Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu .
Một là: thành lập ban kiểm nghiệm vật tư
Vật tư hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho để xem xét loại hàng nhập kho có đúng, đủ với những điều khoản ghi trong hợp đồng mua hàng hay không, tránh tình trạng nhập kho phải những hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc là nhập
kiểm nghiệm vật tư hàng hoá. Ban kiểm ngiệm nên ít nhất cần phải có: một đại diện phụ trách bộ phận mua hàng, thủ kho, một đại diện phụ trách bộ phận kỹ thuật. Những người trong ban kiểm nghiệm phải thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng mua. Sau khi kiểm nhận hàng mua về, ban kiểm nhận cần lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá” theo mẫu ban hành.
Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại thì nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.
Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng với số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết.
Hai là: Kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân xưởng sản xuất.
Hiện nay việc sử dụng nguyên vật liệu không hết, cuối kỳ còn thừa vẫn chưa được kế toán nguyên vật liệu theo dõi chặt chẽ. Điều đó thể hiện ở chỗ, cuối kỳ kế toán bộ phận sản xuất (phân xưởng sản xuất) không nhất thiết phải báo cáo số nguyên liệu thừa lại cuối kỳ, trừ trường hợp thừa quá nhiều, nhưng công ty lại không quy định rõ ràng mức thừa bao nhiêu thì được coi là “thừa quá nhiều”. Trong thực tế việc xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thường xảy ra. Nguyên nhân có thể là do sản xuất trong kỳ quá nhiều, do tiến độ sản xuất chậm ( có thể do mất điện thường xuyên trong kỳ, máy móc hỏng, lao động thiếu, năng suất lao động giảm ). Số vật liệu thừa cuối kỳ có thể nhập lại kho hoặc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất. Do đó kế toán nguyên vật liệu cần phải nắm được trị giá của số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ làm cơ sở tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm bởi vì:
trực tiếp trong kỳ
trong kỳ liệu thừa cuối kỳ
Mặt khác thông qua trị giá số vật liệu thừa cuối kỳ giúp kế toán nguyên vật liệu phần nào đánh giá được tiến độ thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất nhờ đó phát huy hơn nữa vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán nguyên vật liệu, ngăn ngừa được các hành vi trộm cắp nguyên vật liệu của công ty.
Để khắc phục hạn chế trên, kế toán cần phải yêu cầu cuối kỳ phân xưởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu quy định
Biểu 3.1
CÔNG TY TNHH Ngọc Duy 232 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội
Quyết định 15/2006 Bộ tài chính
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày…..tháng….năm 20… Số:…..
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
“Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do quản đốc phân xưởng lập ra trên cơ sở đã kiểm tra kỹ số lượng nguyên vật liệu thừa cuối kỳ ở phân xưởng. Nếu số nguyên vật liệu thừa không cần sử dụng nữa thì sẽ nhập lại kho và lập phiếu nhập kho.