Những buổi triển lãm hay trƣng bày cố định hay di động có thể đƣợc sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của công ty. Trong những buổi trƣng bày, công ty có thể mô tả quá trình chế tạo sản phẩm, mức độ hoạt động của công ty trên phạm vi toàn cầu hay mô tả một chiến dịch quảng cáo.
- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí:
Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi nhƣ sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên.
Ngoài ra các phƣơng tiện truyền thông mới nhƣ mạng internet, email hay “chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi ngƣời giao tiếp với nhau. Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc. Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác.
1.3. Tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ nội bộ
1.3.1. Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ
Kết quả chƣơng trình truyền thông nội bộ thƣờng không trực tiếp và tức thời nhƣ các chƣơng trình quảng cáo và khuyến mại. Thông thƣờng, các chƣơng trình quan hệ công chúng thƣờng xem nhẹ việc đánh giá. Tuy nhiên,
28
nếu đƣợc thực hiện phù hợp việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm và chủ động xác định những dấu hiệu nguy hiểm trƣớc khi vấn đề thực sự xảy ra. Đánh giá còn giúp doanh nghiệp tập trung nỗ lực, thể hiện tính hiệu quả, đảm bảo hiệu suất chi phí, khuyến khích tổ chức quản lý tốt và tạo điều kiện phát huy tinh thần trách nhiệm sau mỗi chƣơng trình.
Việc đánh giá đƣợc thực hiện thông qua các yếu tố đầu vào, xem xét các yếu tố đầu ra và kết quả hoạt động truyền thông nội bộ, điều mà hoạt động truyền thông thực sự đạt đƣợc.
Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ thông qua 2 tiêu chí:
Thứ nhất là: Đánh giá chất lƣợng truyền thông nội bộ đƣợc doanh nghiệp xây dựng và đƣa ra cán bộ công nhân viên công ty. Cụ thể: Mức độ chính xác của mục tiêu tác động, Mức độ bao phủ của đối tƣợng mục tiêu, Mức độ hoàn hảo của thông điệp. Mức độ chính xác của việc lựa chọn các phƣơng tiện truyền tải.
Thứ hai là: Đánh giá kết quả tác động của truyền thông nội bộ đến công chúng: Sự gia tăng nhận thức của CBCNV về công ty. Hạn chế loại bỏ những lời phàn nàn của CBCNV về doanh nghiệp, gia tăng sự hài lòng về công ty thông qua các lời khen, mức độ hài lòng, tinh thần làm việc của nhân viên trƣớc và sau chƣơng trình.
1.3.2. Phương pháp hoạt động truyền thông nội bộ
Để đánh giá có hiệu quả là cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chƣơng trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lƣờng đƣợc, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lƣợng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lƣờng đánh giá thành công của chƣơng trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính mở.
Những phƣơng pháp đánh giá khách quan: Những thay đổi trong
29
lƣợng thƣ trả lời, phiếu góp ý, số lƣợng tham dự… ), những thay đổi trong thái độ, ý kiến và nhận thức (đo lƣờng thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp), thành tích, phạm vi truyền tải thông điệp, nội dung truyền thông, lƣợng độc giả qua phân tích dữ liệu về độc giả, kiểm soát ngân sách và giá trị thu đƣợc từ ngân sách.
Những phƣơng pháp đánh giá tính chủ quan: Sự nồng nhiệt của công chúng, hiệu năng và tính chuyên nghiệp của chƣơng trình, tính sáng tạo, bản năng cảm nhận đƣợc những điều đúng đắn trong các tình huống cụ thể (dựa trên phán đoán thông qua kinh nghiệm), phẩm chất quan hệ với con ngƣời,
Đánh giá quá trình: Phần thiết yếu của hoạt động đánh giá là giám sát
quá trình, một phần của công việc đánh giá là xem xét sự triển khai hiểu quả đối với cả nhân viên và ngân sách. Việc giám sát thƣờng lệ và chặt chẽ cả hai yếu tố này là hết sức cần thiết. Nhân viên cần đƣợc phát triển không ngừng nhằm đối phó và khai thác các yếu tố trong môi trƣờng truyền thông thay đổi rất nhanh chóng. Cần luôn khích lệ và quản lý họ thật tốt. Việc quản lý sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách là trách nhiệm đặt lên vai mỗi nhà quản lý và nhân viên PR. Mọi khoản chi tiêu đều phải có hiệu quả.
1.4. Một số kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của một số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam
1.4.1. Kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn FPT
- Giới thiệu về Tập đoàn FPT
Thành lập ngày 13/09/1988, FPT đã liên tục phát triển và trở thành một trong những Tập đoàn Kinh tế - Công nghệ hàng đầu Việt Nam, lấy đội ngũ cán bộ công nghệ làm nền tảng, đội ngũ cán bộ kinh doanh làm động lực, bằng lao động sáng tạo và sự tận tụy, tạo ra các giá trị gia tăng cho khách
30
hàng. Trong nhiều năm qua, FPT đã gặt hái đƣợc nhiều thành công quan trọng trong các lĩnh vực nhƣ: Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin và điện thoại di động; Tích hợp hệ thống; Giải pháp và xuất khẩu phần mềm; dịch vụ ERP; Cung cấp các giải pháp - dịch vụ viễn thông và Internet; Lắp ráp máy tính; Cung cấp dịch vụ truyền thông và giải trí; Đào tạo nguồn nhân lực…
Trên thực tế, truyền thông nội bộ của FPT góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Có một điều mà doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức đƣợc tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp
- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của FPT
a) Thành lập Ban truyền thông- Ban chuyên trách về truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài:
Ban Truyền thông có nhiệm vụ thực hiện việc truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài qua các chƣơng trình nhƣ tài trợ, quảng cáo, tổ chức sự kiện… Nhƣ vậy, Ban truyền thông của FPT mang hai nhiệm vụ cơ bản là truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài. Vai trò của Ban truyền thông là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ FPT. Trong đó, quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong FPT, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để FPT đều có chung một hƣớng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp.
b) Kết hợp với Ban Nhân sự tổ chức các sự kiện (event) nội bộ
Hoạt động truyền thông nội bộ của FPT ngoài việc sử dụng tờ bản tin để chuyển tải các thông điệp trong nội bộ, còn có các sự kiện. Đó là sự chia sẻ niềm tin và hệ thống giá trị của các thành viên. Văn hoá FPT đã trở thành
31
món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, sân chơi tuyệt vời, nguồn động viên cổ vũ và là niềm tự hào của mỗi ngƣời FPT. Hàng năm, Ban Truyền thông và Cộng đồng FPT luôn tổ chức các hoạt động văn hóa - thể thao nhằm mang lại cho ngƣời FPT một cuộc sống tinh thần phong phú, sự gắn bó với công ty, tin tƣởng vào tƣơng lai cùng thành công với FPT.
c) Biên tập và xuất bản các ấn phẩm nội bộ
Một trong những công việc rất quan trọng của việc truyền thông nội bộ là xây dựng các ấn phẩm nội bộ để truyền bá tƣ tƣởng, khích lệ động viên và là cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo FPT. Hơn 10 năm trƣớc, từ khi FPT chƣa có tên tuổi trong làng công nghệ và mô hình mới ở mức công ty, FPT đã thành lập Ban truyền thông của công ty và bắt đầu cho ra ấn phẩm nội bộ. Nếu không kể tờ báo chuyên nghiệp VnExpress, hiện trong tập đoàn FPT có đến 7 tờ bản tin nội bộ, hằng tuần, hằng tháng đƣa đến cho CBNV tập đoàn những thông tin quan trọng và thiết thực. Đó là các tờ Chúng ta (Ban Truyền thông tập đoàn), Cucumber (FPT Software), Ngƣời phân phối (FTG), FIS Link (FIS), Cóc đọc (Đại học FPT), The FOX (FPT Telecom) và Ngƣời Tiên Phong (Ngân hàng Tiên Phong). Ngoài tờ chính phản ánh các hoạt động bao phủ khắp tập đoàn FPT thì các tờ nội bộ của các công ty sẽ chỉ dừng lại ở mức phản ánh tình hình ở công ty mình, lĩnh vực kinh doanh của mình.
