SETA:CINQ VIỆT NAM 4.1 Các cơ hội và thách thức trong giai đoạn mớ
4.3.2. Các giải pháp với công tác điều hành, tổ chức sản xuất
- Các BSE/ PM cần sâu sát nhân viên, hiểu rõ được các điểm mạnh, điểu yếu, ưu nhược điểm của các thành viên để có thể phân công công việc một cách hợp lý, cũng như có thể ước lượng được thời gian thực hiện các công việc trong dự án của các thành viên đó một cách chính xác nhất. Tốt nhất thì có thể xây dựng bảng cấp bậc, kỹ thuật cho nhân viên nhằm cung cấp thông tin đầy đủ về các nhân viên trong quá trình quản lý.
- Các PM/BSE cần xây dựng các công cụ quản lý tài nguyên, nhân lực trong công ty, quản lý kế hoạch các dự án nhằm nắm được tình trạng nguồn tài nguyên trong toàn công ty. Khi đó sẽ có thể bố trí nhân lực một cách thích hợp nhất:
Điều động các nhân viên phát triển giữa các dự án khi cần thiết Phân bổ nhân sự QA cho các dự án
Phân bổ số lượng các dự án quản lý giữa các PM/BSE
- Với các máy móc, công cụ sản xuất của công ty thì cần tổ chức thực hiện bảo trì định kỳ:
+ Quản trị hệ thống mạng, máy chủ nhằm đáp ứng cho hoạt động của tất cả các nhóm dự án được thông suốt, không bị gián đoạn. Hệ thống mạng là điều kiện tiên quyết trong quá trình sản xuất của các công ty phần mềm. Hiện tại ở công ty đôi khi vẫn hay xảy ra tình trạng đứt mạng, hoặc mạng chập chờn, ảnh hưởng đến công việc của các nhân viên, đặc biệt là quá trình liên lạc thường xuyên với khách hàng. Vì vậy bộ phận IT của công ty cần có các biện pháp để duy trì liên tục, không bị gián đoạn hệ thống mạng, đảm bảo phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty.
+ Quản trị các thiết bị máy tính (để bàn, xách tay) là công cụ làm việc trực tiếp của nhân viên toàn thể công ty, đảm bảo luôn luôn có máy móc làm việc cho nhân viên mọi lúc. Cần xây dựng các kế hoạch về dự phòng thiết bị. Đảm bảo khi máy móc hỏng hóc thì có thể thay thế được ngay, hoặc khi các nhân viên mới vào công ty thì sẽ có ngay các máy móc cần thiết để làm việc.
Với việc quản trị các dự án sản xuất: 74
- Áp dụng phương pháp 5 S vào quản trị quá trình sản xuất phần mềm: 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc rất nổi tiếng của Nhật Bản. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).
Với SETA cần áp dụng 5 S vào việc cải tiến lại cách thức quản lý tài liệu liên quan đến các dự án, thông tin dự án để có thể truy cập một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất. Nguồn dữ liệu, thông tin, tài liệu của các dự án là rất lớn, nếu không kiểm soát khoa học, chặt chẽ thì sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc. Đôi khi có thể còn gây ra mất mát, hoặc bị phá hoại bởi máy móc hỏng hóc, virus máy tính… là những vấn đề mà hết sức nghiêm trọng không chỉ là với SETA mà còn cả với các khách hàng làm việc với SETA vì họ là những khách hàng nước ngoài, rất coi trọng các việc này. Việc cải tiến này cần sự bàn thảo của các cấp lãnh đạo, các quản lý dự án (PM), BSE cũng như có sự hỗ trợ từ phía bộ phận quản lý CNTT.
- Áp dụng phương pháp Kaizen vào quá trình sản xuất tại công ty:
Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhắm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với một hoạt động cụ thể. Việc cải tiến liên tục sẽ giúp cho quá trình sản xuất có tính thích nghi cao hơn, tối ưu hơn. Với khách hàng nước ngoài, và đặc biệt là với khách hàng Nhật Bản, thì việc cải tiến không ngừng luôn luôn được chú trọng nên khi làm việc với các khách hàng này, SETA:CINQ cần phải học hỏi, và áp dụng Kaizen là một điều tất yếu.
Các BSE/PM có nhiệm vụ thường xuyên tổng hợp, thu thập thông tin về toàn bộ các bước trong các dự án mà mình đảm nhiệm, từ đó thống kê, tìm các điểm cần cải thiện trong từng bước của dự án để từ đó làm dữ liệu rút kinh nghiệm cho các dự án sau;
Kết thúc mỗi dự án cần có thu thập thông tin từ các thành viên dự án, thông tin đánh giá từ phía khách hàng. Tổ chức buổi họp kết thúc dự án để rút đánh giá, rút kinh nghiệm với toàn bộ các thành viên trong dự án về dự án đã thực hiện.
Tổ chức chia sẻ kinh nghiệm giữa các dự án khác nhau, giữa các nhóm làm việc khác nhau. Từ đó rút ra các điểm chung, các điểm cần chú ý với các dự án khác để tránh mắc phải các vấn đề mà các dự án đã mắc phải.
4.3.2.1. Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý thiết bị
Trong quá trình sản xuất của công ty có sử dụng các công cụ, thiết bị giành cho phát triển phần mềm (các máy smartphone, điện thoại, máy tính bảng) phục vụ trực tiếp cho các dự án làm về smartphone của các nhóm, dùng cho cả hai quá trình phát triển sản phẩm, cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm. Đây là các thiết bị liên quan trực tiếp đến các sản phẩm đầu ra của công ty nên có vai trò hết sức quan trọng. Việc thiếu thiết bị, không đủ thiết bị cần thiết đáp ứng sẽ dẫn tới không đảm bảo chất lượng của sản phẩm của các dự án.
