Từ tháng 8/2009 MobiFone để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ nói chung và để tập hợp các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của toàn công ty, của các trung tâm nói riêng, Công ty Thông tin
63
di động đã chính thức thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ hàng tháng với tên gọi Bản tin MobiFonenews.
Mục đích của việc Xây dựng và Phát hành Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone nhằm cung cấp cho các cán bộ, công nhân viên MobiFone các thông tin nội bộ của công ty, tin tức ngành trong nƣớc và quốc tế, các định hƣớng chung của công ty và các kế hoạch cần thực hiện trong thời gian tới. Sự phát triển của Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone sẽ gắn kết con ngƣời của MobiFone cùng xây dựng, đóng góp cho MobiFone đi theo định hƣớng chung, đạt đƣợc mục tiêu chung của công ty trong ngắn hạn và dài hạn trên cơ sở xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ đoàn kết, môi trƣờng giao tiếp cởi mở, hòa đồng.
Ngay từ khi mới thực hiện, bản tin nội bộ MobiFone đƣợc ban hành dƣới dạng file PDF và đƣợc gửi cho tất cả nhân viên MobiFone dƣới hình thức gửi thƣ điện tử. Nội dung chính của Bản tin bao gồm: thông điệp của Lãnh đạo trong tháng, tin tức nội bộ của MobiFone: kết quả sản xuất kinh doanh chung và của từng trung tâm, các thông tin khuyến mại, dịch vụ mới của MobiFone trong tháng, các thông tin về thị trƣờng viễn thông Việt Nam và các truyện cƣời, truyện ngắn vui, phóng sự ảnh các sự kiện trong năm của MobiFone. Bản tin nội bộ đã phần nào tập hợp đƣợc các thông tin chung của công ty. Tuy nhiên, do lần đầu tiên thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ nên không tránh khỏi những khó khăn và thiếu xót trong quá trình biên tập và phát hành. Nội dung thông tin còn chung chung, chất lƣợng thiết kế chƣa đƣợc tốt, giới hạn dung lƣợng email khiến cho chất lƣợng bản tin nội bộ gửi đến nhân viên chƣa đƣợc đẹp.
64
Hình 2.8: Thƣ ngỏ của lãnh đạo công ty
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Để tiến hành triển khai thiết kế và biên tập bản tin nội bộ, Công ty đã thành lập riêng một Ban biên tập Bản tin nội bộ trực thuộc Phòng GC-TT. Bản tin có số lƣợng trang từ 8 trang trở lên (tùy thuộc nội dung tháng nhiều hay ít) đƣợc phân bổ nhƣ sau:
Trang 1: Bao gồm logo, hình ảnh trang trí và thông tin nổi bật nhất của MobiFone trong tháng
65
Trang 2 và 3: Thông tin hoạt động trong công ty
Chuyên mục này tổng hợp các thông tin hoạt động trong tháng của MobiFone nhƣ các sản phẩm mới, thành tích của MobiFone, các hoạt động khuyến mại, chăm sóc khách hàng, số liệu kinh doanh, các hoạt động xã hội, v.v...
Trang 4: Thông tin thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh
Các tin tức trọng điểm của ngành viễn thông, các tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh của MobiFone, các tin kinh tế đáng chú ý.
Trang 5: Giải pháp công nghệ
Trình bày về công nghệ, về phần mềm, về kinh nghiệm hoặc mô hình phát triển trên thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng.
Trang 6: Bài viết chuyên đề của các chuyên gia nhận định về tình hình kinh tế, thị trƣờng, định hƣớng phát triển ngành viễn thông
Mỗi tháng bản tin điện tử nội bộ sẽ chọn một chủ đề trọng điểm của ngành viễn thông để đƣa ra các phân tích. Các bài trong mục chuyên đề này sẽ đƣợc viết bởi các chuyên gia có uy tín trong ngành.
