Việc thựchiện Quy trình kiểm toán hoạt động cho vay tại VPBank.

Phũng KTKT HO CN

2.3.2Việc thựchiện Quy trình kiểm toán hoạt động cho vay tại VPBank.

2.3.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán

a) Thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến đơn vị đợc kiểm toán

 Thu thập thông tin liên quan đến đơn vị đợc kiểm toán

 Thông tin chung về đơn vị đợc kiểm toán:

 Mô hình tổ chức hoạt động: cần xác định số lợng nhân sự quản lý, nhân viên

 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh;

 Nhân sự chủ chốt ổn định hay có sự thay đổi trong thời gian hiện tại

 Số liệu hoạt động tổng thể tại ngày kết thúc tháng gần nhất so với thời điểm thu thập về d nợ cho vay, số huy động, lợi nhuận, giá trị dự phòng

rủi ro,...

 Kế hoạch kinh doanh của đơn vị: căn cứ theo Quyết định giao kế hoạch của TGĐ

 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị: số lợng và trình độ nhân sự quản lý

 Thông tin liên quan đến thanh tra, kiểm tra đã đợc thực hiện đối với đơn vị đợc kiểm toán trong các giai đoạn gần nhất mà đợt kiểm toán liền trớc cha xem xét

 Thu thập, xem xét những vấn đề chính trong các báo cáo của thanh tra NHNN, của kiểm toán độc lập

 Thu thập, xem xét những vấn đề chính trong các báo cáo của KTNB

 Thông tin liên quan đến văn bản chính sách, thị trờng

 Thông tin liên quan đến các thay đổi trong quy trình, quy định nghiệp vụ VPBank có ảnh hởng liên quan đến hoạt động tín dụng.

 Đánh giá tình hình thị trờng chung cũng nh các chính sách của Chính phủ, của NHNN, của VPBank trong các lĩnh vực liên quan và những ảnh hởng đến hoạt động nghiệp vụ, kinh doanh của đơn vị.

 Thu thập dữ liệu trên phần mềm T24

Cơ sở dữ liệu phục vụ cho KTNB hoạt động tín dụng tại các đơn vị đ- ợc khai thác trên phần mềm T24 bao gồm:

 Sao kê tín dụng phản ánh tổng hợp các chỉ tiêu liên quan đến các khoản vay nh: Mã CBTD, mã khách hàng, tên khách hàng, số hợp đồng, loại tiền vay và giải ngân, mục đích vay, số tiền giải ngân ban đầu, ngày giải ngân, ngày đáo hạn, d nợ trong hạn, d nợ quá hạn, lãi quá hạn, nhóm nợ, lãi suất cho vay, kỳ hạn cho vay, mục đích vay,...

 Sao kê TSBĐ phản ánh các chỉ tiêu liên quan nh: chủ sở hữu tài sản, loại tài sản, mô tả khái quát về tài sản, ngày ký hợp đồng thế chấp và nhập kho TSBĐ, giá trị TSBĐ,...

 Sao kê hoạt động tài khoản liên quan đến HTLS nếu tại đơn vị có phát sinh khoản vay HTLS

b) Phân tích dữ liệu

đề rủi ro có thể xảy ra tại đơn vị đợc kiểm toán.

 Xem xét sự phù hợp giữa các số liệu

 Tỷ lệ nợ xấu cao - DPRR cụ thể thấp;

 Xuất hiện TK lãi phải thu ngoại tê - Cho vay không có ngoại tệ;

 Giá trị ngoại bảng TSBĐ thấp - D nợ cao;

 D nợ cho vay ngắn hạn thấp - Giá trị cam kết ngoại bảng cấp tín dụng cao;

 DPRR cụ thể lũy kế năm không bằng Chi phí DPRR cụ thể năm;

 Tồn tại TK phải thu NHNN về HTLS - không có d nợ HTLS. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Các căn cứ đánh giá rủi ro

 Tăng trởng tín dụng;

 Những biến động bất thờng;

 Các chỉ tiêu về rủi ro tín dụng;

 Cơ cấu danh mục tín dụng: theo sản phẩm, theo nhóm nợ, theo kỳ hạn, theo loại ngoại tệ, theo loại hình khách hàng;

 Cơ cấu tín dụng trong nhóm nợ xấu;

 Cơ cấu TSBĐ.

c) Chọn mẫu

Quá trình phân tích dữ liệu kết hợp với những rủi ro đã phát hiện qua các đợt kiểm toán trớc đó, Phòng KTNB tiến hành chọn mẫu kiểm toán nhằm bao quát đợc các rủi ro lớn tại đơn vị.

