3.2.1. Quan điểm lập BCTC hợp nhất
3.2.1.1. Phù hợp với chuẩn mực kế tốn Việt Nam và chuẩn mực kế tốn quốc tế
Giống như BCTC riêng rẽ của cơng ty mẹ hay của mỗi cơng ty con, BCTC hợp nhất là tài liệu chính thống cung cấp các thơng tin liên quan tình hình tài chính kế tốn cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cả hệ thống cho các đối tượng cĩ nhu cầu bên trong và bên ngồi doanh nghiệp.
Để đáp ứng được yêu cầu đĩ, việc lập BCTC hợp nhất địi hỏi phải tuân thủ theo các quy định của Luật kế tốn, phù hợp với hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam và chế độ kế tốn hiện hành. Các nội dung trong BCTC hợp nhất phải phản ảnh một cách trung thực và hợp lý các đặc điểm và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Về hình thức, BCTC hợp nhất phải được trình bày theo các mẫu biểu đã được Bộ Tài chính quy định trong chuẩn mực kế tốn 21-Trình bày BCTC.
Mặt khác, VINATRANS nĩi riêng và hệ thống VINATRANS Group nĩi chung là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận của Việt Nam, sau gần 35 năm hình thành và phát triển, các cơng ty trong hệ thống đã thiết lập mối quan hệ đại lý với các hãng tàu, các hãng hàng khơng của hàng trăm quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để cĩ thể đảm bảo được uy tín, duy trì và phát triển được các mối quan hệ hợp tác này, một tất yếu khách quan là VINATRANS Group phải cung cấp được cho các đối tác các thơng tin rõ ràng, minh bạch về tình hình kinh doanh của mình thơng qua các BCTC. Như vậy, muốn vượt ra khỏi biên giới của Việt Nam để đến với các đối tác trên thế giới, BCTC hợp nhất của VINATRANS khơng chỉ tuân thủ các quy định của Việt Nam mà cịn phải phù hợp với thơng lệ quốc tế và các quy định trong hệ thống chuẩn mực kế tốn quốc tế để trở thành một hệ thống BCTC cĩ ngơn ngữ tồn cầu.
3.2.1.2. Đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ của thơng tin khi thực hiện việc lập BCTC hợp nhất
Thực hiện hợp nhất BCTC của cơng ty mẹ VINATRANS với BCTC của các cơng ty con phải trải qua một quá trình xử lý, điều chỉnh nhiều chỉ tiêu, liên quan đến nhiều khoản mục trong BCTC. Nhằm hạn chế tối đa các sai sĩt cĩ thể xảy ra, đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ của thơng tin trình bày, khi tiến hành hợp nhất, địi hỏi người thực hiện cần phải xác định đúng trình tự, phương pháp và các nội dung cần điều chỉnh, xử lý.
Mặt khác, do các cơng ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, chịu tác động chi phối của các yếu tố khác nhau trong mơi trường kinh doanh nên tất yếu phát sinh những sự khác biệt trong chính sách kế tốn để phù hợp với đặc thù hoạt động, vì vậy để thuận tiện cho việc hợp nhất BCTC ngay từ đầu phải xác định các kỹ thuật điều chỉnh cho phù hợp.
3.2.2. Nguyên tắc lập BCTC hợp nhất
BCTC hợp nhất là văn bản cung cấp thơng tin tài chính của cả hệ thống cho các đối tượng sử dụng, khi lập BCTC hợp nhất cần phải tuân thủ các quy định của luật kế tốn cũng như các chuẩn mực kế tốn cĩ liên quan và phải bảo đảm thực hiện được ba nguyên tắc sau:
3.2.2.1. Nguyên tắc đồng bộ
BCTC hợp nhất là một hệ thống bao gồm 4 loại báo cáo: Bảng cân đối kế tốn hợp nhất, Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất, Báo cáo luân chuyển tiền tệ hợp nhất và Bản thuyết minh BCTC hợp nhất. Do các báo cáo này được thực hiện trên cơ sở hợp nhất các BCTC riêng rẽ của cơng ty mẹ và các cơng ty con khác nhau, nên quy trình điều chỉnh xử lý các chỉ tiêu liên quan trên các BCTC giữa cơng ty mẹ và mỗi cơng ty con phải được thực hiện đồng bộ với nhau, đồng thời các phương pháp và kỹ thuật điều chỉnh phải được thực hiện thống nhất ở tất cả các báo cáo nhằm tạo ra sự thống nhất về chất lượng thơng tin cần cung cấp.
Quá trình hợp nhất BCTC được thực hiện theo đúng quy trình, phương pháp và sử dụng các mẫu biểu thống nhất theo quy định của chuẩn mực kế tốn và các thơng tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3.2.2.2. Nguyên tắc thống nhất
Nguyên tắc thứ 2 nhằm bảo đảm đầy đủ, hợp lý và đáng tin cậy của BCTC hợp nhất đĩ là nguyên tắc thống nhất. Cơng ty mẹ và các cơng ty con là các pháp nhân khác nhau, hoạt động mang tính độc lập tương đối trong các lĩnh vực khác nhau, do
đĩ trước khi thực hiện hợp nhất BCTC, cần phải tạo ra sự thống nhất trên một số vấn đề cơ bản trong cơng tác tổ chức kế tốn giữa cơng ty mẹ và các cơng ty con.
