Mơ hình kế tốn phù hợp là mơ hình đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp tồn bộ thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp nĩi riêng và của tồn hệ thống nĩi chung. Tổ chức hoạt động kế tốn theo mơ hình này phải cĩ tính hệ thống, khoa học, bảo đảm các nguyên tắc:
Tuân thủ các quy định của luật kế tốn, các chuẩn mực kế tốn Việt Nam và chế độ kế tốn hiện hành, cụ thể là chế độ kế tốn ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo.
Mơ hình kế tốn phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của các doanh nghiệp trong hệ thống, phù hợp với quy mơ, cơ cấu tổ chức và địa bàn hoạt động của cơng ty.
Phù hợp với nguồn nhân lực của bộ phận kế tốn, mạng lưới máy mĩc thiết bị và trình độ kỹ thuật cơng nghệ ứng dụng trong cơng tác tài chính kế tốn.
Tổ chức cơng tác kế tốn phải bảo đảm tính khách quan, thơng tin đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy. Các chứng từ nghi sổ phải bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ.
Mơ hình kế tốn phải thỏa mãn nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và cĩ hiệu quả. Để đạt được những điều trên, khi thiết lập mơ hình kế tốn cần thực hiện các cơng việc sau:
3.3.1.1. Xác lập quy chế tổ chức kế tốn chung
Mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con trong hệ thống VINATRANS là một thực thể bao gồm nhiều cơng ty thành viên hoạt động trong các lĩnh vực tương đối khác nhau, trong đĩ mỗi cơng ty tự tổ chức bộ máy kế tốn riêng, cĩ hệ thống BCTC riêng. Do đĩ, để tiến hành hợp nhất các BCTC riêng rẽ của các cơng ty trong hệ thống lại
với nhau, cần thiết phải xác lập quy chế tổ chức kế tốn chung cho cả hệ thống, quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn cơng ty mẹ và của các cơng ty con.
Mơ hình kế tốn áp dụng chung cho các cơng ty trong hệ thống là mơ hình kế tốn tập trung, tất cả các nghiệp vụ hạch tốn kế tốn được xử lý tại phịng kế tốn tài vụ của mỗi cơng ty, bộ phận nhân viên kế tốn tại các phịng ban, các văn phịng đại diện chỉ làm nhiệm vụ thống kê ban đầu, tập hợp chứng từ và chuyển về phịng kế tốn tổng hợp.
Tùy theo quy mơ hoạt động và điều kiện cụ thể của mình, cơng ty mẹ cũng như các cơng ty con tự chủ động tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị mình, tuy nhiên vẫn phải bảo đảm các vấn đề chung như sau:
(1)Chức năng và nhiệm vụ chung của cơng tác kế tốn
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện cĩ, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp, thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của cơng ty và những quy định do nhà nước ban hành.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về cơng tác Tài chính Kế tốn, quản lý, sử dụng vốn, về các chế độ kế tốn và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Phân tích, đánh giá khả năng tài chính của các dự án, cơng trình trước khi trình lãnh đạo cơng ty quyết định. Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty về nguồn vốn và giá dự tốn làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác.
(2)Quy định về chứng từ kế tốn
Chứng từ kế tốn gồm chứng từ gốc và chứng từ kế tốn. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế tốn.
(3)Tài khoản và sổ kế tốn
Tài khoản kế tốn được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính quy định và được chi tiết hố theo yêu cầu quản lý của mỗi cơng ty. Sổ kế tốn gồm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết.
(4)Định kỳ thực hiện kiểm kê tài sản theo đúng quy định. (5)Bảo quản tài liệu kế tốn
Tài liệu kế tốn bao gồm các chứng từ kế tốn, sổ kế tốn, báo cáo kế tốn và các tài liệu khác liên quan đến kế tốn. Tài liệu kế tốn phải được bảo quản chu đáo, an tồn trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ. Đảm bảo thời gian lưu trữ theo luật định.
3.3.1.2. Hồn thiện các mối quan hệ trong cơ cấu, bộ máy kế tốn
Mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con bao gồm các pháp nhân độc lập, do đĩ khơng cĩ một bộ máy kế tốn được thiết lập chung cho cả hệ thống. Tùy theo quy mơ thực tế của mình, kế tốn trưởng của mỗi cơng ty chịu trách nhiệm về sắp xếp bố trí bộ máy kế tốn, thực hiện phân cơng phân nhiệm cụ thể cho từng phần hành kế tốn.
Trong mỗi cơng ty thành viên cần phân cơng nhân viên kế tốn phù hợp để theo dõi các thơng tin phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất.