Trang 7: Bài viết theo chủ đề của nhân viên cơ sở (đƣợc chọn lọc) Bài viết về một nhân viên tiêu biểu của công ty MobiFone (nhân viên tiêu biểu đƣợc bình chọn bởi các cán bộ công nhân viên của MobiFone và đƣợc lãnh đạo MobiFone phê duyệt).
Bài viết theo chủ đề: mỗi tháng, các nhân viên cấp cơ sở sẽ nhận đƣợc một chủ đề chung để tham gia viết bài. Chủ đề đƣợc lựa chọn dựa trên các tiêu chí nhƣ: Mức độ quan tâm chung của mọi ngƣời, tầm ảnh hƣởng của một vấn đề nào đó đến MobiFone hoặc thị trƣờng di động Việt Nam, tính phù hợp theo từng thời điểm,…
66
Hình 2.9: thiết kế bản tin PDF
(Thư giãn, buôn chuyện và các thông tin khác)
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Sau một năm thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ, tháng 10 năm 2010, MobiFone quyết định thay đổi hình thức thiết kế và phát
67
hành bản tin nội bộ. Trƣớc hết, để tránh tình trạng vì giới hạn dung lƣợng email làm chất lƣợng bản tin chƣa cao, năm nay ngoài bản tin PDF dạng đầy đủ, dung lƣợng cao (từ 6Mb trở lên), Ban biên tập tiến hành thiết kế Bản tin dạng rút gọn dƣới dạng HTML để toàn thể cán bộ công nhân viên khi nhận đƣợc bản tin sẽ đọc đƣợc những tin chính trong bản tin ngay lập tức. Ngoài ra, MobiFone cũng quyết định thực hiện in ấn phẩm và phân phối tới các trung tâm để cán bộ công nhân viên có thể đọc đƣợc bản in ấn và để lƣu trữ sau này.
Nội dung Bản tin nội bộ năm 2012 đƣợc cải tiến nhƣ sau:
“Thông điệp của tháng”: tập trung viết các mục tiêu, chiến lƣợc kinh
doanh của Công ty, các nội dung chỉ đạo, động viên, khuyến khích cán bộ MobiFone của Lãnh đạo Công ty
“Tiêu điểm Mobi”: Tập hợp kết quả sản xuất kinh doanh, tin tức nội
bộ, nội dung chƣơng trình khuyến mại, dịch vụ/sản phẩm/tính năng mới của MobiFone
“Màu sắc Mobi”: tập trung phóng sự ảnh, nội dung các hoạt động của Công ty, các Trung tâm và Chi nhánh trên toàn quốc
“Dạo quanh thị trƣờng”: tập hợp tin thị trƣờng nói chung và tin thị
trƣờng viễn thông trong tháng
“Góc nhìn toàn cảnh”: tập hợp các bài phân tích và bình luận về một vấn đề, sự kiện viễn thông trong tháng
“Điểm sáng Mobi”: tập hợp bài phân tích, bình luận về một đơn vị,
cá nhân xuất sắc của MobiFone do Công ty, Trung tâm hay Chi nhánh đề xuất
“Công sở muôn màu”: là chuyên mục sống đẹp, tâm sự trong nghề,
những chuyện vui buồn trong nghề nghiệp
“Café sáng”: tập hợp các bài viết có ích cho cuộc sống, công việc ,
68
“Giải trí – thƣ giãn”: bao gồm game ô chữ có thƣởng (nội dung
xoay quanh các vấn đề của MobiFone), các câu đố vui, truyện cƣời, tranh biếm họa, giới thiệu các địa điểm vui chơi, ăn uống, du lịch.
Tổng số trang bản tin nội bộ tăng lên, trung bình 16 trang/bản tin với dụng lƣợng thiết kế chất lƣợng hơn và rõ nét hơn
Hình 2. 10: Thiết kế bản HTML
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Đặc biệt, với sự thay đổi mạnh mẽ trong định dạng file thiết kế và phát hành bản tin nội bộ, kể từ năm 2010, nhờ có hệ thống kiểm tra Ban biên tập đã có thể đo đếm đƣợc số lƣợng ngƣời mở email, và đọc các tin tức nào, để thông qua đó đánh giá đƣợc hiệu quả của việc ban hành bản tin nội bộ và biết đƣợc các nội dung truyền thông đƣợc mọi ngƣời quan tâm để
69
cải tiến, hoàn thiện trong các bản tin tiếp theo. Kết quả, sau 2 tháng phát hành bản tin theo hình thức mới trung bình số lƣợt ngƣời đọc tin khoảng 2.000 lƣợt. Tuy đây chƣa phải là số lƣợng thực sự mong đợi, nhƣng với số lƣợng ngƣời đọc tăng lên qua từng tháng đã cho thấy rằng dần dần bản tin nội bộ cũng thu hút đƣợc cán bộ công nhân viên MobiFone và chúng ta cần hƣớng tập trung vào các tin tức MobiFone đặc biệt là các tin tức hoạt động của các Trung tâm.
Bảng 2.2: Kết quả số lƣợt đọc Bản tin nội bộ qua internet trong tháng 10 đến tháng 12/2012 TT Nội dung Tháng 10 Tháng 11 Tổng 1 Thƣ CEO 344 363 707 2 Tin tức MobiFone 568 980 1.548 3 Giải trí 127 53 180 4 game vui 222 222 5 xem Bản Full 252 462 714 Tổng số lƣợt xem 1.291 2.080 3.371
Nguồn: [Theo Số liệu báo cáo nội bộ của Công ty VMS ]
2.3.3. Thực trạng Vận hành website nội bộ
Nhận thấy rằng việc ban hành bản tin nội bộ là chƣa đủ, để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ MobiFone cũng triển khai vận hành website nội bộ.
Năm 2009, website nội bộ MobiFone có địa chỉ tại đƣờng dẫn: www.MobiFonenews.com.vn. Website này có nhiệm vụ chủ yếu là cập
nhật tin bài, thông tin các hoạt động của MobiFone, lƣu giữ các bản tin phát hành hàng tháng và thực hiện diễn đàn giao lƣu giữa các thành viên MobiFone. Tuy nhiên website mới đƣợc thiết kế dƣới dạng đơn giản là một microsite đƣợc hosting bên đối tác vì vậy nên vẫn chƣa gắn kết đƣợc các
70
tính năng hỗ trợ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhân viên, nên thời gian đầu số lƣợng ngƣời đăng ký thành viên lớn, sau đó cũng ít thành viên thƣơng xuyên truy cập website này.
Để truy cập vào website trƣớc hết thành viên phải đăng ký tài khoản truy cập với địa chỉ email có là @vms.com.vn
Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi về địa chỉ email một đƣờng link xác nhận và từ đó nhân viên có thể truy cập vào website và đọc các thông tin trên website nội bộ.
