Hiện nay công ty sử dụng hơn 3000 loại nguyên vật liệu khác nhau và được quản lý theo mã (gồm 8 chữ số), trong đó phân chia làm một số loại nguyên vật liệu chính sau:
+ Wire: Dây điện
+ Terminal: Tuýp nối còn gọi là trụ nối dây + Housing hay còn gọi là connector (giắc cắm). + Clip/Clamp (khóa ghim kẹp)
+ Protector, Cover - hộp bảo vệ, khuôn định hình. + Grommet - Miếng đệm cao su, chống nước vào xe. + PVC Tube (ống nhựa mềm), PVC sheet (Tấm PVC). + Ống COT (ống gấp nếp)
+ Tape- Băng dính.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Ngọc Duy 2.3.2. Cách xây dựng mức sử dụng nguyên vật liệu
Bảng 2.10: BOM của sản phẩm Yaris Thang 04-2012
Mã sản phẩm 82 16 1- 0D D 40 82 16 1- 0D D 50 82 16 1- 0D D 60 …
(Đây là loại dây sàn, dùng cho xe Yaris của hãng toyota. Dây chuyền sản xuất 23 mã sản phẩm của cùng 1 loại)
sno material_no material_nm material_kd
bo m _u nit bo m q ty . bo m q ty . bo m q ty . bo m q ty . 1 13100469 12575NCH02F-BJT HOUSING set 0 0 0 ….
2 13101939 12695NBA03F-NAT HOUSING set 0 0 0 ….
3 15000163 NT-JNT-M-SN TERMINAL set 1 1 1 ….
4 16001577 TER09826SQB-JST TERMINAL Set 0 0 0 ….
5 17000149 SEAL 828 904-L RUBBER SEAL set 2 2 2 ….
6 17000213 05311FERTP/TAMP HOUSING set 0 0 0 ….
7 17000429 12253ROCK/BTN HOUSING set 0 0 0 ….
8 18002763 TER929939-SN TERMINAL set 2 2 2 ….
9 18002834 09695W4T-AU-F-S TERMINAL set 0 0 0 ….
10 18002876 TER09686P/T=AMP TERMINAL Set 0 0 0 ….
11 18003077 09792NBTAU-F-S TERMINAL set 0 0 0 ….
12 19001644 HSG 90080-98001 HOUSING set 1 1 1 ….
13 19002636 12253P/T2FAMP HOUSING set 0 0 0 ….
14 32400001 PROT PVC04TX100 ADH.PVC TAPE m2 0.11 0.11 0.11 ….
Trích BOM của sản phẩm Yaris – Phòng vật tư
Với mỗi sản phẩm đều có BOM (bill of materials) bao gồm các chủng loại vật tư, tên, số công đoạn sử dụng, thiết kế. Các BOM này được gửi từ bên công ty mẹ khi SHWS nhận được đơn đặt hàng để sản xuất ra sản phẩm mới hoặc khi cần thay đổi thiết kế.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất theo tuần từ bộ phận PC mà bộ phận vật tư có kế hoạch đặt hàng theo tuần.
Số lượng vật tư cần đặt theo kế hoạch
Chọn bộ sản phẩm
= Số lượng theo BOMcho 1 sản phẩm x Số sản phẩmcần sản xuất
2.3.3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
*Nhập nguyên vật liệu:
Mỗi tuần hàng thường về 1 lần (thứ 3 hàng tuần), công nhân tổ nhập có nhiệm vụ nhận vật tư , dán mác barcode và chuyển vào giá quy định theo đúng nguyên tắc FIFO. Sau khi nhập xong, tổ nhập phải báo cáo số lượng hàng nhập kho lên phòng quản lý vật tư để nhập vào hệ thống MCS (material control system).
* Cấp nguyên vật liệu: nguyên tắc FIFO
Ví dụ : Với housing, clamp, PROT...: được cấp theo bộ. Hàng ngày, trên văn phòng vật tư sẽ tạo LIT cấp và gửi xuống kho, CN cấp vật tư sẽ update dữ liệu vào máy soi barcode để đi lấy vật tư, sau khi cấp xong lại upload dữ liệu vào máy tính rồi gửi lại văn phòng để đưa vào hệ thống MCS.
Với dây điện: được cấp theo đề nghị từ C&C. Mỗi ca 2 lần (một lần chính và một lần phụ), C&C sẽ đưa EFU vào cho tổ cấp MC, công nhân cấp sẽ soi EFU và cấp vật tư ra theo đúng số lượng yêu cầu và trừ tồn trên ‘Thẻ trừ tồn” tại vị trí giá dây điện.
