Hạn chế và nguyên nhân

3.2Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP LogisticsVinalink Hà

3.4.2Hạn chế và nguyên nhân

Không có quy trình nào là hoàn hảo, có thể đáp ứng được nhu cầu của toàn bộ khách hàng, tại Vinalink khi đưa quy trình vào thực tế đã nảy sinh một số hạn chể ở một số bước:

 Trong từng giai đoạn của quy trình

+ Khi nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng.

Với tình hình toàn cầu hóa diễn ra ngày một mạnh mẽ, việc xuất hiện nhiều công ty giao nhận vận tải quốc tế là yếu tố vô cùng cần thiết. Chính vậy đã dẫn đến tình hình cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các công ty giao nhận như hiện nay, để thu hút khách hàng, công ty phải cung cấp mức dịch vụ chất lượng cao với mức giá thấp. Điều này rất khó trong đều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay công ty luôn cần đưa ra một mức giá hợp lý để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình. Vì vậy nếu không xử lý khéo léo công ty rất dễ đánh mất khách hàng.

 Nguyên nhân xuất phát từ sự biến động của thị trường. Ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận vận tải của công ty còn bị nhân tố giá làm cho mất cân đối. Đó chính là giá cước vận tải và các chi phí cho các dịch vụ vận tải đường biển. Bên cạnh đó, giá các loại dịch vụ cũng không ổn định vì chưa có một văn bản chính thức nào của Nhà nước quy định rõ về diều này. Giá cả hầu hết do các công ty tự quy định có căn cứ vào chi phí và mức giá chung trên thị trường. Giá này thay đổi theo từng quý, có khi từng tháng theo từng công ty.

+) Chuẩn bị chứng từ hải quan hàng xuất khẩu

Đây là công việc cần chuẩn bị rất nhiêu giấy tờ, nhưng giấy tờ do công ty chuẩn bị và những giấy tờ khách hàng chuẩn bị. Với số lượng giấy tờ nhiều như vậy sẽ không tránh được những trường hợp nhân viên chuẩn bị thiếu hoặc sai sót số vận đơn, số lượng chủng loại hàng hóa.., đặc biệt là những giấy tờ đặc biệt chỉ xuất hiện tại ít lô hàng ( như đối với hàng xuất đi Nhật phải khai thêm AFR, đi Mỹ khai thêm AMS…). Và với các hợp đồng khác nhau cũng yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau, mỗi loại hợp đồng lại có những yêu cầu riêng về loại giấy cần chuẩn bị. Việc chuẩn bị sai hoặc thiếu giấy tờ khi làm thủ tục hải quan sẽ làm tốn rất nhiều thời gian và phát sinh thêm chi phí. Khi làm việc với cơ quan hải quan chỉ cần có một sai sót nhỏ cũng sẽ bị yêu cầu làm lại và hoàn thiện cho tới khi nào chính xác.

 Nguyên nhân: xuất phát từ cả phía công ty và phía khách hàng

Từ phía công ty : do nhân viên sai sót không kiểm tra kỹ lượng trong quá trình chuẩn bị chứng từ. Một số nhân viên còn trẻ chưa được tiếp xúc với nhiều loại hàng hóa dẫn tới sai làm khi có hàng hóa đặc biệt xuất hiện.

Từ phía khách hàng: do lý do nào đó khách hàng cung cấp thông tin không chính xác về hàng mình cần vận chuyển, khi công ty làm chứng từ với hải quan bị phát hiện và yêu cầu làm lại. Tới đây công ty mới phát hiện được lỗi từ khách hàng, công ty sẽ có văn bản yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chính xác .

+) Khi đặt chỗ ở hãng tàu

Một hạn chế có thể nhìn thấy được ngay, đó là về việc khi làm Booking note xong và gửi Booking note lại cho hãng tàu, thì công ty giao nhận phải ký và xác nhận lại. Riêng ở Vinalink thì không có điều đó chỉ cần gửi lại là xong không cần ký và xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngoài ý muốn, Vinalink không

thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho mình, dẫn đến khi xảy ra tranh chấp về pháp luật gây nên thiệt hại cũng như hậu quả không mong muốn. Ngoài ra thực tế của việc kiểm tra vỏ Container rỗng cũng không được nhân viên của Vinalink tiến hành kiểm tra cẩn thận xem tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn đề gì không. Việc không kiểm tra kỹ lưỡng làm cho khi đóng hàng vào đúng chiếc Container bị hỏng rất có thể sẽ bị hãng tàu kiện đòi bồi thường.

 Nguyên nhân xuất phát từ ý thức làm việc của nhân viên, thái độ làm việc còn chưa cẩn thận, chưa chú tâm vào công việc dẫn đến những sai sót không đáng có. Chính những sai sót này nhỏ này có thể gây ra những thiệt hại lớn cho công ty không chỉ về tiền bạc, mà điều quan trong là đánh mất đi long tin của khách hàng vào công ty

+) Khi thông quan hàng xuất

Hầu như các công ty đều khai hải quan trên phần mềm khai báo điện tử ‘ECUS KD’ để truyền số liệu trên tờ khai trên mạng giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Do phần mềm mới được ứng dụng vào thực tiễn nên vẫn còn xảy ra nhiều sai xót như sai về số vận đơn, mã hợp đồng mã hàng hóa, tính toán thuế….

 Nguyên nhân: Do hệ thống mạng hải quan điện tử hiện chưa kết nối với các tổ chức thương mại, các cơ quan quản lý nhà nước như thuế, kho bạc, ngân hàng... Vì vậy, nhiều khâu vẫn phải thực hiện theo phương pháp thủ công dẫn tới ùn tắc, chậm trễ thời gian giấy tờ do khâu chuyển tiếp bàn giao chứng từ. Hệ thống chưa tích hợp với hệ thống kế toán KT559, Riskman nên thông tin cưỡng chế thuế, thông tin vi phạm không được cập nhật tự động vào hệ thống quản lý rủi ro để phân luồng mà phải thực hiện bằng thủ công.

 Với toàn bộ quy trình nói chung

Xét với toàn bộ quy trình có thể thấy, quy trình còn chịu sự ảnh hưởng của các tác động bên ngoài doanh nghiệp như: Khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm, cơ quan hải quan, bộ phận kho bãi tại cảng, yếu tố thời tiết. Cũng bởi các tác động bên ngoài này mà nhiều khi doanh nghiệp không thể khống chế được những sai xót cũng như những rủi ro có thể xảy ra.

Trong các yếu tố bên ngoài, thủ tục Hải quan tại các cửa khẩu ảnh hưởng đặc biệt quan trọng, theo thống kê tỷ lệ văn bản do Tổng cục Hải quan ban hành chỉ chiếm

khoảng 20% tổng số các văn bản pháp quy mà cơ quan hải quan tại cửa khẩu phải thực hiện. Các văn bản quản lý do các Bộ, ngành như: Chính phủ, bộ tài chính, bộ công thương, thuế, bộ công an… ban hành chiếm tới 80% trong đó có nhiều văn bản chồng chéo hoặc chưa ăn khớp với nhau khiến cho khả năng thực thi thấp. Bên cạnh đó, bộ hồ sơ hải quan hiên nay còn khá nặng nề, nhiều nội dung còn trùng lặp gây khó khăn cho cả doanh nghiệp lẫn các cán bộ hải quan trong thực hiện thủ tục và lưu trữ hồ sơ. Bộ hồ sơ theo quy định hiện hành của Hải quan Viêt Nam còn nhiều hơn 4 giấy tờ theo Công ước Kyoto gồm: chứng thư giám định, bảng kê chi tiết hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai trị giá. Nếu không nắm bắt, hiểu biết được các văn bản pháp luật này thì sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình giao hàng xuất khẩu.

Ngoài ra, vận tải đường biển chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố thời tiết trên biển như bão, lốc xoáy, động đất hay song thần… điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình vận chuyển hàng hóa làm cho thời gian giao hàng bị chậm trễ, hàng hóa bị mất mát, hỏng, sai sót trong chứng từ…

Bên cạnh đó, tuy doanh thu và khối lượng hàng đều tăng qua các năm xong lợi nhuận thu được chưa tương xứng, do chi phí bỏ ra cao. Các chi phí lớn mà công ty bỏ ra có thể kể đến như: tiền lương thưởng cho nhân viên, khấu hao tài sản, máy móc thiết bị, chi phí vận tải, thủ tục hành chính và chi phí tiếp khách.