SITEMAP
Hình .2. 11: Hình ảnh SITEMAP trên Website của Mobifone
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.MobiFonenews.com.vn]
• Trang chủ • Tin tức
– Tin nội bộ MobiFone – Tin thị trƣờng
– Các bài phân tích chuyên đề
• Bài viết phong trào (nơi hiển thị các bài viết tham gia phong trào của nhân viên
71
MobiFone, các nhận xét và điểm đánh giá đƣợc cho bởi ngƣời xem web)
• Diễn đàn
– Thông báo của BQT diễn đàn
– Tin liên quan đến phong trào viết bài
– Giải trí (chuyên mục tám, làm quen, giới thiệu địa điểm giải trí, truyện cƣời)
• Gửi bài (nơi nhân viên MobiFone gửi bài viết tham gia phong trào
– Gửi bằng file word (nhân viên soạn trong Word rồi gửi) – Gửi bằng cách đánh trực tiếp trên website
• Download PDF (nơi download bản tin nội bộ hàng tháng bằng file PDF)
• Liên hệ góp ý
Bảng 2.3: Kết quả thu đƣợc sau 1 năm hoạt động website nội bộ MobiFonenews.com.vn (từ tháng 8 năm 2011 đến 2013)
Số bản tin đã phát hành 12 bản tin
Số lƣợng thành viên 1.754 thành viên
Số lƣợt truy cập (login) 96.311 lƣợt Số lƣợng bài viết trong diễn đàn 1.068 bài
Nguồn: [Theo Số liệu báo cáo của Công ty VMS ]
Đến năm 2010, MobiFone đã nghiên cứu triển khai và chính thức đƣa vào hoạt động một website nội bộ có tích hợp các tính năng hữu ích hơn, có tích hợp với hệ thống email nội bộ… và có tính bảo mật cao hơn. Website nội bộ chính thức hiện nay là http://portal.vms.com.vn. Chỉ những địa chỉ email MobiFone và đã đƣợc cấp quyền truy cập mạng nội bộ MobiFone thì mới có quyền truy cập vào website nội bộ này.
72
Website tập hợp các tính năng hữu ích phục vụ cho CBCNV trong quá tình làm việc và giải trí, giao lƣu. Ngoài ra, trên website còn đƣợc thiết kế đặt các banner quảng cáo, video quảng cáo để nâng cao hiệu quả truyền thông. Các nội dung, tin bài, hình ảnh sẽ đƣợc cập nhật thƣờng xuyên trên website.
Việc truy cập website dễ dàng: sử dụng địa chỉ và mật khẩu truy cập giống nhƣ địa chỉ, và mật khẩu truy cập email cá nhân
Các tính năng của website bao gồm:
- Trang chủ: khi truy cập, thành viên có thể nhìn thấy đƣợc các tin mới đƣợc cập nhật, các đoạn video của MobiFone và hình ảnh cán bộ công nhân viên MobiFone.
- Thông tin chung: tập hợp các thông tin, sự kiện, các hoạt động của MobiFone
- Thƣ viện ảnh: tập hợp ảnh các hoạt động, chƣơng trình, sự kiện của MobiFone
- Vùng làm việc: tập hợp các tính năng hỗ trợ làm việc nhƣ: liên kết với hộp thƣ điện tử cá nhân, phần mềm chat nội bộ, danh bạ điện thoại, lịch làm việc…
- Tài nguyên: tập hợp văn bản, quy định, tài liệu chuyên ngành và các phần mềm hữu ích khác
- Mục thống kế, báo cáo: tập hợp báo cáo lƣu lƣợng 2,5G và 3G - Mục “ứng dụng nội bộ”
- Mục “diễn đàn” là nơi CBCNV chia sẻ thông tin, trò chuyện, tham gia các hoạt động offline
73
Hình 2.12: Hình ảnh website http://portal.vms.com.
Nguồn: [Theo Số liệu từ trang Web: www.portal.vms.com.vn]
Hiện tại, Bản tin nội bộ đang đƣợc liên kết với website nội bộ để truyền thông thông tin tới toàn thể cán bộ công nhân viên và về lâu dài, website nội bộ sẽ đƣợc hoàn thiện và đƣợc đẩy mạnh để trở thành một địa chỉ internet truy cập thƣờng xuyên của toàn thể cán bộ công nhân viên thu thập thông tin hỗ trợ sản xuất kinh doanh và giao lƣu, trao đổi với các thành viên khác trong Công ty.
