- Phương thức thanh toán
b. Hiệu quả sử dụng chi phí tiền lương
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp
Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong kỳ. Để đảm bảo những chi phí bỏ ra là nhỏ nhất và lợi nhuận thu về là cao nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong công ty thì cần phải đưa ra được các biện pháp làm giảm chi phí. Do đó, công ty cần phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm, xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi gây ảnh hưởng tới chi phí của công ty, từ đó đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí.
Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận thì doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận tối ưu nhất. Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận, mà lợi nhuận được
xác định bằng công thức:
Lợi nhuận = Tổng doanh thu – Tổng chi phí
Như vậy, để thu được lợi nhuận có thể thực hiện một trong hai cách sau: - Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán. Giải pháp này thiếu tính khả thi vì trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh.
- Hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay.
Qua quá trình tìm hiểu thì trong tổng chi phí của Công ty cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung ương – CN Nam Trung Bộ, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của Công ty, tiếp theo là chi phí quản lý doanh nghiệp, còn lại là chi phí bán hàng. Những khoản chi phí này ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty nhưng không thể làm giảm chi phí một cách quá mức, bất hợp lý mà phải kiểm soát nó sao phù hợp với tình hình hiện tại, không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của Công ty.
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên thực hiện công khai chi phí đến từng bộ phận liên quan để đề ra biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, lãnh đạo Công ty nên để mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty để tránh tình trạng sử dụng sai gây lãng phí tải sản của công ty. Cụ thể:
- Cần phải vận động nhân viên tiết kiệm điện, khuyến khích nhân viên của mình sử dụng điện một cách hợp lý, tiết kiệm như: không nên mở máy tính và nên tắt máy tính nếu đang trong thời gian nghỉ hoặc chưa cần xài tới máy tính; lãnh đạo. Công ty nên có biện pháp xử phạt khi phát hiện nhân viên sử dụng máy tính để phục vụ cho mục đích cá nhân như chơi game, lướt web,…
- Đề nghị các nhân viên tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khi không cần sử dụng. Trước khi tan sở nên kiểm tra công ty để đảm bảo rằng đã tắt hết những thiết bị điện không cần thiết.
- Kiểm soát việc sử dụng điện thoại, chọn kế hoạch gọi điện phù hợp nhất với nhu cầu của công ty và tránh dư thừa. Mặt khác, cần phải giáo dục ý thức nhân viên trong các phòng ban không được sử dụng điện thoại, máy fax,… vào các mục đích riêng.
- Dụng cụ văn phòng là một khoản chi phí khá thường xuyên của doanh nghiệp. Thay vì mua các biểu mẫu tại các cửa hàng đồ dùng văn phòng thì Công ty nên tìm các biểu mẫu miễn phí có sẵn trên mạng rồi tải xuống, chỉnh sửa theo ý muốn và in ra.
- Chọn mức bưu phí hay chuyển phát nhánh hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu. Có thể không cần thiết phải gửi mọi thứ qua đêm.
- Xe công của công ty chỉ nên sử dụng vào việc chung của công ty như đi ký kết hợp đồng, dự hội thảo, gặp đối tác,… Tránh tình trạng sử dụng xe công của công ty sử dụng vào mục đích cá nhân, gây tổn thất một khoản chi phí tiền xăng dầu cho công ty.
- Mặt khác, công ty cần nâng cao ý thức tiết kiệm trong cán bộ, công nhân viên; xây dựng quy chế thưởng phạt về việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí tài sản của công ty.
Bên cạnh đó, tuy chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng thấp nhất trong tổng chi phí của công ty, nhưng công ty cũng cần nên xem xét và có những biện pháp kiểm soát khoản chi phí này.
- Do đặc điểm của công ty chủ yếu là phân phối hàng hóa cho các đại lý, cửa hàng, còn hình thức bán lẻ chỉ chiếm một phần nhỏ nên phải thường xuyên sử dụng xe tải để vận chuyển hàng. Mà trong điều kiện hiện nay, giá xăng đang biến động không ổn định và có xu hướng tăng. Vì vậy, công ty cần sử dụng tối
đa công suất vận chuyển, tránh sử dụng lãng phí xe, thực hiện hợp lý quãng đường vận chuyển, tránh vận tải lòng vòng, ít qua các khâu trung gian nhằm kiểm soát được sự gia tăng của chi phí vận chuyển, tránh tình trạng hao hụt và đảm bảo an toàn hàng hóa.
- Các mặt hàng của công ty thường chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết, vì vậy cần có sự theo dõi về dự báo thời tiết để kịp thời chỉ đạo quản lý, bảo quản cũng như công tác giao hàng nhằm tránh hư hỏng, hao mòn sản phẩm.
- Lựa chọn phương thức mua nguyên vật liệu phù hợp để giảm giá thành vật liệu công ty nên đặt mua khối lượng lớn nguyên vật liệu thường dùng ở mức bình quân năm. Việc này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí thông qua giảm chiết khấu, không phải ứng tiền trước, đồng thời chủ động về nguyên vật liệu.
Giữa công ty cổ phần BVTV 1 TW – CN Nam Trung Bộ và Công ty mẹ đều là những pháp nhân độc lập. Quan hệ trong kinh doanh không có khái niệm “công ty mẹ giao hàng cho công ty con”, mà khi diễn ra hoạt động kinh doanh thì công ty mẹ và công ty con phải ký hợp đồng với nhau theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng. Đối với công ty cổ phần BVTV 1 TW – CN Nam Trung Bộ thì giá vốn hàng bán là tổng chi phí cần thiết để hàng có mặt tại kho, bao gồm các chi phí như: giá mua từ nhà cung cấp, chi phí vận chuyển, bảo hiểm,… Mà giá trị hợp đồng trong mỗi lần giao dịch giữa công ty cổ phần BVTV 1 TW – CN Nam Trung Bộ với công ty mẹ tương đối lớn, các khoản chi phí được tính vào hợp đồng làm cho giá vốn hàng bán của công ty vì thế mà chiếm tỷ trọng cao. Do đó, công ty nên lập kế hoạch cụ thể các lô hàng cần nhập để tránh nhập hàng nhiều lần, tiết kiệm được phần nào chi phí vận chuyển.