6. Nội dung đề tài:
3.3.2Về Thơng tin:
Một trong các biện pháp để kiểm sốt nội bộ cĩ thể theo dõi kịp thời các khoản nợ quá hạn để theo dõi kiểm tra kiểm sốt là mức độ hiện đại và hiệu quả kịp thời của cơng nghệ thơng tin. Hệ thống xử lý thơng tin của chi nhánh phải cĩ khả năng kết xuất kịp thời báo cáo các khoản nợ đến hạn và tình hình thanh tốn. Dựa trên báo cáo này, nhân viên kiểm sốt cĩ thể phát hiện ra các khoản nợ trễ hạn chưa thanh tốn đủ để kịp thời kiểm tra kiểm sốt. Ngồi ra, hệ thống phải cĩ khả năng ghi nhận và báo cáo mọi sự thay đổi về kỳ hạn nợ, lịch trả nợ của khoản vay trong xử lý một cách kịp thời và đầy đủ cũng như quy định chặt chẽ về điều kiện gia hạn nợ và quy định mọi phê duyệt về gia hạn nợ của
chi nhánh phải được chuyển về Hội sở để xem xét lại thì việc gia hạn nợ mới được coi là hợp lệ để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Ngồi ra khi cĩ sự thay đổi của chính sách pháp luật về hoạt động tín dụng mà liên quan đến quy định trong quy trình kiểm sốt thì cán bộ quản lý phải thơng tin truyền đạt đến tất cả các cấp liên quan, đến từng thành viên cĩ liên quan đến nghiệp vụ trong thời gian nhanh nhất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra kiểm sốt sau này.
3.3.3 Về bộ phận kiểm sốt:
Để bộ phận kiểm sốt nội bộ hoạt động hiệu quả và phát huy vai trị kiểm tra, kiểm sốt hoạt động chi nhánh, chi nhánh cần phải đảm bảo các điều kiện:
Về kiểm sốt viên nội bộ:
- Phải cĩ trình độ chuyên mơn về nghiệp vụ ngân hàng và kinh nghiệm thực tế về một loại nghiệp vụ ngân hàng.
- Được đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ kiểm sốt.
- Thường xuyên cập nhật, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, kỹ năng kiểm sốt, kỹ năng giao tiếp trong kiểm sốt.
- Khơng được kiêm nhiệm các cơng việc khác khơng thuộc chức năng kiểm sốt nội bộ và được hỗ trợ về cơ sở vật chất và điều kiện làm việc để thực hiện nhiệm vụ.
- Để cho quá trình kiểm sốt được thực hiện hiệu quả, ngồi sự địi hỏi về khả năng xét đốn, nhạy bén và kinh nghiệm của kiểm sốt viên cần phải cĩ phương tiện hỗ trợ thực hiện như phần mềm tin học ứng dụng trong cơng tác kiểm sốt. Ngồi ra kiểm sốt viên nội bộ phải được cập nhật liên tục các quy định pháp lý, thơng tin về các ngành nghề, các sản phẩm kinh doanh mới của ngân hàng và các thơng tin khác.
Kiểm sốt viên nội bộ phải chịu trách nhiệm về chất lượng cơng tác kiểm tra, tính chính xác của kết quả kiểm tra.
* Để đảm bảo cơng việc kiểm sốt đạt được mục tiêu và thực hiện theo đúng kế hoạch, chương trình đề ra, quá trình thực hiện kiểm sốt phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Việc thực hiện kiểm sốt phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, khách quan, trung thực trong việc đánh giá xác nhận và lập báo cáo kiểm sốt.
- Phải xem xét, thu thập đầy đủ các bằng chứng cần thiết cĩ liên quan đến cuộc kiểm sốt.
- Thực hiện đúng quy trình của một cuộc kiểm sốt, các bước tiến hành phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời trong hồ sơ kiểm sốt.
- Tổng hợp, lập biên bản, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm sốt, kịp thời điều chỉnh kế hoạch, nội dung, tiến độ của cuộc kiểm sốt nhằm đạt được kết quả tốt.
- Phải thực hiện việc kiểm tra, giám sát các yêu cầu, kiến nghị của kiểm sốt nội bộ: giám sát nội dung, kết quả, chất lượng và thời hạn thực hiện các kiến nghị của kiểm sốt nội bộ. Những khĩ khăn, vướng mắc của đơn vị liên quan khi thực hiện các kiến nghị của kiểm sốt nội bộ, nguyên nhân chưa thực hiện được các kiến nghị của kiểm sốt nội bộ.
