*Nội dung:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị công trình, vì vậy việc hạch toán đúng, đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lƣợng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác của toàn công trình xây dựng cũng nhƣ phản ánh tình hình sử dụng vật liệu đối với từng công trình, hạng mục công trình.
Tại Công ty cổ phần Sông Hồng số 8 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
+ Chi phí vật liệu chính: các loại sắt, thép, gạch, đá, cát sỏi, xi măng…
+ Chi phí vật liệu phụ: vôi, ve, sơn, đinh…
+ Chi phí vật liệu kết cấu: tấm lợp, xà, khung, cửa… + Các chi phí vật liệu khác.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty sử dụng tài khoản 621 –CFNVLTT trong đó mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= trình (mỗi công trình có 1 mã số riêng). Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nhƣ: TK111, TK152, TK331…
* Phƣơng pháp và trình tự hạch toán:
Đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và đặc điểm của sản phẩm xây lắp là địa điểm phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau và khối lƣợng nguyên vật liệu sử dụng thƣờng lớn nên để thuận tiện cho việc xây dựng công trình, tránh vận chuyển tốn kém, công ty tiến hành tổ chức kho vật liệu ngay tại chân công trình và việc nhập, xuất vật tƣ diễn ra ngay tại đó. Ban chỉ huy công trình chủ động mua vật tƣ đồng thời có biện pháp để tiết kiệm vật tƣ. Vật tƣ mua đến đâu xuất dùng đến đó để tránh ứ đọng vật tƣ. Các loại vật tƣ nhƣ cát, đá, gạch thƣờng đƣợc bên cung cấp chuyển đến tận chân công trình và đƣợc xuất thẳng cho công trình, kịp thời phục vụ thi công. Vật tƣ nhƣ xi măng, thép công ty có yêu cầu về chất lƣợng nên thƣờng đƣợc mua nhập kho, có lƣợng dự trữ phù hợp để kịp thời phục vụ thi công.
Do đặc thù của Công ty là theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, nên mỗi công trình, hạng mục công trình có một mã số riêng. Khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thuộc công trình, hạng mục công trình nào, kế toán sẽ dựa vào mã số công trình đó để theo dõi, hạch toán vào tài khoản 621 của công trình, hạng mục công trình đó. Và mỗi loại vật tƣ cũng có mã số riêng để tiện cho việc hạch toán và theo dõi.
Căn cứ vào tình hình, tiến độ thi công công trình, nhân viên vật tƣ trong BCH công trình lập bản dự trù vật tƣ sử dụng trong khoảng thời gian sắp tới trình Giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc Giám đốc kí duyệt, nhân viên vật tƣ sẽ liên hệ với nhà cung cấp để mua vật tƣ.
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= Khi mua NVL về nhập kho, xem xét hóa đơn GTGT và NVL mua về, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho (biểu 2.1) sau đó gửi cả hóa đơn và phiếu nhập kho về phòng TC- KT tại công ty (tùy công trình ở xa hay gần công ty mà chứng từ đƣợc chuyển về công ty sau khoảng 1 tuần hoặc nửa tháng phát sinh). Nhận đƣợc 2 chứng từ này, kế toán sẽ căn cứ để nhập vào hệ thống máy tính (hình 2.3) nhƣ sau:
Vào phần “nhập chứng từ” để ra đƣợc màn hình nhập chứng từ. Chọn ô: Nhập vật tƣ
Chọn tháng là tháng phát sinh chứng từ
Chon ngày chứng từ, sau đó máy sẽ tự động nhập ngày ghi sổ cùng ngày với ngày nhập chứng từ.
Số hiệu: máy sẽ tự động ghi số hiệu tiếp theo của phiếu nhập trong tháng. Phiếu nhập này có số hiệu là PN09/006 là phiếu nhập kho thứ 6 trong tháng 9.
Kho hàng: ta lựa chọn kho hàng trong danh mục đã khai báo của hệ thống (ở đây là kho CT Hải Phòng).
Diễn giải: ghi nội dung của chứng từ
Sau đó lần lƣợt nhập vào dòng cuối cùng: số hiệu tài khoản (nhập 3 số đầu tiên của tài khoản sau đó sẽ lựa chọn các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản), số lƣợng, đơn giá, phát sinh nợ, phát sinh có.
