Để theo dõi chặt chẽ số lượng NVL xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị,làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tình giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư, tất cả các NVL xuất kho phải đúng số lượng, quy cách phẩm chất và thời gian ghi trong phiếu. Chỉ được xuất vật tư cho người có đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định.
Phiếu xuất kho phải ghi rõ họ tên người nhận, địa chỉ (bộ phận), lý do xuất vật liệu ... Sau khi xuất kho, người nhận vật liệu và thư kho phải ký vào phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu xuất vào thẻ kho. Kế toán NVL vào sổ chi tiết giá trị NVL xuất dựng. Kế toán tổng hợp vào sổ Nhật kí chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
Ví dụ1: Tại tổ cắt của phân xưởng sản xuất, ngày 04/03, xét thấy nhu cầu cần 4.500 m vải kaki xanh công nhân nhà máy để tiếp tục sản xuất sản phẩm, tổ cắt sẽ báo cho quản đốc phân xưởng sản xuất biết, quản đốc căn cứ vào tình hình thực tế sẽ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư theo mẫu quy định.
Biểu 2.4: Phiếu yêu cầu
Công ty TNHH Ngọc Duy
232 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội PHIẾU YÊU CẦU
(Xuất vật tư, nguyân vật liệu) Ngày 04 tháng 03 năm 2011 Lý do xuất: sản xuất sản phẩm
Người yâu cầu: Nguyễn Thị Ngà
STT Loại vật tư Mó số Đơn vị Số lượng Mục đích sử dụng 1 Vải kaki xanh công
nhân Nhà máy
m 4.500 Sản xuất sản phẩm
Người yâu cầu Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng kỹ thuật
Sau khi yêu cầu được cấp trên phê duyệt sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho
Biểu 2.5 : Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Ngọc Duy
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 4 tháng 3 năm 2011 Nợ TK: 621
Có TK: 152
Mẫu số: 02-VT
(QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng
BTC) Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Ngà
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Xuất phục vụ sản xuất Xuất Tại kho: Kho Vật liệu chính
STT Tên SP Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo CT Thực xuất 1 Vải kaki Nhà máy m 4.500 4.500 33.500 150.750.000 Cộng 150.750.000 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 02/03, xét thấy nhu cầu cần vật liệu để sản xuất sản phẩm, quản đốc lập phiếu yêu cầu xuất vật tư theo mẫu quy định, sau đó lập phiếu xuất kho để
chuyển cho thủ kho ký duyệt xuất hàng ngày 03/03, xuất 1.000m vải lon thụ để sản xuất sản phẩm..
Biểu 2.6 : Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Ngọc Duy
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 3 tháng 3 năm 2011 Số: 20 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Mẫu số: 02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Nga
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Xuất phục vụ sản xuất Xuất Tại kho: Kho Vật liệu chính
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theo CT Thực xuất 1 Vải lon thụ m 1.000 1.000 40.000 40.000.000 Cộng 40.000.000 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2.4. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho.
2.4.1. Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Chứng từ kế toán
Để kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất của từng thứ NVL, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty TNHH Ngọc Duy gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT).
- Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT). - Hoá đơn kiêm phiếu xuất khẩu (Mẫu 02-BH).
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, Công ty TNHH Ngọc Duy còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05-VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối cùng (Mẫu 07-VT).
Sổ sách kế toán
Một số sổ kế toán được sử dụng tại Công ty TNHH Ngọc Duy:
- Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT): được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn của từng thứ NVL theo từng kho. Thẻ kho do Phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL, về mặt giá trị và số lượng.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ số dư: Được sử dụng để hạch toán tình hình biến động VL cả về mặt giá trị và mặt số lượng ở phòng kế toán.
Ngoài các sổ kể trên, công ty còn sử dụng các bảng nhập, xuất, bảng luỹ kế, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán trực tiếp được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
Các chứng từ được lập được tập trung vào bộ phận kế toán của công ty để kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chính xác của số liệu.
Trên cơ sở các chứng từ kế toán, tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành phân loại theo chứng từ nhập, xuất, từng loại NVL, từng kho. Từ đó tập hợp số liệu ghi vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp NVL.
