SETA:CINQ Việt Nam
3.2.1. Các cấp quản lý trong quản trị quá trình sản xuất
Hình 3.4. Sơ đồ các cấp quản lý của công ty SETA: CINQ Tên các cấp quản lý Số lượng
Giám đốc 1
Trưởng bộ phận 2
Quản lý Team (Team Manager) 5 Quản lý Nhóm (Group Leader) 14
Bảng 3.2. Số lượng các cấp quản lý tại công ty SETA:CINQ
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty 5/2013)
Dài hạn Trung hạn Ngắn hạn Giám đốc điều hành (CEO) Trưởng bộ phận (Division Director) Trưởng bộ phận (Division Director) Quản lý Team (Team Manager) Quản lý Team (Team Manager) Quản lý Team (Team Manager) Quản lý Nhóm
Chỉ tiêu Ngắn hạn Trung hạn Dài hạn Vị trí Trưởng nhóm (Group Leader) Trưởng/ Quản lý Team (Team Manager) Giám đốc điều hành (CEO), Trưởng Bộ phận (Division Director) Loại quyết định Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Ví dụ quyết định Bổ sung nhân lực Điều chỉnh các
biến động
Chuẩn y một quá trình (process) mới
Mức độ rủi ro Thấp Trung bình Cao Phạm vi ảnh
hưởng
Hẹp Trung gian Rộng Mức độ chi tiết Rất chính xác Trung bình Chung
Bảng 3.3. Phân công nhiệm vụ quản trị SX/ tác nghiệp tại công ty SETA:CINQ
Cụ thể với các vị trí cao nhất về quản trị quá trình sản xuất/ tác nghiệp
(Giám đốc điều hành, Trưởng bộ phận) thường thực hiện một số hoạt động chủ
yếu sau:
- Lựa chọn, tìm kiếm các nguồn gia công sản phẩm (đối tác/ khách hàng), lựa chọn các quá trình (process) sản xuất phù hợp với các bộ phận, đơn vị;
- Thiết kế, xây dựng các quá trình (process) sản xuất, hệ thống kế hoạc hóa và kiểm tra;
- Hoạch định để thực hiện dự báo, quyết định mức sản xuất, từ đó thực hiện điều độ, xây dựng kế hoạch về tìm kiếm, lựa chọn nguồn nhân lực;
- Nắm và kiểm tra loại toàn bộ hệ thống quá trình sản xuất/ tác nghiệp trước những thay đổi của nhu cầu, công nghệ, môi trường, và cách thức cạnh tranh;
- Kiểm tra và đánh giá khoảng cách giữa mong muốn đã kế hoạch hóa và thực tế đã đạt được để có những cải tiến kịp thời.
Quản lý cấp trung (Quản lý các Đội (Team Manager)) thường có các nhiệm vụ:
- Quản lý chung các Nhóm (Group) dự án trong đội của mình. Theo dõi, kiểm soát tình hình các dự án, tổ chức, luân chuyển nguồn lực (nhân sự, máy móc…);
- Giao tiếp với khách hàng, để từ đó lập kế hoạch về nhân sự, công việc; - Theo dõi thực hiện các quá trình sản xuất trong đội của mình;
- Đôi khi kiêm nhiệm quản lý trực tiếp cả các dự án trong Team của mình.
Quản lý cấp thấp (Trưởng các Nhóm (Group Leader)) thường là những
người có hai vai trò chính:
- Đối thoại (Communicate) với khách hàng để nắm bắt yêu cầu, mong muốn khách hàng, đóng gói sản phẩm gửi cho khách hàng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý, kiểm tra mọi công việc trong nội bộ các nhóm phát triển dự án mà mình quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất.
Những người này còn được gọi là các Kỹ sư cầu nối (BrSE hay BSE). Họ là những người không những phải có kinh nghiệm về kỹ thuật, công nghệ mà còn có kinh nghiệm quản lý, và có khả năng ngoại ngữ vững vàng để có thể làm việc trực tiếp với khách hàng.
