1.2.3.1 Công tác nghiên cứu thị trường
Hoạt động nghiên cứu thị trường tuy không trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho công ty song kết quả mà hoạt động này tạo ra lại là căn cứ quan trọng phục vụ cho việc ra các quyết định đúng đắn, tận dụng được các cơ hội hấp dẫn trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, Ban lãnh đạo công ty đã không ngừng chỉ đạo, tìm hiểu, nắm bắt thông tin về nhu cầu khách hàng, khả năng của các nguồn hàng cung ứng cũng như thông tin về đối thủ cạnh tranh trong cùng khu vực kinh doanh. Đây là công việc thường xuyên, liên tục chứ không phải nhất thời. Hoạt động nghiên cứu thị trường chủ yếu do phòng kinh doanh đảm nhận và chịu trách nhiệm xử lý, phân tích thông tin sau đó gửi cho ban lãnh đạo làm cơ sở ra quyết định.
Thông tin được thu thập từ các nguồn khác nhau thông qua: báo, tạp chí, đài truyền hình, qua các mối quan hệ quen biết, qua các trung tâm thông tin thương mại, qua đàm phán, giao dịch với đối tác, bạn hàng, các đại lý… Bên cạnh đó, để kiểm tra và tăng cường tính chuẩn xác của thông tin đã được thu thập bằng các cách trên, công ty còn cử các cán bộ nhân viên của mình đi khảo sát thực tế tại các nguồn hàng, các đơn vị khách hàng, đối thủ cạnh tranh để tìm kiếm thêm thông tin về hàng hóa, thời gian, giá cả, chất lượng…
Sau khi hoàn tất công tác thu thập tài liệu, phòng sẽ tiến hành phân tích những thuận lợi và khó khăn của từng khu vực thị trường để lên kế hoạch về số lượng, chủng loại hàng hóa kinh doanh, sắp xếp địa điểm và thời gian sao cho hợp lý với nhu cầu trên thị trường.
1.2.3.2 Công tác lập kế hoạch bán hàng
Việc xây dựng chiến lược và lên các kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết là hoạt động vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Đối với công ty Cổ phần Thương Mại Điện Máy Việt Long, các kế hoạch bán hàng này được xây dựng theo tháng, quý, năm và có sự điều chỉnh kế hoạch theo tuần, ngày. Kế hoạch bán hàng của công ty Việt Long
được xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường, chủng loại hàng hóa mà công ty kinh doanh, nguồn hàng cũng như nguồn lực của công ty…từ đó đảm bảo tỷ lệ trong cơ cấu doanh thu, lợi nhuận của các mặt hàng sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ nhất định. Các kế hoạch bán hàng gia dụng, điện tử điện lạnh chủ yếu bao gồm các chỉ tiêu cụ thể như: lượng hàng xuất bán theo từng mặt hàng riêng được xác định dựa vào phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo, định giá cho từng loại... Ban lãnh đạo sau khi xem xét các yếu tố ảnh hưởng sẽ tiến hàng xây dựng và nhận doanh số khoán theo năm, từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho từng qúy, tháng, tuần, sau đó sẽ giao cho từng nhân viên trong công ty thực hiện. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng đưa ra các phương án cụ thể bao gồm các phương án về giá, về sản phẩm hữu hình và các dịch vụ đi kèm nhằm đảm bảo tốt mục tiêu doanh số và lợi nhuận bán hàng mà công ty đã đề ra.
