1.3.2.1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán khoản mục doanh thu và phải thu
Về khảo sát, đánh giá khách hàng và ký hợp đồng
Công ty XYZ là khách hàng mới có được do mối quan hệ của Giám đốc bộ phận kiểm toán BCTC. Vì vậy, Phòng kiểm soát chất lượng đã có trao đổi với Giám đốc bộ phận kiểm toán BCTC về các thông tin của Công ty này như mục đích kiểm toán, tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tính chính trực của Ban giám đốc. Từ đó, quyết định ký hợp đồng với Công ty XYZ được thực hiện.
Về nhân sự và thời gian kiểm toán khoản mục
Công ty XYZ là khách hàng mới và qua thông tin của Giám đốc Bộ phận kiểm toán BCTC cho biết hoạt động của công ty khá phức tạp nên đoàn kiểm toán được sắp xếp là 4 người, thời gian kiểm toán tiếp xúc khách hàng 4 ngày từ 1/3 đến 4/3, không tính thời gian di chuyển do địa điểm gần. Cụ thể thành viên đoàn kiểm toán bao gồm:
- Nguyễn Văn Vụ Kiểm toán viên – Trưởng nhóm - Bùi Văn Thành Trợ lý kiểm toán viên
- Nguyễn Trọng Hồ Trợ lý kiểm toán viên - Nguyễn Thị Mai Phương Trợ lý kiểm toán viên
Khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng do Bùi Văn Thành đảm nhiệm. Đây là một nhân viên có 4 năm kinh nghiệm.
Về thu thập thông tin về hoạt động liên quan khoản mục doanh thu – phải thu khách hàng.
Sau khi nhận được nhiệm vụ kiểm toán Công ty XYZ vào ngày 26/2, trưởng nhóm Vụ đã lên kế hoạch kiểm toán. Nhận thấy địa điểm khách hàng khá gần Công ty và là khách hàng mới nên đã xuống gặp khách hàng thu thập thông tin vào chiều thứ 7 ngày 27/3. Ngoài các thông tin chung về khách hàng đã nêu phần 1.2.1, về khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng, anh Thành đã thu thập được như sau:
Bảng 1.3-3: Tìm hiểu thông tin khách hàng Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
TÌM HIỂU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tân khách hàng : Công ty XYZ Niên độ kế toán: 2009
Người thực hiện: Thành Ngày 27/2
I. Thông tin chung II. Thông tin tài chính
1. Tổng tài sản tại 31/12/2009: 24.006.782.002
2. Doanh thu 12 tháng năm 2009: 184.855.806.343 VNĐ LNTT 12 tháng năm 2009: 1.886.092.269 VNĐ
3. Tình hình công nợ phải thu:
Cú công nợ phải thu khó đòi năm trước (380.000.000) và trích lập thêm vào năm nay là (403.000.000).
Số đối tượng công nợ: 52
Tổng dư nợ phải thu tại 31/12/2009 là 9.224.293.047
Tổng dư có phải trả khách hàng tại 31/12/2009 là 41.440.015 4. Quy trình bán hàng – thu tiền của Công ty XYZ
Hàng hóa bán lẻ: Tại các cửa hàng thực hiện bán lẻ xăng, dầu, gas. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn thì cửa hàng trưởng xuất hóa đơn, lưu lại tại cửa hàng. Cuối ngày cửa hàng lập báo cáo ngày về lượng hàng bán , hàng tồn, tiền thu được, hóa đơn lập. Đầu ngày hôm sau, cửa hàng trưởng nộp báo cáo ngày cho Phòng kinh doanh và doanh thu vào quỹ tiền mặt. Với cửa hàng xa trụ sở chính thì nộp theo tuần. Với báo cáo ngày, kế toán ghi nhận doanh thu cho từng cửa hàng. Cuối tháng, Phòng kinh doanh lập hóa đơn bán lẻ, khi đó thuế GTGT đầu ra mới được ghi nhận.
Hàng hóa bán theo đơn đặt hàng: Có những loại hàng hóa bán có ký hợp đồng với khách hàng và những loại không ký hợp đồng mà chỉ giao kèo miệng. Sau khi khách hàng chấp nhận hàng và đơn giá, hàng được chuyển cho khách. Hóa đơn bán hàng được lập và giao cho kế toán doanh thu ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên, có thể hàng vẫn chưa được chuyển toàn bộ cho khách mà vẫn lưu tại kho công ty.
Thu tiền bán hàng: Tùy theo thỏa thuận khách hàng và Công ty, tiền hàng có thể thanh toán qua ngân hàng hay tiền mặt. Với những hóa đơn >= 20 triệu công ty yêu cầu chuyển qua ngân hàng để khách hàng không gây rắc rối về sau khi muốn được
khấu trừ thuế mà đã lỡ thanh toán tiền mặt. Với cửa hàng bán hàng, tiền bán hàng thanh toán trực tiếp cho cửa hàng và cửa hàng trưởng nộp lại tiền cho Công ty.
1.3.2.1.2 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soátsoátsoát soát
Công ty XYZ là khách hàng mới, vì vậy việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát và đánh giá CR càng được thận trọng hơn. Hệ thống kiểm soát của công ty XYZ khá phức tạp do hoạt động phân tán. Ngoài những kiểm soát chính bằng báo cáo, chứng từ, Công ty có tồn tại Ban Kiểm soát. Ban Kiểm soát gồm 3 người thực hiện công việc kiểm tra hoạt động của các cửa hàng, sổ kế toán và quỹ cửa hàng đột xuất. Ban Kiểm soát cũng có hệ thống chứng từ gồm các văn bản điều tra nhân viên, điều tra hoạt động.
