Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

3.2Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP LogisticsVinalink Hà

3.2.2Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực Logistics, Vinalink có tốc tộ tăng trưởng về doanh thu khá cao, tuy mấy năm gần đây

Đơn vị : Triệu VNĐ

Năm 2011 2012 2013 2014

Doanh Thu 105,154 117,439 252,914 397,903

Lợi nhuận 6,045 6,182 11,349 19,793

( Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalink Hà Nội năm 2011-2014)

Nhận xét: Qua bốn năm từ năm 2011 tới năm 2014 cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty vinalink chi nhánh Hà Nội đạt kết quả tốt. Doanh thu và lợi nhuận đều tăng qua các năm. Doanh thu năm 2011 là 105,154 triệu đồng đã tăng lên 117,439 triệu đồng, và tới năm 2013 con số này là 252,914 triệu đồng và lên tới 397,903 triệu đồng. Mức doanh thu tăng rất nhanh qua các năm, năm 2012 doanh thu bằng 111.68% so với năm 2011 nhưng tới năm 2013 đã bằng 215.36% so với năm 2011, một con số tăng ấn tượng trong khi nền kinh tế Việt Nam đang trên đà hồi phục sau khủng hoảng kinh tế 2008.

Doanh thu tăng tương ứng với lợi nhuận tăng, năm 2011 lợi nhuận sau thuế của công ty là 6,045 triệu đồng, tăng lên 6,182 triệu vào năm 2012 và tới năm 2013 đã tăng gần gấp hai lên 11,349 triệu đồng , năm 2014 tăng tới 19,739 triệu đồng.

Để có được sự tăng trưởng như vậy là do chính sách đầu tư phát triển hợp lý của ban giám đốc, công ty lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp với nền kinh tế trong từng giai đoạn. Đồng thời cũng là sự nỗ lực không ngừng của các nhân viên trong công ty luôn đặt lợi ích của công ty lên trên , tìm kiếm được nhiều nguồn khách hàng làm cho lượng khách của công ty không bị suy giảm theo nền kinh tế mà còn có nhiều khách hàng tiềm năng hơn tạo ra doanh thu lớn cho công ty .

Mặc dù doanh thu của công ty cao nhưng tỷ suất lợi nhuận của công ty thấp, năm 2011 doanh thu là 105,154 triệu nhưng lợi nhuận chỉ đạt 6,045 triệu đồng chỉ bằng 5.75%. Tới năm 2013 khi doanh thu tăng nhanh đạt 252,914 triệu , lợi nhuận đạt 11,349 triệu chỉ bằng 4.49% doanh thu. Và tính trung bình trong 4 năm từ năm 2011 tới năm 2014 tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu chỉ đạt 4-5%, đây là một con số khiêm tốn. Nguyên nhân xuất phát từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các hoạt động vẩn chuyển và lưu kho hàng hóa có giá trị lớn,nhưng chi phi cho các hoạt động đó cũng lớn tương ứng khi công ty phải đầu tư cho trang thiết bị lớn như tàu, nhà kho, xưởng, thuê máy bay. Các chi phí vận hành, bảo dưởng bảo trì hàng năm đã khiến lợi nhuận của công ty giảm xuống.

3.3Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CP Logistics Vinalink Hà nội giai đoạn từ năm 2011- 2014

 Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Các nhân viên trong phòng Sale & Marketting của công ty sẽ gửi fax,mail hoặc điện chào hàng đến các công ty Xuất Nhập Khẩu dựa theo chính sách mà công ty đã tìm hiểu được trước đó hoặc trên quyển Trang Vàng để tìm kiếm khách hàng, xem khách hàng nào có nhu cầu về dịch vụ khai báo hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hay không cũng như xem khách hàng nào đang cần thuê kho bãi,nhà xưởng, đồng thời cũng chào giá cước và cung cấp lịch tàu chạy cho khách hàng. Sau đó nếu đồng ý với các điều khoản cũng như giá cước mà công ty đưa ra, khách hàng sẽ ký hợp đồng. Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng dịch vụ sẽ gửi yêu cầu đặt Booking note đến cho công ty, bình thường thông qua điện thoại, email, fax.

