6. Nội dung đề tài:
2.2.1 Về mơi trường kiểm sốt:
2.2.1.1 Về cơng tác điều hành:
Chi nhánh đã ý thức được vai trị của bộ máy kiểm sốt nội bộ đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm sốt các mặt hoạt động củachi nhánh, đặc biệt là đối với hoạt động tín dụng. Tại Hội sở đều tổ chức bộ máy kiểm tốn, kiểm sốt nội bộ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu quản trị của ngân hàng. Tại chi nhánh đều cĩ nhân viên kiểm sốt nội bộ. Nhân viên này thực hiện cơng việc như một kiểm tốn viên, hàng tháng đều kiểm tra tồn bộ hoạt động của chi nhánh, đặc biệt là nghiệp vụ tín dụng và làm báo cáo kiểm sốt gửi về Hội sở hàng tháng.
Ban điều hành cũng đã thấy được tầm quan trọng của kiểm sốt nội bộ thơng qua tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ giữa phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ và các phịng ban chức năng khác nên sự trao đổi thơng tin trong kiểm sốt nội bộ được thường xuyên. Phịng kiểm tra, kiểm sốt nội bộ cĩ điều kiện phản ánh những khĩ khăn, vướng mắc, đề xuất kiến nghị, rà sốt những bất hợp lý trong quá trình thực hiện nhằm khắc phục kịp thời sữa chữa sai sĩt.
Tuy nhiên cịn một bộ phận lãnh đạo chi nhánh do chưa nhận thức đúng về cơng tác kiểm tra cho rằng “bới lơng tìm vết” che dấu khuyết điểm, chưa tạo điều kiện để nhân viên kiểm tra thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hoặc gây căng thẳng trong khi thơng qua biên bản kiểm tra. Đơi lúc lãnh đạo chưa thật sự quan tâm đến cơng tác kiểm tra kiểm tốn thể hiện trong việc chưa nghiêm túc xem xét chỉnh sửa các kiến nghị kiểm tra, việc khắc phục sai sĩt về thực hiện cơ chế, quy chế, xử lý cán bộ cĩ sai phạm khơng đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, cĩ khi cịn cĩ biểu hiện đề phịng đối với kiểm tra kiểm sốt nội bộ. Do đĩ bộ phận kiểm tra chưa được nhìn nhận đúng đắng như là một cơng cụ quan trọng để quản lý rủi ro trong hoạt động chi nhánh.
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức:
Hiện nay Phịng kiểm sốt trực thuộc Giám đốc nên tính độc lập của bộ phận kiểm sốt chưa được đảm bảo. Giám đốc chi nhánh trực tiếp kiểm tra phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ trên các lĩnh vực như chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về sự chỉ đạo, giám sát và kết quả kiểm tra, kiểm sốt nội bộ, đề nghị Tổng giám đốc điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng, phĩ phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ và các kiểm tra viên. Vì thế bộ phận kiểm sốt của chi nhánh cịn mang tính phụ thuộc , chưa cĩ đủ quyền lực để thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm sốt, báo cáo sai phạm về cấp quản lý Hội sở.
2.2.1.3 Chính sách nhân sự:
Do nhu cầu mở rộng mạng lưới Phịng giao dịch nên nhu cầu nhân sự cho kiểm sốt của chi nhánh cũng tăng cao. Tuy nhiên chi nhánh chưa đưa ra các chính sách ưu đãi tương ứng như lương cao, các chế độ thưởng hàng năm theo năng lực và kết quả cơng việc, các chế độ phúc lợi khác …để nhân viên sẵn sàng chuyển sang phịng kiểm tra kiểm sốt nội bộ làm việc với vai trị trách nhiệm cao.
Tính độc lập của bộ phận kiểm tra kiểm sốt nội bộ chưa được đảm bảo vì nhân viên phịng kiểm sốt được hưởng tiền lương và các chế độ vật chất khác như đề bạc , bổ nhiệm, khen thưởng do Giám đốc chi nhánh trực tiếp chi phốiû khơng phải do Tổng Giám đốc trực tiếp chi trả lương và Ban kiểm sốt điều phối nên nhân viên kiểm sốt bị lệ thuộc vào chi nhánh từ đĩ nhân viên kiểm sốt cịn e dè, nễ nang trong việc báo cáo các sai phạm của chi nhánh.
Xét về chương trình đào tạo cụ thể cho nhân viên ở bộ phận này cho thấy: - Hội sở chưa cĩ chương trình đào tạo cụ thể cho nhân viên của kiểm tra kiểm sốt nội bộ.
