2.4.1. Những kết quả đạt được
Các hình thức truyền thông nội bộ của MobiFone đã thu hút đƣợc sự quan tâm và tham gia hƣởng ứng của hầu hết các CBCNV trên toàn công ty, ở các hình thức. Qua các hình thức truyền thông nội bộ này, thông điệp và chủ trƣơng của Ban lãnh đạo công ty cũng đã phần nào đƣợc truyền tải trực tiếp và gián tiếp tới CBCNV công ty trên toàn quốc để từ đó, các thành viên của công ty hiểu biết về giá trị doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp và chiến lƣợc kinh doanh của công ty đƣợc rõ hơn, sâu hơn và cùng nhau chung sức lao động vì công ty.
75
Hiện thực của những thành công bƣớc đầu đó là kết quả của các cuộc thi, số ngƣời truy cập và gửi bài về website nội bộ, số lƣợng đọc bản tin nội bộ gửi qua thƣ điện tử…
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, Bản tin nội bộ vẫn còn thiếu xót, thông tin của các trung tâm, phòng ban chƣa đƣợc phong phú, thời gian thực hiện và phát hành bản tin. Một phần vì đội ngũ thực hiện biên tập bản tin nội bộ còn quá mỏng, sự phối hợp của các phòng ban và các Trung tâm chƣa đƣợc chủ động nên thông tin cập nhật chƣa đƣợc kịp thời và đầy đủ, một phần vì mới thực hiện hình thức phát hành mới nên chƣa giải quyết hết đƣợc các vấn đề phát sinh
Thứ hai, hiện nay website nội bộ mới chuyển sang địa chỉ mới nên số lƣợng ngƣời biết, nhớ và có thói quen truy cập vào website nội bộ chƣa cao
Thứ ba, số lƣợng nhân viên thƣờng xuyên đọc và theo dõi tin tức truyền thông nội bộ còn thấp
Thứ tư, diễn đàn chƣa thực sự phát huy đƣợc hiệu quả vì hiện nay trên diễn đàn, các thành viên chƣa có thói quen chia sẻ, giao lƣu trao đổi thông tin
Thứ năm, các hoạt động nội bộ (hội thi, hội nghị) đƣợc tổ chức nhƣng chƣa phải thực sự tất cả các thành viên có thể tham gia, đặc biệt là các nhân viên dƣới các cửa hàng, chi nhánh vì bị giới hạn về không gian và thời gian tổ chức
Thứ sáu, chƣa có các hình thức giao lƣu giữa các cán bộ công nhân viên nhƣ: hình thức chat trực tiếp trên internet, hình thức nhắn tin miễn phí giữa khách hàng nội bộ, hình thức nhắn tin hay thông báo chúc mừng sinh nhật, các ngày kỉ niệm của nhân viên…
76
Kết luận chƣơng 2
Trong chƣơng 2 tác giả đã trình bày về quá trình hình thành và phát triển của Công ty thông tin di động VMS, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức, định vị thƣơng hiệu cũng nhƣ khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty thông tin di động VMS. Qua nghiên cứu thực trạng các hoạt động truyền thông nội bộ của công ty VMS bằng những số liệu cụ thể thu thập đƣợc, tác giả đã phân loại, sắp xếp, phân tích làm rõ thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty VMS với yêu cầu hiện tại và trong tƣơng lai gần. Tác giả cũng chỉ rõ những điểm mạnh, điểm yếu của các hoạt động truyền thông nội bộ của công ty VMS từ cách nhìn tổng thể đến việc đi sâu vào từng lĩnh vực công tác quan trọng khác . Trên cơ sở đó, Luận văn đã rút ra những đánh giá chung về những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế, những nguyên nhân để từ đó đƣa những đánh giá quan trọng làm cơ sở nghiên cứu và từ đó đƣa ra các giả pháp cơ bản cho chƣơng 3.
77
Chƣơng 3
QUAN ĐIỂM ĐỊNH HƢỚNG GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VMS TRONG GIAI
ĐOẠN TỪ NAY ĐẾN NĂM 2020
3.1. Mục tiêu phát triển và định hƣớng Công ty thông tin di động VMS đến năm 2020 VMS đến năm 2020
3.1.1. Mục tiêu phát triển và định hướng giá trị văn hóa của Công ty thông tin di động VMS
Tháng 9/2010, Công ty Thông tin di động vừa công bố chính thức Tầm nhìn, sứ mệnh quan điểm và định hƣớng giá trị văn hóa của Công ty. Đây đƣợc coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động SXKD và văn hóa tinh thần của Công ty. Từ tầm nhìn, sứ mệnh và định hƣớng giá trị văn hóa này, Công ty đã đƣa ra xây dựng chiến lƣợc truyền thông của năm cho toàn công ty.
- Mục tiêu phát triển: Công ty đã đƣa ra mục tiêu phấn đấu từ nay đến năm 2015 trở thành đối tác mạnh và tin cậy nhất của các bên hữu quan trong lĩnh vực viễn thông ở Việt Nam và Quốc tế. Với quan điểm đó, Lãnh đạo công ty đã xác định rõ định hƣớng phát triển là: Mọi công nghệ viễn thông tiên tiến nhất sẽ đƣợc ứng dụng vì nhu cầu của khách hàng. Luôn luôn phát huy tinh thần đoàn kết, học hỏi, sáng tạo để mang tới những dịch vụ giá trị gia tăng mới cho khách hàng.
Mọi thông tin trong công ty đều đƣợc chia sẻ một cách minh bạch nhất. Công ty nhƣ một mái ấm gia đình, vừa là nơi làm việc, nơi gửi gắm và chia sẻ lợi ích tin cậy nhất của cán bộ công nhân viên cũng nhƣ khách hàng, cổ đông và cộng đồng.
78
Minh bạch: Sự minh bạch đƣợc thể hiện từ nhận thức tới hành động của từng cá thể trong toàn Công ty. Quản trị minh bạch, hợp tác minh bạch, trách nhiệm minh bạch và quyền lợi minh bạch.
Đồng thuận: Đề cao sự đồng thuận và gắn bó trong một môi trƣờng làm việc thân thiện, chia sẻ để phát triển MobiFone trở thành đối tác mạnh và tin cậy nhất của các bên hữu quan trong lĩnh vực viễn thông ở Việt Nam và quốc tế.
Uy tín: Tự hào về sự vƣợt trội của một thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực thông tin di động ở Việt Nam. Khách hàng luôn đƣợc quan tâm phục vụ và có nhiều sự lựa chọn. Sự gần gũi cùng với bản lĩnh tạo nên sự khác biệt giúp MobiFone có một vị trí đặc biệt trong lòng khách hàng.
Sáng tạo: Không hài lòng với những gì đang có mà luôn mơ ƣớc vƣơn lên, học tập, sáng tạo, và đổi mới để thỏa mãn ngày càng tốt hơn những nhu cầu ngày càng cao và liên tục thay đổi của thị trƣờng.
Trách nhiệm: Sự phát triển gắn với trách nhiệm xã hội là truyền thống của MobiFone. Chúng tôi cam kết cung cấp cho xã hội những sản phẩm và dịch vụ thông tin di động ƣu việt, chia sẻ và gánh vác những trách nhiệm với xã hội vì một tƣơng lai bền vững.
Các chuẩn mực văn hóa Công ty 1. Dịch vụ chất lƣợng cao 2. Lịch sự và vui vẻ
3. Minh bạch và hợp tác 4. Nhanh chóng và chính xác 5. Tận tụy và sáng tạo.
3.1.2. Chiến lược phát triển của Công ty thông tin di động VMS
Từ Quan điểm phát triển và định hƣớng Công ty đã xác định tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu, trên cơ sở đó Công ty VMS xây dựng chiến
79
lƣợc marketing ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với mục tiêu, chiến lƣợc thực hiện cụ thể nhƣ sau: a. Mục tiêu Tăng lƣợng khách hàng trẻ tuổi Tăng lƣợng khách hàng sử dụng cƣớc cao Đẩy mạnh dung lƣợng sử dụng các dịch vụ 3G b. Chiến lƣợc
Xây dựng thƣơng hiệu đẳng cấp
Hình ảnh trẻ trung, năng động, hiện đại, sáng tạo
Chất lƣợng dịch vụ hoàn hảo
Phục vụ chuyên nghiệp c. Thông điệp truyền thông chính
Là mạng di động chất lƣợng cao, có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất với hình ảnh trẻ trung, năng động, sáng tạo.
Ý tƣởng thể hiện: “Bắt sóng cảm xúc”
Một thƣơng hiệu mạnh cần phải đƣợc xây dựng từ bên trong. Xây dựng và phát triển thƣơng hiệu phải đƣợc bắt đầu từ nội bộ. Để tuyên truyền đƣợc sứ mệnh, tầm nhìn và thực hiện đƣợc chiến lƣợc Marketing trên đây, Công ty Thông tin di động cần phối hợp chặt chẽ giữa truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Truyền thông nội bộ lúc này đảm bảo cho toàn bộ CBCNV cảm thấy hứng khởi và có động lực trong việc xây dựng và phát triển thƣơng hiệu, chiến lƣợc và các mục tiêu đồng thời xây dựng đội ngũ những ngƣời lãnh đạo có khả năng truyền thông và truyền tải thông điệp với nhân viên.
80
3.2 . Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty thông tin di động VMS
3.2.1. Nhóm giải pháp về tổ chức các sự kiện nội bộ
a) Tăng cƣờng tổ chức các sự kiện nội bộ có quy mô toàn công ty Mặc dù nhận thức đƣợc vai trò và tầm quan trọng của các sự kiện nội bộ có quy mô toàn công ty, nhƣng do đặc thù của mô hình tổ chức doanh nghiệp của công ty và đặc thù của quá trình SXKD mà toàn công ty rất khó có thể có cơ hội tổ chức các Hội thao và sự kiện toàn quốc. Tuy nhiên, sự kiện nội bộ của công ty là một trong những hình thức truyền thông nội bộ không thể thiếu và cần phải quan tâm hàng đầu.
Để gắn kết kế hoạch truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài, ngoài việc duy trì và phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ công ty đã thực hiện, công ty cần phải đầu tƣ cho những sự kiện nhƣ sau:
- Sự kiện chào đón nhân viên mới toàn công ty: Mỗi năm, dựa vào kế hoạch tuyển dụng của công ty mà lập kế hoạch tổ chức sự kiện chào đón tân nhân viên. Đây là dấu ấn đầu tiên của CBCNV về văn hóa công ty, giá trị công ty khi một ngƣời lạ trở thành một thành viên của công ty. Buổi chào đón tân nhân viên này cần đƣợc tổ chức thƣờng niên, tại trụ sở của Công ty với sự trang trọng và ấm cúng, là cơ hội để nhân viên mới của Công ty đƣợc tiếp xúc, gặp gỡ và trao đổi với Ban Lãnh đạo Công ty để đƣợc giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị doanh nghiệp.
- Tổ chức các đấu trƣờng toàn công ty về Văn hóa doanh nghiệp, về tìm hiểu sản phẩm dịch vụ của công ty định kỳ theo Quý. Các cuộc thi này không chỉ là cơ hội để toàn thể CBCNV rèn luyện, học hỏi mà còn là cơ hội để mọi ngƣời giao lƣu và tăng cƣờng sự hiểu biết về công ty, về từng cá thể trong công ty.
- Tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm giới thiệu sản phẩm mới, dịch vụ mới, chiến lƣợc kinh doanh trong năm mới: Thông thƣờng, các doanh
81
nghiệp thƣờng coi nhẹ việc tiếp thị tới khách hàng nội bộ, bởi họ cho rằng khách hàng nội bộ đƣơng nhiên phải tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp. Khi đó, họ đã quên một điều quan trọng rằng khách hàng nội bộ không đơn thuần chỉ là ngƣời tiêu dùng mà họ còn là một ngƣời tiếp thị, một đại diện cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tiếp thị sản phẩm, dịch vụ mới tới khách hàng nội bộ là rất quan trọng, cần đƣợc đặt lên hàng đầu, trƣớc khi tiếp thị ra ngoài. Việc ƣu tiên cho khách hàng nội bộ dùng thử sản phẩm và có phản hồi về cho Công ty đã giúp nhiều doanh nghiệp cải tiến và khắc phục đƣợc nhiều lỗi trƣớc khi cung cấp ra bên ngoài. Chính vì vậy, Công ty VMS cần tăng cƣờng tổ chức các sự kiện giới thiệu sản phẩm, dịch vụ trong nội bộ trƣớc khi cung cấp rộng rãi ra bên ngoài.
