4.1 Nhận xét:
Qua một thời gian ngắn thực tập tại công ty, em nhận thấy công ty đã tổ chức tương đối tốt công tác kế toán. Đội ngũ cán bộ phòng kế toán trong công ty được đào tạo theo đúng chuyên môn và thường xuyên được nâng cao trình độ thông qua các khóa học ngắn hạn do công ty tài trợ.
Tập thể cán bộ, công nhân viên phòng Kế toán – Tài chính luôn thể hiện tinh thần đoàn kết, làm việc nhiệt tình, trung thực, phát huy tính năng động và khéo léo trong công việc.
Ngoài ra, với cơ sở vật chất kỹ thuật khang trang, trang thiết bị hiện đại và môi trường làm việc tốt cùng sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty mà đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công nhân viên không ngừng được cải thiện. Điều này góp phần giúp cho cán bộ, nhân viên gắn bó với công ty và có trách nhiệm đối với công việc.
Công ty luôn nắm bắt kịp thời các chế độ, chuẩn mực kế toán mới, đã vận dụng đúng đắn những thông tư hướng dẫn, điều này giúp cho công tác tổ chức kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với tình hình thực tế.
Quá trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối chặt chẽ. Công tác kế toán công nợ tại công ty được thực hiện tốt, được theo dõi, cập nhật hàng ngày, cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho các đối tượng sử dụng.
Phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý, tuy nhiên do phòng IT có chỉnh sửa và triển khai lại phần mềm nên màn hình nhập liệu còn dùng cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh, không thống nhất một ngôn ngữ trong hệ thống.
Bên cạnh đó, để nói riêng và chi tiết hơn về khoản phải thu tại đơn vị, em có một vài ý kiến sau:
4.1.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng:
Công ty có lượng khách hàng lớn và đa dạng nên phòng Kế toán – Tài chính có nhiều kế toán theo dõi nợ phải thu. Mỗi kế toán sẽ theo dõi một lượng khách hàng nhất định, tuy nhiên khi có sự chuyển giao việc theo dõi thì đôi lúc các nhân viên chỉ thỏa thuận bằng miệng mà không có biên bản bàn giao chính thức, cho nên rất dễ gây thiếu sót trong theo dõi, và cũng khó khăn cho khách hàng khi muốn biết thông tin về tình hình công nợ.
Đối với khoản phải thu khách hàng thì công ty đã xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ từ khâu lập chứng từ ban đầu đến khâu theo dõi thanh toán.
Khoản nợ phải thu khách hàng của công ty khá lớn chứng tỏ tình trạng bị chiếm dụng vốn của công ty là cao.
Các khoản nợ phải thu được theo dõi chi tiết theo mã số khách hàng theo số dư nợ tổng cộng mà chưa chi tiết cho từng chứng từ, từng hóa đơn, từng lần thanh toán.
Điều kiện chấp nhận bán chịu: đối với khách hàng mới thì công ty chỉ dựa vào hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên mà không yêu cầu khách hàng ký quỹ, điều này làm tăng nguy cơ không thu hồi được khoản nợ của khách hàng.
Phương thức thanh toán: hiện công ty còn cho phép khách hàng thanh toán bằng tiền mặt quá nhiều, đồng thời chưa xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt.
Hơn nữa, nếu khách hàng không thể đến công ty để thanh toán thì kế toán nợ phải thu sẽ trực tiếp đến khách hàng để thu tiền, công ty đã kiêm nhiệm giữa chức năng kế toán và bảo quản tài sản vì thế rất dễ ảnh hưởng không tốt đến quá trình thu nợ của công ty.
Định mức tín dụng cho từng khách hàng chưa được xây dựng một cách cụ thể. Khi khách hàng còn chưa thanh toán hết số nợ, nhưng nếu khách hàng muốn tiếp tục được nhận hàng thì chủ yếu dựa vào sự thỏa thuận của kế toán nợ phải thu với khách hàng, sau đó kế toán nợ phải thu sẽ thông báo cho phòng kinh doanh là có nên xuất hàng hay không.
Thời điểm nợ phải thu được cập nhật là lúc hóa đơn được nhập liệu, do vậy thường xảy ra tình trạng công nợ đối chiếu sai lệch với khách hàng khi tại thời điểm đối chiếu khách hàng chưa nhận được hàng.
Ngoài ra, công ty chưa có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả nợ sớm, điều này ít nhiều gây khó khăn cho việc nhanh chóng thanh toán nợ.
Việc theo dõi công nợ ở công ty được chia làm kế toán nợ phải thu và kế toán nợ phải trả; do đó, trong trường hợp phát sinh công nợ phải thu và phải trả của cùng 1 khách hàng thì các kế toán viên sẽ tự thỏa thuận 1 trong 2 người sẽ nhập liệu bù trừ công nợ với khách hàng mà không có biên bản cụ thể ai đã bù trừ công nợ. Vì vậy trong một số trường hợp, do một số nguyên nhân chủ quan mà các kế toán viên cùng bù trừ 1 khoản nợ của khách hàng và dẫn đến tình trạng gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
4.1.2 Kế toán Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Công ty thực hiện tốt quá trình phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, xác định số thuế được khấu trừ và hoàn lại, việc kiểm soát chứng từ cũng tương đối chặt chẽ, thông tin được cập nhật kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý.
Song, việc cập nhật thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp mua dịch vụ thì phức tạp, vừa phải nhập trong phần nghiệp vụ, vừa xác định thêm lần nữa trong bảng kê khai thuế, gây mất thời gian cho nhân viên.
4.1.3 Kế toán phải thu nội bộ:
Khoản phải thu nội bộ phát sinh và được theo dõi chặt chẽ cho từng đơn vị nội bộ. Về tài khoản sử dụng, công ty sử dụng tài khoản 1361 không chỉ phản ánh khoản vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc mà còn phản ánh khoản phải thu khi bán cho các đơn vị này. Điều này gây khó khăn trong việc xác định ngay lập tức khoản vốn đã cấp cho các chi nhánh, cửa hàng; đồng thời dễ gây nhầm lẫn trong việc bù trừ công nợ giữa công ty và các đơn vị cấp dưới.
Công ty chỉ theo dõi khoản phải thu nội bộ thông qua mã số, chứ chưa theo dõi chi tiết từng chứng từ, từng hóa đơn, từng lần thanh toán.
Hơn nữa, khi xuất hóa đơn hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì khoản phải thu của chi nhánh hoặc cửa hàng trực thuộc được cập nhật. Trong khi đó, các đơn vị này chưa nhận được hàng giao cho nên chưa công nợ chưa được ghi nhận ở các đơn vị này. Vì vậy, thường xuyên xảy ra trường hợp sai lệch công nợ vào cuối kỳ, gây khó khăn cho công tác đối chiếu.
Mặt khác, quá trình đối chiếu công nợ chủ yếu theo cách thủ công. Song song đó, việc theo dõi công nợ nội bộ chưa thật sự chi tiết và hợp lý làm cho công tác đối chiếu rất mất thời gian và công sức.
4.1.4 Kế toán phải thu khác:
Tương tự vấn đề gặp phải khi theo dõi các khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ, công ty chưa theo dõi chi tiết khoản phải thu do cho khách hàng thuê kho, nên dễ dẫn đến thiếu sót trong theo dõi thanh toán.
Hơn nữa, việc phân công công việc chưa hợp lý, kế toán kho kiêm nhiệm quá nhiều công đoạn trong chu trình theo dõi khoản thu cho thuê kho, từ việc nhập liệu hóa đơn đến theo dõi thanh toán và thu tiền.
4.1.5 Kế toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công tác kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi của đơn vị chưa được thực hiện hợp lý. Vì công ty đối với các khoản nợ thì lập dự phòng khi đã quá hạn thanh toán 2 năm, như vậy sẽ không đánh giá đúng tình hình nợ phải thu của công ty.
Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng được thực hiện đúng đắn.
Riêng việc sử dụng tài khoản thì có chút khác biệt với chế độ, nếu xóa sổ một khoản nợ phải thu khó đòi mà chưa lập dự phòng thì công ty sẽ sử dụng tài khoản 1388 “Phải thu khác” chứ không đưa vào tài khoản chi phí như thông thường, đồng thời công ty cũng không sử dụng tài khoản ngoài bảng để theo dõi khoản nợ đã xóa sổ.
4.1.6 Kế toán tạm ứng:
Kế toán khoản tạm ứng được theo dõi rõ ràng chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, thực hiện đúng quy định về tạm ứng cho nhân viên.
Tuy nhiên kế toán tiền mặt lại là người nhập phiếu chi vừa là người theo dõi thanh toán tạm ứng và nhập phiếu chi nếu tạm ứng thừa, điều này sẽ làm tính kiểm soát bị giảm.
4.1.7 Kế toán cầm cố, ký quỹ, ký cược:
Công ty đã theo dõi tốt các khoản ký quỹ, chi tiết cho từng ngân hàng, từng khoản ký quỹ, công tác lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện tốt. Tuy nhiên, kế toán thường không cập nhật kịp thời các khoản ký quỹ dẫn đến tình trạng không phản ánh đầy đủ thông tin về các khoản ký quỹ.
4.2 Kiến nghị:
4.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng:
Mỗi kế toán nợ phải thu sẽ theo dõi một lượng khách hàng nhất định, khi bàn giao việc theo dõi một khách hàng thì công ty nên có biên bản bàn giao chính thức bằng văn bản, tránh bàn giao miệng. Chẳng hạn như nhân viên A đang theo dõi nợ phải thu của khách hàng X, khi muốn bàn giao việc theo dõi khách hàng này cho nhân viên B, thì A phải lập biên bản bàn giao, có chữ ký xác nhận của trưởng phòng và cả nhân viên A và B, đồng thời phải gửi fax biên bản bàn giao cho khách hàng X hoặc gọi điện thoại thông báo, điều này giúp cho khách hàng dễ dàng liên lạc với người có trách nhiệm. Có như vậy thì nếu có xảy ra sai sót sẽ nhanh chóng xác định trách nhiệm của những người liên quan, đồng thời nâng cao chất lượng tổ chức công tác kế toán của công ty.
Bởi vì thực trạng của công ty hiện nay là số dư nợ phải thu khách hàng khá lớn; trong khi đó, công ty hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn vay thì việc nhanh chóng thu hồi các khoản nợ sẽ giúp công ty giải tỏa được áp lực về tài chính. Do đó, công ty nên thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở khách hàng trả nợ đúng hạn, nhưng phải khéo léo để tránh mất khách hàng. Muốn được như vậy thì ngoài việc thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, công ty nên trau dồi thêm các kỹ năng cần thiết cho nhân viên để hoàn thành tốt công tác thu hồi nợ.
Trong những năm gần đây thì tỉ lệ nợ phải thu khó đòi ngày càng tăng, đây là một dấu hiệu đáng báo động, đòi hỏi công ty nên cẩn thận và cân nhắc công tác xét duyệt bán chịu.
Về điều kiện chấp nhận bán chịu: công ty nên phân loại khách hàng để áp dụng các phương pháp thanh toán phù hợp cho từng đối tượng, nhằm tăng khả năng thu hồi nợ của khách hàng:
- Yêu cầu khách hàng mới thanh toán toàn bộ số tiền hay trả trước 1 khoản tiền bằng 70% giá trị hợp đồng nhằm tăng khả năng thu hồi nợ. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gây khó khăn cho khách hàng, nhất là những khách hàng nhỏ có ít vốn. Vì vậy, nếu công ty muốn tạo mối quan hệ lâu dài thì quan trọng là phải tôn trọng uy tín lẫn nhau. Do đó, đối với khách hàng mới, công ty có thể áp dụng hình thức trả chậm 1 phần nhưng phải kèm theo các điều kiện ràng buộc khác.
- Đối với khách hàng có quan hệ kinh doanh ổn định và lâu dài, có uy tín cao, công ty có thể bán theo phương thức trả chậm và có chiết khấu với tỷ lệ thích hợp.
- Đối với khách hàng không có quan hệ thường xuyên hay uy tín chưa cao thì công ty có thể yêu cầu thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng.
