khẩu tại công ty CP Logistics Vinalink Hà nội
Nâng cao hiệu quả của từng bộ phận trong công ty và phối hợp một cách hài hòa hoạt động của phòng logistics với các bộ phận khác của công ty.
Phòng kế hoạch phải thường xuyên hoạch định những kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận đồng thời kiểm soát con đường thực hiện chúng.
Các bộ phận như: bộ phân Sale & Marketing, bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận, bộ phận dịch vụ khách hàng cần phải phối hợp một cách nhanh nhạy nhất, cũng như đem lại hiệu quả cao nhất. Tránh những sai xót không đáng có, dẫn đến tổn thất đến thời gian cũng như là chi phí,và nhất là làm mất lòng tin ở khách hàng với Công ty.
• Bộ phận Sale & Marketing
+ Tổ chức việc thu thập thông tin một cách khoa học để khai thác hiệu quả, phù hợp với khả năng của mình. Thu thập thông tin về khách hàng như: những khách hàng nào có khả năng đi bằng đường biển, sản lượng hàng tháng là bao nhiêu, đang đi cho những hãng giao nhận nào để có đối sách thích hợp, khai thác nguồn hàng cho thời gian tới
+ Lên hồ sơ khách hàng cụ thể bằng việc phân loại khách hàng tiềm năng, khách hàng đang theo dõi, khách hàng đã sử dụng dịch vụ nhưng đến nay thì không.
+ Thiết lập các bước nên theo để nâng cao chất lượng, loại bỏ sai sót như: - Thu thập thông tin
- Xử lý thông tin: Phân tích thị trường, lược bỏ những thông tin không cần thiết, quan trọng cho công việc.
- Duy trì quan hệ: Luôn luôn tạo cho khách hàng những ấn tượng tốt đẹp về chất lượng dịch vụ cao cũng như uy tín của công ty ngay cả khi học chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Quan hệ với khách hàng dựa trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi.
• Bộ phận giao nhận
+ Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các nhân viên bộ phận Marketing để thực hiện chính xác nhu cầu của khách hàng hay những yêu cầu đặt ra với hàng.
+ Nhanh nhẹn cẩn thận khi giao nhận hàng hóa.
+ Cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan có trách nhiệm để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn,đồng thời cũng tránh được tình trạng làm hư hỏng hàng hóa.
• Bộ phận chứng từ
+ Khi làm giấy tờ, chứng từ có liên quan thì cẩn thận, nhanh chóng để tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
+ Để có đầy đủ thông tin làm chứng từ cần chủ động trong liên lạc với khách hàng và bộ phận khác.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng
+ Giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Phải phối hợp với các bộ phận khác một các chặt chẽ, để sao cho có thể cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.
Nâng cao chất lượng cán bộ nhân viên giao nhận
Đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, yếu tố con nguời là một vấn đề cấp thiết với các doanh nghiệp dịch vụ. Vì trong dịch vụ cần nhất là yếu tố sang tạo. Điều đó giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt với các hãng có cung cấp cùng dịch vụ. Mà yếu tố sang tạo thì ở con người là năng động nhất.
+ Về tuyển dụng: Công ty có thể cử người chuyên trách về việc thăm lo, hỗ trợ cho các trường về vật chất, tổ chức các cuộc gặp gỡ giữa sinh viên và doanh nghiệp mình. Giới thiệu, quảng bá về hình ảnh doanh nghiệp mình để tạo ấn tượng tốt trong nhà trường và sinh viên của trường đó. Tìm chọn sinh viên ưu tú phù hợp với doanh nghiệp mình trong số những sinh viên sắp tốt nghiệp thông qua các cuộc phỏng vấn, các bài test,tình huống…
+ Đào tạo: Đối với cán bộ mới, cần phải thường xuyên hướng dẫn, giải thích, giúp đỡ họ nắm bắt, hiểu biết được những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ ngoại thương ( kỹ thuật giao dịch ngoại thương, quy ước thanh toán quốc tế, thuế XNK, thủ tục khai báo hải quan, kiểm định hàng hóa….) Tạo điều kiện cho các cán bộ mới có khả năng làm việc độc lập. Cho các cán bộ đi học lớp nghiệp vụ ngoại thương ngắn ngày. Mời các chuyên gia về giảng dạy trong doanh nghiệp, cử các bộ chuyên trách tham gia các khóa học dài hạn và ngắn hạn của các hiệp hội và tổ chức.
