CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:
3.5 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi:
3.5.1 Đặc điểm hạch toán:
Kế toán sẽ lập trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối năm khi lập báo cáo tài chính. Kế toán chỉ lập dự phòng khi khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm hoặc trong các trường hợp khách hàng đang làm thủ tục phá sản, giải thể, mất tích… Trong cả 2 trường hợp này thì kế toán đều dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để lập dự phòng.
Kế toán tính và xác định số dự phòng cần lập thêm, nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì kế toán không trích lập thêm. Nếu số dự phòng cần trích lập cao hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì kế toán phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngược lại, nếu thấp hơn sẽ hoàn nhập dự phòng.
Khi xóa sổ một khoản nợ phải thu khó đòi, nếu khoản này chưa lập dự phòng thì sẽ đưa vào tài khoản 1388 chứ không sử dụng tài khoản chi phí như trong chế độ quy định.
3.5.2 Chứng từ sử dụng: dựa vào hợp đồng, hóa đơn và các căn cứ pháp lý khác.
3.5.3 Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 139000000 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”
Không sử dụng tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
3.5.4 Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ, kế toán tập hợp những khoản nợ phải thu quá hạn và những khoản đủ điều kiện lập dự phòng như đã nêu và tỷ lệ trích lập dự phòng để nhập liệu phản ánh khoản dự phòng.
Đồng thời, kế toán cũng xác định những khoản nợ khó đòi, không có khả năng thu hồi để tiến hành xử lý thích hợp.
3.5.5 Phương pháp nhập liệu:
Khi trích lập dự phòng, kế toán mở phần hành lập dự phòng, trong ô “Transaction No” và “Book entry date” sẽ được tự động cập nhật. Trong phần nhập nghiệp vụ, dòng thứ nhất ở ô “TK” kế toán chọn tài khoản 139000000, rồi chọn mã khách hàng từ danh mục trong ô “KH”, sau đó phản ánh số dự phòng cần trích lập vào “Amount”, và diễn giải vào ô “Text”. Dòng thứ hai, chọn tài khoản 131000000, trong ô “KH” và “Amount” được phản ánh như trên (số tiền âm), còn trong “Text” là nhập vào tên khách hàng.