Hiện tại thực tế tại công ty là việc quản lý các thiết bị này đang có nhiều bất cập: - Các nhóm xảy ra tình trạng thiếu thiết bị phục vụ quá trình sản xuất
- Việc mượn, trả thiết bị được diễn ra không tự giác dẫn đến nhóm thì có thiết bị không sử dụng, nhóm thì lại không có thiết bị để dùng
- Việc mượn trả các thiết bị chưa được phân bổ theo mức độ ưu tiên của các nhóm, các dự án. Do đó làm giảm hiệu quả các công việc của các nhóm sản xuất.
- Hiện tại việc quản lý thông tin về thiết bị, mượn trả được giao cho một nhân viên Comter, là người có thời gian phụ trách. Các thông tin này được quản lý trên một tệp tin (file) Google Docs, để toàn bộ các nhân viên có thể truy cập và xem được thông tin. Có thể đăng ký mượn và trả thiết bị. Tuy nhiên việc nhắc nhở kiểm tra tình trạng thiết bị, trả thiết bị là chưa được thực hiện tự động, hoặc khi người quản lý quá bận thì sẽ không thực hiện được các việc quản lý này dẫn đến các tình trạng như trên.
- Hiện tại số thiết bị còn ít, số nhóm làm việc cũng chưa nhiều nên việc quản lý đơn giản như trên vẫn còn có thể chấp nhận được, nhưng về lâu dài, khi số lượng thiết bị tăng lên, và số nhóm tăng lên cùng với quy mô của công ty. Thì việc quản lý thiết bị như trên sẽ rất bất cập, giảm hiệu quả công việc.
Giải pháp cho việc này là cần xây dựng các công cụ quản lý thiết bị dưới dạng phần mềm, hoặc ứng dụng Web. Các thông tin về thiết bị, việc mượn trả thiết bị sẽ được phần mềm này quản lý, và tự động nhắc nhở, thông báo đến người có trách nhiệm khi cần thiết. Công cụ
quản lý thiết bị Người mượn thiết bị Người quản lý thiết bị Xem thông tin
Đăng ký mượn Thông báo
Xem thông tin
Thông báo Quản lý
Hình 4.1. Mô tả về công cụ quản lý thiết bị
Công cụ này coi như là công cụ quản lý nội bộ trong công ty. Việc thực hiện giải pháp này cần sự tham gia của cả bên phát triển và bên QA, trong việc thực hiện xây dựng công cụ cũng như kiểm định công cụ hoạt động tốt. Cần thực hiện một số bước như sau.
- Bước 1: lên kết hoạch xây dựng công cụ. Thời gian 1 tuần; - Bước 2: thiết kế, xây dựng yêu cầu về công cụ. Thời gian 2 tuần;
- Bước 3: Tổ chức phân công công việc. Những người đảm nhiệm xây dựng công cụ này có thể phân cho những thành viên đang có thời gian rảnh rỗi, các nhân viên đang giai đoạn mới vào công ty, đang thực hiện đào tạo trước khi chính thức bắt tay vào các công việc sản xuất cụ thể. Thời gian: 3 ngày;
- Bước 4: Thực hiện xây dựng công cụ, kiểm định chất lượng công cụ. Thời gian 1 tháng;
- Bước 5: Sử dụng thử nghiệm công cụ trong thời gian 2 tuần. Sử dụng song song với biện pháp quản lý hiện tại, nhằm tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc thực tế.
- Bước 6: thu thập ý kiến, cải tiến công cụ sau thời gian thử nghiệm. Thời gian 1 tuần.
- Bước 7: đưa công cụ vào sử dụng thực tế
Tổng thời gian thực hiện cả quá trình xây dựng đến khi đưa vào thực tế sử dụng là mất 2.5 tháng. Vì là công cụ xây dựng nội bộ trong công ty, nên trong quá trình thực tế sử dụng, khi có các bất cập, hoặc các nhu cầu phát sinh, thì hoàn toàn có thể thực hiện cải tiến và bổ sung thêm các chức năng cho công cụ, nhằm đảm bảo phục vụ cho việc quản lý thiết bị được hiệu quả hơn.
4.3.2.2. Xây dựng bộ phiếu điều tra dành cho quản trị quá trình sản xuất
Việc cải tiến xây dựng trong việc quản trị quá trình sản xuất không chỉ xuất phát từ những người quản trị, mà còn cần có sự đóng góp của các thành viên trong quá trình sản xuất. Là những người tham gia trực tiếp quá trình, nên họ sẽ hiểu rõ nhất các vấn đề trong nội bộ quá trình sản xuất. Việc lấy phiếu điều tra nên được thực hiện sau khi hoàn thành mỗi dự án. Đối tượng lấy phiếu điều tra sẽ gồm hai đối tượng sau:
Các thành viên tham gia vào dự án: nhân viên phát triển và nhân viên kiểm thử;
Khách hàng trực tiếp của dự án. Trong quá trình thực hiện dự án luôn có giao tiếp trực tiếp với khách hàng nên việc lấy ý kiến khách hàng là không thể thiếu.
Mục tiêu của việc lấy phiếu điều tra là thu thập ý kiến các thành viên về quá trình thực hiện mỗi dự án. Từ đó sẽ nắm bắt được quá trình sản xuất của dự án đó có các vấn đề gì cần cải tiến, rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo. Đây là các dữ liệu có giá trị cần được lưu trữ và tổng hợp một cách có hiểu quả nhằm giúp người quản trị ra được các quyết định quản trị đúng.
Về định dạng (format) của phiếu điều tra thì có thể tham khảo sử dụng format của tác giả đã thiết kế như sau: