Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp bao gồm Nhật ký Chung kết hợp với Nhật ký đặc biệt, sổ cái và sổ phụ.
Nhât ký đặc biệt: gồm 3 loại sổ nhật ký.
- Nhật ký thu, chi: số thu, chi tiền mặt; số tiền gửi ngân hàng theo dõi tình hình thu chi phát sinh trong kỳ, quản lý lượng tiền mặt tồn quỹ.
- Nhật ký bán hàng: theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng để báo cáo cho Tổng Giám Đốc biết được doanh thu tiêu thụ theo tuần, tháng và số lũy kế nhằm kịp thời có các biện pháp điều chỉnh, có chiến lược kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế trên thị trường.
- Nhật ký mua hàng: theo dõi việc mua bán các nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ sản xuất… Số liệu nhập vào sổ này căn cứ từ các chứng từ gốc do phòng mua hàng chuyển đến.
Nhât ký chung: dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng
theo:
- Thứ tự thời gian và ghi chép số liệu từ các sổ nhật ký trên trừ nhật ký thu chi. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên số nhật ký chung tiến hành theo dõi các đối tượng kế toán riêng biệt trên các sổ. Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khóa các sổ này. Sau đó,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Ngọc Duy
căn cứ vào số liệu của sổ để lập bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra, chỉnh sửa vì đây là căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán căn cứ vào chứng từ ngày đến làm gốc. Chứng từ ngày đến được làm căn cứ ghi sổ vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt có liên quan: nhật lý thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng. Đồng thời mở các sổ kế toán chi tiết liên quan theo từng đối tượn của công ty, các phòng ban,…
- Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu nhật ký đặc biệt và căn cứ vào nhật ký chung trích lợc các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
- Cuối tháng, nửa năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái lập bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.