2.4.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.4.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Thủ kho dựng thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi thẻ kho dựng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho (xuất kho), thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập ( thực xuất ) vào phiếu nhập kho ( phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất (liên 2), thủ kho ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “tồn” của thẻ kho. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Biểu 2.7: Thẻ kho
CÔNG TY TNHH NGỌC DUY Mẫu số S12 – DN
232 Tôn Đức Thắng – Đống Đa – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ -BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ :31/03/2011 Tờ số: 01
Tờn kho: Kho 1 – Kho nguyân vật liệu chính Tờn, nhón hiệu quy cách vật tư:
Đơn vị tính: m S T T Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Ngày xuất nhập Số lượng Xác nhận của KT Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5.500 1 01/03 21 Xuất kho 01/03 5.500 2 03/03 54 Nhập kho 03/03 30.000 3 04/03 23 Xuất kho 04/03 25.000 4 25/03 55 Nhập kho 25/03 15.000 Cộng phát sinh 45.000 30.500 Tồn cuối tháng 20.000
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.4.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán.
Hàng tuần hoặc 3 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho về phòng kế toán. Ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT (của người bỏn), các chứng từ liên quan khác (ví dụ: chứng từ vận chuyển ) để tính ra “đơn giá” và “thành tiền”. Còn đối với các phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính toán đơn giá cho từng phiếu xuất được đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tính ra “đơn giá” và “thành tiền” trên phiếu xuất kho.
Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu, cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết của kỳ trước. Ngoài ra kế toán còn mở và ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ quỹ tiền mặt v.v…
CÔNG TY TNHH NGỌC DUY 232 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội
Mẫu số S10- DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 03 năm 2011
Tài khoản: 1521 Tên kho: Nguyên vật liệu chính
Tên, quy cách vật liệu: Vải băng zim Đơn vị tính: m
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3= 1*2 4 5= 4*1 6 7 = 6*1 Số dư đầu kỳ 65.000 1.000 65.000.000 PN51 01/03 Nhập kho vật liệu 331 67.000 2.000 134.000.000 PX22 03/03 Xuất vl sản xuất sp 621 65.000 1.000 65.000.000 PN61 12/03 Nhập kho vật liệu 331 67.000 2.000 134.000.000 PN68 24/03 Nhập kho vật liệu 331 68.000 1.000 68.000.000 … … … … … … … … … … … … Cộng tháng 5.000 336.000.000 1.000 65.000.000 Số dư cuối kỳ 5.000 336.000.000
Biểu 2.9:
TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho Nguyên vật liệu chính
Tháng 03 năm 2011 Mã
vật tư Tên vật tư
Đvt Nhóm Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT Quần áo kaki xanh công nhân Nam Định m 5.500 137.500.000 15.000 375.000.000 20.000 500.000.000 500 12.500.000 Vải kaki xanh công nhân Nhà máy m 7.000 234.500.000 20.000 670.000.000 15.000 502.500.000 5.900 402.000.000 Tổng cộng 372.000.000 1.045.000.000 1.002.500.000 414.500.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (đã ký) Người lập biểu(đã ký )
CÔNG TY TNHH NGỌC DUY Mẫu số S10- DN
232 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 03 năm 2011
Tài khoản: 152 ĐVT : Đồng
Tên vật liệu ĐVT Dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
VLC 1521 372.000.000 1.045.000.000 1.002.500.000 414.500.000
Quần áo kaki XCN
Nam Định m 5.500 137.500.000 15.000 375.000.000 20.000 500.000.000 500 12.500.000
Quần áo kaki XCN Nhà máy
m 7.000 234.500.00 0
20.000 670.000.000 15.000 502.500.000 5.900 402.000.000
VLP 1522 33.168.000 40.615.000 60.938.000 12.845.000
Thăng giấy Chiếc 4.000 16.900.000 2.200 9.060.000 5.000 20.920.000 1.200 5.040.000
Túi nilon Kg 13 468.000 170 6.155.000 92 3.312.000 91 3.311.000
… … … … … … … … … …
VLK 1528 1.920.000 3.000.000 3.400.000 1.520.000
Vải vụn màu Kg 96 1.920.000 150 3.000.000 170 3.400.000 76 1.520.000
Tổng cộng 407.088.000 1.088.615.000 1.066.838.000 428.865.000
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (đã ký) (đã ký)
Công ty TNHH Ngọc Duy thường tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu khoảng 3 tháng một lần đối với những loại nguyên vật liệu phụ và khác, kiểm kê hàng tháng vào ngày cuối cùng của tháng đối với kho nguyên vật liệu chính.
