảng cáo bán hàng và Chi phí bảo hành. Các Chi phí phát sinh đƣợc ghi nhận vào Chi phí Bán hàng. KTV nhận định biến động này là hợp lý.
{c}
KTV đã kiểm tra Hợp Đồng Bảo hành số 01/2014/HĐBH đƣợc kí bởi TGĐ ABC và TGĐ công ty khách hàng vào ngày 01/10/2013. Theo HĐ, phí ủy thác bảo hành đƣợc tính tƣơng đƣơng 0,5% giá trị từng lô hàng. Phí đã bao gồm 10% VAT. ABC bắt đầu sản xuất và bán thành phẩm từ tháng 9/2013. KTV thực hiện việc ƣớc tính Chi phí Bảo hành nhƣ sau:
Doanh thu tháng 9 Doanh thu tháng 10 Doanh thu tháng 11 Doanh thu tháng 12 Tổng Doanh thu tháng 9 12 Phí Bảo hành Chi phí Bảo hành KTV ƣớc tính: Chi phí Bảo hành của Công ty: Chênh lệch: 759.013.484 2.231.463.676 2.448.035.3682 4.287.578.619 9.726.091.147 0.5% 48.630.456 37.500.000 11.130.456
Bảng 2. 9: SUMMARY CHI PHÍ QLDN [8350]
+ CSDL: Đầy đủ, Ghi chép chính xác, Phát sinh, Phân loại + Nguồn: Sổ chi tiết 642
+Công việc: Scan sổ cái Chi phí QLDN của đơn vị kiểm tra các nghiệp vụ bất thường về hạch toán kế toán, nội dung, số tiền... sau đó tổng hợp theo từng tiểu khoản.
Đối chiếu số tổng Chi phí QLDN trên sổ chi tiết, cân đối số phát sinh và ref với Leadsheet.
So sánh dữ liệu năm 2013 với dữ liệu năm 2012, phân tích các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân qua việc trao đổi với khách hàng để giải thích nguyên nhân biến động. Từ đó kết luận biến động có hợp lý hay không.
+ Kết quả: Đạt mục tiêu
TK Diễn giải FY 2013 FY 2012 Biến động T
M [Book] [Audited] +/- % 64211 Chi phí lƣơng - BPQL 2.281.404.000 2.061.696.484 219.707.516 11 64212 Kinh phí CĐ - BPQL 19.299.266 39.807.080 -20.507.814 -52 64213 Chi phí BHXH - BPQL 242.448.076 193.003.348 49.444.728 26 64214 Chi phí BHYT - BPQL 44.311.043 34.838.479 9.472.564 27 64215 Chi phí BHTN - BPQL 14.261.651 11.370.500 2.891.151 25
64216 Chi phí ăn GC - BPQL 100.562.949 [A] 150.806.068 -50.243.119 -33
6422 Chi phí vật liệu quản lý 66.000 [A] 66.000
64221 N.liệu phục vụ xe công tác 110.873.952 [A] 142.587.179 -31.713.227 -22
64222 V.liệu vệ sinh công nghiệp 7.323.455 [A] 2.830.000 4.493.455 159
6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 65.650.422 [A] 22.671.635 42.978.787 190
64241 CP khấu hao cơ bản TSCĐ 175.018.719 203.277.929 -28.259.210 -14
6425 Thuế, phí và lệ phí 4.496.055 [A] 11.324.219 -6.828.164 -60
64253 Thuế nhà đất 177.743.126 4.390.744.876 -4.213.001.750 -96 {p}
64252 Thuế Môn bài 3.500.000 3.500.000
64261 CP dự phòng giảm giá HTK -91.218.090 -91.218.090 {q}
64262 CP dự phòng nợ khó đòi -34.118.594 674.249.087 -708.367.681 -105
64271 Điện 148.005.835 [A] 58.518.331 89.487.504 153
64272 Nƣớc 7.223.803 [A] 6.312.745 911.058 14
64273 Chi phí thông tin liên lạc 74.043.092 [A] 69.447.694 4.595.398 7
8441 5640 6440 8240 5340 6440 8441 8441 8441 8441
64275 Chi phí kiểm toán 0 300.000.000 -300.000.000 -100 {c}
64279 CP phát chuyển, tài liệu... 9.025.695 [A] 464.540 8.561.155 1.843
6428 Các chi phí quản lý khác 7.283.259 [A] 3.000.000 4.283.259 143
642801 CP tiếp khách trong nƣớc 144.048.465 [A] 41.810.948 102.237.517 245
642802 CP tiếp khách ngoài nƣớc 31.561.455 [A] 7.895.177 23.666.278 300
642804 Chi phí tàu xe đi phép 5.093.818 [A] 9.795.000 -4.701.182 -48
642805 Công tác phí 82.290.180 [A] 123.727.382 -41.437.202 -33
642806 Trợ cấp nghỉ việc 206.223.500 24.825.000 181.398.500 731 {b}
642807 Phí ngân hàng 28.152.740 [A] 6.179.185 21.973.555 356
642808 Y tế phí 35.040.500 [A] 28.930.027 6.110.473 21
642809 Chi phí bảo vệ, PCCC 5.921.273 [A] 9.392.189 -3.470.916 -37
642810 Chi phí đào tạo 17.551.164 [A] 200.000 17.351.164 8.676