* Quản lý lượng tồn kho an toàn :
Kiểm soát lượng tồn kho của từng loại vật tư, đảm bảo đáp ứng đầy đủ vật tư cho kế hoạch sản xuất.
Số lượng tồn kho an toàn: 2 ngày trước ngày cuối tháng, nhân viên bộ phận quản lý vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận quản lý sản xuất để lập danh sách số lượng tồn kho an toàn cho từng loại vật tư trong tháng tiếp theo và chuyển cho giám sát kho vật tư. Nhân viên tổ vật tư lập ra Phiếu tồn kho an toàn cho từng loại vật tư và treo đúng tại vị trí kho của vật tư đó vào ngày mùng một hàng tháng.
Nhân viên quản lý vật tư, sau khi nhận được báo cáo chênh lệch tồn kho an toàn, tiến hành kiểm tra, phân loại:
Đối với vật tư dừng sử dụng thì điền vào báo cáo và chuyển xuống kho vật tư xác nhận số lưọng, sau đó chuyển sang Nhật đòi tiền (nếu nguyên nhân do Nhật) hoặc huỷ vật tư nếu nguyên nhân do công ty Sumi Hanel.
Đối với các loại vật tư khác, xác định ngày lô hàng tiếp theo sẽ cập cảng.
Nếu lô hàng tiếp theo (đã có xác nhận của nhà cung cấp) đáp ứng đủ yêu cầu kế hoạch sản xuất của một tuần tiếp theo kể từ khi loại vật tư đó được báo cáo và bù đắp được lượng tồn kho an toàn yêu cầu thì nhân viên quản lý vật tư điền số lượng cần cấp, số lượng vật tư thiếu và ngày hàng về vào báo cáo chênh lệch tồn kho và gửi một bản xuống kho vật tư.
Nếu lô hàng tiếp theo (đã có xác nhận của nhà cung cấp) không đáp ứng đủ yêu cầu sản xuất trong một tuần tiếp theo kể từ khi được báo cáo, hoặc đáp ứng đủ kế
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Ngọc Duy
hoạch sản xuất nhưng không đủ bù đắp cho số lượng tồn kho an toàn yêu cầu thì nhân viên quản lý vật tư điền các thông tin như trên vào báo cáo chênh lệch tồn kho an toàn, chuyển xuống kho, đồng thời điền vào biểu vật tư cần kiểm soát và gửi cho nhân viên phụ trách đặt hàng. Người này có trách nhiệm liên lạc với nhà cung cấp để đặt bổ sung lượng vật tư còn thiếu (hàng biển hoặc nếu cần gấp thì đặt hàng không) để đảm bảo kế hoạch sản xuất.
Với các lô hàng về cần lấy gấp, người đặt hàng cần lập kế hoạch hàng về và thời điểm cần lấy hàng, sau đó chuyển một bản cho nhân viên phụ trách lấy hàng từ cảng và một bản xuống kho để khi hàng về thì ưu tiên giỡ CONT đáp ứng nhanh nhất cho sản xuất.
Trường hợp đã liên lạc với nhà cung cấp để đặt thêm vật tư nhưng nhà cung cấp không thể đáp ứng được, nhân viên quản lý cần tính toán để xác định thời điểm hết vật tư. Căn cứ để xác định thời điểm hết vật tư:
+ Số lượng vật tư đã cấp.
+ Số lượng vật tư cần cấp theo kế hoạch.
+ Số lượng sản xuất thực tế trên dây chuyền so với kế hoạch: kết hợp với bộ phận quản lý sản xuất.
Trường hợp không có đủ vật tư để cấp ra, nhân viên quản lý vật tư có trách nhiệm lập thông tin sản xuất và chuyển cho bộ phận quản lý sản xuất 3 ngày trước thời điểm theo tính toán phải dừng sản xuất. Thông tin sản xuất phải nêu rõ số lượng vật tư thiếu từ bộ sản phẩm nào, của ngày sản xuất nào trong tuần.
2.3.4. Tình hình dự trữ, bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu.
* Dự trữ
Hiện nay bộ phận vật tư tính tồn kho tuỳ vào từng nhà cung cấp Với nhà cung cấp nội đia: thì lượng tồn kho nhỏ
Với nhà cung cấp nước ngoài: thì lượng tồn kho lớn hơn * Sắp xếp và bảo quản
Sắp xếp theo giá vật tư bao gồm một đầu IN và một đầu OUT. Vật tư được nhập vào đầu IN trên ván gỗ để có thể trượt theo con lăn đến đầu OUT của đằng cấp.