Khi tiến hành kiểm kê phải cú đầy đủ các thành viân của Hội đồng kiểm kê bao gồm: Đại diện phòng kỹ thuật sản xuất, đại diện phòng kế toán tài chính, đại diện phòng vật tư thiết bị, đại diện phòng kế hoạch, thủ kho…Sau khi kiểm kê phòng kế toán lập biân bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng húa. Một bản lưu phòng kế toán và một bản giao cho thủ kho.
CÔNG TY TNHH NGỌC DUY 232 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng 03 năm 2011
Ban kiểm kê gồm:
Ông: Nguyễn Tuấn Anh – Đại diện phòng kinh doanh
Bà: Nguyễn Thị Ngà – Đại diện ban Kiểm kê
Ông: Nguyễn Văn Dũng – Thủ kho Nguyân vật liệu chính Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu có những mặt hàng dưới đây:
STT Mã số
Tên quy cách ĐVT Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm cấp
SL TT SL TT SL TT Còn tốt Kém Mất
1 Vải kaki Nhà máy m 2.000 2.000 X
2 Vải kaki Nam Định m 1.000 1.000 X
3 Vải lon thụ m 500 500 x
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.12: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331- Phải trả cho người bán
Khách hàng: Công ty TNHH Hiếu Minh Từ ngày 01/03/2011 đến ngày 31/03/2011
Ngày Tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
TK đổi
ứng Số phát sinh Số dư
Ngày Số Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu tháng 100.000.000
03/3/2011 03/3/2011 01625 Nhập kho vải kaki XCN
NM 152 150.750.000
01625 Thuế GTGT 9% 133 15.075.000
08/3/2011 08/3/2011 04590 Nhập kho vải kaki XCN
NĐ 152 112.500.000
04590 Thuế GTGT 9% 133 10.125.000
15/03/2011 15/03/2011 Thanh toán cho Nhà cung cấp bằng TGNH.
112 250.000.000
Tổng phát sinh 250.000.000 288.450.000
2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Ngọc Duy.
Hạch toán tổng hợp là một trong các bước của chu kỳ kế toán, và nỉ là một khâu quan trọng trong quá trình hạch toán nguyân vật liệu. Trờn cơ sở đó tính ra được các khoản nợ với người bán hàng, người mua hàng tính ra được phần chi phí thuộc chi phí giỏ thành, và lập báo cáo cho quản lý.
Để thực hiện kế toán tổng hợp cụng ty sử dụng kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này cơng ty sử dụng hai loại sổ để hạch toán tổng hợp nguyân vật liệu đó là: Sổ nhật ký chung và sổ cái, đồng thời mở cả sổ theo dõi chi tiết người bán, bảng phân bổ chi phí nguyân vật liệu.
Hàng ngày khi cú nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc, tiến hành ghi vào nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi ở nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 152 “ nguyân liệu, vật liệu”.
2.5.1. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này được mở thêm 3 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:
- TK 1521 – Nguyên vật liệu chính - TK 1522 – Vật liệu phụ
- TK 1528 – Nguyên vật liệu khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm một số các tài khoản khác như TK151, TK111, TK112, TK133, TK141, TK331, TK621, TK627
2.5.2 - Chứng từ sử dụng:
* Hoá đơn GTGT
* Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) * Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) * Thẻ kho (Mẫu số 06- VT)
* Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08- VT)
2.5.3. Trình tự hạch toán NVL
2.5.3.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL
- Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về:
+ Căn cứ vào hóa đơn số 01625 ngày 01/01/2011 và phiếu nhập kho số 54