- Chưa cĩ chương trình bồi dưỡng thêm về chuyên mơn nghiệp vụ, chứng chỉ nghề nghiệp hay kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng lãnh đạo…để trở thành kiểm sốt viên chuyên nghiệp.
2.2.2 Về thơng tin:
Hội sở đã thành lập Ban Pháp chế với chức năng cập nhật các quy định của pháp luật trong hoạt động ngân hàng, soạn thảo các mẫu biểu phù hợp về mặt pháp lý để sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhất là nghiệp vụ tín dụng và tư vấn cho các nhà quản trị của chi nhánh cũng như các cán bộ nghiệp vụ về việc thực hiện các quy định pháp luật hoặc khi phát sinh các vướng mắc trong hoạt động cĩ liên quan đến yếu tố pháp lý. Tuy nhiênSự truyền đạt thơng tin trong tồn của chi nhánh đơi khi cịn chưa hiệu quả. Sự thay đổi về chính sách tín dụng, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngân hàng cĩ thể được cập nhật, sửa đổi thường xuyên nhưng chỉ truyền đạt đến lãnh đạo các cấp trong khi những nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lại khơng cĩ điều kiện cập nhật chúng một cách đầy đủ và kịp thời vì thế chưa tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thơng hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và thủ tục cĩ liên
quan đến cơng việc của họ, điều này gây khĩ khăn cho cán bộ kiểm sốt cĩ cơ sở để quy trách nhiệm khi cĩ sai phạm.
Về chất lượng của thơng tin kế tốn về hoạt động tín dụng, do hoạt động của chi nhánh cĩ đặc điểm là số lượng nghiệp vụ lớn và diễn ra liên tục nên yêu cầu kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin được đặt ra rất cao. Cùng với việc áp dụng cơng nghệ thơng tin trong xử lý nghiệp vụ, tại chi nhánh đã cĩ bộ phận quản lý sự vận hành của hệ thống cơng nghệ thơng tin nên việc đối chiếu số liệu giữa các phịng ban nghiệp vụ được thực hiện thuận lợi đã tạo được điều kiện thuận lợi cho kiểm sốt viên trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu
Chi nhánh đã bắt đầu áp dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ và quản trị nhưng báo cáo tín dụng tại chi nhánh vẫn chưa đảm bảo độ chính xác và đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của kiểm sốt viên.
2.2.3 Về bộ phận kiểm sốt:
Hoạt động kiểm tra kiểm sốt nội bộ tại chi nhánh do Giám đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành, trong phịng kiểm tra kiểm sốt cĩ 02 kiểm tra viên trong đĩ 01 kiểm tra viên giữ chức danh trưởng phịng phụ trách nhiệm vụ điều hành cơng việc trong phịng. Về phương pháp làm việc của phịng theo chương trình cơng tác kiểm tra kiểm sốt của ngân hàng N0&PTNT, lập chương trình kiểm tra cụ thể hàng tháng, quý, 06 tháng và năm cĩ phê duyệt của Giám đốc gửi về ngân hàng N0&PTNT, và văn phịng đại diện miền Nam. Hoạt động kiểm sốt của chi nhánh thời gian qua đã phát hiện ra nhiều sai phạm và đưa ra nhiều biện pháp khắc phục hiệu quả.
- Mặc dù, các nhà quản lý đã ý thức rằng phải tiến hành kiểm tra, kiểm sốt nội bộ thường xuyên, nhất là với hoạt động tín dụng, song điều này đã khơng được thực hiện đúng mức, kiểm sốt nội bộ của chi nhánh hiện nay khơng
thể đáp ứng được yêu cầu về phát hiện hết các gian lận, sai sĩt và kiểm sốt tính tuân thủ trong hoạt động tín dụng chi nhánh vì những lý do sau :
- Nguồn lực cho kiểm sốt nội bộ cịn hạn chế về nhân sự, trình độ, kinh nghiệm, phịng chỉ cĩ 01 trưởng phịng và 01 nhân viên kiêm kiểm tra tất cả các mảng hoạt động của kiểm sốt do đĩ kinh nghiệm thực tế, tính chuyên mơn về một loại nghiệp vụ chưa cĩ nên khơng thể phát hiện hết các gian lận sai sĩt.
- Đội ngủ kiểm sốt viên cịn quá mỏng so với quy mơ hoạt động và mạng lưới phịng giao dịch tại chi nhánh do phịng chỉ cĩ 01 trưởng phịng và 01 nhân viên thực hiện kiểm tra tại chi nhánh và 03 phịng giao dịch.
