quản lý SYSTECH.
3.3.1.1 Năng lực động viên, khuyến khích của Ban Tổng giám đốc.
Tác giả phát phiếu điều tra theo phụ lục 1 gửi Ban Tổng giám đốc và phiếu điều tra theo phụ lục 2 gửi các Trƣởng, Phó Phòng, Ban, đơn vị thành viên đồng thời phỏng vấn chuyên sâu 7 nhân viên tại SYSTECH về các thành viên Ban Tổng giám đốc để có cái nhìn tổng quan về năng lực động viên, khuyến khích của Ban Tổng giám đốc. Thực trạng động viên, khuyến khích của Ban Tổng giám đốc SYSTECH theo phiếu điều tra đƣợc thống kê tại Bảng 3.4.
Bảng 3.4: Thống kê kết quả điều tra, khảo sát về năng lực động viên khuyến khích của Ban Tổng giám đốc
Câu hỏi trên phiếu điều tra
Cán bộ quản lý cấp Phòng, Ban, Văn phòng đại diện
và đơn vị thành viên (24 ngƣời) Ban Tổng giám đốc (5 ngƣời) Có Không Có Không Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Thƣờng xuyên đƣa ra những biện pháp khích lệ cấp dƣới của mình 19 79% 5 21% 5 100 % 0 0%
Kết hợp các phƣơng pháp động viên, khuyến khích nhằm khai thác nỗ lực của cấp dƣới 18 75% 6 25% 4 80% 1 20% Động viên, khuyến khích trực tiếp quan trọng hơn động viên khuyến khích gián tiếp 21 87,5 % 3 12,5 % 4 80% 1 20% Động viên, khuyến khích vật chất quan trọng hơn động viên khuyến khích tinh thần 15 62% 9 38% 2 40% 3 60% Động viên, khuyến khích chính thống quan trọng hơn động viên khuyến khích phi chính thống 22 92% 2 8% 4 80% 1 20% Đƣa ra khen thƣởng nhiều hơn là các hình phạt 17 71% 7 29% 4 80% 1 20%
Phân công công việc phù hợp, giao việc đúng năng lực, sở
trƣờng cho cấp dƣới 19 79% 5 21% 5
100
Công bằng trong xét khen thƣởng tại cấp
mình quản lý 20 83% 4 17% 5
100
% 0 0%
Quan tâm đánh giá cấp dƣới hàng tháng không? Hay làm cho
xong chuyện? 20 83% 4 17% 5 100 % 0 0% Có khả năng khai thác yếu tố tâm lý cũng nhƣ nỗ lực của ngƣời khác bằng các biện pháp nhằm thực thi nhiệm vụ của mình 13 54% 11 46% 4 80% 1 20% Quan tâm đến nhu
cầu của cấp dƣới, chia sẽ cảm nhận và nắm bắt mong muốn
cá nhân của cấp dƣới. 16 67% 8 33% 5
100
% 0 0%
Hài lòng với công
việc của mình 21
87,5
% 3
12,5 % Đã đƣợc đào tạo qua
các trƣờng lớp, khoá học về kỹ năng động
viên khuyến khích 5
100 %
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát.
+ Giữa thành viên Ban Tổng giám đốc và các Trƣởng/Phó Phòng, Ban và tƣơng đƣơng đã có sự thống nhất tƣơng đối cao về các vấn đề: thƣờng xuyên đƣa các biện pháp động viên khích lệ, có kết hợp các phƣơng pháp động viên, cho rằng động viên khuyến khích trực tiếp quan trọng hơn động viên khuyến khích gián tiếp, thƣờng đƣa ra các hình thức khen thƣởng hơn là đƣa ra hình phạt, quan tâm đánh giá khen thƣởng hàng tháng, phân công công việc phù hợp, tỷ lệ hài lòng của cấp dƣới đối với Ban Tổng giám đốc cao (87,5%).
+ Về “Các đãi ngộ khác hoặc các hoạt động tinh thần mà Ban lãnh đạo cấp trên đã làm cho cán bộ, công nhân viên của mình” và phỏng vấn chuyên sâu: kết quả 92% phiếu (22/24) và 7 nhân viên đƣợc hỏi cho rằng trong nhiều năm qua Ban Tổng giám đốc đã luôn quan tâm đến đời sống nhân viên và tìm các giải pháp về vật chất, tinh thần để tạo động lực khuyến khích nhân viên nhƣ: chế độ lƣơng thƣởng tốt, chế độ nghĩ ngơi hợp lý, thƣờng xuyên tạo sân chơi thể thao nhƣ: tennis, bóng đá, ... cho nhân viên, đặc biệt, dù các đơn vị thành viên ở xa nhau nhƣng vào ngày 8/8 hằng năm cũng tổ chức giao lƣu bóng đá tạo không khí thi đua sôi nỗi, tinh thần đoàn kết, giao lƣu giữa các đơn vị thành viên trong công ty cũng nhƣ giữa Ban Lãnh đạo và cấp dƣới; chế độ khen thƣởng cho cán bộ có thành tích cao và đóng góp nỗ lực cho SYSTECH nhƣ thƣởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thƣởng vƣợt tiến độ, thƣởng vƣợt doanh thu, đạt chất lƣợng cao, thƣởng thành tích đột xuất, chế độ nghỉ mát dịp hè, sinh hoạt đón Xuân, tổ chức vui chơi cho con cán bộ công nhân viên nhân ngày 1-6, ngày rằm Trung thu. Bên cạnh đó, các chế độ, chính sách quan tâm đến nhân viên còn đƣợc thể hiện rõ nét trong các qui định, qui chế và các chính sách định hƣớng nhân sự của đơn vị, tiêu biểu nhƣ: Quy chế quản lý cán bộ, nhân viên của SYSTECH; Quy chế bình xét thi đua cho cán bộ/Phòng ban trong từng tháng, quý, nguồn khen thƣởng trích từ quỹ lƣơng
khuyến khích cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi để tạo động lực thi đua hăng say trong từng ngƣời lao động, phát huy nhiều sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụng vào trong thực tế hoạt động; Quy chế khen thƣởng con cán bộ nhân viên, động viên, thăm hỏi kịp thời thân nhân cán bộ nhân viên trong các dịp ốm đâu, ma chay, hiếu hỷ,...
Điểm yếu: Biểu đồ đánh giá sự chênh lệch giữa đánh giá của cán bộ cấp dƣới (cán bộ quản lý cấp phòng và tƣơng đƣơng) với Ban Tổng giám đốc về biện pháp khích lệ nhân viên, sự công bằng trong xét thƣởng và phân công công việc cho thấy những điểm yếu mà Ban Tổng giám đốc chƣa nhận ra.
Biểu 3.1 Chênh lệch đánh giá giữa Ban Tổng giám đốc và quản lý cấp phòng (%) 0 20 40 60 80 100 Đã đưa ra biện pháp khích lệ Phân công công việc phù hợp Công bằng trong xét khen thưởng CB QL cấp phòng Ban Tổng giám đốc
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát + Theo đánh giá của cấp dƣới (Cán bộ quản lý cấp phòng) cán bộ lãnh đạo chƣa thật sự quan tâm đến công tác động viên khuyến khích (100% cán bộ lãnh đạo trả lời có nhƣng có đến 21% cấp dƣới không tán thành). Vẫn còn một số thành viên Ban Tổng giám đốc chƣa phân công công việc phù hợp (100% Ban Tổng giám đốc cho rằng đã phân công phù hợp nhƣng có đến
21% cán bộ cấp dƣới lại cho rằng chƣa phù hợp). Một số cán bộ quản lý còn chƣa công bằng trong xét khen thƣởng (100% Ban Tổng giám đốc cho rằng đã công bằng nhƣng có đến 17% cán bộ cấp dƣới lại cho rằng chƣa công bằng).