642811 Chi phí vệ sinh công nghiệp 31.934.614 [A] 14.293.455 17.641.159 123
642812 Chi phí BD+Phí xe định kỳ 94.761.038 [A] 86.136.049 8.624.989 10
642813 Chi phí quảng cáo 22.220.000 [A] 4.740.000 17.480.000 369
642815 V.chuyển phục vụ quản lý 134.467.780 [A] 5.284.093 129.183.687 2.445
642814 Phí đ.kí chất lƣợng s.phẩm 7.500.000 [A] 7.500.000
642818 Chi phí hội nghị 80.670.091 [A] 75.981.264 4.688.827 6
642819 CP đầu tƣ nghiên cứu và PT 305.775.830 52.688.128 253.087.702 480 {a}
642821 Chi phí khác [A] 18.348.000 -18.348.000 -100
642822 CP nhà ăn TThể [A] 28.636.091 -28.636.091 -100
642823 Cp công tác nƣớc ngoài 103.973.333 [A] 4.080.000 99.893.333 2.448
642824 Ủng hộ ĐUK [A] 1.000.000 -1.000.000 -100
642825 Mua báo chí +tài liệu 4.810.200 [A] 10.407.500 -5.597.300 -54
642826 Tiền thuê văn phòng 135.000.000 93.632.840 41.367.160 44 {f}
642827 CP quần áo đồng phục 26.482.000 [A] 9.344.000 17.138.000 183
6429 Chi phí sửa chữa 54.911.324 [A] 41.401.618 13.509.706 33
TỔNG CỘNG 4.969.496.264 9.118.483.290 [A] Total population for TOD 1.489.847.737
Nhận xét: Các khoản chi phí Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thuế - phí – lệ phí, chi phí Khấu hao TSCĐ dùng quản lý và chi phí dự phòng giảm giá HTK đã đƣợc KTV kiểm tra tại phần lƣơng, TSCĐ và HTK. Khi kiểm tra chi phí, KTV không cần kiểm tra lại những phần này mà chỉ cần Ref tới WP tƣơng ứng.
Population dùng chia mẫu Kiểm tra Chi tiết không bao gồm các
8310
- Các biến động bất thƣờng đƣợc KTV giải thích ở Sheet Tickmarks nhƣ sau:
Bảng 2. 10: TICKMARKS CHO SUMMARY CHI PHÍ QLDN [8350]
{a}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết Chi phí đầu tƣ nghiên cứu và phát triển năm 2013 bao gồm Chi phí "Cung cấp giải pháp phần mềm Vision": 298.000.000. KTV đã kiểm tra đến Hợp đồng "Cung cấp giải pháp phần mềm Vision" số 0608/HĐPM/2013/MN-VS đƣợc kí kết giữa TGĐ Công ty FPT và TGĐ Công ty ABC vào ngày 06/08/2013 với giá trị 298.000.000 đồng; Hóa đơn, UNC. KTV nhận định Giá trị Website Vision không đủ điều kiện để ghi nhận là TS vô hình và đƣợc tài trợ bằng nguồn vốn đầu tƣ phát triển của Công ty.
KTV đề nghị bút toán điều chỉnh số 1 AJE: Nợ 414 – Quỹ đầu tƣ và phát triển
Có 642 – Chi phí QLDN
298.000.000 298.000.000
{b}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết Trợ cấp thôi việc cho ngƣời lao động đã làm việc cho Công ty trƣớc năm 2009, sau năm 2009 đã có BHTN nên không trích vào chi phí này nữa. Năm 2013, có Thông tƣ đã yêu cầu xử lý Quỹ trợ cấp thôi việc vào thu nhập khác. Vì vậy, khi ngƣời lao động làm việc trƣớc năm 2009 và nghỉ vào thời điểm hiện tại, Công ty không có nguồn để chi trả. Do đó chi phí thực tế phát sinh sẽ ghi nhận trực tiếp vào Chi phí QLDN trong năm thực tế phát sinh. Mức lƣơng để tính trợ cấp thôi việc là mức lƣơng thực trả bình quân 6 tháng gần nhất trƣớc khi thôi việc nhân (x) với mỗi năm làm việc đƣợc nửa tháng lƣơng. KTV đã kiểm tra các thông tin này, đồng thời tính toán lại số liệu. KTV nhận định biến động này là hợp lý.
{c}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết năm 2012, phí kiểm toán 300.000.000 gồm phí kiểm toán để bàn giao cho TGĐ mới, Kiểm toán vốn đầu tƣ vào Công ty con và Kiểm toán cuối năm. Phí Kiểm toán năm 2013 chƣa đƣợc Công ty ghi nhận vào Chi phí QLDN. Qua kiểm Hợp Đồng số 156 kí vào ngày 05/11/2013 với số tiền là 70.000.000 đồng (Giá chƣa thuế). Theo điều khoản HĐ, ABC đã ứng trƣớc 50% giá trị hợp đồng – KTV đã kiểm tra đến phiếu chi. KTV nhận định Công ty hạch toán thiếu phí kiểm toán năm 2013.
