Biên
2.3.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí quan trọng và chiếm tỉ trọng đáng kể khoảng 25-30% tổng chi phí vận tải. Để mỗi ô tô cung cấp dịch vụ vận chuyển, công ty cần sử dụng loại nguyên vật liệu đặc trưng nhất cho ngành vận tải và hiện nay, chưa có loại nguyên liệu nào thay thế được cho xăng, dầu. Chính vì tầm quan trọng của nhiên liệu trong quá trình hoạt động vận tải nên công tác kế toán của công ty rất chú trọng khâu theo dõi nhiên liệu xuất dùng nhằm đảm bảo sự chuẩn xác về số lượng nhiên liệu tiêu hao, tiết kiệm tối đa nhất hao phí nhiên liệu sử dụng.
Tài khoản và chứng từ sử dụng
Phòng kế toán tổ chức kế toán chi phí này thành các khoản mục sau: chi phí dầu diezen, chi phí dầu nhớt. Do công ty hạch toán theo quyết định 48/QĐ-BTC nên kế toán công ty sử dụng TK 154 – Chi phí SXKD dở dang để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng, TK này được chi tiết thành TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Ngoài ra, kế toán công ty còn sử dụng TK 331 – Phải trả người bán được chi tiết cho từng nhà cung cấp theo mã số; TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
Các chứng từ được sử dụng: Hợp đồng mua bán xăng dầu; Phiếu báo sử dụng xăng dầu của lái xe; Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tháng 10/2014; Biên bản đối chiếu công nợ; Hoá đơn GTGT của cửa hàng xăng, dầu; Uỷ nhiệm chi; Giấy báo nợ.
Phương pháp kế toán
2.3.3.1.1. Chi phí dầu diezen
Dựa vào mức tiêu hao nhiên liệu trung bình, tính năng kỹ thuật (loại xe chạy xăng hay dầu), dung tích, chất lượng phương tiện, kết quả khảo sát nhiên liệu tiêu hao thực tế của từng loại xe, từng tuyến đường, phòng kỹ thuật tiến hành lập kế hoạch định mức khoán nhiên liệu theo tiêu thức: Số lít nhiên liệu tiêu hao/ cự ly 100 km lăn bánh.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại xe mà công ty xác định mức nhiên liệu tiêu hao cho mỗi xe. Thông thường, nhiên liệu tiêu hao trung bình đối với một xe chạy dầu với đường tốt là 40 lít/100 km và 60 lít/100 km với đường xấu.
Đặc điểm nổi bật về tình hình nguyên vật liệu của công ty là công ty không sử dụng kho để lưu trữ vì thế không phải hạch toán kho cũng như không phải sử dụng
32
đều được xác định dựa trên hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào mà nhà cung cấp gửi vào ngày cuối tháng. Giá của nguyên liệu xuất dùng trong tháng được tính theo giá trên Hợp đồng mua bán xăng – dầu đã ký với nhà cung cấp.
Cách thức xuất nhiên liệu được thực hiện như sau:
Vào đầu mỗi tháng, công ty ký Hợp đồng mua bán xăng dầu1 với nhà cung cấp, trong hợp đồng nêu rõ địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, giá hàng hoá…
Dựa vào hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, công ty sử dụng phương thức xuất thẳng nhiên liệu từ nhà cung cấp vào sản xuất, tức là, muốn có được nhiên liệu sử dụng vào hoạt động vận tải, các lái xe phải đến nơi nhận cung cấp cho công ty để nhập nhiên liệu. Hoạt động vận tải hàng hoá của công ty trong tháng 10/2014 thực hiện chủ yếu ở nội thành Hà Nội với cung đường ngắn nên công ty không ứng trước tiền mua nguyên vật liệu cho lái xe.
Lái xe mang Phiếu báo sử dụng xăng – dầu theo mẫu quy định của công ty đến cửa hàng xăng dầu nhập nhiên liệu, sau đó, nhân viên cửa hàng xăng dầu sẽ ký xác nhận vào phiếu trên để lái xe mang về cho kế toán công ty. Đây là căn cứ để kế toán công ty lập Bảng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng.
Cuối tháng, cửa hàng xăng dầu sẽ đối chiếu số liệu ở sổ theo dõi xuất dầu của cửa hàng, xuất hoá đơn GTGT gửi cho kế toán công ty. Sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán kê khai thuế GTGT đầu vào và viết uỷ nhiệm chi chuyển trả tiền cho nhà cung cấp.
Ví dụ:
Vào đầu tháng, công ty tiến hành ký Hợp đồng mua bán xăng dầu với nhà cung cấp.
Ngày 6/10/2014, bộ phận vận chuyển nhận đơn hàng vận chuyển hàng đến khu đô thị Sài Đồng. Theo như quy định của công ty, lái xe phải đến địa điểm cung cấp nguyên liệu cho công ty để nhập nhiên liệu.
Lái xe viết Phiếu báo sử dụng xăng – dầu theo mẫu quy định của công ty mang đến cửa hàng xăng dầu.
Bảng 2.1. Phiếu báo sử dụng xăng – dầu của lái xe
Công ty TNHH khai thác vận tải Long Biên
Địa chỉ: Số 8, lô 9, tổ 23, phố Trạm, phường Long Biên, quận Long Biên, Hà Nội