Công ty nên thiết lập hệ thống thanh toán tập trung qua ngân hàng, tức là khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp qua hệ thống tài khoản ngân hàng mà không cần đem tiền mặt đến công ty để nộp, và xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt.
Công ty nên bố trí nhân viên thu tiền riêng, tránh kiêm nhiệm giữa chức năng theo dõi thanh toán và chức năng thu tiền của kế toán như hiện nay.
Theo dõi khoản phải thu khách hàng nên chi tiết rõ ràng hơn theo từng khách hàng, từng chứng từ, từng lần thanh toán. Như vậy sẽ giúp cho việc quản lý nợ phải thu được chặt chẽ hơn. Đồng thời, công ty cũng nên có thêm bảng kê thanh toán: gồm khách hàng
hàng tháng nhằm báo cáo tình hình thu hồi nợ của khách hàng cho cấp trên để có biện pháp xử lý thích hợp đối với các khoản nợ.
Bảng 4.1: BẢNG KÊ THANH TOÁN: KHÁCH HÀNG A Từ ngày ……đến ngày……
STT Hóa đơn Đã thanh toán Còn lại
Số Ngày Giá trị Số GBC/Pthu Ngày Giá trị
Về xây dựng định mức tín dụng cho khách hàng: hiện nay, việc quy định định mức cho khách hàng cũng chưa rõ ràng. Đối với khách hàng cũ thì việc xem xét có tiếp tục bán hàng hay không phụ thuộc phần lớn vào kế toán nợ phải thu theo dõi. Tùy thuộc thỏa thuận giữa kế toán nợ phải thu và khách hàng mà kế toán nợ phải thu sẽ báo cho phòng kinh doanh là có tiếp tục xuất hàng bán không. Điều này có thể sẽ gây ảnh hưởng lớn đến việc thu hồi nợ của khách hàng sau này. Vì thế, công ty nên xây dựng chặt chẽ hơn định mức nợ cho khách hàng, đồng thời xem xét lại việc ủy quyền bằng chính sách cụ thể. Tức là, ngoài việc căn cứ vào quan hệ kinh doanh với khách hàng có lâu dài hay không, khách hàng có uy tín không, thì công ty cũng thường xuyên thu thập thông tin về tình hình tài chính của khách hàng và phân loại lại. Định kỳ, công ty sẽ xây dựng lại định mức tín dụng cho các khách hàng cho phù hợp với điều kiện thực tế nhằm nâng cao khả năng thu hồi nợ.
Công ty nên có biện pháp khuyến khích khách hàng trả nợ sớm bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán đối với các khoản nợ được thanh toán trước 1 thời hạn nào đó. Điều này sẽ kích thích khách hàng trả nợ sớm hơn, vừa có lợi cho khách hàng vừa ảnh hưởng tốt đến quá trình thu hồi nợ. Bởi vì tâm lý thông thường trong chúng ta (nhất là người Việt Nam) ai cũng muốn được hưởng một cái gì đó rẻ hơn, chẳng hạn như khi mua hàng hóa mà được giảm giá vậy, nên nếu khách hàng thanh toán nợ sớm mà được hưởng chiết khấu thì đương nhiên ai cũng muốn hưởng ứng. Điều này càng đúng hơn trong giai đoạn kinh tế khó khăn hiện nay, họ sẽ không từ bỏ một khoản lợi nào nhằm tiết kiệm chi phí tối đa đến mức có thể.
Kế toán nợ phải thu nên phân loại khách hàng và thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình tài chính của khách hàng nhằm đánh giá đúng khả năng thu hồi nợ. Cụ thể là kế toán có thể phân nhóm khách hàng theo các tiêu thức sau: khách hàng có quan hệ làm ăn thường xuyên với công ty không, uy tín của khách hàng trên thương trường như thế nào và đối với công ty như thế nào, thông thường thì giá trị các đơn đặt hàng của khách hàng có lớn hay không, khách hàng có thường xuyên trả nợ đúng hạn không, tình hình tài chính hiện tại của khách hàng như thế nào. Từ đó, kế toán cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng nhằm điều chỉnh chính sách bán chịu thích hợp cho từng đối tượng khách hàng.
Vấn đề xử lý nợ quá hạn, công ty phải theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn, đôn