10. Cấu trúc luận văn
3.2.2.3.Cách thức thực hiện
Để nâng cao năng lực, phẩm chất đội ngũ cán bộ quản lý người học các lớp LKĐT, trường phải tổ chức các hội nghị, trao đổi, đánh giá, tổng kết công tác SV của trường trong đó có công tác quản lý người học các lớp LKĐT để mỗi cá nhân nhận thức được những ưu điểm, hạn chế của mình thông qua thành tựu, hạn chế của công tác quản lý người học cũng như lãnh đạo trường sẽ nhìn nhận những mặt mạnh, hạn chế của đội ngũ quản lý công tác SV. Từ đó, trường cử cán bộ chuyên trách tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, tham quan học tập các mô hình LKĐT hiệu quả của các cơ sở giáo dục khác trong nước hoặc nước ngoài.
Bên cạnh đó, trường cũng cần thường xuyên lấy ý kiến về thái độ ứng xử, phương pháp làm việc của đội ngũ quản lý để kịp thời điều chỉnh hoạt động, cung cách quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý.
Để hoàn thiện bộ máy quản lý người học các lớp LKĐT, Trường Đại học Hòa Bình cần phân công chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên, từng bộ phận phụ trách. Bộ máy quản lý hoạt động LKĐT ở Trường Đại học Hòa Bình được hoàn thiện có thể tổ chức theo bảng 3.1. sau:
Bảng 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý người học các lớp LKĐT
Vị trí Chức năng, nhiệm vụ
Lãnh đạo thường trực hoạt động LKĐT
(Trưởng hoặc phó phòng Quản lý đào tạo phụ trách)
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động LKĐT.
- Chịu trách nhiệm chung điều hành hoạt động LKĐT.
- Đề nghị đơn vị phối hợp đào tạo cử cán bộ, giảng viên theo dõi cụ thể từng lớp.
Bộ phận công tác hành chính
- Tiếp nhận, quản lý hồ sơ của người học; cấp thẻ học viên.
- Giải quyết chế độ chính sách, bảo lưu kết quả học tập; nghỉ học tạm thời; thôi học và các thủ tục hành chính khác cho người học.
- Tổ chức giao ban công tác quản lý người học giữa đơn vị chủ trì đào tạo với đơn vị phối hợp đào tạo; giữa CBQL lớp với BCS lớp.
Bộ phận quản lý lớp
- Tổ chức Ban cán sự lớp
- Theo dõi quá trình học tập và rèn luyện
Bộ phận theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch công tác
quản lý người học
- Lên chương trình và kế hoạch quản lý - Phối hợp với các đơn vị liên quan, phòng Tranh tra thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo theo hợp đồng đào tạo.
-Thường xuyên kiểm tra tiến độ chương trình, mức độ hoàn thành theo kế hoạch đề ra.
Với cơ cấu tổ chức này, sẽ phát huy được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, giảng viên, bộ phận chuyên trách cũng như kế hoạch LKĐT được triển khai nhịp nhàng, đúng tiến độ, đúng quy định.
3.2.4. Xây dựng cơ chế phối hợp để đảm bảo giữ mối liên hệ với đơn vị phối hợp đào tạo, người học, cơ quan công tác của người học, gia đình người học; tăng cường công tác quảng bá hình ảnh và khả năng đáp ứng nhu cầu đào tạo của trường
3.2.3.1. Mục đích của biện pháp
Mục đích của giải pháp này nhằm nâng cao hình ảnh, vị thế, uy tín của trường cũng như tăng cường sự phối hợp để nâng cao chất lượng đào tạo. Đồng thời, trường có thông tin kịp thời, có phản hồi về chương trình đào tạo; kế hoạch đào tạo; phương pháp và kế hoạch đào tạo của trường... để kịp thời điều chỉnh (nếu cần thiết và đúng quy định).
Tăng cường công tác giao lưu, phối hợp với các đơn vị phối hợp LKĐT là rất quan trọng. Một mặt tạo thêm mối gắn kết lâu dài, mặt khác để kịp thời điều chỉnh những gì chưa phù hợp; những tâm tư, nguyện vọng của đơn vị phối hợp LKĐT, của người học... để trường mà trực tiếp là bộ phận quản lý hoạt động LKĐT khắc phục những tồn tại, phát huy những ưu điểm.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
- Quan tâm, phối hợp với đơn vị phối hợp đào tạo, đơn vị công tác của người học.