Sự thống nhất này cần phải đảm bảo ở các yếu tố: kỳ kế tốn, các chính sách kế tốn, hệ thống mẫu biểu sổ sách và phần mềm kế tốn áp dụng. Đối với các khoản giao dịch nội bộ giữa cơng ty mẹ và cơng ty con cũng như giữa các cơng ty con với nhau cần được kế tốn theo dõi riêng, hạch tốn thống nhất trong cùng một kỳ nhằm đảm bảo cho tránh các sai sĩt trong việc loại bỏ các khoản giao dịch nội bộ khi tiến hành hợp nhất BCTC.
3.2.2.3. Nguyên tắc tuần tự
Là doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con trong một thời gian chưa lâu, đặc biệt cơng ty mẹ VINATRANS đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang loại hình cơng ty cổ phần, nên trong quá trình thực hiện tổ chức cơng tác kế tốn vẫn cịn nhiều biến động để từng bước hồn thiện dần cho phù hợp với mơ hình quản lý này cũng như phù hợp điều kiện về vật chất, con người, khả năng thích ứng, trình độ quản lý và quy mơ phát triển của doanh nghiệp. Do đĩ việc xác lập mơ hình kế tốn để phục vụ cho nhu cầu lập BCTC hợp nhất cần phải thực hiện từng bước tuần tự, tránh tâm lý cầu tồn, nĩng vội.
3.3. Xác lập mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty VINATRANS để phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất
Mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con tại hệ thống VINATRANS nĩi riêng và ở nước ta nĩi chung vẫn cịn là mơ hình tổ chức mới, ra đời trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường. Mặc dù Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành một số quyết định thí điểm mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con và mẫu chung về quy chế tài chính, tổ chức cơng tác kế tốn ở một số tập đồn và tổng cơng ty, nhưng việc triển khai thực hiện lập BCTC hợp nhất vẫn cịn gặp nhiều vướng mắc, lúng túng.
Đứng trước thực tế đĩ, để gĩp phần khắc phục những khĩ khăn vướng mắc khi lập BCTC hợp nhất, căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, vận dụng các văn
bản pháp quy hướng dẫn, đồng thời tham khảo một số mơ hình của các tập đồn khác, người viết xin đưa ra một số ý kiến nhằm xác lập một mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn nhằm phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất tại VINATRANS. Để thiết lập mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn này cần thực hiện các vấn đề sau:
3.3.1. Xây dựng mơ hình kế tốn phù hợp
Mơ hình kế tốn phù hợp là mơ hình đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp tồn bộ thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp nĩi riêng và của tồn hệ thống nĩi chung. Tổ chức hoạt động kế tốn theo mơ hình này phải cĩ tính hệ thống, khoa học, bảo đảm các nguyên tắc:
Tuân thủ các quy định của luật kế tốn, các chuẩn mực kế tốn Việt Nam và chế độ kế tốn hiện hành, cụ thể là chế độ kế tốn ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo.
Mơ hình kế tốn phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của các doanh nghiệp trong hệ thống, phù hợp với quy mơ, cơ cấu tổ chức và địa bàn hoạt động của cơng ty.
Phù hợp với nguồn nhân lực của bộ phận kế tốn, mạng lưới máy mĩc thiết bị và trình độ kỹ thuật cơng nghệ ứng dụng trong cơng tác tài chính kế tốn.
Tổ chức cơng tác kế tốn phải bảo đảm tính khách quan, thơng tin đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy. Các chứng từ nghi sổ phải bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ.
Mơ hình kế tốn phải thỏa mãn nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và cĩ hiệu quả. Để đạt được những điều trên, khi thiết lập mơ hình kế tốn cần thực hiện các cơng việc sau:
3.3.1.1. Xác lập quy chế tổ chức kế tốn chung
Mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con trong hệ thống VINATRANS là một thực thể bao gồm nhiều cơng ty thành viên hoạt động trong các lĩnh vực tương đối khác nhau, trong đĩ mỗi cơng ty tự tổ chức bộ máy kế tốn riêng, cĩ hệ thống BCTC riêng. Do đĩ, để tiến hành hợp nhất các BCTC riêng rẽ của các cơng ty trong hệ thống lại
với nhau, cần thiết phải xác lập quy chế tổ chức kế tốn chung cho cả hệ thống, quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn cơng ty mẹ và của các cơng ty con.
Mơ hình kế tốn áp dụng chung cho các cơng ty trong hệ thống là mơ hình kế tốn tập trung, tất cả các nghiệp vụ hạch tốn kế tốn được xử lý tại phịng kế tốn tài vụ của mỗi cơng ty, bộ phận nhân viên kế tốn tại các phịng ban, các văn phịng đại diện chỉ làm nhiệm vụ thống kê ban đầu, tập hợp chứng từ và chuyển về phịng kế tốn tổng hợp.