3.2.2. Các dự án sản xuất phần mềm tại công ty SETA:CINQ
Cũng như đặc điểm chung của các công ty sản xuất phần mềm khác, công việc sản xuất phần mềm của SETA:CINQ được chia theo các dự án phần mềm. Hiện tại ở SETA tồn tại hai hình thức thực hiện dự án gia công phần mềm với khách hàng:
3.2.2.1. Các dự án trọn gói
Đây là hình thức ký hợp đồng trọn gói với khách hàng về việc gia công xây dựng và cung cấp một sản phẩm. Phía SETA sẽ có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các hạng mục của hợp đồng về yêu cầu sản phẩm, thời gian thực hiện. Các dự án này thường thực hiện trong một thời gian xác định, khi hợp đồng kết thúc, thời gian bảo hành kết thúc thì mọi ràng buộc sẽ hết. Hình thức dự án này có một số đặc điểm:
- Không đều, liên tục
- Giá thực hiện cao (tài chính thu về lớn hơn)
- Yêu cầu về chất lượng cũng như thời gian thực hiện khá chặt chẽ, nghiêm khắc, do đó sức ép lớn
- Các dự án là thực hiện từ A đến Z, nên cần nhân lực có trình độ, kỹ năng tốt, đảm bảo giải quyết được các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
Hình 3.5. Vai trò của các bên trong dự án trọn gói
(Nguồn: Website của Công ty: http://www.seta-international.com/)
Với loại hình dự án này. Các kỹ sư cầu nối tại chi nhánh của SETA tại các nước sở tại của khách hàng (Nhật, Mỹ, châu Âu) sẽ đảm nhiệm vai trò là Quản trị dự án (Project Manager - PM). Người này thường là người nước ngoài, có nhiệm vụ tiếp xúc trực tiếp khách hàng, lấy yêu cầu cũng như ký kết hợp đồng. Phía Việt Nam sẽ có các kỹ sư cầu nối người Việt, cùng các kỹ sư người Việt (BSE, SE) nắm vai trò thực hiện và triển khai dự án. Việc tiếp xúc trực tiếp giữa phía Việt Nam là có nhưng luôn luôn phải thông qua các cầu nối tại các nước sở tại của khách hàng.
3.2.2.2. Các dự án Dedicated
Đây là hình thức ký hợp đồng dưới dạng cho thuê lao động với các khách hàng nước ngoài. Khách hàng sẽ trả cho công ty theo số lượng đầu người đã ký trong hợp đồng. Các nhóm Dedicated thông thường sẽ bao gồm đầy đủ:
- Kỹ sư cầu nối: là người sẽ đảm nhiệm vai trò làm việc trực tiếp với khách hàng. Đồng thời cũng là người giữ vai trò quản lý nhóm
- Các kỹ sư phần mềm: có nhiệm vụ thực hiện các dự án, yêu cầu từ phía khách hàng mà được truyền đạt bởi các kỹ sư cầu nối
- Đội ngũ kiểm tra chất lượng: đảm nhiệm vai trò kiểm tra các sản phẩm trước khi cung cấp cho khách hàng
Các dự án kiểu này thường có một số đặc điểm sau: - Đều đặn, liên tục trong một thời gian dài.
- Giá thực hiện thấp hơn so với dự án có hợp đồng trọn gói
- Yêu cầu về chất lượng vẫn cao như các hợp đồng tọn gói, tuy nhiên yêu cầu về thời gian thực hiện thì không quá chặt chẽ so với dự án trọn gói, nên với các dự án này thì sức ép công việc thấp hơn.
- Các dự án dạng này có thể là dự án thực hiện từ A đến Z, cũng có thể chỉ là các dự án bảo trì, sửa chữa nên nhu cầu về nhân lực có trình độ, kỹ năng tốt, cũng không quá cấp thiết. Có thể thực hiện đào tạo trong thời gian ngắn là có thể thích nghi và tham gia được các dự án hình thức này.
Đây là hình thức ổn định và ít rủi ro, mang lại nguồn thu chủ yếu của công ty. Các công ty nước ngoài, đặc biệt là các công ty Nhật, vì nhu cầu cắt giảm chi phí đồng thời thiếu nhân lực, nên có nhu cầu rất lớn xây dựng các đội đại diện tại các nước như Việt Nam, nhằm đảm nhiệm toàn bộ các nhiệm vụ về xây dựng và phát triển sản phẩm cho họ.
Hình 3.6. Vai trò của các bên trong dự án Dedicated
(Nguồn: Website của Công ty: http://www.seta-international.com/)
Với các dự án dưới hình thức kiểu này, các kỹ sư cầu nối người Việt tại Việt Nam có vai trò cao hơn, thường đóng vai trò quản trị dự án luôn. Họ có trách nhiệm làm việc trực tiếp với khách hàng, thu thập dữ liệu và truyền đạt lại cho các kỹ sư Việt Nam, đồng thời quản lý, vận hành các dự án để đảm bảo thực hiện xây dựng tốt các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Các kỹ sư người nước ngoài tại các chi nhánh của SETA chỉ có tiếp xúc với khách hàng trong giai đoạn đầu tiên và sau đó là giữ vai trò theo dõi, kiểm soát tình hình chung của các dự án chứ không có vai trò quản lý trực tiếp.
