SETA:CINQ VIỆT NAM 4.1 Các cơ hội và thách thức trong giai đoạn mớ
4.3.1.Các giải pháp với công tác lập kế hoạch
4.3.1.1. Cải tiến cách thức thu thập thông tin với khách hàng
Để việc lập kế hoạch các dự án được đầy đủ, chi tiết và chính xác, thì việc lấy được thông tin từ khách hàng chiếm một vai trò chủ đạo.
- Cần có sự trao đổi thường xuyên với khách hàng để chủ động trong việc lập kế hoạch cho các dự án. Hiện tại trước mỗi dự án các khách hàng thường cung cấp một số thông tin về dự án, tuy nhiên các thông tin này thường không đủ, mới nằm trong dạng dự định là nhiều. Chỉ khi gần đến sát bên phía khách hàng mới cung cấp các thông tin đầy đủ về yêu cầu đối với dự án. Vì vậy phía SETA khó chủ động trong việc chuẩn bị, tổ chức nhân sự, điều động nhân sự, lên kế hoạch dự án.
- Việc lập dự án tại SETA cũng cần gắn chặt với kế hoạch của khách hàng. Cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để nắm bắt nội dung kế hoạch, các vấn đề thay đổi của kế hoạch của khách hàng để có những xử lý, thay đổi kịp thời.
- Xây dựng các kênh liên lạc cụ thể với khách hàng tại từng cấp quản lý, với hình thức liên lạc, nội dung liên lạc, quản lý các thông tin trao đổi được quy định một cách cụ thể, nhằm tránh việc thất thoát, sai lệch, xung đột về thông tin.
4.3.1.2. Áp dụng công cụ trong công tác lập kế hoạch
- Hiện tại việc lập kế hoạch các dự án tại công ty cũng đã áp dụng phương pháp sơ đồ Gantt với công cụ Microsoft Project. Tuy nhiên việc sử dụng còn mang tính đơn giản, chưa tối ưu, phát huy hết vai trò, thế mạnh của công cụ. Cần có đào tạo, hướng dẫn cụ thể để các nhân viên quản lý có thể sử dụng thành thạo công cụ này.
- Ngoài sơ đồ Gantt, sơ đồ PERT cũng là một công cụ rất mạnh trong công tác lập kế hoạch. Đặc biệt là với các dự án lớn, số lượng công việc nhiều. Các cấp quản lý trong công ty cũng cần nghiên cứu để áp dụng công cụ này trong việc lập kế hoạch, nhất là lập kế hoạch năm, hay lập kế hoạch cho các dự án lớn.
- Ngoài ra khi sử dụng các công cụ, với việc ước lượng công số trong từng dự 73
án (ước lượng công số, thời gian làm việc đối với từng công việc cụ thể), các BSE/PM cần chú ý có thêm các khoảng thời gian dự trù (buffer) đề phòng. Việc này nhằm tránh được các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.