Có thể lấy một minh họa điển hình cho việc nhận yêu cầu từ khách hàng đó là: Công ty CP Hà Yến, một khách hàng quen thuộc của Vinalink. Khi có nhu cầu xuất hàng, bên Hà Yến sẽ liên lạc với nhân viên sale của Vinalink để yêu cầu sử dụng dịch vụ của công ty và cung cấp các thông tin cụ thể như sau:

- Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng và số lượng của khách hàng mà Vinalink sẽ tư

vấn cho khách hàng loại container phù hợp. Công ty CP Hà Yến là công ty chuyên cung cấp các loại bếp công nghiệp, sản xuất và gia công các loại sản phẩm inox,và nhiều mặt hàng khác….Cụ thể lần này công ty tiến hành xuất: Gía làm bằng inox ( 362x532x1673mm), Cụm khung giá đỡ bằng inox (486x836x247mm), Gía làm bằng inox (567x652x1704mm), Cụm khung đỡ bằng inox (716x970x289mm), cốt bánh xe của giá làm bằng inox (76x50x50mm). Container phù hợp dùng cho loại mặt hàng này là các container khô 20’DC hoặc 40’DC tùy thuộc vào số lượng cũng như khối lượng mặt hàng.

- Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng

cách càng gần, thời gian vận chuyển ngắn thì chi phí sẽ thấp và ngược lại. Với lô hàng của Hải Yến sẽ có: Cảng đi (POL): Hải Phòng

Cảng đến (POD): NAGORA-OITA ( Nhật Bản)

- Hãng tàu: Công ty CP Logistics Vinalink Hà nội liên kết với nhiều hãng tàu lớn hàng đầu trên thế giới. Hiện nay các đại lý của công ty được phủ rộng trên khắp các quốc

gia trên thế giới đó là một lợi thế hơn so với các công ty giao nhận vận chuyển khác trong nước. Tùy theo nhu cầu của khách hàng mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín giá cước phù hợp, đảm bảo.

Khi đó khách hàng sẽ đưa cho nhân viên của công ty một thời gian dự kiến xuất hàng, từ đó nhân viên công ty sẽ tìm một lịch trình thích hợp. Xét một lô hàng cụ thể của Công ty CP Hải Yến, Công ty đã sử dụng dịch vụ của bên SITC . Phương tiện vận chuyển dự kiến: Mare For 25N với ngày hàng đi dự kiến: 11/02/2015

Ta nhận thấy trong bước 1 (Nhận yêu cầu từ khách hàng ) do bộ phận Sale & Marketting đảm nhiệm, trước hết bộ phận đã xác định được rõ nhiệm vụ của mình là cần làm gì đối với khách hàng, tư vấn được các dịch vụ của công ty và yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin liên quan đến mặt hàng xuất khẩu như: loại hàng, cảng đi, cảng đến, ngày vận chuyển dự kiến… để phục vụ cho việc làm Booking note. Và Vinalink phải phải chịu sức ép từ chi phí để thu hút được khách hàng.

Bước 2: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và chứng từ hải quan hàng xuất

 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu. Bước này công ty không phải làm mà người xuất khẩu làm.

 Chuẩn bị chứng từ hải quan hàng xuất

Nhân viên của Vinalink cần chuẩn bị những bộ chứng từ sau:

+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan sẽ lưu)

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa ( Purchease contract): 1 bản chính + Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính

+ Phiếu đóng gói ( packing list): 1 bản chính

+ Giấy phép đăng kí kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

Ngoài ra còn có giấy tờ khác, tùy vào từng trường hợp như:

-Giấy phép xuất khẩu- Export Licence (Tùy theo từng đối tượng mặt hàng xuất khẩu và theo quy chế điều hành xuất nhập khẩu trong từng giai đoạn cụ thể để áp dụng).

-Định mức ( bên khách hàng cung cấp). Đinh mức ở đây thường áp dụng cho những mặt hàng như: Xuất gia công, Sản xuất- Xuất khẩu.

Nhân viên của Vinalink sẽ dựa trên Hợp đồng, Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói để từ đó có những thông tin cần thiết về lô hàng. Có thể nhận thấy ở đây là nhân viên Vinalink phải chuẩn bị khá là nhiều những chứng từ liên quan đến hàng nên có thể sẽ có những sơ sót, nhầm lẫn và do chuẩn bị nhiều giấy tờ chứng từ nên nhiều khi không thể tránh khỏi việc mất thời gian.

Với lô hàng của Công ty CP Hải Yến là lô hàng xuất đi Nhật, từ đầu tháng 03/2014 tất cả hàng hóa nhập khẩu vào Nhật đều phải bắt buộc khai báo chuẩn AFR ( Japan Advance Filing Rules) được thực hiện trước khi hàng tại cảng 2 ngày ( 48h) là phải được truyền thành công.