Cuối cùng kích chuột vào ô: GHI .
Chứng từ đƣợc tự động ghi vào hệ thống: ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 152, sổ Cái TK 331, các sổ chi tiết….
Khi xuất kho NVL phục vụ cho thi công công trình, thủ kho lập phiếu xuất kho (biểu 2.2), phiếu xuất kho này chỉ ghi số lƣợng NVL xuất dùng, sau đó gửi phiếu xuất kho về phòng KT-TC ở công ty. Nhận đƣợc phiếu xuất kho,
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= kế toán nhập vào hệ thống (hình 2.4). Vì công ty sử dụng phƣơng pháp tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập (đã đƣợc cài đặt trong phần mềm), nên phần đơn giá sẽ tự động đƣợc máy tính ghi vào (ở ô đơn giá nhìn thấy số bị mờ).
Sau khi chọn ô GHI, chứng từ đã đƣợc tự động ghi vào sổ Nhật ký chung
(biểu 2.21), sổ cái TK 152, TK 621 và các sổ chi tiết tƣơng ứng nhƣ sổ chi tiết TK 621- CT Hải Phòng…….
Nhập vào máy tính xong, kế toán dựa vào đơn giá trên máy tính đó mà ghi lại vào phiếu xuất kho đơn giá và giá trị xuất kho.
Trong sổ sách của công ty trƣớc khi nhập 35 tấn xi măng vào kho công trình Hải Phòng, còn tồn kho 70 tấn xi măng (tại kho các công trình) với đơn giá bình quân 1.100.000 đồng.
Khi xuất kho 25 tấn để phục vụ thi công, đơn giá xuất kho sẽ đƣợc tính nhƣ sau:
Đơn giá bình quân = = 1.051.515 đồng
b.Trƣờng hợp mua NVL xuất thẳng để phục vụ thi công:
VD mua gạch xuất thẳng để phục vụ thi công công trình Hải Phòng có hóa đơn GTGT (biểu2.3)
Khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT, phòng TC-KT sẽ căn cứ vào đó để lập phiếu nhập kho và lập luôn phiếu xuất kho cho lƣợng NVL này.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập vào phần mềm nhƣ (hình 2.5)
70 x 1.100.000 + 35 x 954.545 105
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
======================================================= Cách nhập tƣơng tự nhƣ khi nhập chứng từ nhập kho, riêng phần cuối cùng,
Chọn ô: Xuất thẳng, chọn ghi nợ TK 62111 Công trình Hải Phòng Cuối cùng kích chuột vào ô: GHI .
Chứng từ đƣợc tự động ghi vào hệ thống: ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 621, TK 133, sổ chi tiết TK 62111- CT Hải Phòng…(không ghi vào TK 152)
Khi cần thiết, kế toán có thể xem hoặc in ra sổ cái hoặc sổ chi tiết các tài khoản, bảng tổng hợp vật tƣ sử dụng hoặc bảng kê lũy kế nhập xuất tồn cho từng công trình.
VD nhƣ khi cần xem sổ chi tiết TK 621 – CT Hải Phòng (biểu 2.4) ta làm nhƣ sau: Vào phần “kế toán tổng hợp” trên màn hình phần mềm để ra đƣợc màn hình “Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo Tài chính” →sổ cái tài khoản → chọn 62111 – Công trình Hải Phòng, chọn ngày tháng cần xem. Cuối cùng ta chọn nút XEM.(hình 2.6)
Khi cần xem sổ cái TK 621 (biểu 2.5) ta làm nhƣ sau: Vào phần “kế toán tổng hợp” trên màn hình phần mềm để ra đƣợc màn hình “Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo Tài chính” →sổ cái tài khoản → chọn 621, chọn ngày tháng cần xem. Cuối cùng ta chọn nút XEM.
Khi công trình hoàn thành hoặc cuối quý, cuối năm, cần xem bảng tổng hợp vật tƣ đã sử dụng cho công trình (biểu 2.6) ta làm nhƣ sau:
Vào phần “Kế toán chi tiết” trên màn hình phần mềm → Vật tƣ thành phẩm→ Bảng tổng hợp vật tƣ sử dụng và chọn kho CT Hải Phòng, chọn từ 01/05/2011 đến 30/09/2011.
Khoa Kế Toán Học Viện Tài Chính
=======================================================