Ngoài ra Việt Long cũng còn xây dựng một số kế hoạch khác như kế hoạch xả hàng tồn kho được thiết lập dựa trên sự theo dõi khi thấy lượng hàng tồn quá nhiều so với doanh số đạt được hay cơ cấu các mặt hàng không hợp lý. Phương án thực hiện kế hoạch bán hàng này là đề ra các chương trình thanh lý hàng bày mẫu, các chương trình khuyến mãi, đại hạ giá…
Trong kinh doanh, giá cả có tác động trực tiếp lên đối tượng lựa chọn và mua hàng của khách hàng. Định giá là công cụ có thể kiểm soát mà doanh nghiệp cần sử dụng để nâng cao sức cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh. Do đó, công ty cũng đang đưa ra một khung giỏ hợp lý để bán được hàng với khối lượng lớn và giữ được khách hàng. Tuỳ theo từng đối tượng khách hàng mà công ty có chính sách giá linh hoạt, phù hợp với tình hình thị trường. Chính sách giá do phòng kinh doanh, phòng Marketing và phòng mua hàng phối hợp thống nhất để đưa ra quyết định cuối cùng. Khách hàng thường quan tâm đến khả năng tiết kiệm được bao nhiêu trong mức giá có liên quan đến sản phẩm và do việc sử dụng sản phẩm mang
lại. Do đó để khuyến khích việc mua hàng, công ty đã dựng chính sách giảm giá, sử dụng mức giá linh hoạt tuỳ theo khối lượng hàng hoá khách hàng mua hay theo thời hạn thanh toán đối với khách hàng đại lý. Thông thường tất cả các hợp đồng mua với giá trị trên 50 triệu đồng đều được chiết khấu giá là 1%, nếu thanh toán ngay thì được chiết khấu 2% và 1% nếu thanh toán sau một tháng.
1.2.3.3. Công tác chuẩn bị hàng hóa để xuất bán
Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của người tiêu dùng cũng như đảm bảo nhu cầu hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của công ty được đầy đủ, công ty đã chủ động tìm kiếm và ký kết hợp đồng mua hàng tận gốc của các đơn vị sản xuất. Do đó, doanh nghiệp thường mua được hàng với mức giá hợp lý, đảm bảo chất lượng và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Hiện tại, công ty đã xây dựng được mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp có tên tuổi và uy tín trên thị trường như: Sony, Toshiba, LG, Mishubishi…Nguồn hàng của công ty bao gồm hai loại:
- Nguồn trong nước: Thông thường những mặt hàng khai thác từ công ty, xí nghiệp trong nước đều là những mặt hàng có chất lượng cao, uy tín chủ yếu là các mặt hàng liên doanh lắp ráp giữa Việt Nam và nước ngoài
- Nguồn nhập khẩu: hiện tại công ty đã tạo dựng và phát triển quan hệ với nhiều hãng sản xuất nước ngoài uy tín, có thương hiện trên thị trường như LG, Toshiba, Mishubishi,…
Hàng hoá trước khi đem ra bán phải được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ bán hàng, giảm bớt những nghiệp vụ không cần thiết của nhân viên và trong nhiều trường hợp có thể giảm bớt sự hỏng hóc trong quá trình bán. Nội dung chính, thông dụng của việc chuẩn bị hàng hoá là kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, phân loại, làm vệ sinh, sửa chữa hư hỏng hay khuyết tật của hàng hoá, lắp ghép đông bộ, bao gói sẵn…
Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa như công ty Cổ phần Thương Mại Điện Máy Việt Long thì hoạt động dự trữ là không thể thiếu. Doanh nghiệp cần có các phương án dự trữ tại các điểm kinh doanh như các siêu thị, showroom, cửa hàng… để bổ sung hàng hoá kịp thời, tránh tình trạng để hàng hoá ở các điểm kinh doanh xuống dưới mức dự trữ thấp nhất hay vượt quá mức dự trữ cao nhất, làm gián đoạn hoặc gây ảnh hưởng ko tốt trong quá trình bán hàng. Căn cứ vào mức bán bình quân ngày đêm mà công ty sẽ quy định số lượng lớn nhất cố định cho mặt hàng kinh doanh. Số lượng này nói chung không không được thấp hơn một ngày bán hàng.
Để thực hiện công tác này đạt hiệu quả cao, trong kinh doanh việc kiểm tra dự trữ phải tuân theo các quy tắc sau:
- Kiểm tra đều đặn định kỳ.
- Sắp xếp hàng hoá như thế nào cho dễ quan sát và kiểm tra.