a. Tổ chức các sự kiện nội bộ để kích hoạt văn hóa doanh nghiệp Các sự kiện nội bộ để kích hoạt văn hóa doanh nghiệp đƣợc hiểu nhƣ những phần thƣởng xứng đáng dành cho CBCNV xuất sắc, đó là các buổi ăn trƣa cùng CEO, hoặc Café cuối tuần cùng CFO…Ở FPT, các sự kiện này đƣợc phát huy hiệu quả tối đa, việc đƣợc gặp, đƣợc trò chuyện và chia sẻ cùng CEO, CFO nhƣ là một phần thƣởng lớn rất vinh dự dành cho CBCNV xuất sắc trong tháng. Câu chuyện trò chuyện và những vấn đề quan tâm đƣợc thảo luận trong chƣơng trình đó đƣợc tiếp tục khai thác nhƣ một câu chuyện và chủ đề truyền thông trên các phƣơng tiện truyền thông nội bộ khác.
b. Mời chuyên gia trao đổi về văn hóa doanh nghiệp:
Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá đƣợc gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi
82
của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.
Văn hoá doanh nghiệp có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tƣ liệu, thông tin nói chung đƣợc gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại đƣợc. Trong khuynh hƣớng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con ngƣời mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ.
Trong xu thế đó, công ty thông tin di động VMS nên tổ chức các buổi thảo luận, trao đổi thông tin về văn hóa với sự tham gia của các chuyên gia uy tín. Trên cơ sở kinh nghiệm và vốn học thức uyên thâm, các chuyên gia sẽ truyền đạt và chia sẻ đến cán bộ nhân viên của công ty VMS những kiến thức về văn hóa ứng xử của doanh nghiệp, từ đó có ý thức tu dƣỡng, rèn luyện, nỗ lực để hoàn thiện chính mình cũng nhƣ tạo dựng một môi trƣờng doanh nghiệp chuyên nghiệp, thân thiện.
c. Ứng dụng CNTT trong tổ chức các sự kiện nội bộ
Ứng dụng CNTT sẽ giúp công ty vƣợt qua đƣợc các hạn chế về không gian, địa lý và thời gian để tổ chức các sự kiện nội bộ trên phạm vi toàn quốc và dành cho mọi đối tƣợng CBCNV tham gia.
Cần duy trì các hình thức giao lƣu trực tuyến với Ban Lãnh đạo trƣớc mỗi kế hoạch thay đổi lớn của Công ty nhƣ: công bố tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị văn hóa; công bố kế hoạch kinh doanh năm mới; công bố thay đổi về chiến lƣợc kinh doanh từng Quý…
Ngoài ra, CNTT cần đƣợc ứng dụng triệt để để tổ chức các sự kiện trên mạng nhƣ: các cuộc thi, bình chọn, bình luận trong CBCNV để gây dựng phong trào, tạo trào lƣu học hỏi và đoàn kết trong nội bộ.
83
3.2.2. Nhóm giải pháp về phát hành bản tin nội bộ
a. Bổ sung nhân sự thực hiện bản tin nội bộ
Hiện nay, đội ngũ nhân sự thực hiện bản tin nội bộ còn rất mỏng. Ngoài đối tác thực hiện biên tập và thiết kế bản tin nội bộ, chỉ có 1 ngƣời bên MobiFone phụ trách quản lý bản tin nội bộ, 1 ngƣời phụ trách quản lý hệ thông website, sự phối hợp của các phòng ban, trung tâm để cung cấp thông tin nội bộ là chƣa chủ động. Vì vậy, cần bố trí ít nhất 1 ngƣời dƣới Trung tâm phụ trách cập nhật nội dung thông tin hoạt động của trung tâm; 1 ngƣời phụ trách cập nhật văn bản, quy định lên website nội bộ; các phòng ban cần chủ động yêu cầu, đề nghị truyền thông nội bộ các hoạt động, chƣơng trình thực hiện của phòng ban mình
Đẩy mạnh sự phối hợp giữa các thành viên tại văn phòng, các phòng ban và trung tâm trong việc thu thập thông tin và truyền thông nội bộ. Các bộ phận phòng ban, trung tâm phải có trách nhiệm cung cấp thông tin nội bộ cho hoạt động truyền thông nội bộ tối thiểu 01 nội dung/tháng và cần có quy chế rõ ràng để đảm bảo các thành viên thực hiện nghiêm túc
b. Lập quy trình thực hiện truyền thông nội bộ trong toàn công ty