- Tăng cường quảng bá hình ảnh của trường, nhất là trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ, giảng viên; tiềm lực khoa học; trang thiết bị phục vụ đào tạo...
3.2.3.3. Cách thức thực hiện
Trong hoạt động giao lưu, phối hợp với các đơn vị LKĐT cũng đã bước đầu quảng bá hình ảnh, tiềm năng, thế mạnh của trường nhưng như thế công tác quảng bá hình ảnh chưa sâu rộng và toàn diện. Để nâng cao hình ảnh về trường (đội ngũ cán bộ, giảng viên; cơ sở vật chất; chương trình đào tạo...) thì trên website của trường cần có chuyên trang hoạt động LKĐT trong đó có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hoạt động của người học để các đơn vị phối hợp đào tạo, sinh viên và những ai quan tâm có thể tra cứu thông tin cần thiết cũng như trong các buổi khai giảng, phát bằng cần liên kết với đài truyền hình, báo chí địa phương để tăng thêm hình ảnh cho trường kết hợp với phát tờ rơi, giấy giới thiệu.
Một trong những biện pháp nhằm quảng bá hình ảnh trường một cách rộng rãi và hiệu quả nhất là thông qua chính đơn vị phối hợp LKĐT, đơn vị công tác của người học, gia đình của người học và người học. Vì thế, cần tận dụng chính những sản phẩm đào tạo, quảng bá cho đơn vị đào tạo thông qua tuyên truyền, giáo dục, vận động và khuyến khích đơn vị phối hợp đào tạo, sinh viên giữ mối trung gian, giới thiệu cho trường.
Hiện nay, trường mới chỉ chú trọng, quan tâm đến các đơn vị phối hợp đào tạo đang thực hiện LKĐT còn mối quan hệ với người học, gia đình người học, các đơn vị cử người học đi học thì chưa chú trọng giữ gìn mối liên hệ. Do đó, sự thu nhận các thông tin phản hồi từ phía người học chưa được thực hiện. Để giữ mối liên hệ thường xuyên với người học khi họ đang học và sau khi họ tốt nghiệp trường cần thực hiện các biện pháp sau:
- Thành lập trang thông tin chuyên mục LKĐT, email trong đó có nội dung trao đổi, ý kiến phản hồi của người học, đơn vị phối hợp đào tạo.
- Cử cán bộ chuyên trách thường xuyên thu nhận và phản hồi thông tin. - Hoan nghênh những ý kiến, đề xuất, kiến nghị của đơn vị phối hợp đào tạo nhằm kịp thời có những thay đổi, nguyên vọng chính đáng của đơn vị phối hợp đào tạo, của người học theo học.
Điều cơ bản để thực hiện thành công giải pháp này là đội ngũ quản lý phải thật sự có tâm huyết, trách nhiệm, có năng lực trong quản lý cũng như ngoại giao; sự phối hợp nhiệt tình của đơn vị phối hợp đào tạo.
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý người học các lớp LKĐT của nhà trường. của nhà trường.
3.2.5.1. Mục đích của biện pháp
Xã hội ngày càng phát triển, trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế không thể thiếu được công cụ hỗ trợ công nghệ thông tin trong cuộc sống và
trong công việc, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác đào tạo nói chung và quản lý HSSV nói riêng trong mỗi nhà trường là hết sức quan trọng.
Để thực hiện được mục tiêu nâng cao chất lượng của hoạt động LKĐT, quản lý người học các lớp LKĐT cần phải được triển khai phần mềm quản lý người học, trong thực tế nhà trường mới chỉ có phần mềm quản lý HSSV đang học tại trường mà chưa có phần mền quản lý người học các lớp LKĐT. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý người học các lớp LKĐT sẽ giúp cho việc triển khai thực hiện các nội dung được thuận lợi và dễ dàng hơn. Việc kiểm tra thông tin đào tạo, nhập thông tin, điểm học tập, rèn luyện được dễ dàng hơn. Đây cũng là vấn đề nhà trường cần quan tâm để triển khai thực hiện.