- Khi số lượng tăng lên thì phải sắp xếp theo từng nhóm khác nhau. - Khi số lượng danh mục hàng hoá lớn hơn 20 thì cần có bảng kê dự trữ
1.2.3.4. Hệ thống kênh phân phối của công ty
Kênh 1:
Đây là kênh phân phối trực tiếp hàng hóa đến tay người tiêu dùng ngay tại nơi công ty kinh doanh mà không qua trung gian. Thông qua các siêu thị điện máy và cửa hàng trưng bày giới thiệu sản phẩm, công ty được tiếp xúc
Công ty Việt Long
Người tiêu dùng cuối cùng
trực tiếp với khách hàng. Các khách hàng đến mua trực tiếp tại công ty chủ yếu là các cá nhân, các tổ chức có mối quan hệ quen biết lâu dài với công ty, do mọi người giới thiệu hoặc thông qua tờ rơi cũng như cập nhận trên mạng. Do đặc tính sản phẩm kinh doanh của công ty là các mặt hàng gia dụng, điện tử điện lạnh đòi hỏi nhiều thao tác phức tạp và mặc dù trên mỗi sản phẩm đều có hướng dẫn sử dụng đi kèm nhưng người tiêu dùng vẫn muốn đến tận nơi mua hàng để được hướng dẫn trực tiếp và cụ thể. Hơn nữa tâm lý người tiêu dùng khi mua trực tiếp ở công ty sẽ có giá rẻ hơn vì không phải qua trung gian và độ tin cậy về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm cũng được đảm bảo hơn. Sử dụng kênh này đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: đây là kênh rất bền vững, vòng quay vốn nhanh, ngăn chặn đối thủ cạnh tranh ngay tại thị trường trọng điểm Hà Nội. Bên cạnh đó, kênh này còn giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được cụ thể thông tin về nhu cầu, thị hiếu sở thích … của khách hàng. Tuy nhiên do phạm vi khai thác hẹp nên thông tin thu được từ khách hàng, thị trường chưa mang tính khái quát.
Kênh 2:
Đây là kênh phân phối gián tiếp trong đó hàng hóa được chuyển giao từ công ty đến người tiêu dùng cuối cùng thông qua các trung gian mua đứt bán đoạn. Kênh này chủ yếu được công ty sử dụng khi phân phối hàng hóa về các tỉnh. Các trung gian này hầu hết là các công ty Thương mại nên họ đều có nghiệp vụ trình độ chuyên môn và nhiều kinh nghiệm bán hàng. Khối lượng hàng hóa dự trữ thường lớn nên khả năng đáp ứng nhu cầu cho người tiêu dùng nhanh chóng và kịp thời. Do tiếp xúc với khách hàng thường xuyên nên họ có thể cung cấp cho công ty những thông tin chính xác về sản phẩm trên
Công ty Việt Long
Người tiêu dùng cuối cùng Trung gian
thị trường cũng như về nhu cầu của người tiêu dùng như: họ cần loại sản phẩm nào, chất lượng và giá cả ra sao, kiểu dáng kích cỡ và công dụng như thế nào… Thông quá đó sẽ giúp công ty đưa ra được chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp nhằm khai thác thị trường triệt để và thu được lợi nhuận ngày càng tăng.
1.2.2.5. Các hoạt động hỗ trợ bán hàng mà công ty đã áp dụng
a. Hoạt động quảng cáo
Quảng cáo là một hình thức truyền tin thương mại nhằm đem đến cho người nhận tin những hiểu biết cần thiết về sản phẩm, dịch vụ bằng các phương tiện thông tin đại chúng để lôi cuốn khách hàng. Quảng cáo là công cụ, là phương tiện hữu hiệu được sử dụng phổ biến trên thị trường cạnh tranh gay gắt ngày nay. Thông qua quảng cáo, doanh nghiệp hiểu hơn được nhu cầu của thị trường và phản ứng của thị trường nhanh hơn. Đặc biệt trong nền kinh tế hàng hóa hiện nay, khi khoa học kỹ thuật có sự tiến bộ vượt bậc, nhu cầu tiêu dùng ngày càng đa dạng, phức tạp thì quảng cáo ngày càng trở nên quan trọng.