Tại cơng ty mẹ, ngồi việc duy trì các bộ phận kế tốn như hiện tại, nên thành lập thêm bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi và lập BCTC hợp nhất cho cả hệ thống. Bộ phận này cần được tham gia các khĩa huấn luyện bài bản về nguyên tắc và phương pháp lập BCTC hợp nhất.
Tại các cơng ty con, phân cơng trách nhiệm từng bộ phận thu nhận, xử lý thơng tin liên quan đến từng đối tượng kế tốn, thực hiện kiểm tra số liệu, lập BCTC riêng
của cơng ty con, cung cấp giải trình những thơng tin cần thiết bổ sung và BCTC riêng của cơng ty con cho cơng ty mẹ, phục vụ cho cơng ty mẹ thực hiện các bút tốn hợp nhất và lập BCTC hợp nhất.
Giữa bộ máy kế tốn cơng ty mẹ và bộ máy kế tốn các cơng ty con phải duy trì mối quan hệ hàng dọc, đồng thời thiết lập mối quan hệ hàng ngang giữa các cơng ty con với nhau, từ đĩ tạo ra sự phối hợp đồng bộ khi thực hiện các chính sách kế tốn và trao đổi các thơng tin với nhau.
3.3.1.3. Thống nhất hệ thống tài khoản và sổ kế tốn theo yêu cầu lập BCTC hợp nhất
BCTC hợp nhất được lập trên cơ sở hợp nhất các BCTC của các cơng ty trong hệ thống, do vậy khơng nhất thiết phải xây dựng một hệ thống tài khoản và sổ kế tốn cho cả tập đồn. Tuy nhiên để cĩ được những thơng tin cần thiết phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất thì giữa cơng ty mẹ và các cơng ty con phải phải thiết lập được hệ thống sổ kế tốn cĩ tính thống nhất trong tồn bộ hệ thống liên quan đến các khoản đầu tư và cung cấp dịch vụ lẫn nhau để giúp các cơng ty thành viên cĩ thể tính tốn, điều chỉnh được các chỉ tiêu này dù đã xác định hoặc chưa xác định được giá trị.
Bên cạnh đĩ, cần bổ sung thêm các tài khoản và các sổ chi tiết, sổ phụ để theo dõi một cách cĩ hệ thống các thơng tin phục vụ cho việc hợp nhất BCTC. Cụ thể cần phải mở sổ chi tiết để theo dõi và tập hợp thơng tin đối với các giao dịch nội bộ liên quan đến những tài khoản sau:
- Các tài khoản Doanh thu, Phải thu khách hàng, Phải trả người bán cần phải mở sổ phụ để theo dõi các khoản doanh thu, phải thu, phải trả trong nội bộ tập đồn.
- Các tài khoản Hàng tồn kho, Tài sản cố định cũng cần mở sổ phụ và sổ chi tiết để theo dõi những tài sản tiêu thụ trong nội bộ mà đến thời điểm lập BCTC hợp nhất vẫn chưa được bán ra bên ngồi.
- Các tài khoản đầu tư cần theo dõi chi tiết đối với đầu tư chứng khốn và mức độ đầu tư để xác định cơng ty được đầu tư là cơng ty con, cơng ty liên kết hay là khơng cĩ ảnh hưởng đáng kể.
- Nội dung một số tài khoản như tài khoản đầu tư, thu nhập tài chính cũng cần phải được bổ sung mở rộng để thực hiện ghi chép theo phương pháp vốn chủ sở hữu khi cơng ty mẹ cĩ khoản đầu tư vào cơng ty liên doanh, liên kết.
Ngồi các sổ tổng hợp và sổ chi tiết đã cĩ, cơng ty mẹ phải mở sổ kế tốn hợp nhất. Sổ kế tốn hợp nhất là sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện cĩ liên quan đến quá trình lập BCTC hợp nhất của cơng ty mẹ và các cơng ty con tại Cơng ty mẹ.
Sổ kế tốn hợp nhất gồm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết (sổ kế tốn chi tiết được mở tùy theo nhu cầu chi tiết các thơng tin, số liệu hợp nhất theo từng loại BCTC hợp nhất). Sổ này được mở tại thời điểm lập BCTC hợp nhất.
Các nội dung, mẫu biểu căn cứ và phương pháp ghi sổ kế tốn hợp nhất được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế tốn số 25 “BCTC hợp nhất và kế tốn khoản đầu tư vào cơng ty con” và hướng dẫn tại Thơng tư Số: 161/2007/TT-BTC, ngày 31/12/2007 do Bộ Tài chính ban hành.
3.3.1.4. Tăng cường khả năng kiểm sốt nội bộ
Để tổ chức cơng tác kế tốn đạt hiệu quả, nhất thiết phải xác định mục tiêu tăng cường được khả năng kiểm sốt nội bộ của từng cơng ty thành viên và trong tồn bộ hệ thống, muốn vậy cần phải xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ cơ chế hoạt động mang tính tập trung được thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách được thành lập ở cơng ty mẹ.
