KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
9.2. ra tiêu chuẩn kiểm tra
Sau khi xác định nội dung kiểm tra, ban lãnh đạo cần định ra tiêu chuẩn để kiểm tra mỗi yếu tố thành tích. Nếu không có tiêu chuẩn để kiểm tra thì việc kiểm tra không thể đạt hiệu quả. Ngược lại, các tiêu chuẩn được đề ra một cách rõ ràng sẽ điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra.
Tính cụ thể của tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn đề ra phải rõ ràng. Nếu các mục đích, chỉ tiêu cụ thể đã được hoạch định theo yếu tố thành tích thì việc xác định tiêu chuẩn để kiểm tra tương đối đơn giản. Ví dụ ta hãy xem xét chỉ tiêu đề ra về doanh số bán hàng cho năm tới là một triệu đô la. Từ tiêu chuẩn này có thể định ra các chỉ tiêu cụ thể hơn như doanh số bán hàng của các địa bàn khác nhau, của các nhân viên bán hàng hoặc doanh số bán hàng trong từng tháng. Sự phân tích như vậy cũng gần giống như việc phân cấp các mục tiêu đã được đề cập trong chương bốn. Nếu các mục đích, chỉ tiêu cụ thể chưa được đề ra thì chúng cần được cụ thể hoá trong giai đoạn kiểm tra.
Tiêu chuẩn thay thế
Trên thực tê, việc xác định các tiêu chuẩn là một việc khó khăn vì các mục tiêu đề ra thường không rõ ràng và vì vậy cần phải có các tiêu chuẩn thay thế để kiểm tra. Các tiêu chuẩn thay thế cần được đề ra khi kết quả, thành tích đạt được không thể định lượng một cách trực tiếp. Ví dụ, có thể phải ấn định các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ đối với xã hội dưới dạng số tiền cụ thể chi dùng cho các mục đích từ thiện hoặc số công nhân viên có hoàn cảnh khó khăn được công ty tạo công ăn việc làm. Các tiêu chuẩn thay thế cũng cần thiết khi việc định lượng thành tích gặp khó khăn hoặc không thể thực hiện được. Chúng ta hãy xem xét việc định lượng hiệu quả công tác quảng cáo. Nếu việc quảng cáo được thực hiện tốt thì nó phảI có ảnh hưởng tích cực đên lượng hàng bán ra. Nhưng mức gia tăng lượng hàng bán ra do quảng cáo chiếm tỷ lệ là bao nhiêu? Các yếu tố khác như giá và sự cạnh tranh cũng ảnh hưởng đến lượng hàng bán
134
ra. Như vậy các tiêu chuẩn thay thế để đánh giá như thái độ của khách hàng, ý định mua sắm của khách hàng, qui mô công chúng và số lượt người đến mua, có thể hữu ích và có nhiều ý nghĩa trong tình huống nói trên.
Mức giới hạn sai lệch cho phép
Trong phần lớn các tiêu chuẩn đề ra cũng cần dự kiến mức giới hạn sai lệch cho phép. Vì kết quả thực tế đạt được ít khi chính xác hoàn toàn so với kế hoạch đề ra, nên cần dự kiến phần sai lệch cho phép so với kế hoạch. Mức giới hạn sai lệch cho phép là ranh giới phạm vi sai lệch có thể chấp nhận được và vẫn được coi là phù hợp với kế hoạch đề ra ban đầu.
Định lượng kết quả đạt được
Bước lớn thứ ba trong việc thiết lập hệ thống kiểm tra là định lượng kết quả hoạt động. Vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm được các thông tin thích hợp. Trong phần này chúng tôi sẽ trình bày một số chỉ dẫn về thông tin và các phương pháp định lượng khác nhau và mô tả có chọn lọc một số vấn đề vướng mắc trong việc định lượng kết quả hoạt động của công ty.
Các thông tin cần thiết để định lượng thành tích
Có thể thu thập các thông tin hữu ích cho việc định lượng thành tích từ nhiều nguồn khác nhau. Hệ thống thông tin quản lý của công ty là nguồn cung cấp nhiều thông tin hữu ích. Ngoài ra, tuy các nguồn thông tin không chính thức như các cuộc trao đổi với các cơ sở trực thuộc, phản ánh của khách hàng, song chúng cũng có thể giúp ích cho việc định lượng kết quả. Ban lãnh đạo cần xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết để định lượng và đánh giá kết quả. Sau đây là một số chỉ dẫn hữu ích.
Thứ nhất, các hệ thống báo cáo phải cung cấp thông tin vừa đủ đảm bảo dựng lên bức tranh trung thực về thành tích đạt được. Việc cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết, chỉ gây tốn kém và làm mất thời gian, sức lực của lãnh đạo trong việc xét duyệt thông tin.
Thứ hai, thông tin cần thiết là các thông tin về mọi yếu tố có ý nghĩa chiến lược như lượng hàng bán ra và đơn giá bán, và các dấu hiệu của các xu hướng tiềm tàng đáng chú ý như hiện tượng công nhân viên nghỉ làm hoặc bỏ việc gia tăng.
Thứ ba, các báo cáo phải có bố cục sao cho chúng phản ánh được kết quả hoặc các dấu hiệu làm cơ sở cho việc thông qua biện pháp hành động. Vì vậy cần phản ánh những vấn đề đòi hỏi phải có biện pháp tức thời. Để làm nổi bật các thông tin cần thiết nhằm đề ra biện pháp hành động, trong báo cáo không nên đưa vào hoặc chỉ đưa vào ở mức tối thiểu các vấn đề "chỉ để cho hay".
Thứ tư, báo cáo phải đúng hạn và được lập định kỳ theo thời gian vừa phải nhằm kịp thời đưa ra các biện pháp chấn chỉnh, nhưng không quá thường xuyên làm mất thì giờ của lãnh đạo một cách không cần thiết.
Thứ năm, loại hình và luồng thông tin cần đơn giản và phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Các số liệu phân tích doanh số bán ra mà cán bộ quản trị sản xuất cần đến thường đơn giản hơn nhiều so với số liệu phân tích cần cho cán bộ quản trị mại vụ. Ví dụ, cán bộ quản trị sản xuất chỉ cần số liệu về sản phẩm mà thôi, trong khi cán bộ mại vụ lại cần thông tin về sản phẩm, nhân viên bán hàng, địa bàn và loại khách hàng.
135
Thứ sáu, nói chung trong báo cáo phải nhằm làm sao giảm bớt được ngoại lệ. Ngân sách hay kế hoạch tài chính là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác kiểm tra. Về thực chất, ngân sách là kế hoạch triển vọng về hoạt động của công ty và là phương tiện quan trọng cung cấp cho lãnh đạo các thông tin cần thiết cho việc đánh giá kết qủa. Ngân sách được lập trước một kỳ kế toán và được dùng để theo dõi kết quả hoạt động một cách liên tục. Bất kỳ một sự sai lệch nào giữa kế hoạch đề ra và kết quả đạt được trong thực tế đều cần được phân tích. Các loại ngân sách chủ yếu bao gồm: ngân quĩ tiền mặt, ngân sách vốn đầu tư, dự toán doanh số bán hàng, dự toán mua hàng và dự toán các loại chi phí khác.
Liên quan đến vấn đề ngân sách có một số điểm cần lưu ý như sau:
Trước hết, một ngân sách và công việc kiểm tra được tiến hành một cách hữu hiệu không nhất thiết phải có nghĩa là giảm xuống hoặc tăng lên. Một mục đích, chỉ tiêu đề ra cần phải tối ưu chứ không phải giảm thiểu chi phí.
Thứ hai, ngân sách phải có tính biến đổi. Có nghĩa là nhiều loại chi phí tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động hoặc số lượng hàng bán ra.
Thứ ba, ngân sách phải có tính linh hoạt. Có nghĩa là ban lãnh đạo được phép không nhất thiết phải tuân theo ngân sách một cách cứng nhắc. Cần nhớ rằng số lượng ngân sách trước mỗi kỳ kế hoạch được thảo ra khi lãnh đạo nắm được ít thông tin hơn so với các thông tin nhận được trong quá trình thực hiện kế hoạch. Khi điều kiện cụ thể thay đổI thì cũng cần sửa đổi số lượng dự toán.
Thứ tư, một việc hết sức quan trọng trong công tác kiểm tra ngân sách là phải tiến hành phân tích các sai lệch giữa kết quả kỳ vọng và kết quả thực tế đạt được, tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch đó và đánh giá tính hợp lý của chúng. Sự gia tăng đơn giá dịch vụ công cộng ngoài dự kiến là không thể tránh khỏi. Chi phí bảo hiểm gia tăng cũng có thể chấp nhận được khi phạm vi bảo hiểm tốt hơn. Khi có sự sai lệch thì không có nghĩa là việc lập ngân sách có sai sót.
Thứ năm, tuy việc tiến hành lập ngân sách và các công việc kiểm soát chi phí tương ứng có một ý nghĩa hết sức quan trọng, nhưng ban lãnh đạo cần tránh đề ra các hệ thống ngân sách và kiểm tra chi phí quá cồng kềng và gây quá nhiều tốn kém. Chi phí và nỗ lực bỏ ra phải tương xứng với lợi ích thu được.