3.2.5.2. Nội dung thực hiện biện pháp
Thành lập tổ quản lý mạng, xây dựng website của nhà trường, cập nhật thường xuyên các thông tin trên trang web của nhà trường để cán bộ, giảng viên và sinh viên, người học có thể truy cập các thông tin về nhà trường nhanh chóng và thuận tiện. Do đặc thù của hoạt động LKĐT lớp học sẽ đặt tại các đơn vị phối hợp đào tạo vì vậy nhà trường phải phối hợp với cán bộ quản lý người học của đơn vị LKĐT để cập nhật được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý người học các lớp LKĐT còn thể hiện ở chỗ sử dụng các phần mềm tin học hỗ trợ trong việc quản lý hồ sơ, điểm tích luỹ của học viên. Giữa Trường với các đơn vị phối hợp đào tạo, với gia đình, cơ quan của người học đều phải được nối mạng Internet và thường xuyên trao đổi thông tin quản lý với Trường. Phần mềm này còn để chuyển dữ liệu học tập, bài giảng, giáo trình tới học viên, làm bài kiểm tra, bài thi trực tuyến trong những điều kiện nhất định, để lưu cất hồ sơ quản lí, tính điểm cuối kì, cuối năm học, cuối khoá học, xác định điều kiện dự thi học phần, tốt nghiệp...
3.2.5.3. Cách thực hiện biện pháp
Nhà trường xây dựng phần mềm theo nhu cầu của người quản lý tạo điều kiện cho các phòng chức năng hoàn thành nhiệm vụ như:
Phòng Đào tạo thực hiện và theo dõi điểm kỳ học, năm học, toàn khoá nhanh và chính xác. Căn cứ vào các số liệu đã có, hệ thống cho phép thống kê, báo các các yêu cầu đặt ra như: danh sách người học nhập học theo chuyên ngành, lớp; danh sách người học bảo lưu kết qủa học tập; danh sách người học đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp, chưa đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp, các bảng kê… Phòng QLHSSV quản lý các nội dung có liên quan đến người học như: hồ sơ, danh sách học sinh các lớp, ban cán sự lớp.
Cán bộ, giảng viên phải được đào tạo và tập huấn sử dụng phần mềm mới có khả năng vận hành sử dụng và khai thác có hiệu quả trong quản lý người học.
Các nhóm giải pháp được đề xuất trong đề tài có mối quan hệ biện chứng với nhau. Vì thế, trong quá trình phát triển, triển khai các hoạt động quản lý người học các lớp LKĐT trình độ cao đẳng, đại học trong những năm tiếp theo Trường Đại học Hòa Bình cần tiến hành một cách đồng bộ các nhóm giải pháp nhưng tùy từng giai đoạn, tình hình là lựa chọn ưu tiên thực thi giải pháp nào để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
3.3. Thăm dò tính cấp thiết và tính khả thi của các biện pháp
3.3.1. Đối tượng khảo sát
Để tìm hiểu tính cần thiết của các giải pháp đề xuất trong đề tài, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, thăm dò ý kiến của các cán bộ quản lý thuộc phòng Đào tạo, phòng Công tác HSSV, một số lãnh đạo Khoa, giảng viên tham gia giảng dạy các lớp LKĐT thuộc Trường Đại học Hòa Bình cũng như các cán bộ quản lý của các đơn vị tham gia phối hợp đào tạo với trường.
3.3.2. Phương pháp khảo sát
Để thu nhận ý kiến, chúng tôi tiến hành khảo sát bằng phiếu kết hợp với xin ý kiến trực tiếp qua phỏng vấn trao đổi với 30 thầy (cô) đã, đang tham gia
quản lý hoạt động LKĐT ở Trường Đại học Hòa Bình, các nhà quản lý ở các đơn vị phối hợp đào tạo trong khoảng thời gian từ tháng 06 năm 2014 đến tháng 09 năm 2014 (Phiếu khảo sát xem phụ lục 3). Kết quả khảo sát thể hiện ở mục 3.3.3.
3.3.3. Kết quả khảo sát
Nhìn chung, cả 5 giải pháp đưa ra đều cần thiết và khả thi đối với công tác quản lý người học các lớp LKĐT của Trường Đại học Hòa Bình. Tuy nhiên, mức độ cần thiết, khả thi giữa các giải pháp có sự khác nhau giữa các nhóm ý kiến, đồng thời cũng có mức độ phân tán ý kiến khác nhau.