KTV đề nghị bút toán điều chỉnh số 2 AJE:
Nợ 642 – Chi phí QLDN
Có 331 – Phải trả ngƣời bán
70.000.000 31.500.000
{f}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết năm 2013 đơn vị có đóng cửa một văn phòng nhƣng từ tháng 6/2013 DN bổ nhiệm TGĐ ở Hà Nội vào, chi phí thuê tăng thêm là tiền thuê nhà cho TGĐ ở. KTV đã kiểm tra quyết định bổ nhiệm TGĐ số 70/QĐ/HĐQT kí ngày 06/05/2013; Quyết định thuê căn hộ số 139/QĐ/HĐQT kí ngày 11/06/2013 và Hợp đồng thuê căn hộ số 06/2013/HĐ kí ngày 11/06/2013. Các Hợp đồng đều có chữ ký phê duyệt của TGĐ. Theo điều khoản HĐ, giá thuê: 15.000.000/tháng, tiền đƣợc thanh toán từng đợt theo chu kỳ 3 tháng/lần. Lần thanh toán cuối cùng trong năm: 11/12/2013 -> 10/03/2014. Công ty ghi nhận dƣ chi phí thuê nhà tháng 1, 2 năm 2014 vào Chi phí QLDN năm 2013, sồ tiền 30.000.000
KTV đề nghị bút toán điều chỉnh số 3 AJE:
Nợ 331 – Trả trƣớc tiền thuê nhà Có 642 – Chi phí QLDN
30.000.000 30.000.000
{p}
Qua trao đổi với KTT Công ty, KTV đƣợc biết thuế đất năm 2013 tăng rất nhiều do điều chỉnh giá thuê của UBND thành phố HCM. Tuy nhiên, Công ty đã ghi vào kết quả hoạt động kinh doanh các năm trƣớc tiền thuế đất theo thông báo của Cục thuế nhƣng thanh toán theo số tiền thuê trƣớc đây (thấp hơn rất nhiều so với thông báo). Do đó, năm nay Công ty không trích nữa.
{q}
Chi phí dự phòng giảm giá HTK đƣợc KTV kiểm tra lại khoản mục HTK, tham chiếu [8240]. Căn cứ QĐ 15 về trích lập và hoàn nhập dự phòng, khi trích lập chi phí dự phòng giảm giá HTK phải ghi giảm giá vốn và hoàn nhập dự phòng ghi tăng giá vốn. Tuy nhiên, Kế toán Công ty ghi nhận chi phí dự phòng vào chi phí QLDN. KTV đề nghị doanh nghiệp phân loại lại chi phí dự phòng giảm giá HTK vào giá vốn hàng bán. KTV đề nghị bút toán điều chỉnh số 5 AJE:
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán Có 642 – Chi phí QLDN
91.218.090 91.218.090
Bƣớc 2: Thực hiện chia mẫu, kiểm tra chứng từ đối với phần chi phí không thực hiện đƣợc ở thủ tục phân tích - TOD
- Sau khi phân tích biến động của các tiểu khoản trong khoản mục chi phí hoạt động, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết để thu thập bằng chứng cụ thể cho việc đƣa ra kết luận về tính trung thực và hợp lý của mỗi tiểu khoản nói riêng và cho cả khoản mục chi phí hoạt động nói chung.
- Việc chọn mẫu kiểm tra chi tiết dựa vào giá trị MP = 818.100.000 và R = 2 – đƣợc trƣởng nhóm xác định ở giai đoạn Lập kế hoạch kiểm toán (đã trình bày ở phần 3.2.1.2 – Triển khai kế hoạch)
- Nếu có biến động bất thƣờng, KTV sẽ tìm hiểu nguyên nhân, trao đổi với khách hàng và tính toán lại số liệu hoặc tìm hiểu thêm thông tin sau khi trao đổi, để đánh giá thông tin phản hồi từ phía khách hàng. Từ đó, kết luận biến động có hợp lý hay không.
Bảng 2. 11: THỬ NGHIỆM CHI TIẾT CHO CHI PHÍ BÁN HÀNG [8340]
+ CSDL: Ghi chép chính xác, Phát sinh, Phân loại + Nguồn: Sổ chi tiết 641, chứng từ liên quan
+ Công việc: Chọn mẫu kiểm tra sổ sách và đối chiếu với chứng từ + Kết quả: Đạt mục tiêu Population 637,363,828 MP 818,100,000 R 2 J = MP/R 409,050,000 Items > J - Population remaining 637,363,828 N remained = (Pop-Item > J) / J 2 Sổ Chi tiết
Diễn giải Số tiền trên sổ
Chứng từ
Dif Tm
# Số Ngày Số Ngày Số tiền
1 19/10F 21/10/13
Phí tham gia đoàn DN tham dự hội chợ TM Quốc tế FIHAV 2013 của TGĐ đi Cuba
81.945.600 107 18/10/13 81.945.600 - {d}
2 12/12P 31/12/13 Xuất đèn Led đi
triễn lãm Cuba 225.224.472 225,224,472 - {d}