Vật tư được bảo quản vào thùng carton, thùng polycase, sóng xếp, giỏ hoặc trực tiếp trên pallet, tuỳ từng loại vật tư thì lại có tiêu chuẩn sắp xếp riêng.
Ví dụ : - Polycase xếp chồng 5 thùng/chồng.
- Polycase xếp palet 4 chồng/palet….
Dây điện được bảo quản trong 15 năm còn với các vật tư khác tiến hành 1 năm kiểm tra tồn quá thời hạn 2 lần (sau kiểm kê). Với các vật tư quá thời hạn sẽ đưa cho QA kiểm tra, nếu QA quyết định có thể sử dụng tiếp thì đưa vào sử dụng, ngược lại thì sẽ tiến hành huỷ vật tư.
2.3.5 Cơ cấu và tình hình hao mòn của tài sản cố định.
Bảng 2.118: Bảng tổng kết tài sản thang 12-2012
Đơn vị : 1 000 000 VNĐ
1. Tai san cô i nh h u hinh Số cuối kỳ 31/12/2012
1- 1. Nguyên gia
1-1.1. Nha x ng, kiên truc 237044.5
1-1.2. May moc, thiêt bi 509390.5
1-1.3. Ph n g tiên vân tai 15101.8
1-1.4. Dung cu, ô v n phong 13770.8
1-1.5. Xây d ng c ban d dang 2771.0
1-1.6. Tai san C a ng l p t 0.0
1-1.7. TSC i thuê tai chinh 0.0
1-1.8. TSC h u hinh khac 0.0
Tông công nguyên gia TSC 778078.6
1- 2. Khâu hao luy kê 0.0
1-2.1. Nha x ng, kiên truc 106670.0
1-2.2. May moc thiêt bi 305634.3
1-2.3. Ph n g tiên vân tai 11142.9
1-2.4. Dung cu, ô dung v n phong 11347.7
1-2.5.TSC i thuê tai chinh 0.0
Tông khâu hao luy kê 434794.9
2. Tai san vô hinh 0.0
2- 1. Nguyên gia 37953.9
2- 2. Phân bô tich luy tai san vô hinh 14549.0
Gia tri con lai tai san cô i nh vô hinh 23404.9
Tông tai san 366688.6
Trích bảng tổng kết tài sản –Phòng kế toán
Nhận xét :
-Tài sản cố định của công ty được phân công thành các nhóm: nhà xưởng-kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…
-Hiện nay, công ty đang dùng phương pháp khấu hao đều theo thời gian (theo đường thẳng ), số tiền khấu hao tính trên cơ sở thời gian sử dụng của từng loại tài sản.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Ngọc Duy
-Tính từ thời điểm bắt đầu đi vào hoạt động, hàng năm công ty đều nhập máy móc, thiết bị mới hoặc có thêm các mục xây dựng cơ bản bổ sung. Việc quản lý và tính khấu hao được thực hiện riêng lẻ. Do vậy, bảng phân bổ tài sản trên chỉ là bảng tổng kết tình chung cho các nhóm TSCĐ.
2.3.6 Nhận xét về công tác quản lý vật tư và tài sản cố định.
* Ưu điểm :
Công tác quản lý vật tư tốt, lượng tồn kho ít nhưng vẫn đáp ứng được sản xuất theo kế hoạch của PC.
Quy trình cấp phát vật tư rõ ràng và được quản lý bởi hệ thống MCS. * Nhược điểm :
Hiện công ty thường xuyên nhập vật tư mới ( Do có sản phẩm mới hoặc do thay đổi nhà cung cấp khác). Tuy nhiên, quy trình kiểm soát đối với vật tư mới chưa được rõ ràng -> xảy ra trường hợp thiếu vật tư và dễ dẫn đến cấp nhầm, sai chủng loại.
2.4. Phân tích chi phí và giá thành
2.4.1. Các loại chi phí của công ty Sumi-Hanel
Bảng 2.4: Bảng tính gia thành cho 1 SP dây điện - Honda Scooter: 32100-GGEA-9002
Sản phẩm Chi phí nhân công Chi phí vât
liệu Dụng cụ
Phía quản lý
+ ban hàng Tổng chi phí
32100-GGEA-9002 1.089 13.988 0.128 1.520 16.725
Trích bảng tính giá thành - Phòng PC
Như vậy giá thành sản phẩm là 16.725USD/1 sản phẩm.