+ 4 thành viên (chiếm tỷ trọng 80%) trong Ban Tổng giám đốc coi trọng động viên trực tiếp hơn động viên gián tiếp và 21 Trƣởng, Phó Phòng và tƣơng đƣơng (chiếm tỷ trọng 88% số ngƣời khảo sát) đồng ý với nhận định đó. Động viên khuyến khích trực tiếp và gián tiếp là một cách tiếp cận dựa trên cơ sở khai thác mối quan hệ giữa ngƣời với ngƣời thông qua hình thức giao tiếp. Trong công việc cũng nhƣ trong cuộc sống thƣờng ngày, hiện có nhiều cách thức để khai thác hiệu quả mối quan hệ giữa ngƣời với ngƣời, tuy nhiên, giao tiếp chuyên nghiệp, giao tiếp hiệu quả là một trong những cách thức hữu hiệu nhất đảm bảo cho sự thành công của động viên, khuyến khích thông qua phƣơng thức trực tiếp hay gián tiếp. Một số thành viên Trƣởng Phó Phòng khi đƣợc khảo sát và một số nhân viên đƣợc phỏng vấn chuyên sâu cảm nhận thấy giao tiếp giữa cấp trên với cấp dƣới tại SYSTECH vẫn còn tình trạng thiên về mệnh lệnh, chỉ đạo. Cấp trên có quan tâm nhƣng chƣa thật sự hiểu hết tâm lý của cấp dƣới.
+ Qua khảo sát 3/5 thành viên Ban Tổng giám đốc (chiếm tỷ trọng 60%) cho rằng động viên tinh thần quan trọng hơn động viên vật chất, tuy nhiên, theo cũng điều tra 15/24 Trƣởng, phó phòng, ban và tƣơng đƣơng (chiếm tỷ lệ 62%) và phỏng vấn trực tiếp 7 nhân viên lại cho rằng Lãnh đạo của mình thƣờng xuyên động viên về vật chất mà ít khi động viên về tinh thần. Đồng thời, 5/5 thành viên Ban Tổng giám đốc (chiếm tỷ trọng 100%) cho rằng trong quá trình Ban lãnh đạo thƣờng xuyên quan tâm đến nhu cầu của nhân viên, chia sẻ cảm nhận và nắm bắt mong muốn cá nhân của nhân viên, nhƣng trong 24 phiếu khỏa sát, đánh giá của Trƣởng, Phó
Phòng/Ban/tƣơng đƣơng và phỏng vấn 4 nhân viên có 16 số phiếu khảo sát (chiếm tỷ trọng 67%) nhất trí Ban Tổng giám đốc thƣờng xuyên quan tâm đến nhu cầu của nhân viên, chia sẻ cảm nhận, nhƣng vẫn còn 33% số phiếu khảo sát cho rằng Ban Tổng giám đốc chƣa thực sự nắm bắt hết nhu cầu của nhân viên và chia sẻ những mong muốn, nhu cầu đó.
+ Qua khảo sát cũng cho thấy 4/5 (chiếm tỷ lệ 80%) Ban lãnh đạo nhận thức rằng động viên khuyến khích chính thống quan trọng hơn động viên khuyến khích phi chính thống, 92% số phiếu khảo sát đối với cấp dƣới (22/24 ngƣời) cho rằng Ban Tổng giám đốc còn coi trọng động viên, khuyến khích chính thống hơn động viên, khuyến khích phi chính thống. Về thực chất, động viên, khuyến khích thông qua phƣơng pháp chính thống và phi chính thống là cách tiếp cận dựa trên cơ sở khai thác yếu tố tâm lý, khai thác yếu tố con ngƣời. Điều này phù hợp với kết quả khảo sát có 46% (11/24 ngƣời) số phiếu khảo sát còn chƣa nhất trí về khả năng khai thác yếu tố tâm lý của Ban Tổng giám đốc. Thực tiễn đã chứng minh rằng những cái thuộc về phi chính thống thƣờng là những cái đi vào lòng ngƣời. Bởi vậy, giá trị của những gì thuộc về phi chính thống có thể nhỏ, song ý nghĩa, tác động, hay giá trị mà nó mang lại thƣờng rất lớn. Ngƣợc lại, những gì thuộc về chính thống là những cái đã đƣợc qui định thành văn bản, do vậy, khi đón nhận những cái thuộc về chính thống đó, các nhân viên cấp dƣới sẽ có cảm giác “là đƣơng nhiên”, nên những gì thuộc về chính thống thƣờng không có đƣợc ý nghĩa, tác động lớn nhƣ những gì thuộc về phi chính thống.
+ Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng, một số phiếu khảo sát từ cấp Trƣởng, Phó Phòng và tƣơng đƣơng cho thấy còn 21% cảm nhận chƣa đƣợc động viên, 12,5% chƣa hài lòng với công việc của mình và về những gì đã nhận đƣợc so với những gì đã phấn đấu, 25% cho rằng Ban lãnh đạo chƣa kết
hợp các biện pháp động viên khuyến khích để làm cho cấp dƣới nỗ lực hết mình.
3.3.1.2. Năng lực động viên, khuyến khích của đội ngũ cán bộ quản lý cấp Phòng, Ban, đơn vị thành viên và tương đương.
Tác giả phát phiếu điều tra theo phụ lục 1 gửi cán bộ quản lý cấp phòng, ban, đơn vị thành viên và phiếu điều tra theo phụ lục 2 gửi nhân viên, đồng thời phỏng vấn chuyên sâu với 4 thành viên Ban Tổng giám đốc để có cái nhìn tổng quan về năng lực động viên, khuyến khích của các cán bộ quản lý cấp phòng. thực trạng đƣợc thống kê tại Bảng 3.5.
Bảng 3.5: Thống kê kết quả điều tra, khảo sát về năng lực động viên, khuyến khích của cán bộ quản lý cấp Phòng, Ban, đơn vị thành viên
Câu hỏi trên phiếu điều tra Nhân viên (163 ngƣời) Cán bộ quản lý cấp phòng (24 ngƣời) Có Không Có Không Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Số lƣợng Tỷ trọng Thƣờng xuyên đƣa ra những biện pháp khích lệ cấp dƣới của mình 124 76% 39 24% 23 96% 1 4% Kết hợp các phƣơng pháp động viên, khuyến khích nhằm khai thác nỗ lực của cấp dƣới 133 80% 30 20% 23 96% 1 4% Động viên, khuyến khích trực tiếp quan 151 92% 12 8% 19 79% 5 21%
trọng hơn động viên khuyến khích gián tiếp Động viên, khuyến khích vật chất quan trọng hơn động viên khuyến khích tinh thần 145 87% 18 13% 21 88% 3 13% Động viên, khuyến khích chính thống quan trọng hơn động viên khuyến khích phi chính thống 137 83% 26 17% 21 88% 3 13% Đƣa ra khen thƣởng nhiều hơn là các hình phạt 132 80% 31 20% 21 88% 3 13%
Phân công công việc phù hợp, giao việc đúng năng lực, sở trƣờng cho cấp dƣới 125 75% 38 25% 22 92% 2 8% Công bằng trong xét khen thƣởng tại cấp mình quản lý 113 68% 50 32% 24 100 % 0 0%
Quan tâm đánh giá
không? Hay làm cho xong chuyện? Có khả năng khai thác yếu tố tâm lý cũng nhƣ nỗ lực của ngƣời khác bằng các biện pháp nhằm thực thi nhiệm vụ của mình
89 54% 74 46% 17 71% 7 29%
Quan tâm đến nhu cầu của cấp dƣới, chia sẽ cảm nhận và nắm bắt mong muốn cá nhân của cấp dƣới.