* Báo cáo của bộ phận kiểm sốt: trong tương lai báo cáo kiểm sốt cần theo định hướng sau:
Báo cáo kiểm sốt phải trình bày rõ nội dung đã kiểm sốt, thời gian kiểm sốt, thực hiện việc kiểm sốt trên những hồ sơ nào, chọn mẫu như thế nào…
Nội dung báo cáo yêu cầu chính xác, rõ ràng để tránh hiểu nhầm, tránh những từ ngữ khĩ hiểu, thuật ngữ và tránh những chi tiết khơng cần thiết để đảm bảo tác dụng của báo cáo. Phản ánh sự thật, khơng thiên vị và những phát hiện trong báo cáo khơng mang tính thành kiến và bĩp méo. Báo cáo cần mang tính xây dựng, giúp đỡ đối tượng bị kiểm sốt và những kiến nghị, đề xuất các biện pháp sữa chữa và khắc phục sai phạm, cải tiến quy trình nghiệp vụ, hồn thiện cơ cấu tổ chức chi nhánh nếu cĩ. Khơng mang tính cá nhân và cảm tính. Báo cáo về những phát hiện mang tính thủ tục và kiểm sốt chứ khơng mang tính chất của phát hiện đơn lẻ.
Tồn bộ phát hiện trong báo cáo cần được trích dẫn đến những hồ sơ, báo cáo kiểm sốt chi tiết từng khoản vay và cần được trao đổi với Giám đốc/ phụ trách bộ phận tín dụng. Trong trường hợp phụ trách bộ phận tín dụng chậm trễ trong việc xử lý các phát hiện, cần đưa ra một thời gian chính thức để bộ phận này giải đáp vấn đề và cần thơng báo rằng trong trường hợp khơng thực hiện yêu cầu sẽ bị nêu trong báo cáo.
3.3.4 Về hoạt động kiểm sốt:
Việc kiểm tra các hồ sơ vay cũng chỉ cĩ thể được thực hiện bằng cách chọn mẫu trên tồn bộ danh sách dư nợ quá hạn. Việc chọn mẫu sẽ gặp khĩ khăn vì hồ sơ tín dụng trong chi nhánh là rất lớn, lại đa dạng về loại hình, được lưu giữ cả ở chi nhánh và phịng giao dịch. Do vậy tỷ trọng mẫu được chọn được mức cao nhất trên tổng dư nợ nhưng khơng chỉ tập trung vào một nhĩm hồ sơ nào đĩ mà các hồ sơ được chọn cần được xem xét ở tất cả các loại hình.
Vì thế đối với các khoản tín dụng lớn, cĩ nhiều rủi ro, hoặc khoản tín dụng phải trích lập dự phịng rủi ro ở phạm vi lớn, hoặc khoản tín dụng đặc biệt sẽ được kiểm sốt tồn diện nếu cĩ đủ nhân lực và thời gian. Các khoản tín dụng khác thì tiến hành kiểm sốt theo xác suất.
3.3.4.1. Kiểm sốt tại chi nhánh:
(1) Kiểm sốt thơng tin thẩm định và ra quyết định cho vay: Trong khâu này kiểm sốt cần chú ý các vấn đề sau:
- Kiểm tra việc ra quyết định cho vay: kiểm tra việc chấp hành các quy định về thẩm quyền cho vay, tơn trọng hạn mức cho vay cũng như giới hạn cho từng loại hình tín dụng. Để nâng cao tính cẩn trọng đối với các khoản vay vốn của khách hàng, do đĩ để tránh sự thiên vị hay ưu tiên trong việc ra quyết định cho vay cũng như hạn chế rủi ro tín dụng chi nhánh cần thiết lập hội đồng tín dụng. Thành viên hội đồng tín dụng gồm các cán bộ ở bộ phận giao dịch với khách hàng, bộ phận thẩm định, thành viên Ban điều hành họp và bỏ phiếu về việc chấp nhận khoản vay trên nguyên tắc đồng thuận.
- Kiểm tra tính chặt chẽ về nội dung và hình thức các hồ sơ của khách hàng cĩ đầy đủ theo quy định của chi nhánh khơng; giữa sao kê, sổ phụ, cân đối tài khoản phải khớp đúng với tên khách hàng, tài khoản, số tiền. Sự khớp đúng này sẽ tránh được hiện tượng những khoản vay xấu, những khoản vay cĩ vấn đề nhưng bộ phện được kiểm sốt khơng xuất trình hoặc xuất trình khơng đủ các khoản dư nợ thực tế cịn lại.