Tùy theo quy mơ hoạt động và điều kiện cụ thể của mình, cơng ty mẹ cũng như các cơng ty con tự chủ động tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị mình, tuy nhiên vẫn phải bảo đảm các vấn đề chung như sau:
(1)Chức năng và nhiệm vụ chung của cơng tác kế tốn
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện cĩ, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp, thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của cơng ty và những quy định do nhà nước ban hành.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về cơng tác Tài chính Kế tốn, quản lý, sử dụng vốn, về các chế độ kế tốn và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Phân tích, đánh giá khả năng tài chính của các dự án, cơng trình trước khi trình lãnh đạo cơng ty quyết định. Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty về nguồn vốn và giá dự tốn làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác.
(2)Quy định về chứng từ kế tốn
Chứng từ kế tốn gồm chứng từ gốc và chứng từ kế tốn. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế tốn.
(3)Tài khoản và sổ kế tốn
Tài khoản kế tốn được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính quy định và được chi tiết hố theo yêu cầu quản lý của mỗi cơng ty. Sổ kế tốn gồm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết.
(4)Định kỳ thực hiện kiểm kê tài sản theo đúng quy định. (5)Bảo quản tài liệu kế tốn
Tài liệu kế tốn bao gồm các chứng từ kế tốn, sổ kế tốn, báo cáo kế tốn và các tài liệu khác liên quan đến kế tốn. Tài liệu kế tốn phải được bảo quản chu đáo, an tồn trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ. Đảm bảo thời gian lưu trữ theo luật định.
3.3.1.2. Hồn thiện các mối quan hệ trong cơ cấu, bộ máy kế tốn
Mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con bao gồm các pháp nhân độc lập, do đĩ khơng cĩ một bộ máy kế tốn được thiết lập chung cho cả hệ thống. Tùy theo quy mơ thực tế của mình, kế tốn trưởng của mỗi cơng ty chịu trách nhiệm về sắp xếp bố trí bộ máy kế tốn, thực hiện phân cơng phân nhiệm cụ thể cho từng phần hành kế tốn.
Trong mỗi cơng ty thành viên cần phân cơng nhân viên kế tốn phù hợp để theo dõi các thơng tin phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất.
Tại cơng ty mẹ, ngồi việc duy trì các bộ phận kế tốn như hiện tại, nên thành lập thêm bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi và lập BCTC hợp nhất cho cả hệ thống. Bộ phận này cần được tham gia các khĩa huấn luyện bài bản về nguyên tắc và phương pháp lập BCTC hợp nhất.
Tại các cơng ty con, phân cơng trách nhiệm từng bộ phận thu nhận, xử lý thơng tin liên quan đến từng đối tượng kế tốn, thực hiện kiểm tra số liệu, lập BCTC riêng
của cơng ty con, cung cấp giải trình những thơng tin cần thiết bổ sung và BCTC riêng của cơng ty con cho cơng ty mẹ, phục vụ cho cơng ty mẹ thực hiện các bút tốn hợp nhất và lập BCTC hợp nhất.
Giữa bộ máy kế tốn cơng ty mẹ và bộ máy kế tốn các cơng ty con phải duy trì mối quan hệ hàng dọc, đồng thời thiết lập mối quan hệ hàng ngang giữa các cơng ty con với nhau, từ đĩ tạo ra sự phối hợp đồng bộ khi thực hiện các chính sách kế tốn và trao đổi các thơng tin với nhau.
3.3.1.3. Thống nhất hệ thống tài khoản và sổ kế tốn theo yêu cầu lập BCTC hợp nhất
BCTC hợp nhất được lập trên cơ sở hợp nhất các BCTC của các cơng ty trong hệ thống, do vậy khơng nhất thiết phải xây dựng một hệ thống tài khoản và sổ kế tốn cho cả tập đồn. Tuy nhiên để cĩ được những thơng tin cần thiết phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất thì giữa cơng ty mẹ và các cơng ty con phải phải thiết lập được hệ thống sổ kế tốn cĩ tính thống nhất trong tồn bộ hệ thống liên quan đến các khoản đầu tư và cung cấp dịch vụ lẫn nhau để giúp các cơng ty thành viên cĩ thể tính tốn, điều chỉnh được các chỉ tiêu này dù đã xác định hoặc chưa xác định được giá trị.
Bên cạnh đĩ, cần bổ sung thêm các tài khoản và các sổ chi tiết, sổ phụ để theo dõi một cách cĩ hệ thống các thơng tin phục vụ cho việc hợp nhất BCTC. Cụ thể cần phải mở sổ chi tiết để theo dõi và tập hợp thơng tin đối với các giao dịch nội bộ liên quan đến những tài khoản sau:
- Các tài khoản Doanh thu, Phải thu khách hàng, Phải trả người bán cần phải mở sổ phụ để theo dõi các khoản doanh thu, phải thu, phải trả trong nội bộ tập đồn.
- Các tài khoản Hàng tồn kho, Tài sản cố định cũng cần mở sổ phụ và sổ chi