57 35% 106 65% 14 58% 10 42%
Hài lòng với công việc 131 80% 32 20% Đã đƣợc đào tạo qua các trƣờng lớp, khoá học về kỹ năng động viên khuyến khích 24 100 %
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát
- Điểm mạnh: Đội ngũ cán bộ quản lý cấp phòng tại SYSTECH có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc, đƣợc đào tạo bài bản, phần lớn là
những ngƣời trẻ tuổi, có năng lực, nhiệt tình và am hiểu chuyên môn, năng động, sáng tạo. Kết quả khảo sát cho thấy:
+ Đại đa số đội ngũ quản lý cấp Phòng đã có sự quan tâm thƣờng xuyên đến việc đƣa ra những biện pháp khích lệ cấp dƣới của mình (96% cán bộ quản lý cấp Phòng trả lời có và đƣợc 76% nhân viên đƣợc khảo sát tán thành).
+ Đã biết sử dụng kết hợp các phƣơng pháp động viên khuyến khích để động viên, khích lệ tinh thần làm việc của cấp dƣới (96% quản lý cấp Phòng trả lời có và 80% nhân viên đƣợc khảo sát tán thành).
+ Cán bộ quản lý cấp Phòng đã tự đánh giá và đƣợc cấp dƣới xác nhận trở lại là đã chú trọng công tác khen thƣởng hơn là hình phạt (88% quản lý cấp phòng trả lời có 80% nhân viên xác nhận lại), phân công công việc phù hợp với khả năng của mỗi nhân viên (92% quản lý cấp phòng trả lời có và 75% nhân viên xác nhận lại), điều đó cũng đƣợc chứng minh khi phần lớn nhân viên hài lòng với công việc của mình (80%), cán bộ quản lý luôn chú trọng, quan tâm, giao lƣu học hỏi giữa cấp Phòng (tổ chức sinh nhật, giao lƣu thể thao, tổ chức thăm hỏi nhân viên đau ốm, hiếu hỷ,…) nhằm tăng cƣờng tình đoàn kết giữa các nhân viên, giữa nhân viên với cán bộ quản lý cấp Phòng và gia đình. Tuy nhiên, mức độ triển khai còn hạn chế, chƣa có nhiều hình thức mới, chỉ dừng lại ở cách thức động viên truyền thống, chƣa đi sâu sát vào đời sống và tinh thần nhân viên, nhân viên xuất thân từ nhiều vùng miền với nhiều đặc điểm văn hóa, cách sống khác nhau cũng nhƣ các kế hoạch còn bị động nên hiệu quả chƣa thực sự nhƣ ý muốn.
- Điểm yếu: Biểu đồ đánh giá sự chênh lệch giữa đánh giá của nhân viên và quản lý cấp phòng và tƣơng đƣơng về biện pháp khích lệ nhân viên, sự công bằng trong xét thƣởng và phân công công việc cho thấy những điểm yếu mà quản lý cấp phòng chƣa nhận ra.
Biểu 3.2 Chênh lệch đánh giá giữa quản lý cấp Phòng và nhân viên (%) 0 20 40 60 80 100 Đã đưa ra biện pháp khích lệ
Phân công công việc phù hợp
Công bằng trong xét khen thưởng
nhân viên quản lý
Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát
+ Còn một số cán bộ quản lý Phòng chƣa thực sự chú trọng đến việc động viên khuyến khích nhân viên (96% cán bộ quản lý cấp Phòng trả lời có nhƣng có đến 24% nhân viên đƣợc khảo sát không tán thành, một số cán bộ quản lý cấp phòng còn chƣa công bằng trong xét thƣởng (100% cán bộ quản lý nhận thấy mình đã công bằng trong xét thƣởng nhƣng vẫn còn 32% nhân viên không tán thành, 92% quản lý phòng cho rằng mình phân công công việc là hoàn toàn phù hợp nhƣng lại có đến 25% nhân viên không tán thành).
+ Một số điểm yếu tƣơng tự nhƣ phần đánh giá đối với các thành viên Ban Tổng giám đốc khi cho rằng động viên trực tiếp quan trọng hơn động