CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:
3.7 Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược:
3.7.1 Đặc điểm hạch toán:
Công ty chủ yếu chỉ ký quỹ bằng ngoại tệ để mở L/C khi nhập khẩu hàng hóa. Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ theo dõi khoản ký quỹ chi tiết theo từng ngân hàng.
3.7.2 Chứng từ sử dụng:
STT Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 1 Giấy đề nghị mở
L/C
Phòng KTTC Giám đốc Phản ánh khoản ký quỹ
2 Giấy báo nợ Ngân hàng - Phản ánh khoản ký quỹ
3.7.3 Tài khoản sử dụng:
Sử dụng tài khoản 144000000: “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn”
Công ty chủ yếu sử dụng tài khoản này để phản ánh khoản tiền ký quỹ để mở L/C khi nhập khẩu hàng hóa.
3.7.4 Đối tượng theo dõi chi tiết:
Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa Ngân hàng Tên ngân hàng,
địa chỉ, số tài khoản, mã ngân hàng Giá trị khoản ký quỹ Không quy định cụ thể chiều dài của mã số, tùy thuộc vào từng ngân hàng. Vd: HSBC, ICB, VCB, BIDV
3.7.5 Trình tự hạch toán:
Căn cứ hợp đồng mua bán giữa 2 bên, kế toán tiền gửi ngân hàng lập giấy đề nghị mở L/C 2 bản trình cho Giám đốc ký duyệt rồi gửi đến ngân hàng. Sau đó, ngân hàng trích tài khoản của công ty để ký quỹ. Khi nhận được giấy báo nợ và giấy đề nghị mở L/C từ ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng nhập liệu phản ánh khoản ký quỹ và giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng.
-Số tiền ký quỹ ngắn hạn đã được nhận lại hoặc đã thanh toán. -Số tiền ký quỹ ngắn hạn để mở L/C. Số dư Nợ: Số tiền còn đang ký quỹ ngắn hạn. TK 144000000
LƯU ĐỒ 3.11: KẾ TOÁN KÝ QUỸ MỞ L/C
3.7.6 Phương pháp nhập liệu:
Khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng nhập liệu phản ánh khoản tiền đã ký quỹ. Trong “Transaction No” được cập nhật tự động theo số liên tục, “Book entry date” là ngày nhập liệu vào phần mềm. Trong phần “TK” nhập vào tài khoản ký quỹ 144000000. Còn ô “NH” thì sẽ chọn từ danh mục mã số tài khoản ngân hàng đã ký quỹ, nếu phát sinh khoản ký quỹ ở ngân hàng chưa nằm trong danh mục có sẵn trên hệ thống thì Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ nhấp vào nút “Add” để gõ thêm, danh mục bao gồm tên ngân hàng, mã ngân hàng, số tài khoản, địa chỉ. Sau đó nhập liệu giá trị khoản ký quỹ vào “Amount” (số dương), và số giấy báo nợ và diễn giải trong phần “Text”. Còn dòng thứ hai là ghi giảm lượng tiền ở ngân hàng (nhập số âm ở ô “Amount”), nhập tài khoản 112000000, còn các phần khác tương tự như trên. Nhấn enter để kết thúc nghiệp vụ và ghi sổ.