3.2.2.3 Cấu trúc các nhóm dự án
Như đã nói tại công ty SETA hiện tại có hai loại hình thức thực hiện dự án: là dự án trọn gói và dự án Dedicated. Về cấu trúc tổ chức các nhóm phát triển tại công ty hiện tại thì về cơ bản như sau (Số liệu tháng 5/2013):
Tên bộ phận Bộ phận US Bộ phận Japan Tên loại đội/
nhóm Số nhómtrọn gói DedicatedSố nhóm Số nhómtrọn gói DedicatedSố nhóm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng nhóm 1 6 1 8
Số lượng người 14 35 18 60
Số lượng dự án 3 13 4 22
Bảng 3.4. Cấu trúc các nhóm làm việc tại công ty SETA:CINQ
Ở mỗi bộ phận (US hoặc JP) đều có một nhóm lớn đảm nhiệm thực hiện các dự án trọn gói (còn gọi là các nhóm Fixbid). Nhóm này có hai vai trò chính:
- Phân bố và quản lý nhân lực thực hiện các dự án trọn gói của công ty.
- Là nguồn đào tạo, cung cấp bổ sung nhân lực cho các nhóm Dedicated khi cần thiết. Thường là khi một số dự án trọn gói đã thự hiện xong, lúc đó nhân lực của các nhóm này đang trong trạng thái chờ đợi dự án mới, thì nếu các nhóm Dedicated có nhu cầu nhân sự, thì có thể cung cấp được các nhân sự này. Khi cung cấp nhân sự sang các nhóm Dedicated, thì lúc đó lại có kế hoạch tuyển dụng các thành viên mới để chuẩn bị cho các dự án trọn gói tiếp theo.
Nhóm QA (kiểm tra chất lượng) là các nhóm chung tại mỗi bộ phận, tùy theo yêu cầu của các dự án mà sẽ phân bố nhân lực của nhóm này cho các nhóm phát triển ở trên.
3.2.3. Cách thức tổng quát thực hiện quá trình sản xuất ở công ty SETA
Hình 3.7. Quá trình sản xuất chung tại công ty SETA:CINQ (Project ‘s Operation Process)
(Nguồn: Website của Công ty: http://www.seta-international.com/)
Bước 1 (Step 1): đây là bước điều tra yêu cầu của khách hàng. Dưới các hình
thức như tiếp xúc trao đổi trực tiếp, họp trực tuyến với khách hàng, nhằm thu thập các thông tin, mong muốn, điều kiện của khách hàng. Bước này ban đầu thường do các đại diện của SETA tại chi nhánh của SETA ở nước ngoài (Nhật, Mỹ, Châu Âu) thực hiện. Họ tiếp xúc với khách hàng và tìm hiểu nhu cầu của họ. Đôi khi khách hàng cũng đưa ra các yêu cầu, dự định dưới dạng khái lược, từ đó phía SETA có
nhiệm vụ tìm hiểu chi tiết các yêu cầu đó. Qua bước tìm hiểu ban đầu, phía SETA Việt Nam cũng sẽ tham gia trực tiếp vào quá trình tìm hiểu yêu cầu từ phía khách hàng. Khách hàng có thể đến SETA tại Hà nội để trao đổi trực tiếp, hoặc tổ chức các buổi họp trực tuyến (online), để trao đổi làm rõ các yêu cầu. Nội dung làm rõ yêu cầu thường là các nội dung dưới đây:
- Nội dung công việc mong muốn làm là gì? Khái quát về hệ thống: thực hiện trên môi trường nào (Ứng dụng Web, ứng dụng trên máy tính để bàn, ứng dụng trên các điện thoại thông minh, máy tính bảng…), dùng công cụ phát triển gì, …
- Thời gian dự định thực hiện công việc trong bao lâu?
- Khối lượng công việc dự định là thế nào? Cần bao nhiêu nguồn lực (nhân viên phát triển, kiểm tra chất lượng)? Cơ cấu, cơ chế tổ chức công việc như thế nào (ai là quản lý chính phía khách hàng, ai sẽ là quản lý chính phía SETA (BSE - kỹ sư cầu nối))…
- Cách thức thực hiện công việc thế nào: ví dụ như xuất hàng theo giai đoạn, xuất hàng trọn gói một lần? Công cụ hỗ trợ quản lý dự án là những công cụ gì?...
- Sản phẩm khi xuất hàng cho khách hàng sẽ bao gồm những gì?