Để đạt được mục tiêu tăng trưởng và phát triển, đồng thời tạo dựng một hình ảnh chung về công ty, công ty đã xây dựng một chính sách quảng cáo phù hợp với tình hình thị trường cũng như ngân sách của mình. Mỗi doanh nghiệp có cách tổ chức tiến hành quảng cáo khác nhau, nhưng ở công ty Việt Long, việc quảng cáo được giao cho phòng Marketing. Phòng sẽ có nhiệm vụ kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu thị trường và lựa chọn hình thức quảng cáo. Phương tiện truyền thông quảng cáo của công ty bao gồm rất nhiều loại như:
- Báo viết: công ty thường có quảng cáo trên các báo như báo: Tạp chí kinh tế cuối tuần, Diễn đàn kinh tế, báo mua và bán…Đây cũng là một lợi thế để tiếp cận tới tất cả các cơ quan xí nghiệp có liên quan và tiêu dùng sản phẩm của công ty.
- Pano, áp phích: Đây là loại phương tiện thông tin quảng cáo thông dụng và linh hoạt.
- Catalogue: Đây là hình thức quảng cáo đặc biệt. Công ty in riêng cho mình một quyển Catalog để giới thiệu về lĩnh vực hoạt động, chức năng nhiệm vụ của công ty cũng như các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh.
Thông thường chi phí dành cho quảng cáo mỗi năm của công ty thường chiếm từ 8% đến 10% tổng chi phí. Để đẩy mạnh quá trình hiện đại hóa và tăng trưởng kinh tế, trong những năm gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác quảng cáo và chú trọng tới vấn đề tiếp thị. Ngân sách dành cho quảng cáo cũng được tăng thêm để phù hợp với sư phát triển của doanh nghiệp
b. Hoạt động xúc tiến bán hàng
Xúc tiến bán hàng là tập hợp các biện pháp có thể làm tăng lượng bán ngay lập tức nhờ tạo ra được một lợi ích vật chất bổ sung cho bên mua.
Một số hình thức khuyến mại mà Công ty hiện đang sử dụng bao gồm: - Chiết khấu: Đối với những đại lý, khách hàng mua với số lượng lớn đều được hưởng chiết khấu theo chính sách: các hợp đồng mua với giá trị trên 50 triệu đồng đều được chiết khấu giá 1%, doanh nghiệp sẽ được chiết khấu giá 2% nếu thanh toán ngay, chiết khấu 1% nếu thanh toán sau một tháng.
- Giảm giá đặc biệt, tặng quà khuyến mại vào các ngày hội lớn của đất nước như: Tết Nguyên Đán, Ngày giải phóng thủ đô 10/10, Ngày Quốc Khánh 2/9…
1.2.2.6. Công tác phân tích và đánh giá tình hình bán hàng của công ty Cổ phần Thương Mại Điện Máy Việt Long
Sau mỗi một kỳ kinh doanh, có thể là một tháng, một quý và một năm, công ty luôn có báo cáo đánh giá về kết quả tình hình bán hàng thực hiện trong kỳ. Các báo cáo này được lập dựa trên các chỉ tiêu đạt được trong kỳ
như tổng doanh thu bán hàng, giá vốn hàng hóa, tổng chi phí, lượng hàng hóa xuất bán, lượng hàng hóa dự trữ, lợi nhuận trước thuế, lợi
nhuận sau thuế…Thông qua đó sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá và so sánh kết quả đạt được với kế hoạch đề ra ban đầu, từ đó phân tích được những thành quả đã đạt được, hạn chế còn tồn đọng và nguyên nhân để xây dựng mục tiêu và lên kế hoạch cho những giai đoạn tiếp theo đạt hiệu quả cao hơn