+ Về đãi ngộ: Bên cạnh những đãi ngộ tài chính cho nhân viên như lương thưởng cho những nhân viên giành được thành tích cao trong công việc, đãi ngộ phi tài chính như tạo môi trường làm việc thân thiện, quan tâm chăm sóc tận tình đến nhân viên của mình, luôn luôn khuyến khích nhân viên phát huy hết năng lực, sáng tạo nhưng đồng thời cũng tạo nên sự ganh đua trong môi trường làm việc để nhân viên nỗ lực làm tốt công việc của mình.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng công ty theo hướng chuyên nghiệp và hiện đại hóa
+ Lập kế hoạch dài hạn cho việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin, tiến tới hiện đại hóa trong doanh nghiệp. Nâng cấp những trang thiết bị còn sử dụng được, hệ thống máy móc thiết bị văn phòng cũng cần được bảo hành, thay mới để tránh chậm trễ, ảnh hưởng đến công việc của các nhân viên. Nhập khẩu, trang bị thêm những thiết bị hiện đại để phục vụ trao đổi thông tin nội bộ cũng như cập nhật được thông tin bên ngoài phục vụ cho việc tìm hiểu, nghiên cứ thị trường, đối tác, khách hàng.
+ Hệ thống kho hàng cũng cần được mở rộng và nâng cấp hơn, có dụng cụ chuyên dụng để xếp hàng, chia hàng phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.
+ Tiến hành lắp đặt hệ thống thông tin đồng bộ hiện đại trong doanh nghiệp. Mở các lớp bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên.
Xây dựng hệ thống đo lường quản trị rủi ro
Rủi ro là những tai nạn, tai họa, sự cố xảy ra mang tính chất bất ngờ, ngẫu nhiên mà con người không thể lường trước đươc, là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh, quản trị rủi ro được xem như là một chức năng nhằm thỏa mãn yêu cầu tuân thủ pháp chế và kiểm soát nội bộ. Quản trị rủi ro tốt chính là một lợi thế cạnh tranh và là một công cụ tạo ra giá trị, cũng góp phần tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Vậy để vượt quản lý rủi ro cũ gắn với tuân thủ để đi tới quản trị rủi ro mới nhằm tạo ra giá trị, công ty cần phải xây dựng một quy trình quản trị rủi ro hoàn chỉnh, cụ thể là phải có bộ phận chuyên trách về quản trị rủi ro.
Nhằm đảm bảo sự ra đời và hoạt động có hiệu quả về bộ phận chuyên về quản trị rủi ro, công ty cần phải thực hiện theo một quy trình nghiên cứu thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh quốc tế như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Dự đoán, xác định các rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong tương lai gần đối với các quy trình kinh doanh trong công ty để dự kiến mô hình, quy mô của bộ phận quản trị rủi ro sao cho phù hớp với từng quy trình.
+ Căn cứ vào mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của quản trị rủi ro để hình thành bộ phận quản trị rủi ro. Đồng thời phải đam Bảo nguyên tắc hiệu quả hoạt động.
+ Cần so sánh giữa chi phí thực tế cho bộ phận quản trị rủi ro cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với lợi ích thu được mà nó mang lại khi thực hiện hoạt động quản trị.
+ Lựa chọn nhân sự phụ trách quản trị rủi ro phải được tuyển chọn khách quan và có năng lực thực sự, từ đó bố trí công việc phù hợp với năng lực và phảm chất của từng người.