Bổ sung tính năng giải trí trong website nội bộ: tính năng giải trí trên website sẽ giúp các thành viên có thể giải trí thƣ giãn bằng các game vui, truyện cƣời… Ngoài ra, các tính năng giải trí này cũng giúp cho website tránh đƣợc tình trạng nhàm chán chỉ có tin tức thông thƣờng, mà đó phải là một website tích hợp để tạo thói quen cho nhân viên vào website hàng ngày - Tăng tính tƣơng tác giữa các thành viên của website, tạo điều kiện để thành viên chủ động tăng tin bài lên website
Hiện nay website nội bộ có một hạn chế là mới chỉ mang tính truyền thông 1 chiều, việc câp nhật nội dung vẫn phải truy cập vào hệ thống cập nhất, đối tác bên ngoài sẽ rất khó để có thể cập nhật nội dung lên website và các nhân viên nếu không thể chủ động đăng bài hay đóng góp ý kiến trên website. Vì vậy, trong thời gian tới, website nội bộ cần đƣợc cải tiến để tăng tính tƣơng tác và tạo điều kiện nhân viên chủ động đăng bài lên. Xác định chủ đề
sƣờn bài
Trình duyệt, bổ sung sƣờn bài
Gửi sƣờn bản tin cho đối tác và xác định thời gian viết, duyệt bài
Thu thập thông tin Biên tập tin, duyệt bài
Thiết kế, dàn trang PDF; HTML
Ra bản tin PDF hoàn chỉnh
Trình duyệt lãnh đạo Chỉnh sửa
Duyệt lần cuối Ra bản PDF; HTML;
file in ấn phẩm Phát hành bản tin
85
Khi đó thì mới kích thích đƣợc sự tham gia của đông đảo nhân viên MobiFone và thông tin trên website sẽ luôn đƣợc cập nhật một cách nhanh nhất.
- Đẩy mạnh hoạt động diễn đàn trên website
Hoạt động diễn đàn trên website hiện nay chƣa đƣợc mạnh một phần vì nội dung còn thiếu thốn, phần khác nhân viên tham gia diễn đàn chƣa đƣợc tích cực, vì vậy trong thời gian tới, cần đẩy mạnh hoạt động diễn đàn, lập các chủ diễn đàn là thành viên MobiFone để thƣờng xuyên trao đổi, bình luận các hoạt động của MobiFone.
- Thƣờng xuyên thay đổi hình ảnh để làm phong phú thiết kế của website Hình ảnh trên website cần đƣợc thay đổi thƣờng xuyên theo các chủ đề khác nhau trong năm để website không bị nhàm chán và tạo đƣợc không khí muốn truyền đạt tới toàn thể nhân viên.
3.2.4. Giải pháp phát triển website nội bộ phiên bản Mobile
Với việc phát triển website nội bộ phiên bản Mobile, các thành viên trong nội bộ công ty Thông tin Di động VMS sẽ có thể tìm hiểu, nắm bắt, lĩnh hội thông tin về tổ chức của mình cùng nhiều thông tin hữu ích khác ngay trên điện thoại di động. Thông qua hoạt động này, tính liên kết và tƣơng tác giữa các thành viên của website cao hơn rất nhiều và hoạt động truyền thông nội bộ nhờ đó cũng hiệu quả hơn.
Website nội bộ phiên bản Mobile là hình thức website nội bộ trên cơ sở ứng dụng tiện ích của điện thoại di động, cung cấp thêm cho ngƣời xem một hình thức truy cập website nội bộ mới. Toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty thông tin di động VMS có thể thoải mái xem website nội bộ mọi lúc mọi nơi cũng nhƣ tham gia nhiệt tình hơn, dễ dàng hơn các hoạt động trao đổi, chia sẻ thông tin trên website. Hình thức này cũng tạo thói quen cho nhân viên vào website hàng ngày.
86
Vì là một hình thức rất mới nên để thu hút ngƣời xem, website nội bộ phiên bản Mobile cần đƣợc cải tiến về giao diện, tính năng, các tiện ích để tăng tính tƣơng tác và gắn kết nhân viên nhằm thu hút nhân viên MobiFone tham gia tích cực hơn các hoạt động tập thể của tổ chức.
87
Hình 3.1: Giao diện website nội bộ phiên bản Mobile. Nguồn: [Trang Web của Công ty Thông tin di động VMS]
88
3.2.5. Một số giải pháp khác
Nghiên cứu, triển khai hệ thống chat nội bộ. Hiện nay Yahoo messenger là một tình năng hầu nhƣ nhân viên nào cũng sử dụng. Nếu nhƣ MobiFone nghiên cứu và đƣa vào khai thác hệ thống chat nội bộ thì sẽ giúp cho các nhân viên liên lạc đƣợc với nhau dễ dàng, không chỉ trong các phòng ban làm việc với nhau mà các thành viên có thể làm quen, giao lƣu với các nhân viên làm việc ở khu vực khác. Đồng thời đây cũng sẽ là kênh truyền tải thông tin nhanh thông qua các tính năng chia sẻ hình ảnh, thông tin, chat, …
Nghiên cứu, triển khai thực hiện nhắn tin miễn phí hoặc khuyến mại nội bộ qua SMS hoặc trên internet. Hiện nay, hầu nhƣ tất cả các chƣơng trình khuyến mại đều không áp dụng cho khách hàng nội bộ. Chính vì vậy, việc xây dựng một chƣơng trình khuyến mại hay miễn phí sms giữa các khách hàng nội bộ với nhau là một ƣu đãi đặc biệt dành cho cán bộ công nhân viên. Việc miễn phí sms này không những giúp nhân viên cảm thấy mình đƣợc quan tâm mà còn giúp cho các nhân viên liên lạc đƣợc với nhau dễ dàng hơn
Thực hiện nhắn tin chúc mừng sinh nhật và các ngày kỉ niệm trong năm cho nhân viên MobiFone. Đây đƣợc coi là hoạt động tăng sự quan tâm của Công ty tới từng cá nhân là nhân viên của MobiFone. Trƣớc đây, mỗi khi có sinh nhật của thành viên website nội bộ, hệ thống sẽ chủ động gửi một email chúc mừng sinh nhật tới thành viên đó, và công việc này đã đón nhận đƣợc sự ủng hộ của các thành viên. Hơn thế nữa, là một công ty viễn thông nên việc thực hiện nhắn tin chúc mừng gửi tới khách hàng nội bộ là không có gì khó khăn và tốn kém, ngƣợc lại nó lại mang tới cho nhân viên một cảm giác thân thiết, gắn bó và sự quan tâm của Công ty.
89
3.3 . Điều kiện thực hiện các giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS
Để thực hiện các giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty VMS, cần có sự điều kiện sau đây:
Thứ nhất: Phải có sự nhất quán từ chiến lƣợc, kế hoạch, thông điệp hành động từ các cấp lãnh đạo cao nhất, các đơn vị trực thuộc, các phòng ban chức năng cũng nhƣ tinh thần đoàn kết, sáng tạo, tính nghiêm túc, trách nhiệm của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Một yếu tố cũng hết sức quan trọng đó là phải đƣợc lãnh đạo công ty bố trí nguồn ngân sách đủ đảm bảo để thực hiện.
Thứ hai: Kế hoạch thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ cần đƣợc thực hiện theo quy trình nhƣ sau:
Bƣớc 1: Công ty ban hành Kế hoạch kinh doanh/chiến lƣợc kinh doanh theo năm
Bƣớc 2: Phòng GC-TT xây dựng chiến lƣợc marketing cho toàn công ty, theo đó xác định thông điệp truyền thông trên toàn công ty.
Bƣớc 3: Bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trong năm cùng với ngân sách và thông điệp thực hiện. Nguyên tắc xây dựng là lựa chọn những hình thức truyền thông tận dụng đƣợc các tài nguyên sẵn có của công ty và đơn vị.
90
Kết luận
Hoàn thiện quy trình thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ là một công việc cần thiết của một doanh nghiệp bởi sự tồn tại của bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều có tính chu kỳ thịnh vƣợng và suy thoái. Truyền thông nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức.
Mobifone là doanh nghiệp nhà nƣớc có hiệu quả kinh doanh cao. Tuy nhiên, còn một số vấn đề cần khắc phục để tiếp tục thành công hơn nữa, đóng góp cho sự phát triển ngành viễn thông di động của Việt Nam. Phần này của luận văn cố tình không dàn trải các giải pháp mang tính logic nhƣ khung khổ lý thuyết đƣa ra và phân tích thực trạng theo khung khổ đó, mà học viên muốn nhấn mạnh đến những giải pháp mang tính đột phá chiến lƣợc. Nếu gọi tên các giải pháp theo cách gọi các thuộc tính của tổ chức thì có lẽ tính logic nghiên cứu sẽ cao hơn, nhƣng học viên cho rằng cách gọi đó chƣa thể hiện đƣợc tính thực tiễn và tính đột phá của vấn đề nghiên cứu. Phần này, học viên cũng đã cố gắng tổng hợp và phân tích sâu hơn một số khía cạnh mang tính vĩ mô để khuyến nghị lên VNPT một số định hƣớng chiến lƣợc cần triển khai cho Mobifone trong giai đoạn tới.
Cùng với sự phát triển bền vững của khối doang nghiệp trong cả nƣớc, Mobifone là doanh nghiệp nhà nƣớc có hiệu quả kinh doanh cao trong thời gian qua đã có những bƣớc phát triển mạnh mẽ, tăng mạnh về năng lực cũng nhƣ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, đi kèm với đó là sự tăng trƣởng về quy mô hoạt động và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Hoàn thiện quy trình thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ cũng đóng góp một phần đáng kể trong sự phát triển của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và tƣơng lai. Hiện nay, Mobifone đã ngày càng thể hiện rõ vai trò là một công ty cung cấp dịch vụ viễn thông lớn của thành phố Hà Nội nói riêng và cả nƣớc nói chung, đóng góp vào thành công và phát triển của ngành viên thông trong cả nƣớc. Vì vậy luận văn đã đặt mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ở lĩnh vực này. Trên cơ
91
sở vận dụng tổng hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, luận văn đã hoàn thành những nội dung sau:
Một là, hệ thống hóa một số vấn đề lý luận và thực tiễn về hoạt động
truyền thông nội bộ, kinh nghiệm của một số nƣớc phát triển và một số cơ quan trong nƣớc, thành công và đang trong quá trình tìm hƣớng đi, luận văn đã xác định hoạt động truyền thông nội bộ cũng là một trong các yếu tố quyết định thành công của một tổ chức trong nền kinh tế thị trƣờng nói chung và hội nhập nói riêng.
Hai là, qua phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Công
ty thông tin di động VMS luận văn đã chỉ rõ những thành công cũng nhƣ những hạn chế, bất cập trong hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty và nguyên nhân của những hạn chế đó.
Ba là, thông qua lý luận, nhận rõ thực trạng và dựa trên các quan điểm, mục
tiêu phát triển của Công ty, luận văn đề xuất, luận chứng những định hƣớng và giải pháp cơ bản để hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển bền vững trong hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai của Công ty thông tin di động VMS.
Hoàn thiện công tác hoạt động truyền thông nội bộ cũng là một nhiệm vụ quan trọng và rất cần thiết cho sự phát triển của công ty. Việc thực hiện những giải pháp đã nêu đòi hỏi sự nỗ lực và quyết tâm cao của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty, cũng nhƣ sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Những giải pháp, kiến nghị trong luận văn do chỉ tiếp cận từ góc độ trong công tác hoạt động truyền thông nội của Công ty VMS nên có thể còn nhiều khiếm khuyết và hạn chế. Tác giả luận văn rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến chỉ dẫn của các thầy, cô giáo và của đồng nghiệp để hoàn thiện luận văn tốt hơn.
92
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
1. Kiến nghị với Công ty thông tin di động VMS
Ngoài những giải pháp hoàn thiện và thúc đẩy công tác hoạt động truyền thông nội của Công ty VMS, luận văn mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhƣ sau:
Thứ nhất, Một thƣơng hiệu mạnh cần phải đƣợc xây dựng từ bên trong. Một công ty muốn thành công và tạo nên thƣơng hiệu của chính mình luôn có những tiêu chí và kế hoạch hoàn hảo. Nhƣng để thƣơng hiệu đi đến đông đảo với mọi tầng lớp thì cần sự hỗ trợ đắc lực của công cụ truyền thông. Để phát triển vững chắc, Công ty VMS cần chuẩn bị cho mình những chiến lƣợc truyền thông nội bộ phù hợp với quy mô, loại hình sản xuất và lĩnh vực kinh doanh.
