Khoản phải thu khách hàng và phải thu khác luôn chiếm giá trị lớn nhất trong các khoản phải thu ngắn hạn. Khoản mục này càng cao càng chứng tỏ số vốn doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng càng nhiều. Năm 2013, khoản này đạt 1.156.770.000 đồng chiếm tới 47,02% trong tổng tài sản, đây là một tỷ trọng rất lớn và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để giảm bớt các khoản phải thu và chi phí từ các khoản này Công ty cần có những biện pháp cứng rắn hơn nữa, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Việc thu hồi các khoản nợ không phải là công việc dễ dàng với doanh nghiệp đặc biệt là với những khách hàng có nhiều rủi ro thanh toán. Vì vậy công ty cần thiết lập một chính sách tín dụng mà theo đó mỗi khách hàng mới sẽ được phân tích riêng biệt về độ tin cậy của khả năng trả nợ trước khi đưa ra các điều khoản và điều kiện giao hàng và thanh toán cho khách hàng đó. Ta có thể phân loại các khoản phải thu theo nhiều tiêu chí để thuận tiện cho việc quản lý:
Theo thời gian, Nếu phân loại theo thời gian thì các khoản phải thu của công ty được chia thành các nhóm sau:
Bảng 3.1 Phân loại các khoản phải thu theo thời gian
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Số tiền phải thu hồi
Dưới 30 ngày
Từ 30 ngày – 90 ngày Từ 90 ngày – 180 ngày
Như vậy, với các khoản nợ dưới 30 ngày công ty không cần lo lắng vì khách hàng vẫn đảm bảo khả năng thanh toán. Đối với khoản nợ từ 30 ngày – 90 ngày công ty cần gọi điện thoại, gửi thư điện tử thường xuyên để đốc thúc khách hàng thanh toán nợ đúng hạn cho công ty. Còn đối với những khoản nợ từ 90 ngày – 180 ngày, ngoài thực hiện các biện pháp trên công ty nên áp dụng phương thức: Trả 2 lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo mặt hàng và nhu cầu thị trường của mặt hàng đó, ta sẽ giảm đi số nợ phải thu hồi.
Theo khách hàng, công ty phân loại thành các nhóm với các đặc điểm khác nhau và ta có bảng sau:
Bảng 3.2 Phân loại các khoản phải thu theo nhóm khách hàng
Nhóm khách hàng Đặc điểm
A Là những khách hàng lớn có mối quan hệ lâu năm, có vị thế tài chính vững chác và uy tín.
B
Là những hãng, doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và quy mô hoạt động nhỏ hơn nhóm A. Thanh toán có thể chưa đúng hạn nhưng chưa phát sinh nợ khó đòi.
C Là những khách hàng có uy tín thấp, tài chính không vững chắc. Công ty nên yêu cầu đặt tiền trước với những hợp đồng mới:
Khách hàng nhóm A không yêu cầu đặt trước;
Khách hàng nhóm B yêu cầu đặt trước 5%- 7% giá trị hợp đồng ký kết; Khách hàng nhóm C yêu cầu đặt trước 8%- 10% giá trị hợp đồng ký kết. Hạn mức mua hàng trả chậm được thiết lập cho mỗi khách hàng, thể hiện số dư phải thu tối đa mà không cần của phê duyệt bởi Ban giám đốc. Hạn mức này được xem xét hàng năm. Trong những trường hợp cần thiết nên yêu cầu sự đảm bảo của bên thứ 3 cho những nghĩa vụ phải trả của khách hàng.
66