- Chất lượng kiểm tra chưa đảm bảo tính độc lập khách quan: vì kiểm sốt viên lại tham gia kiểm sốt các hoạt động, bộ phận mà kiểm sốt viên đĩ chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động bộ phận đĩ trước đây, do chi nhánh đã điều động nhân viên từ một phịng ban chi nhánh làm kiểm sốt viên kiểm tra chi nhánh thay vì điều động nhân viên từ các phịng giao dịch làm kiểm sốt viên kiểm tra chi nhánh và nhân viên từ chi nhánh làm kiểm sốt viên kiểm tra các phịng giao dịch.
- Nhân viên kiểm sốt chưa được đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ kiểm sốt.
- Chưa được cập nhật bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ, kỹ năng kiểm sốt, kỹ năng giao tiếp trong kiểm sốt…
- Chưa được hỗ trợ về cơ sở vật chất làm việc như hỗ trợ mõi kiểm sốt viên một máy tính sách tay để tiện khi xuống cơng tác tại các phịng giao dịch.
- Kiểm sốt viên được lấy từ bộ phận nhân viên phịng ban chi nhánh và chịu sự điều động bổ nhiệm từ Giám đốc chi nhánh nên cịn e dè, nễ nang chưa mạnh dạng báo cáo hết các gian lận, sai sĩt trong quá trình kiểm sốt cho Ban kiểm sốt Hội sở.
- Chi nhánh chưa quy định rõ ràng và cĩ biện pháp chế tài về tính chính xác của kết quả kiểm tra và chất lượng cơng tác kiểm tra.
- Các phương pháp kiểm sốt hiện đại cịn khá mới mẻ đối với các kiểm sốt viên nội bộ của chi nhánh. Trong khi đĩ, việc kiểm tra định kỳ tồn của chi nhánh để cĩ thể đánh giá tổng thể chất lượng tín dụng, cảnh báo kịp thời các rủi ro, phát hiện ra các gian lận, sai sĩt địi hỏi kỹ thuật phân tích, chọn mẫu và tiếp cận một cách khoa học và rút ngắn thời gian kiểm sốt.
* Báo cáo của bộ phận kiểm sốt:
Thời gian qua các báo cáo kiểm sốt của chi nhánh về Hội sở hầu như chưa phản ánh đúng sự thật, cịn thiên vị. Báo cáo chỉ là thống kê về các sai sĩt mang tính chất đơn lẻ chứ khơng báo cáo về những phát hiện mang tính chất thủ tục và kiểm sốt, chưa đánh gái mơi trường kiểm sốt, những điểm mạnh cụ thể và những phát hiện mang tính tích cực, giải trình của đối tượng bị kiểm sốt về những sai sĩt…. Những kiến nghị , đề xuất các biện pháp sữa chữa và khắc phục sai phạm cịn mang tính chung chung chưa đi vào giải pháp cụ thể, kiến nghị các thủ tục mang tính chất kiểm sốt.
2.2.4 Các hoạt động kiểm sốt:
Trong hoạt động kiểm sốt chi nhánh thực hiện nhiều biện pháp khác nhau, để thực hiện thủ tục kiểm sốt chi nhánh đã thực hiện cách chọn mẫu kiểm tra như sau:
- Liệt kê danh sách dư nợ cho vay của tất cả các khách hàng theo thứ tự từ cao đến thấp và liệt kê các khách hàng đang trong tình trạng thanh tốn vốn vay trễ hạn;
- Chọn ra các khách hàng cĩ dư nợ cao và chọn mẫu một số khách hàng đang trong tình trạng thanh tốn vốn vay trễ hạn, kiểm tra chi tiết tồn bộ hồ sơ tín dụng liên quan đến các khách hàng đĩ.
Sau đây là các nội dung kiểm sốt đối với các hồ sơ được chọn mẫu: 2.2.4.1. Kiểm sốt tại chi nhánh:
(1 ) Kiểm sốt thơng tin thẩm định và ra quyết định cho vay: * Kiểm sốt khâu tiếp nhận và thẩm dịnh hồ sơ vay vốn:
Hồ sơ vay vốn gửi đến chi nhánh gồm giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ về khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay và các giấy tờ khác. Đây là những căn cứ đầu tiên chứng minh cho sự phát sinh khoản vay giữa khách hàng va øchi nhánh. Rủi ro tiềm ẩn cĩ thể xảy ra như hồ sơ khơng đầy đủ, bị giả mạo hoặc cĩ sự giả mạo giữa cán bộ tín dụng và khách hàng xin vay vốn. Do đĩ kiểm sốt nội bộ trong khâu này đã kiểm tra sự phù hợp về nộïi dung và hình thức của các hồ sơ khách hàng.
Sau khi đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ, kiểm tra viên kiểm tra thơng tin thẩm định về đánh giá năng lực vay nợ (thơng qua phân tích các báo cáo tài chính, uy tín của người vay, các tài sản dự phịng… ). Tuy nhiên hạn chế trong khâu này là chi nhánh chưa quan tâm kiểm sốt việc cán bộ tín dụng cĩ đi thực tế kiểm tra thơng tin khách hàng cung cấp khơng hay chỉ ngồi tại văn phịng, thẩm định sơ sài qua loa.
* Kiểm sốt việc phê duyệt, ký kết và thực hiện hợp đồng:
Khi đơn xin vay được chấp thuận, các cấp cĩ thẩm quyền sẽ phê duyệt và tiến hành ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay. Ở khâu này chi nhánh đã thiết kế nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm nhằm làm rõ trách nhiệm của các cá nhân khi ký kết hợp đồng tín dụng theo thời gian hoặc theo giá trị của hợp đồng, thẩm quyền phê duyệt của các bộ phận liên quan cĩ trong giới hạn cho phép khơng.
Mõi lần rút vốn khách hàng phải ký khế ước nhận nợ, khế ước là căn cứ để kế tốn ghi sổ. Để tránh rủi ro cĩ thể xảy ra trong trường hợp tài liệu giải
ngân khơng đầy đủ, khế ước nhận nợ khơng được phê duyệt đúng thẩm quyền, trình tự kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng tín dụng và tài liệu giải ngân khơng khớp, cũng như các lần giải ngân khơng được vào sổ đúng số tiền. Chi nhánh đã quy định nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người phê duyệt khế ước với bộ phận theo dõi hợp đồng tín dụng trên sổ sách và người chuyển tiền cho khách hàng.
(2) Kiểm sốt khi cho vay:
Việc phê chuẩn giải ngân phải được thực hiện cho từng hợp đồng tín dụng (tính cĩ thật của việc giải ngân). Ở khâu này kiểm sốt nội bộ đã quy định kiểm sốt viên kiểm tra lại hồ sơ giải ngân và các chứng từ thanh tốn liên quan cĩ phù hợp với hồ sơ tín dụng khơng, kiểm tra việc phê duyệt của lãnh đạo cĩ đúng thẩm quyền và phù hợp khơng.
Các khoản vay đã được giải ngân phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ (tính đầy đủ, đúng đắn và đúng kỳ của việc giải ngân). Kiểm sốt viên khơng hiểu mục tiêu này đã khơng kiểm tra lại việc hạch tốn kế tốn cĩ đầy đủ khơng, chính xác và đúng thời điểm khơng, khơng kiểm tra cán bộ tín dụng để xem họ cĩ theo dõi quá trình giải ngân thơng qua đối chiếu thơng tin với phịng kế tốn khơng.
Các khoản cho vay mới phát sinh phải thỏa mãn quá trình đánh giá tín dụng của chi nhánh và cĩ cam kết hồn trả rõ ràng (chứng minh về tính cĩ căn cứ hợp lý của các khoản nợ vay). Để cĩ thể kiểm sốt vấn đề này chi nhánh đã thực hiện các thủ tục phân tích ban đầu nhằm đánh giá, xếp hạng và phân loại khách hàng, kiểm sốt các biên bản cam kết hồn trả nợ vay của khách hàng.
Tồn bộ các khoản vay đã được phê chuẩn phải được lưu trữ, bảo quản phù hợp và tuân thủ pháp luật (mục tiêu bảo vệ tài sản, thơng tin, tính cĩ căn cứ hợp lý). Để đạt được mục tiêu này, kiểm sốt nội bộ đã kiểm tra lại tài liệu của
các hợp đồng đã được phê duyệt trước khi ghi chép nghiệp vụ, đánh giá quá trình lưu trữ , bảo quản tài liệu tại chi nhánh.
Tồn bộ các cao kết về vốn vay phải được ghi chép chính xác và phù hợp với kỳ mà nĩ phát sinh (chứng minh tính đầy đủ, đúng đắng và đúng kỳ của khoản nợ vay). Kiểm sốt viên đã yêu cầu nhân viên cung cấp tài liệu liên quan đến việc ghi nhận khoản vốn vay theo từng hợp đồng, kiểm tra các cam kết vay vốn của khách hàng cĩ được bộ phận liên quan thực hiện hay khơng.
(3) Kiểm sốt việc theo dõi sau khi cho vay và giám sát chặt chẽ các khoản vay:
Kế tốn sẽ ghi sổ các khoản thanh tốn gốc và lãi của khốn vay. Tính