Trong số các ấn phẩm nội bộ trên thì tờ Chúng ta đƣợc xem là cái nôi để tạo ra các ấn phẩm nội bộ khác. Tờ Chúng ta đƣợc Ban Truyền thông của tập đoàn chịu trách nhiệm xuất bản hàng tuần với 20 trang nội dung. Tờ Chúng ta đƣợc phân ra các chuyên mục rất rõ ràng nhƣ; Tin tức, Theo dòng thời sự, Kinh doanh, Tập đoàn, Đời sống, Cộng đồng, Điểm báo viết về FPT. Nhìn chung, tờ Chúng ta sẽ phản ánh tin tức của cả tập đoàn FPT, cơ hội kinh doanh phân tích thị trƣờng mà tập đoàn này đang hoạt động, các sáng kiến kinh doanh của các tập thể cá nhân, gƣơng sáng điển hình, đời sống nhân viên
32
của tập đoàn. Thậm chí nhiều sự kiện kinh tế xã hội có tác động lớn đến đời sống cán bộ nhân viên của FPT cũng đƣợc phản ánh tại đây. Về cơ bản các thông tin đăng tải trên tờ Chúng ta mang mầu sắc dân chủ cao.
d) Sử dụng mạng intranet, website nội bộ
Intranet quả là một phát kiến cho truyền thông nội bộ vì ở đó ngƣời ta có thể biết đƣợc hết các thông tin về các quyết định, lịch book xe, book phòng họp, lịch họp với khách hàng, các disscusion nóng bỏng, những hoạt động của các câu lạc bộ hay tâm sự thƣờng ngày của nhân viên, đƣợc trình bày rất khoa học và sống động từng ngày nhƣ hơi thở của ngƣời FSoft. Hệ thống đài phát thanh VOF hoạt động rất tích cực phát ra rả một ngày 3 ca đóng góp không nhỏ vào công tác truyền thông, đặc biệt VOF đã kết nối đƣợc từ toà nhà HITC sang toà nhà Simco. Ngoài ra, hàng tuần thƣờng xuyên diễn ra cuộc họp nối giữa Hà Nội, Hồ Chí Minh, Tokyo qua Video Conference, khiến cho việc trao đổi thông tin tại FSoft luôn trở nên thông suốt.
1.4.2. Kinh nghiệm khai hoạt động truyền thông nội bộ củaTập đoàn Viễn Thông Viettel
- Giới thiệu về Tập đoàn Viễn Thông Viettel
Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Viettel đƣợc thành lập ngày 05/4/2007, trên cở sở sát nhập các Công ty Internet Viettel, Điện thoại cố định Viettel và Điện thoại di động Viettel. Đến nay, Viettel Telecom đã ghi đƣợc những dấu ấn quan trọng và có một vị thế lớn trên thị trƣờng cũng nhƣ trong sự lựa chọn của những khách hàng thân thiết: Dịch vụ điện thoại đƣờng dài trong nƣớc và quốc tế 178 đã triển khai khắp 64/64 tỉnh, thành phố cả nƣớc và hầu khắp các quốc gia, các vùng lãnh thổ trên thế giới. Dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ Internet…phổ cập rộng rãi đến mọi tầng lớp dân cƣ, vùng miền đất nƣớc với
33
hơn 1,5 triệu thuê bao. Dịch vụ điện thoại di động vƣợt con số 20 triệu thuê bao, trở thành nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động số 1 tại Việt Nam.
- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn Viễn Thông Viettel.
a) Thành lập Ban truyền thông tách rời khỏi Ban Chính sách
Mô hình truyền thông nội bộ của Viettel vẫn mang hình thức nặng nề của doanh nghiệp nhà nƣớc. Bộ phận truyền thông của Viettel đƣợc thành lập năm 2003 những chỉ có một ngƣời chuyên trách và nằm trong Ban Chính sách. Đến năm 2010, bộ phận này mới đƣợc tách ra thành ban truyền thông. Ban này có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện truyền thông nội bộ. Lƣu trữ và khai thác tƣ liệu nội bộ và tham gia xây dựng chiến lƣợc truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan hệ công chúng. Xây dựng chiến lƣợc truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan hệ công chúng.
b) Tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ
Viettel Telecom rất coi trọng các sự kiện nội bộ, thông qua các sự kiện này để tuyên truyền và đào tạo văn hóa Viettel với cán bộ công nhân viên. Đối với nhiệm vụ truyền thông nội bộ, các nhân viên của Ban truyền thông chủ yếu truyền thông văn hóa Viettel dƣới hình thức các buổi đào tạo và nói chuyện nội bộ. Viettel đã cắt cử nhân viên truyền thông của mình xuống các chi nhánh để giảng dạy về văn hóa Viettel. Ban truyền thông của Viettel cũng tổ chức các buổi đào tạo cho các chi nhánh, các công ty con về văn hóa Viettel và in ấn các tài liệu liên quan đến vấn đề này.
c) Bản tin nội bộ
Ban Truyền thông còn có nhiệm vụ xây dựng và xuất bản ấn phẩm nội bộ với tên gọi “Ngƣời Viettel”. Ấn phẩm này đƣợc xuất bản từ năm 2006 với tên gọi ban đầu “Nội san Viettel”. Về cơ bản ấn phẩm này phản ánh các tƣ
34
tƣởng, khát vọng của lãnh đạo Viettel, ngƣời ngƣời tốt việc tốt, kinh nghiệm trong công việc. Khác với các ấn phẩm của FPT là ấn phẩm nội bộ của Viettel có thêm phần học ngoại ngữ cho các nhân viên Viettel ở nƣớc ngoài nhƣ học tiếng Anh, Khơ me và còn có thêm phần nội dung ICT thế giới. Bản tin nội bộ của Viettel đƣợc in mầu với 32 trang nội dung. Ban đầu bản tin nội bộ còn có nhiệm vụ đóng vai trò phản biện để chỉ ra những khiếm khuyết của Viettel. Tuy nhiên, sau đó nội dung này đã gây ra những ý kiến trái chiều nhau trong bản thân lãnh đạo Viettel rồi đi đến kết luận dừng nhiệm vụ này.
Tuy nhiên, nhƣợc điểm lớn nhất của ấn phẩm nội bộ này là thời gian xuất bản 1 tháng/kỳ. Nhƣ vậy, thông tin truyền tải trên đó sẽ bị “thiu” và không cập nhật đƣợc tình hình của tập đoàn này. Bên cạnh đó, ấn phẩm này tính tƣơng tác trong nội bộ thấp, chủ yếu là diễn đàn của lãnh đạo nói. Ngoài ra, Viettel chƣa triển khai các ấn phẩm nội bộ online để tăng hiệu quả tƣơng tác giống nhƣ FPT đã làm. Những nhƣợc điểm này của ấn phẩm nội bộ Viettel đã khiến nó trở nên xa lạ đối với chính ngƣời Viettel. Phía Viettel cũng đã làm một cuộc khảo sát về hiệu quả của ấn phẩm này thì kết quả cho thấy phần lớn ngƣời Viettel không quan tâm đến ấn phẩm của mình. Vì vậy, đã có thời kỳ Viettel cho dừng bản tin nội bộ này.
1.4.3. Nhận xét, đánh giá và bài học rút ra cho Công ty VMS.
Những yếu tố quan trọng của truyền thông nội bộ cho thấy cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệ và là đầu tƣ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh. Những kinh nghiệm của các đơn vị thực hiện truyền thông nội bộ cho thấy yếu tố đầu tiên cần phải có đƣợc sự nhận thức xuyên suốt của lãnh đạo về vấn đề này. Từ đó, mô hình hoạt động của truyền thông nội bộ mới phát huy hiệu quả.
35
Trong số các mô hình truyền thông nội bộ, có thể thấy mô hình truyền thông của FPT là ƣu việt hơn cả. MobiFone có thể chọn mô hình dựa trên các thành