- Kiểm sốt việc đánh giá tín dụng của cán bộ tín dụng đặt biệt là đối với khách hàng doanh nghiệp. Kiểm tra lại nội dung tờ trình xem xét giải quyết cho vay của cán bộ tín dụng xem các thơng tin thẩm định về khách hàng và khoản vay cĩ đầy đủ các yếu tố về khách hàng và chính xác, cĩ phân tích rõ các vấn đề thẩm định khơng thể hiện qua phân tích một số vấn đề như tư cách người vay: đánh giá sự phù hợp của mục đích xin vay với chính sách tín dụng hiện hành củachi nhánh,ý thức của khách hàng; Năng lực của người vay: năng lực hành vi và năng lực pháp lý của khách hàng; Phân tích tình hình kinh tế của khách hàng: báo cáo tài chính, các tỷ số tài chính, tình hình tài khoản….; Ý kiến thẩm định tài
sản đảm bảo: giá trị, tuổi thọ, điều kiện và mức độ chuyên dụng, cơng nghệ.; Các phân tích khác: Xu hướng hiện hành về cơng việc kinh doanh, ảnh hưởng của tín dụng khi điều kiện kinh tế thay đổi. Hay các thơng tin khác về điều tra khách hàng như thu thập thơng tin từ CIC, xác minh lại các thơng tin về hợp đồng kinh tế, tình hình cơng nợ thơng qua việc trao đổi với một số đối tác của khách hàng hay các thơng tin từ các cơ quan ban ngành, tổ chức, cá nhân. Trong đĩ quy định phải lưu giữ các file dữ liệu thơng tin, các mẫu báo cĩ liên quan, các bài tạp chí, các báo cáo nghiên cứu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngồi ra để hạn chế được trường hợp nhân viên chỉ thẩm định tại văn phịng hoặc thẩm định sơ sài thơng tin do khách hàng cung cấp, kiểm sốt nội bộ cần quan tâm kiểm tra việc đi thực tế kiểm tra thơng tin của khách hàng cung cấp, quy chế cần quy định cán bộ tín dụng phải lập biên bản khi đi thực tế kiểm tra khách hàng. Trong biên bản yêu cầu khách hàng ký xác nhận về các thơng tin thẩm định đây là bằng chứng cán bộ tín dụng cĩ đi thẩm định khách hàng và thu thập thơng tin. Đĩ cũng là một biện pháp để khách hàng phải bảo đảm rằng thơng tin trả lời là trung thực, trong một số trường hợp cán bộ kiểm sốt cĩ thể gặp gỡ trực tiếp khách hàng xác minh lại thơng tin nếu thấy cần thiết.
(2) Kiểm sốt khi cho vay:
Kiểm tra thơng tin trong hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, cầm cố cĩ khớp đúng với quyết định phê duyệt khoản vay. Trong đĩ đặt biệt cần chú trọng kiểm tra việc đăng ký giao dịch đảm bảo và lưu trữ chứng từ gốc cĩ liên quan, kiểm tra việc thực hiện đăng ký giao dịch đảm bảo cĩ kịp thời và đầy đủ khơng.
Kiểm tra hồ sơ giải ngân và các chứng từ thanh tốn liên quan về sự phù hợp với hồ sơ tín dụng, kiểm tra thẩm quyền phê duyệt giải ngân của lãnh đạo, vướng mắc trong trường hợp này là hồ sơ giải ngân cĩ thể thiếu sĩt. Nhằm tránh sai sĩt do bất cẩn khi kiểm tra hồ sơ giải ngân và các chứng từ cĩ liên quan đến
hồ sơ tín dụng, kiểm sốt nội bộ cần thiết lập hình thức kiểm tra một lần nữa bằng cách kiểm tra chéo chứng từ giải ngân giữa các nhân viên khi lập thủ tục giải ngân như kiểm tra tính đúng đắng nội dung hợp đồng thế chấp, cầm cố, nội dung cơng chứng và đăng ký do cơ quan cơng chứng xác nhận… phải được đối chiếu một lần nữa với các chứng từ cĩ liên quan, kiểm tra lại các nội dung cần phải hồn tất trước khi giải ngân đã được thực hiện đầy đủ chưa thơng qua bảng liệt kê danh mục cần kiểm tra, kiểm tra chứng từ xuất trình của khách hàng cĩ trùng lắp với các chứng từ đã thanh tốn trước đĩ khơng.
Cần kiểm tra tính chính xác và đúng kỳ của việc giải ngân hay mục đích giải ngân cĩ khớp đúng với mục đích vay vốn và chuyển đúng đối tượng thụ hưởng, số tiền giải ngân cĩ nằm trong hạn mức khơng, kiểm tra lại việc hạch tốn kế tốn cĩ đầy đủ khơng, cĩ chính xác và đúng thời điểm khơng, cần tiếp xúc với cán bộ tín dụng để kiểm tra họ cĩ theo dõi quá trình giải ngân bằng việc đối chiếu thơng tin với phịng kế tốn khơng.
Kiểm tra điều kiện giải ngân, chẳng hạn chi nhánh chỉ giải ngân khi đã hồn tất việc thế chấp tài sản trước đĩ nếu khách hàng vay vốn với điều kiện phải cĩ tài sản thế chấp hay cách giải ngân khi cấp tín dụng đầu tư bất động sản phải gắn với báo cáo tiến độ thi cơng.
Kiểm sốt các thủ tục phân tích ban đầu nhằm đánh giá, phân loại, xếp hạng khách hàng trước khi ký hợp đồng, đồng thời cần quy định người đánh giá lại kết quả xếp hạng khách hàng của cán bộ tín dụng.
Kiểm tra các cam kết về vốn vay phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ mà nĩ phát sinh. Kiểm sốt viên cần yêu cầu cán bộ tín dụng cung cấp tài liệu liên quan đến việc ghi nhận khoản vốn vay theo từng hợp đồng tín dụng, kiểm tra các cam kết vốn vay và khiếu nại của khách hàng.
* Kiểm sốt quá trình thu hồi nợ gốc và lãi: Kiểm sốt việc tính tốn lãi vay:
- Kiểm sốt việc tính tốn lãi vay của từng hợp đồng tín dụng phải chính xác và vào sổ kịp thời. Kiểm sốt viên cần kiểm tra lại các cơ sở của phép tính, kết quả, phương pháp tính lãi đã áp dụng, kiểm tra việc quan sát đối chiếu về lãi vay giữa kế tốn và các bộ phận khác.
- Kiểm tra lãi tiền vay phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ mà nĩ phát sinh, Kiểm sốt viên cần kiểm tra số tiền, số ngày phản ánh nghiệp vụ tiền vay trên từng chứng từ và sổ sách cĩ khớp với nhau khơng.
Kiểm sốt việc xử lý và ghi chép các khoản thanh tốn về tiền vay, quy định thành văn bản việc kiểm tra khách hàng của cán bộ tín dụng trong đĩ quy định rõ về phạm vi, thời điểm, nội dung theo dõi các khoản thanh tốn tiền vay theo từng hợp đồng tín dụng.
Ngồi việc kiểm tra việc thu lãi, tiền vay cĩ đúng đắn và đầy đủ khơng. Để tránh sai sĩt trong qua trình ghi sổ các khoản thanh tốn tiền vay này kiểm sốt viên cần kiểm tra đối chiếu về quá trình thanh tốn và thu hồi nợ giữa bộ phận kế tốn và bộ phận khác.
* Kiểm sốt theo dõi sau cho vay và giám sát chặt chẽ các khoản vay: Chi nhánh nên quy định trách nhiệm của cán bộ tín dụng cần quan tâm thu thập các thơng tin bổ sung về khách hàng, về mơi trường trong trường hợp cần thiết vì chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong doanh nghiệp, trong mơi trường kinh tế, mơi trường pháp lý đều cĩ thể tác động đến rủi ro tín dụng. Hay thiết lập chế độ thơng báo, nhắc nhở các khách hàng về trách nhiệâm thanh tốn các khoản nợ.
Quy định trách nhiệm của cán bộ tín dụng về việc giám sát sau khi cho vay, kiểm tra tình hình thực tế của khách hàng và tài sản đảm bảo cần được thực
hiện nghiêm túc. Để tránh trường hợp cán bộ tín dụng chỉ kiểm tra khách hàng sơ sài cho cĩ hình thức để đối phĩ với kiểm sốt nội bộ. Chi nhánh cần quy định rõ về thời gian, chương trình, nội dung cụ thể cho quá trình kiểm tra một cách thận trọng và chi tiết. Quy định trong nội dung kiểm tra cần ghi cụ thể các vấn đề trong hổ sơ giám sát chẳng hạn như:
- Việc sử dụng vốn vay cĩ đúng mục đích hay khơng. Nêu rõ nguyên nhân khơng sử dụng hết vốn vay đúng theo đúng phương án đã định.
- Mơ tả thực tế sử dụng vốn vay so với các chứng từ đã xuất trình hoặc dự kiến ban đầu. Ví dụ: Cĩ hạch tốn vào sổ kế tốn về khoản vay thanh tốn tiền hàng và cĩ xác nhận cơng nợ nếu vay thanh tốn tiền cho nhà cung cấp; cĩ mua hàng hố, vật tư, thiết bị và đã được nhập kho hoặc đã bán cĩ hĩa đơn bán