2.3.4. Các hoạt động truyền thông nội bộ khác
Bên cạnh việc thực hiện Bản tin nội bộ, vận hành website nội bộ và tổ chức các hội thảo, hội nghị, hội thi nội bộ cho cán bộ công nhân viên, MobiFone còn thực hiện truyền thông nội bộ qua các hình thức nhƣ: qua email, qua diễn đàn
74
Việc sử dụng email để phục vụ trong công việc đã thực sự cần thiết và không thể thiếu đƣợc của mỗi cán bộ công nhân viên. Toàn bộ nhân viên MobiFone dùng hệ thông email nội bộ với địa chỉ www.mail.vms.com.vn. Các thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động Công đoàn, hoạt động xã hội… đều đƣợc Công ty thông báo tới địa chỉ cá nhân của nhân viên. Chính vì vậy, thông tin sẽ đƣợc phổ biến nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, với một số địa chỉ email đƣợc phân quyền sẽ có thể gửi thông tin truyền thông tới toàn thể cán bộ công nhân viên. Khi đó, chỉ cần một vài thao tác đơn giản, nội dung truyền thông đã đƣợc truyền đạt tới từng cá nhân MobiFone từ Lãnh đạo đến các nhân viên cửa hàng cửa từng chi nhánh, trung tâm trên khắp cả nƣớc.
Hoạt động diễn đàn cũng là một hình thức truyền thông đã đƣợc áp dụng. Các nội dung chính trên diễn đàn chủ yếu là các thông tin hoạt động xã hội, làm quen, giao lƣu giữa các thành viên, Tuy nhiên, hiện nay hoạt động diễn đàn chƣa đƣợc thực sự đầu tƣ để có thể khai thác hết hiệu quả truyền thông của diễn đàn.
2.4. Đánh giá chung
2.4.1. Những kết quả đạt được
Các hình thức truyền thông nội bộ của MobiFone đã thu hút đƣợc sự quan tâm và tham gia hƣởng ứng của hầu hết các CBCNV trên toàn công ty, ở các hình thức. Qua các hình thức truyền thông nội bộ này, thông điệp và chủ trƣơng của Ban lãnh đạo công ty cũng đã phần nào đƣợc truyền tải trực tiếp và gián tiếp tới CBCNV công ty trên toàn quốc để từ đó, các thành viên của công ty hiểu biết về giá trị doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp và chiến lƣợc kinh doanh của công ty đƣợc rõ hơn, sâu hơn và cùng nhau chung sức lao động vì công ty.
75
Hiện thực của những thành công bƣớc đầu đó là kết quả của các cuộc thi, số ngƣời truy cập và gửi bài về website nội bộ, số lƣợng đọc bản tin nội bộ gửi qua thƣ điện tử…
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, Bản tin nội bộ vẫn còn thiếu xót, thông tin của các trung tâm, phòng ban chƣa đƣợc phong phú, thời gian thực hiện và phát hành bản tin. Một phần vì đội ngũ thực hiện biên tập bản tin nội bộ còn quá mỏng, sự phối hợp của các phòng ban và các Trung tâm chƣa đƣợc chủ động nên thông tin cập nhật chƣa đƣợc kịp thời và đầy đủ, một phần vì mới thực hiện hình thức phát hành mới nên chƣa giải quyết hết đƣợc các vấn đề phát sinh
Thứ hai, hiện nay website nội bộ mới chuyển sang địa chỉ mới nên số lƣợng ngƣời biết, nhớ và có thói quen truy cập vào website nội bộ chƣa cao
Thứ ba, số lƣợng nhân viên thƣờng xuyên đọc và theo dõi tin tức truyền thông nội bộ còn thấp
Thứ tư, diễn đàn chƣa thực sự phát huy đƣợc hiệu quả vì hiện nay trên diễn đàn, các thành viên chƣa có thói quen chia sẻ, giao lƣu trao đổi thông tin
Thứ năm, các hoạt động nội bộ (hội thi, hội nghị) đƣợc tổ chức nhƣng chƣa phải thực sự tất cả các thành viên có thể tham gia, đặc biệt là các nhân viên dƣới các cửa hàng, chi nhánh vì bị giới hạn về không gian và