Sau đây là bảng giá dịch vụ khai báo chuẩn AFR ( Japan Advance Filing Rules) của Vinalink- Áp dụng từ ngày 26/02/2014

Bảng 3.5. Bảng giá dịch vụ khai báo chuẩn AFR

Diễn giải số lượng HBL/tháng Phí đăng ký lần đầu (**) Phí hỗ trợ hằng tháng (**) Phí khai báo theo từng HBL (***) Ghi chú Tối đa 5

HBL/tháng (*) 500.000 Miễn phí 66.000 Nếu vượt quá 5 HBL/tháng thfi thu thêm 200.000đ/tháng + phí khai báo theo từng HBL vượt quá 5 >5HBL và

<= 10HBL 500.000 200.000 66.000 Nếu10HBL/tháng sẽ thu vượt thêm 300.000đ/tháng + phí khai báo theo từng HBL vượt quá 10. >10HBL 500.000 500.000 44.000

>150HBL 500.000 1.000.000 22.000 Ghi chú:

(*) Thanh toán mỗi 06 tháng/lần: 66.000x5x6= 1.980.000 đ. Đinh kỳ hàng thánh sẽ thu các phần vượt mức quy định

(**) Thanh toán 1 lần & phí theo năm gồm: phí đăng ký lần đầu + Phí hỗ trợ hàng tháng x12 tháng

(***) Định kỳ hàng tháng sẽ thu phí khai báo theo tổng số HBL đã khai báo VNACCS -Khai Manifest hộ khách hàng -Điều chỉnh Manifest hộ 220.000 110.000 Sẽ có 1 hợp đồng dịch vụ riêng cho khách hàng thuê dịch vụ này

khách hàng

Ngoài ra một số quốc gia khác cũng yêu cầu phải khai thêm chứng từ cho hàng xuất vào quốc gia đó như: Mỹ thì phải khai thêm AMS(Automatic Manifest System)- Kê khai hải quan tự động, chi phí cho việc khai AMS là khoảng 25 đô la Mỹ cho một vận đơn hàng hải (Ocean B/L), hàng đi Canada khai thêm ACI và đi Trung quốc khai thêm AFS….

Ở bước này ta có thể thấy rõ được việc làm chứng từ hàng xuất đã được công ty vạch rõ ra nhiệm vụ, sắp xếp các chứng từ cần làm một cách tuần tự. Nhưng vẫn có những sai sót do đây là khâu cần chuẩn bị nhiều giấy tờ, với số lượng giấy tờ nhiều như vậy sẽ không thể tránh được một số trường hợp các chứng từ trong cùng một bộ không khớp nhau về nhiều thông tin như: số lượng hàng, điều kiện giao hàng ghi trên vận đơn và hợp đồng không thống nhất, hay khai sai mã HS cho hàng hóa,… Lỗi này thường gặp là do sơ suất của nhân viên làm chứng từ do không để ý chi tiết hết các điều khoản trong khi làm hồ sơ. Chứng từ sai sót làm cho nhân viên giao nhận nhiều lần gặp rắc rối khi làm thủ tục hải quan, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng, làm mất thêm thời gian để sửa lại chứng từ, cũng vì đó mà quá trình nhận hàng mất thêm nhiều thời gian hơn làm kéo dài thời gian nhận hàng, khiến cho khách hàng lo lắng, làm giảm chất lượng dịch vụ. Hoặc có thể là thiếu những giấy tờ với những lô hàng thuộc loại đặc biệt ( như khi hàng xuất sang Nhật phải khai thêm AFR, sang Mỹ khai thêm ACI…).

Bước 3: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh của Vinalink sẽ căn cứ trên Booking repuest của khách hàng và gửi Booking repuest đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking note. Theo luật, là khi hãng tàu gửi Booking note xong, thì công ty giao nhận phải ký và xác nhận lại. Nhưng ở Vinalink thì không có điều đó chỉ cần gửi lại là xong không cần ký và xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngoài ý muốn như: sau khi vận chuyển hàng tới nơi nhận hàng được thông báo là hàng hóa bị mất, sai lệch hoặc có những đặc tính khác biệt với ban đầu thì khách hàng sẽ phản ánh với công

ty giao nhận khi đó bên Vinalink không thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho mình cũng như không thể dựa vào đó để tố cáo hãng tàu đã làm sai.