Bước 2 (Step 2): Từ những kết quả thu thập được từ khách hàng, xây dựng,
tổng hợp thành các văn bản về yêu cầu người dùng. Các tài liệu này sẽ được xác nhận với khách hàng. Khi khách hàng xác nhận các hạng mục là chính xác và đầy đủ thì phía SETA mới có những hình dung một cách đầy đủ về nội dung công việc, từ đó bắt đầu lên kế hoạch chuẩn bị về sắp xếp nhân sự, tổ chức công việc cụ thể như thế nào:
- Quyết định sắp xếp, giao công việc cho ai (Kỹ sư cầu nối, các thành viên phát triển, kiểm định chất lượng)
- Phân bổ thời gian thực hiện với các dự án khác như thế nào
- Thực hiện họp, trao đổi, thuyết minh nội dung công việc, đặc điểm dự án cho các thành viên của dự án
- Thực hiện phân công công việc dựa trên các hạng mục công việc thu thập được từ khách hàng (phân công cho ai, trong thời gian bao lâu, yêu cầu về chất lượng như thế nào)
kết quả của các công việc
- Các thành viên bắt đầu bắt tay vào thực hiện công việc
Bước 3 (Step 3): Thiết kế hệ thống. Từ các tổng hợp về yêu cầu của khách
hàng, người dùng, xây dựng các tài liệu thiết kế cơ bản, thiết kế chi tiết về hệ thống cần xây dựng để đáp ứng được các yêu cầu, mong muốn ấy.
Hiện tại với các công ty gia công phần mềm, bước thiết kế thường do trực tiếp khách hàng đảm nhiệm. Phía công ty thực hiện gia công chỉ thực hiện theo thiết kế, có thể nếu có thì chỉ bước thiết kế chi tiết, tức là thiết kế các hạng mục ở bước thấp nhất, khi người phát triển bắt tay vào thực hiện viết code (mã nguồn) cho chương trình. Ở SETA:CINQ, hiện tại tình trạng cũng như thế. Chi tiết mô tả sẽ được phân tích ở phần “Hoạt động tìm hiểu yêu cầu của dự án, tài liệu thiết kế của sản phẩm” (3.2.4.2.1.). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 4 (Step 4): Thực hiện xây dựng hệ thống. Dựa trên các tài liệu thiết kế
đã xây dựng được, thực hiện xây dựng, lập trình các chức năng tương ứng. Dựa trên các điều kiện đưa ra, trong bước này, ngoài việc cung cấp sản phẩm phần mềm, còn có thể phải cung cấp cả các hạng mục liên quan như thiết bị, tài liệu đi kèm. Việc thực hiện ở bước này do các đội phát triển (DEV Teams) thực hiện.
Từ các hạng mục công việc cũng như tài liệu thiết kế, các kỹ sư cầu nối (BrSE) sẽ thực hiện phân công công việc cụ thể đến từng thành viên đội phát triển. Họ sẽ bắt tay vào viết code (mã nguồn) cho sản phẩm. Trong quá trình thực hiện, người nhân viên phát triển có nhiệm vụ phải thực hiện xây dựng chức năng mà mình đảm nhiệm theo đúng tài liệu thiết kế có mô tả. Họ cũng phải có trách nhiệm thực hiện kiểm tra sản phẩm của mình để đảm bảo đầu ra là theo đúng thiết kế, có ít lỗi nhất. Bước này gọi là bước Test chức năng/ Test đơn vị (Functional Test/ Unit Test). Trong quá trình thực hiện, nếu có bất kỳ vấn đề gì về kỹ thuật hoặc không hiểu về tài liệu, người nhân viên phải liên lạc với BSE để có được sự hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Sản phẩm đầu ra của bước này, sẽ được triển khai và bàn giao cho nhóm QA (kiểm định chất lượng) để thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Bước 5 (Step 5): Kiểm định chất lượng phần mềm (Software Testing). Đây là
bước kiểm tra lại toàn bộ hoạt động của phần mềm dựa trên các tài liệu thiết kế đã tạo ra ở bước 3. Việc thực hiện kiểm tra chất lượng phần mềm do Đội QA (Quality
Assurance) đảm nhiệm. Trong quá trình kiểm tra, sẽ thực hiện báo cáo lại các lỗi mắc phải của phần mềm để cho đội phát triển (DEV) thực hiện sửa lỗi. Sau khi sửa lỗi lại tiến hành thực hiện kiểm tra xác nhận lại để đảm bảo rằng lỗi đã được sửa. Trong quá trình thực hiện các bước 3, 4 và 5, luôn luôn thường xuyên giữ liên hệ với khách hàng để xác nhận và làm rõ các vấn đề chưa rõ hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện. Từ đó cùng với khách hàng đi đến những quyết định cuối cùng đối với sản phẩm mà phía SETA cần xây dựng. Chi tiết về bước kiểm định chất lượng phần mềm, sẽ được phân tích ở phần “Hoạt động kiểm định chất lượng sản phẩm” (3.2.6.2).
Bước 6 (Step 6): Đóng gói, xuất hàng cho khách hàng. Toàn bộ các kết quả đã
thực hiện được, bao gồm tài liệu (tài liệu thiết kế, tài liệu kiểm tra chất lượng…), phần mềm (bản chạy được cùng với mã nguồn của sản phẩm)… sẽ được đóng gói và xuất hàng đến khách hàng. Tùy theo yêu cầu của khách hàng, sau khi bên khách