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát được tóm tắt trên giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 1.3-4: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
TÌM HIỂU THÔNG TIN CHUNG VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tân khách hàng : Công ty XYZ Niên độ kế toán: 2009
Người thực hiện: Thành Ngày: 27/2
I. Thông tin chung II. Thông tin tài chính
III. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng.
• Sự đồng bộ của sổ sách: Hệ thống chứng từ, sổ kế toán chưa được lưu giữ đầy
đủ tại trụ sở chính mà vẫn tại các cửa hàng. Các cửa hàng không lưu giữ các phiếu thu khi nộp tiền cho Thủ quỹ công ty. Sổ bán hàng tại các cửa hàng hình thức không theo quy định
• Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Các chứng từ như hóa đơn bán hàng, phiếu
đặt hàng không được đánh số thứ tự.
• Sự phân cách nhiệm vụ bán hàng và thu tiền: Nhiệm vụ bán hàng và thu tiền
chưa được phân cách thật sự tại các cửa hàng. Tại Phòng XNK và Phòng Kinh doanh khi bán hàng thì sự phân cách này thực hiện tốt hơn.
• Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Việc chấp nhận bán hàng do từng cửa hàng
duyệt, việc chấp nhận bán chịu phải thông qua Phòng Kinh doanh nếu có sự bất thường.
• Lập bảng cân đối tiền hàng gửi cho người mua: được thực hiện vào dịp cuối
năm kết thúc niên độ kế toán bằng cách gửi biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ cho khách hàng.
• Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Căn cứ chưa xác thực.
• Bảng câu hỏi về khoản mục phải thu khách hàng Chưa thực sự hiệu quảCóCó CóCuối
nămCóCả 2CóTheo chế độ kế toán QĐ15/2006- BTCKhôngCóChưa đủKhá phức tạpCâu hỏi
9. Có sự phân cách nhiệm vụ thu tiền và ghi sổ hay không?
8. Có lập bảng kê khoản nợ theo tuổi nợ không?
7. Định kỳ có lập bảng cân đối doanh thu, khoản phải thu và đã thu hay không?
6. Các khoản phải thu có thanh toán bù trừ hay không?
5. Công nợ thu hồi tiền mặt hay TGNH?
4. Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng?
3. Chính sách thu hồi công nợ ?
2. Công ty đã xác nhận số dư khoản phải thu vào thời điểm cuối năm chưa ?
Trả lời Ghi chú
1. Đối tượng phải thu của công ty?
• Bảng câu hỏi về khoản mục doanh thu.
CóKiểm tra đột xuất các cửa hàng về bán hàng, hàng tồn, quỹ tiền mặt.CóDo cửa hàng bán kiểm soátCóDo cửa hàng bán quyết định có sự kiểm tra Phòng Kinh doanhCóTheo chế độ kế toán QĐ15/2006- BTCCóChưa thực sự hiệu quảPhòng Kinh doanh, cửa hàng trường, Phòng XNKCâu hỏi
6. Ban kiểm soát làm việc thường xuyên?
5. Vận chuyển hàng bán có được kiểm soát?
4. Chính sách bán chịu, giảm giá hàng bán có được phê duyệt đúng cấp?
3. Sơ đồ hạch toán doanh thu?
2. Có sự phân cách nghiệp vụ bán hàng và thu tiền?
Trả lời Ghi chú
Có
được phê duyệt?
• Đánh giá sơ bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty XYZ chưa thực hiện tốt. Do nghiệp vụ bán hàng – thu tiền của Công ty có đặc điểm là phát sinh nhiều và phân tán tại các cửa hàng nên hệ thống kiểm soát chưa bao quát toàn bộ được.
Rủi ro kiểm soát của khoản mục phải thu khách hàng là cao Rủi ro kiểm soát của khoản mục doanh thu là cao
1.3.2.1.3 Đánh giá trọng yếu và rủi ro cho khoản mục
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc đánh giá trọng yếu và rủi ro chưa được thực hiện. Vì thế, khi thực hiện kiểm toán cho từng khoản mục, việc xác định trọng yếu là tùy thuộc chủ yếu vào kinh nghiệm của KTV. Với đánh giá rủi ro, qua qua trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV đánh giá được rủi ro kiểm soát và tiềm tàng cho khoản mục nhưng không từ đó xác định rủi ro kiểm toán khoản mục. Lý do là quy trình đánh giá rủi ro kiểm toán cho BCKT chưa được lập. Vì vậy, với những đánh giá về CR, IR chỉ phục vụ cho những quyết định của KTV về thủ tục kiểm toán.
Về IR,CR của khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng, từ những thông tin về khách hàng, về hệ thống kế toán khoản mục, KTV có kết luận sau:
Khoản mục doanh thu: IR trung bình, CR cao Khoản mục phải thu khách hàng: IR cao, CR cao
1.3.2.1.4 Thiết kế chương trình kiểm toán khoản mục doanh thu và phải thu khách hàngkhách hàngkhách hàng khách hàng
Chương trình kiểm toán 2 khoản mục của công ty XYZ tương tự công ty ABC, tuy nhiên có điểm khác là Công ty ABC thực hiện kiểm tra toàn bộ thì công ty XYZ thực hiện kiểm tra chọn mẫu.
Chương trình kiểm toán khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng được nêu cụ thể tại phụ lục 2 và phụ lục 3.