3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Vinalink Hà Nội
Vinalink Hà Nội Phòng nhập đường biển
Phòng xuất đường biển Phòng xuất hàng không Phòng nhập hàng không Phòng Sale và Marketing
Phòng Logistics Phòng kế toán hành chính Văn phòng Vinalink Nội Bài
Nguồn: trang web công ty Vinalink 3.1.3.2 Chức năng của từng bộ phận
Phòng Xuất - Nhập Đường Biển: có nhiệm vụ
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ Gửi hàng Xuất khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới (LCL/FCL)
- Cung cấp dịch vụ Hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam
- Cung cấp dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho
- Giao nhận hàng với các điều kiện EXW hoặc DDU/DDP. Phòng Xuất – Nhập Đường Hàng không: có nhiệm vụ
- Giao nhận từ kho chủ hàng hoặc sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận với đa dạng các mặt hàng: giày dép, may mặc thời trang, hàng máy móc thiết bị, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng rau quảVận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không
- Làm đại lý cho các công ty chuyển phát nhanh trong và ngoài nước, dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa (chứng từ, hàng mẫu, hàng thương phẩm)
- Giao nhận hàng với các điều kiện EXW hoặc DDU/DDP - Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu
- Cung cấp dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa - Cung cấp dịch vụ đại lý hải quan
- Làm đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới cam kết tại Việt Nam: Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Thais Airways, All NipponAirways, British Airways, China Airlines, CargoLux,…
Phòng Sale và Marketing có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty cũng như quảng bá được hình ảnh và thương hiệu của các loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty tới mọi người rộng hơn nữa. Và có nhiệm vụ đào tạo ra một đội ngũ Sale xuất sắc cho công ty để có thể lúc nào cũng hoàn thành chỉ tiêu của công ty đưa ra.
Phòng Logistics: có nhiệm vụ
- Cung cấp dịch vụ dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ khác : tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, giám định, kiểm kiện cho các công ty xuất nhập khẩu, các nhà máy trên toàn quốc và khách hàng nước ngoài
- Cung cấp dịch vụ đại lý hàng hải trọn gói đối với tàu container định tuyến, bao gồm thủtục và giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, quản lý khai thác dịch vụ container, lưu cước,quản lý vỏ container của hãng tàu
- Cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức - Thực hiện dịch vụ Kho ngoại quan
- Tư vấn về mua bảo hiểm hàng hoá
- Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu với mức phí hợp lý và theo quy định của pháp luật, gia công đồ gỗ, hàng bằng vỏ sò, đồ gia dụng bằng nylon- PVC, hàng dệt may,…
- Vận chuyển, phân phối hàng dự án, triển lãm,…
- Điều hành đội xe vận tải Container và xe vận tải nhẹ cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa bằng đường bộ,…
Phòng Kế Toán – Hành Chính: có nhiệm vụ
- Quản lý các Dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, thuê và cho thuê văn phòng, kinh doanh nhà, đầu tư tài chính
- Quản lý các quá trình tài chính trong Công ty, Quản lý kho, bãi vật tư, tài sản của công ty
- Tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính kế toán và nguồn vốn phục vụ mục đích kinh doanh
- Tính toán hiệu quả kinh tế cho các phương án kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ
- Tham mưu cho ban giám đốc trong công tác quản lý hành chính - Quản lý con dấu, công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng, giám sát việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng TCVN theo hệ thống ISO 9001:2000,…
3.1.3 Nguồn nhân lực của Công ty
Tổng số nhân viên của Tổng công ty là 446 nhân viên. Trong đó chi nhánh Vinalink Hà Nội có 102 nhân viên với cơ cấu như sau:
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động phân theo phòng ban của Công ty CP Vinalink Hà nội
Phòng ban Số lượng Trình độ
Phòng xuất Đường biển 15 Thạc sĩ, ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối ngoại, Kinh tế quốc tế
Phòng nhập Đường biển 14 Thạc sĩ, ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối ngoại,, kinh tế quốc tế
Phòng xuất Hàng không 13 Thạc sĩ , ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối ngoại
Phòng nhập Hàng không 13 ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối ngoại Phòng Sale & Marketing 19 ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối
ngoại , Marketing , QTKD..
Phòng logistics 15 ĐH Chuyên ngành TMQT, Kinh tế đối ngoại , QTKD..
Phòng kế toán – hành
chính 9 ĐH và CĐ Chuyên ngành kế toán- kiểm toán
( Nguồn : Phòng nhân sự )
Có thể thấy chất lượng nguồn nhân lực của công ty là cao, 100 % nhân viên là tốt nghiệp Đại học ,Cao đẳng với đúng ngành nghề trong đó có 3% là Thạc sĩ. Hiện nay công ty đang chú trọng đào tạo nâng cao năng lực của nhân viên đặc biệt cử các nhân viên nghiệp vụ tham dự các khóa huấn luyện ngắn hạn về đại lý giao nhận do VIFFAS, IATA, FIATA, VCCI, …tổ chức. Đồng thời chú trọng công tác đào tạo tại chỗ, đảm bảo công tác đào tạo được thực hiện một cách thường xuyên và sâu sát đến nhu cầu của công việc hàng ngày. Song song với đó công ty cũng đang tiến hành tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm làm việc ở các vị trí phù hợp với trình độ cùng như năng lực
3.1.4 Cơ sở vật chất và khả năng tài chính Cơ sở vật chất
Công ty ngày càng bổ sung và hoàn thiện hệ thống kho bãi trên 14 000 m2 và đầu tư mua sắm 5 xe vận tải thay thế cho số thanh lý và bổ sung phương tiện vận tải, giá trị đầu tư 5 tỷ và nhiều xe container, xe vận tải nhỏ và xe nâng các loại để làm cơ sở tạo nên sự khác biệt. Trang thiết bị văn phòng và hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ tin học bao gồm máy tính,photocopy, máy in laser, điện thoại, máy fax, telex ...luôn đảm bảo được những tính năng tối thiểu của một văn phòng hiện đại, kết nối mạng công ty và với các hãng tàu, đủ khả cung cấp dịch vụ với thời gian làm việc liên tục, thuận lợi và linh động.
Khả năng tài chính
Tình hình tài chính của công ty được thể hiện thông qua các chỉ tiêu: Doanh thu, lợi nhuận, tổng tài sản, tổng nợ phải trả…Các chỉ tiêu này thể hiện được tình hình tài chính ổn định của công ty qua các năm.
Bảng 3.2: Tài chính của công ty Vinalink chi nhánh Hà Nội
Đơn vị: Triệu đồng Danh mục 2012 2013 2014 I Tài sản ngắn hạn 125,612 138,052 149,958 II Tài sản dài hạn 56,968 80,785 89,058 III Tổng cộng tài sản 182,580 218,838 239,017 IV Nợ phải trả 49,716 64,053 78,573 V Vốn chủ sở hữu 132,864 154,784 160,443 VII Tổng cộng nguồn vốn 182,580 218,838 239,017
(Nguồn: báo cáo tài chính ) Qua bảng 1.1 cho thấy tình hình tài chính của công ty biến động theo hướng tích cực, tài sản của công ty tăng qua các năm. Năm 2012 từ 182,580 triệu đồng lên 218,838 triệu đồng năm 2013 và tới năm 2014 là 239,017 triệu đồng. Trong cơ cấu tài sản của công ty thì tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng cao, có khối lượng lớn hơn so với tài sản cố định, như năm 2012 khi TSNH là 125,612 triệu đồng thì TSDH là 56,968 triệu đồng, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng hơn 2 lần so với tài sản cố định, điều này ảnh hưởng tới năng lực sản xuất của công ty trong thời gian dài, và xuất phát từ chính sách phát triển của công ty.
Trong tỷ lệ nguồn vốn của công ty có sự an toàn khi qua các năm vốn chủ sở hữu luôn cao hơn nợ phải trả, đây là cơ cấu vốn an toàn tránh được việc công ty mất khả năng thanh toán, giảm sức ép của các chủ nợ. Vốn chủ sở hữu luôn giữ tỷ lệ trên 2 lần nợ, như năm 2012 vốn chủ sở hữu là 132,864 triệu đồng gấp gần 3 lần nợ là 49,716 triệu đồng. năm 2013 và năm 2014 con số này trên 2 lần .