Chứng từ là căn cứ để kế toán quản lý chi phí và ghi sổ kế toán cho nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Tuy nhiên, tại Công ty do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không đƣợc tập hợp về phòng TC- KT của Công ty một cách kịp thời, song nguyên nhân chủ yếu là do Công ty có nhiều công trình ở xa, điều kiện đi lại khó khăn, chi phí đi lại tốn kém đồng thời cũng do chƣa thực sự quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này.
Việc luân chuyển chứng từ chậm và thƣờng tập trung vào cuối tháng nên dẫn đến tình trạng vào những thời điểm này, khối lƣợng công việc của phòng KT-TC thƣờng rất lớn và gây khó khăn cho công tác hạch toán và có khi bị bỏ sót chứng từ, gây sai sót trong quá trình hạch toán. Có những lúc chứng từ bị chuyển về công ty chậm hơn 1 tháng, khiến cho việc hạch toán bị chậm trễ. Việc hạch toán chậm sẽ khiến những ngƣời quản lý không có đƣợc các thông tin kịp thời cho việc ra quyết định cũng nhƣ lập các kế hoạch cần thiết.
3.1.2.2 Về công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi mua NVL xuất dùng thẳng cho thi công công trình, kế toán vẫn căn cứ vào hóa đơn GTGT để viết phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Thực tế việc
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= làm này là không cần thiết, gây lãng phí thời gian, và tạo ra thêm những chứng từ không cần thiết.
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải do thủ kho (ở công ty là nhân viên phụ trách vật tƣ của BCH công trình) lập để phản ánh tình hình, số lƣợng vật tƣ thực tế nhập xuất kho. Nhƣng kế toán tại công ty vẫn tự lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho trƣờng hợp mua xuất thẳng nhƣ thế là trái quy định và không cần thiết mặc dù không ảnh hƣởng đến chi phí NVLTT thực tế.
Công ty cũng chƣa lập ban giao nhận vật tƣ nhập kho mà việc mua, nhập, xuất kho nguyên vật liệu để thi công công trình đều do 1 ngƣời phụ trách vật tƣ trong BCH công trình đảm nhiệm. Việc quản lý lỏng lẻo nhƣ thế sẽ dễ sảy ra những tiêu cực trong quá trình thu mua. Nhƣ có thể dẫn đến tình trạng ngƣời mua sẽ thông đồng với bên cung cấp vật tƣ, sử dụng các hóa đơn chứng từ khai tăng khối lƣợng hoặc không đúng chất lƣợng vật tƣ. Từ đó sẽ làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công trình cũng nhƣ làm cho việc tính toán giá thành của công trình không chính xác.
3.1.2.3 Về công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất trong danh sách công ty, công ty chƣa quan tâm đến năng suất của công nhân để khuyến khích công nhân nâng cao năng suất lao động.
3.1.2.4 Về công tác hạch toán chi phí sản xuất chung
Các khoản tiền chi mua dụng cụ bảo hộ lao động cho công nhân (dép nhựa, lƣới đen…) kế toán đã hạch toán vào TK 6278 – CP bằng tiền khác. VD nhƣ CT Hải Phòng:
Ngày 14/06/2011, mua văn phòng phẩm cho BCH CT Hải Phòng trị giá 2.200.000 đồng (đã bao gồm VAT)
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= Ngày 03/07/2011, chi mua đồ bảo hộ lao động cho công nhân CT Hải Phòng trị giá 4.528.000 (đã bao gồm VAT)
Ngày 22/07/2011, mua văn phòng phẩm dùng cho BCH CT Hải Phòng trị giá 1.250.000 đồng (đã bao gồm VAT)
Ngày 05/09/2011, chi mua đồ bảo hộ lao động cho công nhân CT Hải Phòng trị giá 3.300.000 (đã bao gồm VAT)
Các nghiệp vụ trên đều đƣợc kế toán định khoản nhƣ sau: VD nghiệp vụ ngày 14/06/2011:
Nợ TK 6278 2.000.000 Nợ TK 133 200.000
Có TK 111 2.200.000
Định khoản nhƣ thế là đã không đúng bản chất của nghiệp vụ. Mặc dù là chi tiền trực tiếp nhƣng đây không phải là các chi phí bằng tiền khác mà là chi phí về dụng cụ bảo hộ lao động, cần đƣợc hạch toán vào TK 6273.
Công ty đã hạch toán chi phí tiếp khách trên công ty liên quan đến công trình nào thì đƣợc hạch toán vào TK 6278- chi phí bằng tiền khác của công trình ấy. Đây là tài khoản phản ánh chi phí bằng tiền phát sinh tại các công trình của BCH công trình. Chỉ có chi phí tiếp khách của BCH CT mới đƣợc hạch toán vào TK này. Chi phí tiếp khách trên công ty, tuy là phục vụ cho các công trình (thỏa thuận, ký hợp đồng với chủ đầu tƣ….) thì cũng phải hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp chứ không đƣợc hạch toán vào TK này. Vì nhƣ thế sẽ tính các chi phí này vào giá thành công trình, việc tính toán giá thành công trình sẽ không còn chính xác nữa. VD đối với CT Hải Phòng có các nghiệp vụ sau đã định khoản không đúng:
Ngày 03/05/2011, chi tiếp khách CT Hải Phòng (có bảng kê chứng từ kèm theo), tổng giá trị 22.000.000 đồng (đã có VAT).
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= Ngày 28/06/2011, chi tiếp khách CT Hải Phòng 13.500.000 đồng (đã có VAT).
Ngày 22/09/2011, chi tiếp khách CT Hải Phòng 20.000.000 đồng (đã có VAT)
Ngày 29/09/2011, chi tiếp khách CT Hải Phòng 18.000.000 đồng (đã có VAT)
Các nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau:
VD nghiệp vụ ngày 03/05/2011 đã đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 6278 20.000.000
Nợ TK 133 2.000.000
Có TK 111 22.000.000