CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:
3.6Kế toán các khoản tạm ứng:
3.6.1 Đặc điểm hạch toán:
Công ty chỉ tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên hoặc người lao động làm việc tại đơn vị theo đúng nội dung theo giấy đề nghị tạm ứng có xét duyệt của người có thẩm quyền và chỉ được tạm ứng khoản mới sau khi người nhận tạm ứng đã thanh toán hết số tạm ứng cũ.
Về quy định đối với người nhận tạm ứng thì người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích số tạm ứng đã nhận, sau khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan mới được thanh toán tạm ứng và phải nộp lại khoản tạm ứng thừa theo quy định, công ty không thanh toán bằng cách giảm vào lương nhân viên.
Kế toán tiền mặt sẽ nhập phiếu chi tạm ứng, theo dõi khoản thanh toán tạm ứng, và chỉ được chi tạm ứng khi tạm ứng thiếu trong trường hợp có đầy đủ chứng từ và khoản chi đã được duyệt.
TK139000000
-Số dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư Có: số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
-Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
-Xóa khoản phải thu khó đòi.
3.6.2 Chứng từ sử dụng:
STT Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 1 Giấy đề nghị tạm ứng Người nhận tạm ứng Trưởng phòng bộ phận liên quan
Căn cứ lập và duyệt phiếu chi tạm ứng
2 Phiếu chi tạm ứng Kế toán tiền mặt
Trưởng phòng KTTC, Giám đốc
Căn cứ chi tiền, theo dõi thanh toán
3 Giấy thanh toán
tiền tạm ứng Kế toán tiềnmặt Trưởng phòngKTTC Giảm khoản tạm ứng củanhân viên, căn cứ lập phiếu thu tạm ứng
4 Giấy nộp tiền mặt Người nhận
tạm ứng - Theo dõi tình hình thanhtoán tạm ứng, tài sản của doanh nghiệp
5 Phiếu thu tạm ứng Kế toán tiền mặt
Trưởng phòng KTTC
Giảm khoản tạm ứng của nhân viên
3.6.3 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 141000000 “Tạm ứng”
Tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng.
3.6.4 Đối tượng quản lý chi tiết:
Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa Nhân viên
nhận tạm ứng
Tên nhân viên, bộ
phận làm việc Mã nhân viên,Giá trị tạm ứng Tùy thuộc vào nhân viên lậpdanh mục, không có quy định cụ thể.
3.6.5 Trình tự hạch toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.6.5.1 Kế toán chi tạm ứng:
Người nhận tạm ứng điền thông tin vào Giấy đề nghị tạm ứng và trình cho Trưởng phòng của người nhận tạm ứng ký duyệt. Sau đó, người nhận tạm ứng đem đến phòng Kế toán – Tài chính, căn cứ giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt nhập liệu vào phần mềm cập nhật thông tin về khoản tạm ứng và in Phiếu chi 1 liên, trình cho Trưởng phòng ký, rồi chuyển cho Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ giấy đề nghị
TK141000000
-Các khoản tạm ứng được thanh toán. -Số tạm ứng không dùng hết nhập lại quỹ. -Khoản tiền đã tạm ứng chờ thu. Số dư Nợ: số tạm ứng còn phải thu.
LƯU ĐỒ 3.8: KẾ TOÁN CHI TẠM ỨNG
3.6.5.2 Kế toán thanh toán tạm ứng:
Khi công việc hoàn thành, người nhận tạm ứng đem các chứng từ liên quan đến kế toán tiền mặt để tiến hành thanh toán các khoản tạm ứng. Kế toán tiền mặt căn cứ các chứng từ liên quan, nhập liệu vào phần mềm phản ánh khoản tạm ứng đã sử dụng, in Phiếu thanh toán tiền tạm ứng và đồng thời nhập phiếu thu (nếu khoản tạm ứng thừa) hay phiếu chi (nếu khoản tạm ứng thiếu) trình cho trưởng phòng ký.
Trường hợp khoản tạm ứng còn thừa, Kế toán tiền sẽ nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu làm 2 liên. Trình cho trưởng phòng ký, sau đó lưu đưa 2 liên cho người nhận tạm ứng. Người này cầm 2 liên của phiếu thu và phiếu thanh toán tiền tạm ứng đến thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỹ nhận tiền và ký lên phiếu thu. Người nhận tạm ứng giữ liên 2, liên 1 thủ quỹ lưu phiếu thu theo số thứ tự kèm theo phiếu thanh toán tiền tạm ứng.
Trường hợp khoản tạm ứng thiếu, Kế toán tiền mặt nhập liệu và in phiếu chi làm 1 liên, trình cho trưởng phòng và giám đốc ký, sau đó đưa phiếu chi và phiếu thanh toán tiền tạm ứng cho người nhận tạm ứng. Người này cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền, thủ quỹ lưu phiếu chi theo số thứ tự kèm theo phiếu thanh toán tiền tạm ứng.
LƯU ĐỒ 3.9: KẾ TOÁN THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG (TRƯỜNG HỢP TẠM ỨNG THỪA)
LƯU ĐỒ 3.10: KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠM ỨNG (TRƯỜNG HỢP TẠM ỨNG THIẾU)
3.6.6 Phương pháp nhập liệu:
Đăng nhập vào phần mềm, chọn “Enter transaction”, rồi chọn loại phiếu cần nhập, sẽ hiện ra màn hình nhập liệu.
thu, “U” là phiếu thanh toán tạm ứng; phần sau là số liên tục). Còn “book entry date” là ngày nhập liệu trên phần mềm cũng sẽ được cập nhật tự động.
Sau đó, nhân viên sẽ cập nhật tiếp phần bên dưới màn hình, trong ô “TK” ta sẽ xác định tài khoản cần phản ánh. Trong trường hợp là phiếu chi tạm ứng thì ô này (dòng thứ nhất) sẽ là tài khoản 141000000, ta có thể nhập trực tiếp từ bàn phím hay gõ “?” (hoặc F4) rồi chọn từ danh mục được xây dựng sẵn. Trong ô “BP” chọn bộ phận của người nhận tạm ứng từ danh mục tương ứng trên giấy đề nghị tạm ứng. Còn ô “NV” thì ta phản ánh mã số của người nhận tạm ứng. Mã số này cũng được chọn từ danh mục, không giống với các danh mục khác do phòng IT lập danh mục, phần người nhận tạm ứng này do kế toán tiền mặt lập. Khi muốn thêm người nhận tạm ứng vào danh mục, kế toán nhập “?” để hiện ra bảng danh mục nhân viên, rồi chọn “Thêm” để cập nhật thông tin về nhân viên nhận tạm ứng, ở phần này gồm tên nhân viên và mã số. Việc xây dựng mã số danh mục không tuân theo một quy định nào cụ thể, chỉ phụ thuộc vào cách lập của kế toán tiền mặt. Chẳng hạn như “Đặng Văn Hòa” thì mã số là HĐ01, trong đó “H” là Hòa, “Đ” là Đặng còn 01 là số thứ tự liên lục (để tránh trùng lặp khi có nhiều nhân viên có cùng 2 chữ cái tên và họ trùng nhau); ngoài ra có lúc được mã hóa theo họ hoặc tên kèm số liên tục. Sau đó “Lưu” để hoàn tất danh mục.
“Amount” là số tiền tạm ứng phải nhập vào, tương ứng với tài khoản 141000000 là
số dương khi chi tạm ứng. Còn “Text” là phần diễn giải mục đích chi tạm ứng.
Sau đó nhấn enter để xuống dòng thứ 2, trong ô “TK” xác định tài khoản tương tự như trên nhưng chọn tài khoản 111000000, còn ô “BP”, “NV”, “Amount” cũng tương tự, chỉ khác là trong ô “Amount” sẽ nhập số âm. Trong phần “Text” thì nhập tên của người nhận tạm ứng. Để hoàn tất phiếu chi tạm ứng, để con trỏ ở ô cuối của dòng 2 rồi nhấn enter thì nghiệp vụ này sẽ được ghi sổ.
Đối với khoản thanh toán tạm ứng, thì khi nhân viên đến thanh toán, kế toán tiền mặt nhập liệu phiếu thanh toán tạm ứng.
Về phần này thì cũng tương tự như trên, nhưng ở ô tài khoản của các dòng đầu là các tài khoản tương ứng với mục đích tạm ứng (như chi phí bán hàng, chi phí mua hàng, chi phí quản lý), còn ở ô “Text” thì nhập vào số hóa đơn trên chứng từ dùng để thanh toán kèm theo diễn giải. Sau khi cập nhật xong chi phí, dòng cuối phản ánh giảm khoản đã tạm ứng cho nhân viên, chú ý là ở ô “Amount” phải được nhập vào số âm tổng số tiền thực chi (phần mềm không hỗ trợ việc tính tổng các chi phí trên mà do kế toán tự cộng lại). Để hoàn tất, nhấn F6 để tiến hành ghi sổ khoản thanh toán, màn hình nhập liệu “Enter transaction text” như Phụ lục; ở phần này ta sẽ nhập vào 2 dòng, dòng đầu tiên là số tiền đã tạm ứng cho nhân viên trước đây, dòng thứ hai là nhập ngày nhập liệu, nhấn “Lưu” để hoàn tất. Sau đó kế toán in phiếu thanh toán tạm ứng (Phụ lục). Căn cứ vào phiếu thanh
toán tạm ứng, kế toán nhập liệu phiếu thu (tạm ứng thừa) hoặc phiếu chi (tạm ứng thiếu) tương tự như trên.