Về tính cần thiết của các giải pháp:
Các giải pháp đều đáp ứng được yêu cầu, không có giải pháp nào đưa ra ở mức không cần thiết, trong đó điểm trung bình chung của các giải pháp là 4,53 - ở mức rất cần thiết, giải pháp 2 được đánh giá là cần thiết nhất. Hầu hết các ý kiến đều đánh giá các nhóm giải pháp mà đề tài đề xuất có mức độ rất cần thiết và cần thiết, chỉ có 04 ý kiến ở nhóm giải pháp số 1 (Nâng cao nhận thức cho các lực lượng trong và ngoài trường về vai trò của quản lý người học các lớp LKĐT) và 03 ý kiến ở nhóm giải pháp 5 (Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý người học các lớp LKĐT) là ít cần thiết. Tuy nhiên, có 06 ý kiên cho rằng nhóm giải pháp 1 là không cần thiết.
Công thức tính điểm trung bình của từng biện pháp: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong đó: - A, B, C, D, E lần lượt là ý kiến chọn mức độ rất cần thiết, cần thiết, ít cần thiết, không cần thiết, không trả lời.
- N: là tổng số người được hỏi
N E D C B A TBX5 4 3 2
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát tính cần thiết các giải pháp Biện
pháp
Mức độ cần thiết của biện pháp Điểm TB(X) Thứ bậc(Xi) Ghi chú 5 4 3 2 1 1 15 5 4 6 0 3,96 5 Cần thiết 2 27 3 0 0 0 4,90 1 Rất cần thiết 3 19 11 0 0 0 4,63 3 Rất cần thiết 4 21 9 0 0 4,70 2 Rất cần thiết 5 17 10 3 0 0 4,46 4 Rất cần thiết
Ghi chú: Mức độ cần thiết của giải pháp: 5 - Rất cần thiết, 4 - Cần thiết, 3 - Ít cần thiết, 2 - Không cần thiết, 1 - Không trả lời.
Trong đó, biện pháp 2: xây dựng quy định cụ thể về quản lý người học các lớp LKĐT được đánh giá là cần thiết nhất, điểm trung bình là 4,90. Điều này phản ánh đúng thực trạng của nhà trường hiện nay là đang thiếu một văn bản pháp quy quy định về vấn đề quản lý người học các lớp LKĐT. Biện pháp 3: Nâng cao năng lực, phẩm chất đội ngũ quản lý người học các lớp LKĐT và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động liên kết đào tạo đạt điểm trung bình 4,63 đạt thứ bậc 3. Biện pháp 4: giữ mối liên hệ với đơn vị phối hợp đào tạo, người học. cơ quan công tác của người học; tăng cường công tác quảng bá hình ảnh và khả năng đáp ứng nhu cầu đào tạo của trường cũng đạt giá trị trung bình cao là 4,70 đứng thứ bậc 2. Biện pháp 1: nâng cao nhận thức cho các lực lượng trong và ngoài trường về vai trò của quản lý người học các lớp LKĐT và biện pháp 5: ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý người học các lớp LKĐT cũng đạt được giá trị trung bình lần lượt là 3,96 và 4,46.
Về tính khả thi của các giải pháp:
Các nhà quản lý cũng đều đánh giá các giải pháp đưa ra trong đề tài có khả năng áp dụng hiệu quả trong quản lý người học các lớp LKĐT trong thời gian tới.
Những giải pháp được quan tâm nhất là nhóm giải pháp số 3, 4, tuy nhiên cũng
không tránh khỏi một số ý kiến còn phân vân, e ngại. (xem bảng 3.3.). Công thức tính điểm trung bình của từng biện pháp:
Trong đó: - A, B, C, D, E lần lượt là ý kiến chọn mức độ rất khả thi, khả thi, ít khả thi, không khả thi, không trả lời.
- N: là tổng số người được hỏi
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát tính khả thi các giải pháp Biện
pháp
Mức độ khả thi của giải pháp
Điểm TB(Y) Thứ bậc (Yi) Ghi chú 5 4 3 2 1 1 13 6 7 4 0 3,93 5 Khả thi 2 19 11 0 0 0 4,63 3 Rất khả thi 3 21 9 0 0 0 4,70 1 Rất khả thi 4 20 10 0 0 0 4,66 2 Rất khả thi 5 17 13 0 0 0 4,56 4 Rất khả thi
Ghi chú: Mức độ khả thi của giải pháp: 5 - Rất khả thi, 4 - Khả thi, 3 - Ít khả thi, 2 - Không khả thi, 1 - Không trả lời.
Ý kiến cụ thể về các biện pháp như sau: