CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:
3.4 Kế toán khoản phải thu khác:
3.4.1 Đặc điểm hạch toán:
Khoản phải thu khác bao gồm phải thu về giá trị tài sản thiếu chờ xử lý, phải thu về khoản cho thuê kho, lãi trả chậm và các khoản khác.
Đối với khoản phải thu về cho thuê kho, mỗi khách hàng sẽ được theo dõi chi tiết với 1 mã số riêng. Kế toán kho theo dõi các khoản ký quỹ cho thuê kho và khoản phải thu, khoản thanh toán trong trường hợp cho thuê kho. Đồng thời, kế toán kho có thể kiêm luôn nhiệm vụ đến khách hàng để thu tiền.
3.4.2 Chứng từ sử dụng:
STT Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng
1 Hợp đồng cho thuê kho
Phòng kinh doanh Giám đốc Căn cứ lập hóa đơn
2 Hóa đơn Phòng KTTC - Phản ánh khoản phải thu
3 Giấy báo có Ngân hàng - Giảm khoản phải thu
4 Giấy nộp tiền mặt Khách hàng, Kế toán kho
- Căn cứ lập phiếu thu 5 Phiếu thu Kế toán tiền mặt,
Kế toán kho Trưởngphòng Giảm khoản phải thu
3.4.3 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 138 “Phải thu khác” Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 138100000: “Tài sản thiếu chờ xử lý”
Tài khoản 138800000: “Phải thu khác” bao gồm khoản phải thu về doanh thu cho thuê kho, lãi trả chậm và các khoản khác.
TK138
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
-Số tiền đã thu được về khoản phải thu do cho thuê kho.
-Số tiền đã thu được về các khoản khác.
Số dư Có: số đã thu nhiều hơn số phải thu.
-Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý. -Phải thu từ việc cho thuê kho và khoản lãi trả chậm.
-Phải thu khác.
Số dư Nợ: Các khoản còn phải thu.
3.4.4 Trình tự hạch toán:
3.4.4.1 Phản ánh giá trị tài sản thiếu chờ xử lý:
Căn cứ biên bản kiểm kê tài sản, kế toán nhập liệu phản ánh giá trị tài sản thiếu. Sau đó, kế toán theo dõi và căn cứ biên bản xử lý tài sản để phản ánh kịp thời, kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các đối tượng khác có liên quan.
Trình tự nhập liệu như sau: kế toán mở phần hành kế toán, trong ô “Transaction No” và “Book entry date” được phần mềm cập nhật tự động. Phần chứng từ tham chiếu, kế toán nhập vào số biên bản kiểm định tài sản. Trong phần nhập nghiệp vụ, dòng thứ nhất, kế toán chọn tài khoản 138100000 trong ô “TK”, và chọn từ danh mục mã số tài sản thiếu trong ô “TS”, và chọn bộ phận sử dụng tài sản trong “BP”, sau đó kế toán nhập vào giá trị tài sản thiếu trong ô “Amount” bằng số dương, và diễn giải ở phần “Text”. Ở dòng thứ hai, kế toán phản ánh giảm giá trị tài sản thiếu bằng cách chọn tài khoản tương ứng (nếu là tài sản cố định sẽ có thêm dòng phản ánh giảm khoản hao mòn tài sản cố định), chú ý nhập số âm vào ô “Amount”. Sau đó, lưu và kết thúc.
3.4.4.2 Phản ánh khoản phải thu do cho thuê kho: 3.4.4.2.1 Kế toán phản ánh khoản ký quỹ:
Hai bên ký thỏa thuận cho thuê kho. Bên thuê đưa trước 1 khoản tiền để ký quỹ. Nếu nộp bằng tiền mặt, khách hàng đến phòng Kế toán – Tài chính, điền thông tin vào giấy nộp tiền mặt, sau đó đưa cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt sẽ nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu làm 2 liên. Trình cho trưởng phòng ký, sau đó đưa 2 liên cùng giấy nộp tiền cho khách hàng. Khách hàng cầm 2 liên của phiếu thu và giấy nộp tiền đến thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỹ nhận tiền và ký lên phiếu thu. Nếu bằng chuyển khoản, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có đến công ty.
Kế toán kho căn cứ phiếu thu hoặc giấy báo có nhập liệu vào phần mềm để phản ánh số tiền khách hàng ký quỹ.
3.4.4.2.2 Kế toán phản ánh nợ phải thu:
Hằng tháng, kế toán kho nhập liệu và xuất hóa đơn cho thuê kho làm 3 liên vào cuối mỗi tháng. Trình cho kế toán trưởng ký, và phòng văn thư đóng dấu. Liên 1 và 3 của hóa đơn lưu ở phòng Kế toán – Tài chính, liên 2 giao cho khách hàng.
LƯU ĐỒ 3.7: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG THUÊ KHO
Trường hợp khách hàng chậm thanh toán, khách hàng sẽ phải trả thêm phần lãi suất trả chậm. Khi đó, căn cứ hợp đồng và hóa đơn, kế toán kho nhập liệu ghi tăng nợ phải thu khách hàng.
3.4.4.2.3 Kế toán phản ánh khoản thanh toán:
Khách hàng sẽ thanh toán cho công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Đối với phương thức thanh toán bằng tiền mặt: khách hàng đến phòng Kế toán – Tài chính, điền thông tin vào giấy nộp tiền mặt, sau đó đưa cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt sẽ nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu làm 2 liên. Trình cho trưởng phòng ký, sau đó đưa 2 liên cho khách hàng. Khách hàng cầm 2 liên của phiếu thu đến thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỹ nhận tiền và ký lên phiếu thu. Khách hàng giữ liên 2, liên 1 giao cho kế toán theo dõi nợ phải thu. Kế toán kho căn cứ hóa đơn và phiếu thu, nhập liệu vào phần mềm để giảm nợ phải thu.
Ngoài ra, kế toán kho cũng có thể đến khách hàng thu tiền trực tiếp. Trong trường hợp này, khi nhận được tiền của khách hàng, kế toán ghi phiếu thu 2 liên, liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 kế toán dùng để nhập liệu phản ánh khoản giảm trừ nợ phải thu. Khi về công ty, kế toán sẽ điền vào giấy nộp tiền để nộp tiền cho thủ quỹ.
Đối với phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: khách hàng khi nhận được hóa đơn sẽ thanh toán bằng chuyển khoản, khi nhận được giấy báo có, kế toán kho sẽ nhập liệu vào phần mềm để giảm nợ phải thu.
Về phần sơ đồ lưu chuyển chứng từ thì cũng tương tự như lưu đồ 3.2, 3.3 3.4.4.2.4 Phương pháp nhập liệu:
Phương pháp nhập liệu nợ phải thu khách hàng khi cho thuê kho đơn giản hơn so với khoản phải thu khách hàng khi bán hàng. Trên màn hình nhập liệu, phần “Transaction Number” sẽ được cập nhật tự động theo số liên tục, “Book entry date” được cập nhật theo ngày nhập liệu. Sau đó, kế toán nhập vào ô “Sales contract No” theo số hợp đồng cho thuê kho đã ký kết với khách hàng, hoặc có thể chọn từ danh mục. Nếu chưa có trong danh mục, kế toán sẽ nhấp vào nút “Thêm” để bổ sung hợp đồng mới, gồm có mã khách hàng, tên và địa chỉ khách hàng, số hợp đồng. Tiếp theo, kế toán chọn “Customer Code” và lựa chọn mã khách hàng. Ở phần “Nghiệp vụ” chọn “Cho thuê kho” rồi “Save” để kết thúc, khi đó thông tin nợ phải thu về cho thuê kho sẽ được cập nhật vào sổ.
Còn khi khách hàng thanh toán thì tương tự như đối với trường hợp phải thu khách hàng đã trình bày ở trên.