Họ tên lái xe: Nguyễn Văn Toán
Phương tiện vận chuyển: Xe tải SK 3223 - 30V7996
STT Mã VT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (hàng hoá) Đơn vị Số lượng
1 100002 Diezen lít 190
2 100003 Dầu nhớt Castrol Magnatec lít 6
Ngày 06 tháng 10 năm 2014 Lái xe
(Ký, họ tên)
Nhân viên cửa hàng xăng
(Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Phiếu báo này phải có đầy đủ chữ ký của lái xe và nhân viên cửa hàng xăng - dầu để lái xe mang về nộp lại cho kế toán công ty.
Dựa vào số liệu đã ghi trên phiếu, kế toán công ty lập Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng.
34
Bảng 2.2. Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tháng 10/2014 BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2014 STT Ngày tháng Đơn vị Dầu Diezen (100002) Dầu nhớt (100003) Lái xe ký 1 6/10/2014 lít 190 6 … 2 8/10/2014 lít 190 0 3 9/10/2014 lít 300 9 4 10/10/2014 lít 146 0 5 11/10/2014 lít 190 3 … … … … 27 27/10/2014 lít 146 7 28 28/10/2014 lít 146 0 29 29/10/2014 lít 190 4,5 30 30/10/2014 lít 190 0 Tổng cộng 4.382 34,4
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tương tự như vậy, sau mỗi lần lái xe nhập nhiên liệu để sử dụng và mang phiếu báo về, kế toán công ty tiến hành làm theo trình tự nêu trên.
Cuối tháng, cửa hàng xăng dầu lập Biên bản đối chiếu công nợ và xuất hoá đơn GTGT tổng hợp tất cả các lần nhập nhiên liệu của các lái xe gửi cho kế toán công ty. Kế toán đối chiếu số liệu ở bảng theo dõi tình hình nguyên vật liệu với số liệu trên hoá đơn GTGT, đồng thời đối chiếu đơn giá trên hoá đơn với Hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Nếu số liệu khớp nhau, kế toán sẽ lấy hoá đơn GTGT làm căn cứ kê khai thuế GTGT đầu vào.
Kế toán sử dụng Biên bản đối chiếu công nợ được đại diện hai bên ký xác nhận làm căn cứ thanh toán số tiền mua nguyên vật liệu trong tháng với nhà cung cấp vào ngày cuối tháng.