Với lợi nhuận yêu cầu cho sản phẩm này là 15% thì giá thành sẽ là 19.234 USD/1SP
Bộ phận kế toán phân loại chi phí mà doanh nghiệp đang sử dụng theo khoản mục bao gồm:
- Chi phí sản xuất:
+ Chi phí sản xuất trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu: được xác định trên cơ sở các nhân tố ảnh hưởng đến giá nguyên vật liệu như: chênh lệch tỷ giá USD-VNĐ( hoặc Yên-VNĐ), giá nhiên liệu, thuế nhập khẩu.
Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn, tiền đồng phục và các tiền thưởng trong ngày nghỉ lễ, thưởng quý, các khoản bảo hiểm…
Chi phí phụ trợ: bao gồm tiền sửa chữa, tiền điện, nước… + Chi phí sản xuất gián tiếp:
Chi phí nhân công gián tiếp: cũng bao gồm các khoản lương, thưởng, ăn, mặc,các khoản bảo hiểm…
Chí phí sản suất không trực tiếp khác: như chi phí sửa chữa nhà xưởng, thuế, chi phí cho việc đi lại…
+ Chí phí bán hàng: như chi phí cho việc đóng gói vật tư, chi phí cho việc vận chuyển…
- Chi phí quản lý
Chi phí nhân công: bao gồm lưởng, thưởng, ăn, mặc,các khoản bảo hiểm… Chi phí chung: như sửa chữa, gas, nước uống, ánh sáng, chi phí đi lại…
2.4.2. Hệ thống sổ sách của Cty Sumi-Hanel.
Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp bao gồm Nhật ký Chung kết hợp với Nhật ký đặc biệt, sổ cái và sổ phụ.
Nhât ký đặc biệt: gồm 3 loại sổ nhật ký.
- Nhật ký thu, chi: số thu, chi tiền mặt; số tiền gửi ngân hàng theo dõi tình hình thu chi phát sinh trong kỳ, quản lý lượng tiền mặt tồn quỹ.
- Nhật ký bán hàng: theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng để báo cáo cho Tổng Giám Đốc biết được doanh thu tiêu thụ theo tuần, tháng và số lũy kế nhằm kịp thời có các biện pháp điều chỉnh, có chiến lược kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế trên thị trường.
- Nhật ký mua hàng: theo dõi việc mua bán các nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ sản xuất… Số liệu nhập vào sổ này căn cứ từ các chứng từ gốc do phòng mua hàng chuyển đến.
Nhât ký chung: dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng
theo:
- Thứ tự thời gian và ghi chép số liệu từ các sổ nhật ký trên trừ nhật ký thu chi. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên số nhật ký chung tiến hành theo dõi các đối tượng kế toán riêng biệt trên các sổ. Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khóa các sổ này. Sau đó,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Ngọc Duy
căn cứ vào số liệu của sổ để lập bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra, chỉnh sửa vì đây là căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán căn cứ vào chứng từ ngày đến làm gốc. Chứng từ ngày đến được làm căn cứ ghi sổ vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt có liên quan: nhật lý thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng. Đồng thời mở các sổ kế toán chi tiết liên quan theo từng đối tượn của công ty, các phòng ban,…
- Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu nhật ký đặc biệt và căn cứ vào nhật ký chung trích lợc các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
- Cuối tháng, nửa năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái lập bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
2.4.3. Công tác xây dựng giá thành kế hoạch của công ty Sumi-Hanel.
Giá thành kế hoạch của công ty được xây dựng trên cơ sở giá thành thực tế kỳ trước, các định mức và các khoản dự toán chi phí khác.
Dựa trên kế hoạch đặt hàng tổng thể của phòng PC, kế hoạch về năng lực sản xuất của MC, C&C và Assy, kế hoạch đầu tư tài sản cố định và chi phí hoạt động của các bộ phận, phòng kế toán sẽ tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính, phân tích và đánh giá công tác lập kế hoạch của từng bộ phận. Từ đó, lập ra kế hoạch giá thành cho toàn công ty
Cụ thể công tác lập kế hoạch tại công ty năm 2012 được thực hiện như sau:
Đối với sản lượng sản xuất: Phòng kế hoạch sản xuất xác nhận lại kế hoạch sản
lượng của các đơn vị đặt hàng đối với các khách hàng (chủ yếu là công ty mẹ). Nhằm đảm bảo độ chính xác về kế hoạch sản lượng sản phẩm sản xuất.
Đối với các khoản chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí phân công, chi phí
khấu hao và chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được xem xét trên cơ sở các định mức, mức tiêu hao năm trước…Từ đó lên kế hoạch