Sau khi có Booking note của hãng tàu, nhân viên kinh doanh của sẽ làm Booking note theo mẫu của Vinalink và gửi cho khách hàng để cho khách hàng nắm bắt được tình hình sắp xếp hàng và làm thủ tục thông quan. Ngoài ra nhân viên của Vinalink cũng sẽ mang Booking xuống hãng tàu,cảng Hải Phòng để đổi lấy lệnh cấp Container rỗng mang ra ngoài cảng để lấy vỏ Container. Nhân viên của Vinalink sẽ kiểm tra tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn đề gì không bởi vì nếu không kiểm tra kỹ lưỡng thì khi đóng hàng vào đúng chiếc Container bị hỏng rất có thể sẽ bị hãng tàu kiện đòi bồi thường, kiểm tra hoàn thành rồi kéo Container đến địa điểm lấy hàng kẹp chì xong chuyển hàng về cảng.

Mẫu Booking note của Vinalink tương tự như mẫu gửi cho công ty CP Hải Yến bao gồm:

- Số Booking note: HCOF1502107

- Tên tàu: CAIYUNHE 505N

- Cont/seal: NYKU4197134/VN6547090

- Thời gian( closing time): 06/02/2015 11:18:04 AM

- Cảng xếp hàng ( port of lading): HẢI PHÒNG, VIỆT NAM

- Cảng giao hàng ( port of delivery): NAGOYA, AICHI

- Cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)): NAGOYA, AICHI (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Khối lượng hàng hóa (Gross weight) : 3,289.500 KGM

- Loại hàng hóa ( Commodity ): hàng thông thường ( Genaral cargo)

- Các phụ phí khác ( nếu có)

Ở đây Vinalink nhận thấy lô hàng của Công ty CP Hải Yến phù hợp với hãng SITC LINE nên đã thuê hãng tàu này vận chuyển cho lô hàng. Do tàu MARE FOX 025N xảy ra sự cố không mong muốn, nên SITC đã thay thế bằng tàu CAIYUNHE 505N.

Vinalink có một lợi thế lớn là liên kết với nhiều hãng tàu lớn nên việc đặt chỗ diễn ra rất nhanh chóng dễ dàng. Nhưng khi làm Booking note xong và gửi Booking note lại cho hãng tàu, thì công ty giao nhận phải ký và xác nhận lại. Riêng ở Vinalink thì không có điều đó chỉ cần gửi lại là xong không cần ký và xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngoài ý muốn, Vinalink không thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho mình, dẫn đến khi xảy ra tranh chấp về pháp luật gây nên thiệt hại cũng như hậu quả không mong muốn. Việc làm Booking

cũng dẫn đến những sai xót nhỏ như số Booking note bị sai, thời gian cắt máng sai… gây mất thời gian, làm tốn thêm chi phí đồng thời cũng đánh mất niềm tin ở khách hàng. Ngoài ra thực tế của việc kiểm tra vỏ Container rỗng cũng không được nhân viên của Vinalink tiến hành kiểm tra cẩn thận xem tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn đề gì không. Việc không kiểm tra kỹ lưỡng rất có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp với hàng tàu, bị hãng tàu kiện đòi bồi thường vỏ Container.

Bước 4: Thông quan hàng xuất

Ngày trước khi thông quan hàng hóa thì nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ xuất khẩu đến hải quan ở các cửa khẩu để thông quan. Nhưng hiện nay, khi sự phát triển của kỹ thuật- công nghệ ngày một vũ bão việc khai hải quan đã đơn giản đi rất nhiều không cần đến tận các cửa khẩu để thông quan hàng hóa chỉ cần làm tất cả trên máy tính. Nhân viên giao nhận dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như: Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list.

Nhân viên giao nhận sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ ECUS KD” để truyền số liệu trên tờ khai qua mạng. Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử lên ( hiện tại Công ty đang sử dụng phầm mềm khai hải quan điện tử “ECUS 4.0” của công ty Thái Sơn) và nhập đầy đủ, chính xác mọi thông tin lên tờ khai xuất khẩu. Các thông tin: chi cục Hải quan, loại hình xuất khẩu, hình thức vận chuyển, mã nước xuất khẩu, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, đơn vị tính phải chọn theo danh mục do cơ quan hải quan định sẵn. Các thông tin còn lại thì nhập trực tiếp, khi khai xong các thông tin