Cơ chế hoạt động kiểm sốt bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt về tài chính, kế tốn trong các doanh nghiệp: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ...; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét
duyệt chứng từ kế tốn; quy chế mơ tả yêu cầu trình độ và nội dung cơng việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm sốt.
Các thủ tục kiểm sốt cần thực hiện bao gồm: kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế tốn; kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn; kiểm tra số liệu giữa BCTC, sổ kế tốn tổng hợp và số kế tốn chi tiết; kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; so sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế tốn; phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự tốn, kế hoạch; giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế tốn...
Hệ thống các cơ chế, thủ tục kiểm sốt này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm sốt hoạt động của mỗi cơng ty nĩi riêng và của cả hệ thống nĩi chung. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên sẽ khơng cĩ căn cứ để kiểm sốt hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm sốt bị hạn chế.
Khi xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ cần chú trọng đến nhân sự thực hiện cơng việc kiểm sốt. Cần bố trí vào bộ phận này những nhân viên cĩ năng lực chuyên mơn và luơn đề cao tính trung thực và đạo đức nghề nghiệp. Mặt khác, bộ phận kiểm sốt nội bộ cần được tổ chức hoạt động độc lập với bộ phận kế tốn và điều hành, chịu trách nhiệm báo cáo kết quả kiểm sốt với hội đồng quản trị cơng ty.
Bên cạnh đĩ, để hoạt động kiểm sốt nội bộ đạt hiệu quả cao, ngồi việc thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm sốt nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của cơng ty, Ban lãnh đạo cơng ty cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một mơi trường văn hĩa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của cơng ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập...
3.3.2. Xây dựng chính sách kế tốn phù hợp
Để xây dựng được chính sách kế tốn cĩ khả năng đáp ứng yêu cầu cơng tác lập BCTC hợp nhất, cần căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của mỗi cơng ty thành viên, phù hợp với chiến lược phát triển chung và cĩ khả năng ứng dụng hiệu quả trong tồn hệ thống.
3.3.2.1. Thống nhất chính sách kế tốn giữa cơng ty mẹ và cơng ty con
Xây dựng một chính sách kế tốn áp dụng thống nhất cho các đơn vị thành viên trong tồn hệ thống là điều kiện cần thiết để thực hiện việc hợp nhất BCTC, nĩ cịn cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lý đáng tin cậy của thơng tin được trình bày trên BCTC hợp nhất, giúp cho cơng ty mẹ dễ dàng trong vấn đề kiểm sốt và xác lập những chỉ tiêu tổng hợp gắn với phạm vi tồn doanh nghiệp.
Thống nhất chính sách kế tốn thể hiện qua việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương tự nhau ở cơng ty mẹ và các cơng ty con theo cùng một chính sách, một phương pháp thống nhất. Điều này đảm bảo số liệu ghi nhận giữa các đơn vị cĩ sự tương đồng và thể hiện đầy đủ hoạt động của tồn bộ hệ thống. Quá trình này khơng chỉ bao gồm thống nhất các chính sách ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà cịn đồng bộ về quá trình lập BCTC, đồng bộ các thủ tục kiểm sốt được thiết lập trong các quá trình như thực hiện các bút tốn điều chỉnh cuối kỳ, quá trình sốt xét, kiểm tra và phê duyệt BCTC.
3.3.2.2. Nội dung của chính sách kế tốn
Ngồi các chính sách kế tốn hiện nay đang được áp dụng tại mỗi cơng ty thành viên, khi xây dựng chính sách kế tốn cho mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con ở VINATRANS, cần bổ sung thêm một số nội dung để đáp ứng yêu cầu lập BCTC hợp nhất và phù hợp với xu thế cũng như quy mơ phát triển của cả hệ thống trong tương lai.
(1)Cơ sở lập BCTC hợp nhất
Cơ sở kế tốn chung: Các BCTC hợp nhất, trình bày bằng đồng Việt Nam (VNĐ), được lập theo các Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam, Chế độ Kế tốn Việt Nam và các nguyên tắc kế tốn theo quy định hiện hành. Các BCTC hợp nhất được lập trên cơ sở giá gốc.
Cơ sở hợp nhất a. Các cơng ty con
Các cơng ty con là đơn vị chịu sự kiểm sốt của cơng ty mẹ. Sự kiểm sốt tồn tại khi cơng ty mẹ cĩ khả năng trực tiếp hay gián tiếp chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của cơng ty con để thu được các lợi ích kinh tế từ các hoạt động