CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:
3.3 Kế toán phải thu nội bộ:
3.3.1 Đặc điểm hạch toán:
Thời điểm ghi nhận nợ phải thu nội bộ đối với khoản cấp vốn cho đơn vị trực thuộc thì khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng đối với khoản vốn cấp, kế toán ngân hàng sẽ nhập liệu vào hệ thống phản ánh số tiền đã chuyển và khoản vốn ở đơn vị trực thuộc. Ngoài ra, khi bán hàng cho đơn vị nội bộ, khi bộ phận lập hóa đơn nhập liệu, thông tin về khoản nợ phải thu nội bộ sẽ được cập nhật và truyền qua phòng Kế toán – Tài chính thông qua hệ thống quản lý I Scala.
Khi bán hàng cho đơn vị trực thuộc, đơn vị trực thuộc cũng phải trả tiền hàng đã mua, chỉ nộp về công ty 1 khoản tiền được trích ra từ lãi ròng của đơn vị trực thuộc.
Khoản phải thu nội bộ được theo dõi chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc theo mã số. Về phần danh mục đối tượng phải thu là các chi nhánh thì cũng được xây dựng tương tự như danh mục khách hàng đã nêu ở phần 3.1.1.4, chỉ khác ở phương pháp mã hóa là mã số sẽ bắt đầu bằng C, tương ứng với chi nhánh.
3.3.2 Chứng từ sử dụng:
STT Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 1 Biên bản cấp vốn Phòng kinh
doanh Giám đốc Phản ánh khoản vốn ởđơn vị trực thuộc 2 Đơn đặt hàng Chi nhánh - Căn cứ lập lệnh bán hàng 3 Phiếu xuất kho Phòng kinh
doanh
Trưởng phòng
doanh phòng thu
5 Giấy báo có Ngân hàng - Giảm nợ phải thu
6 Giấy nộp tiền mặt Đơn vị trực
thuộc - Căn cứ lập phiếu thu
7 Phiếu thu Kế toán tiền mặt
Trưởng phòng KTTC
Giảm nợ phải thu 8 Biên bản đề nghị
xuất trả hàng
Chi nhánh - Căn cứ lập biên bản kiểm định hàng, phiếu nhập kho 9 Biên bản kiểm định hàng Phòng kinh doanh Trưởng phòng Căn cứ lập phiếu nhập kho
10 Hóa đơn (trả hàng) Chi nhánh - Căn cứ lập phiếu nhập kho, giảm nợ phải thu 11 Phiếu nhập kho Phòng kho
vận
Trưởng phòng
Giảm nợ phải thu 12 Lệnh điều động nội bộ Phòng kinh doanh Trưởng phòng
Căn cứ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
13 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phòng kho vận Trưởng phòng Phản ánh doanh thu và khoản phải thu cửa hàng trực thuộc
3.3.3 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 136100000: phản ánh số vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc và số tiền hàng phải thu khi bán hàng cho đơn vị trực thuộc.
- Tài khoản 136800000: bao gồm các khoản mà công ty chi hộ cho đơn vị trực thuộc và các khoản phải thu khác.
3.3.4 Báo cáo sổ sách:
Các báo cáo sổ sách được tạo ra gồm có: Sổ nhật ký tài khoản 136, số cái tài khoản 136, sổ chi tiết tài khoản 136, báo cáo tổng hợp công nợ tài khoản 136. Định kỳ, kế toán in các loại sổ và báo cáo để nộp cho cấp trên nhằm cung cấp thông tin về tình hình nợ phải
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị trực thuộc.
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu nội bộ.
-Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng 1 đối tượng. -Số vốn cấp cho đơn vị trực
thuộc.
-Số phải thu về tiền hàng đã bán. -Số phải thu về khoản chi hộ. -Khoản phải thu khác.
Số dư Nợ: số còn phải thu ở đơn vị nội bộ
3.3.5 Trình tự hạch toán:
3.3.5.1 Kế toán khoản cấp vốn cho đơn vị trực thuộc:
Căn cứ biên bản cấp vốn do phòng kinh doanh lập, giám đốc và trưởng phòng kinh doanh duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng, khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng đối với khoản vốn cấp, kế toán ngân hàng sẽ nhập liệu vào hệ thống phản ánh số tiền đã chuyển và khoản vốn ở đơn vị trực thuộc.
3.3.5.2 Kế toán khoản phải thu khi bán cho các chi nhánh:
Về mặt chu trình thì cũng tương tự như bán cho khách hàng là các công ty, tuy nhiên sẽ không ký hợp đồng và không sử dụng dự trù hàng mà thay thế bằng đơn đặt hàng.
3.3.5.3 Kế toán khoản phải thu khi bán cho các cửa hàng (theo lô):
Luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào Lệnh điều động nội bộ do phòng kinh doanh lập, Phòng kho vận nhập liệu và in phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, trưởng phòng kho vận ký và chuyển sang phòng văn thư đóng dấu, còn Lệnh điều động nội bộ được lưu theo thứ tự ở phòng kho vận. Sau đó liên 1 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chuyển về kho vận lưu, liên 2 gửi các cửa hàng, liên 3 chuyển sang phòng Kế toán – Tài chính.
Khi bộ phận lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nhập liệu vào hệ thống thì khoản phải thu cửa hàng và doanh thu nội bộ được cập nhật, số liệu sẽ được truyền về phòng kế toán, kế toán nợ phải thu chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thanh toán, các khoản giảm trừ.
LƯU ĐỒ 3.6: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA CỬA HÀNG (THEO LÔ)
3.3.6 Phương pháp nhập liệu:
Khi phản ánh khoản phải thu của các chi nhánh, về phương pháp nhập liệu thì cũng tương tự như đối với khoản phải thu khách hàng, chỉ khác là ở phần tài khoản theo dõi nợ
Còn khi phản ánh khoản phải thu của cửa hàng trong trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì do phòng kho vận nhập liệu, cũng giống như trên, chỉ khác là ở phần “Nghiệp vụ” sẽ chọn “Xuất điều chuyển nội bộ”.