Thứ hai, Đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, truyền thông nội bộ còn là cụm từ xa lạ nhƣng với các doanh nghiệp nƣớc ngoài, truyền thông nội bộ thậm chí còn đƣợc đánh giá cao hơn truyền thông đối ngoại. Vì nhiều điều kiện khác nhau, truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn bị xem nhẹ, thậm chí bị xem rất nhẹ. Hầu hết các doanh nghiệp trong nƣớc hiện chƣa chú trọng và đầu tƣ đúng mức để xây dƣ̣ng hê ̣ thống truyền thông tổ chƣ́c (corporate communication) toàn diê ̣n cho cả nô ̣i bô ̣ và bên ngoài , trong đó truyền thông nô ̣i bô ̣ giƣ̃ v ai trò quan tro ̣ng. Vì vậy cần có một cơ chế, chính sách đúng đắn cũng nhƣ đầu tƣ nguồn lực đủ mạnh danh cho các hoạt động truyền thông nội bộ của công ty.
Thứ ba, Truyền thông nội bô ̣ dẫn dắt hành vi nhân viên và thành công cho doanh nghiê ̣p . Xây dựng thƣơng hiệu nô ̣i bô ̣ nhằm mu ̣c tiêu giúp nhân viên chia sẻ hê ̣ thống tôn chỉ (tầm nhìn , sƣ́ mê ̣nh , giá trị ), cốt lõi
93
thƣơng hiê ̣u, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ƣ́ng xƣ̉ phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thƣơng hiê ̣u ; mọi ngƣời hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc; thấu hiểu và biết cách vâ ̣n du ̣ng cốt lõi thƣơng hiê ̣u vào thƣ̣c tiễn để đối thoa ̣i và phát triển hình ảnh thƣơng hiê ̣u thành công ; mọi ngƣời cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm viê ̣c hiê ̣u quả . Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cƣờng hiểu biết, cam kết gắn bó chă ̣t chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đô ̣i và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn v à sứ mệnh công ty thể hiê ̣n qua công việc hàng ngày.
Nhƣ vâ ̣y, nâng cao hoạt động truyền thông nô ̣i bô ̣ tại Công ty VMS không chỉ nhắm đến viê ̣c thông báo hay truyền đa ̣t đƣợc thông điê ̣p mà còn nhắm đến mu ̣c tiêu cao hơn là kết nối chiến lƣợc kinh doanh với vai trò và hiê ̣u quả của tƣ̀ng nhân viên tại công ty. Từ đó, Công ty sẽ ta ̣o sƣ̣ khác biê ̣t, gia tăng năng suất và và sƣ̉ du ̣ng hiê ̣u quả nguồn lƣ̣c tốt hơn.
2. Kiến nghị với Tập đoàn VNPT
Sự thất bại nhãn tiền của một số công ty/tổng công ty/tập đoàn kinh tế nhà nƣớc thời gian qua cho thấy mô hình tổ chức của các doanh nghiệp nhà nƣớc đang “phi chuẩn” trong bối cảnh mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt trong lĩnh vực viễn thông di động. Có thể nói, Mobifone là “con gà đẻ trứng vàng” cho VNPT thời gian qua và giai đoạn tiếp theo, có nghĩa là Mobifone có tiềm năng phát triển và vƣơn xa, đóng góp lớn cho kinh tế quốc gia và có thể tham gia xây dựng thƣơng hiệu quốc gia trên trƣờng thế giới. Vì vậy cần nhìn nhận đúng và trúng vai trò của Mobifone để có các kế sách phù hợp cho giai đoạn phát triển tới. Học viên cho rằng, có một số khuyến nghị cần xem xét đối với VNPT:
Thứ nhất, Không đƣa ra và thực hiện chủ trƣơng sát nhập Vinaphone vào Mobifone. Nếu có chủ trƣơng và thực hiện chủ trƣơng này, Mobifone sẽ có thể phải đối mặt với 5 nguy cơ: (i) Nguy cơ mất thƣơng hiệu mạnh;
94
(ii) Sự phình to trong tổ chức quản lý, đi ngƣợc lại với chủ trƣơng tái cấu trúc các công ty nhà nƣớc của Đảng và Nhà nƣớc; (iii) Giảm sức cạnh tranh dẫn đến nguy cơ bị thôn tính; (iv) Khó khăn lâu dài trong việc xây dựng và phát triển văn hóa công ty – nhân tố lõi cho phát triển doanh nghiệp bền vững; (v) Tác động mạnh đến ngƣời tiêu dùng và dƣ luận, ảnh hƣởng lớn