 Tiêu chí chọn mẫu

 Nợ xấu: chọn 100% khoản vay, đối với những khoản vay đã đợc

kiểm tra trong các đợt kiểm toán trớc đó, đề nghị đơn vị cung cấp Báo cáo về tình hình thu hồi nợ xấu (có mẫu biểu kèm theo);

 Nợ nhóm 2: tập trung u tiên đối với những khoản vay có tuổi nợ

từ 60 ngày đến 90 ngày;

 D nợ lớn: đợc xác định căn cứ vào mức độ tập trung d nợ vào

nhóm khách hàng tại đơn vị đợc kiểm toán;

 TSBĐ đặc biệt: có tính thanh khoản thấp hoặc rủi ro cao nh dây

chuyền thiết bị máy móc, các loại phơng tiện vận tải chuyên dụng (máy đào, máy xúc,…), nhà đất ở ngoại thành hay tại những khu vực đang có xu

hớng giảm giá tại thời điểm phân tích dữ liệu,…

 Nghi ngờ đảo nợ: đối với những khách hàng thờng xuyên phát

sinh nhiều khoản vay mà việc trả nợ và giải ngân đợc tiến hành đồng thời, cần kiểm tra mục đích sử dụng vốn và nguồn trả nợ;

 Tiêu chí khác theo thời kỳ, theo phát hiện qua phân tích nh:

năm 2008 áp dụng trần lãi suất cho vay 21%, có thể chọn những khoản vay có lãi suất thấp hơn hoặc cao hơn để kiểm tra; năm 2009 phát sinh việc HTLS ngắn hạn, trung và dài hạn, phải chọn mẫu kiểm tra 100% khoản vay liên quan để xác định chính xác đối tợng đợc HTLS theo Thông t hớng dẫn của NHNN;…

 Danh sách chọn mẫu

Để quá trình kiểm toán tại đơn vị đạt hiệu quả, danh sách chọn mẫu cần đảm bảo cung cấp đủ các thông tin sau:

 Thông tin cơ bản về khoản vay: tên khách hàng, số hợp đồng, ngày giải ngân, d nợ tại thời điểm phân tích dữ liệu;

 Lý do chọn mẫu;

 Mức độ, nội dung u tiên khi kiểm tra hồ sơ tín dụng

d) Lập chơng trình kiểm toán

Trên cơ sở danh sách chọn mẫu đã có, trởng đoàn kiểm toán thực hiện việc lập chơng trình kiểm toán cụ thể trình Trởng phòng KTNB duyệt. Nội dung chơng trình kiểm toán phải bao quát đợc các vấn đề sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Các mục tiêu cơ bản của kiểm toán tại đơn vị đợc kiểm toán căn cứ vào các kết luận chọn mẫu qua các phân tích số liệu, các thay đổi quan trọng của đơn vị và phản ánh của bên thứ ba (nếu có);

- Các yêu cầu cụ thể đối với đoàn kiểm toán;

- Xem xét số lợng nhân sự, thời gian đáp ứng nhu cầu công việc trên cơ sở xác định việc tuân thủ bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp KTNB;

- Tổng hợp các vấn đề cần thực hiện, dự kiến nhân sự và thời gian làm chi tiết;

- Phân công nhân sự tổng hợp vấn đề và viết báo cáo

2.3.2.2- Việc thực hiện kiểm toán tại đơn vị

hoạt động cho vay, đánh giá rủi ro và chơng trình kiểm toán đã đợc Trởng phòng duyệt, bao gồm:

a) Đánh giá chung tình hình tại đơn vị đợc kiểm toán

- Bao quát các hoạt động tín dụng của đơn vị đợc kiểm toán;

- Đánh giá những thay đổi trong môi trờng pháp lý, kinh doanh tác động đến hoạt động của đơn vị;

- Các thay đổi trong cơ cấu tổ chức và nhân sự. Chú ý đến những thay đổi ở vị trí quan trọng tại đơn vị;

- Các đánh giá về hoạt động tín dụng đã phát hiện đợc trong các cuộc thanh tra, kiểm tra kiểm toán trớc;

- Trao đổi về các TSBĐ đặc biệt tại đơn vị (về tỷ trọng, loại TSBĐ);

b) Kiểm toán chức năng

 Xác minh các biện pháp quản lý của từng cấp lãnh đạo đối với nghiệp vụ tín dụng, quy trình phân công công việc đối với hoạt động tín dụng;

 Trao đổi với đơn vị về những dấu hiệu, biến động bất thờng trong hoạt động tín dụng nh: có sự tăng mạnh về nợ quá hạn, nợ xấu, sụt giảm nhanh hay tăng trởng nhanh về d nợ...;

 Thu thập hệ thống báo cáo phục vụ công tác quản lý nội bộ của đơn vị, đối chiếu số liệu trên báo cáo, sổ theo dõi với số liệu trên phần mềm, xem xét và đánh giá mức độ đảm bảo tuân thủ quy định của cách tính toán tổng thế của các báo cáo;

Dựa trên kết quả kiểm toán ban đầu, Trởng đoàn kiểm toán có thể đa ra quyết định mở rộng hay điều chỉnh phạm vi kiểm toán, quy mô và chi tiết mẫu chọn.

c) Tiến hành kiểm toán tuân thủ

Nguyên tắc xem xét thẩm quyền phê duyệt

 Cấp nào quyết định phê duyệt cấp tín dụng thì cấp đó có quyền quyết định những vấn đề phát sinh từ khoản cấp tín dụng đó (nh thay đổi TSBĐ, thay đổi lãi suất, thay đổi phơng thức giải ngân,...), trừ trờng hợp tái cơ cấu nợ xấu thì phải trình lên cấp cao hơn;

 Đối với nhóm khách hàng liên quan thuộc các trờng hợp: khách hàng là bố, mẹ, vợ, chồng, con của nhau; chủ DNTN và DNTN; thành viên

hợp danh của công ty hợp danh với công ty hợp danh; các doanh nghiệp có quan hệ sở hữu từ 51% vốn điều lệ của nhau; cá nhân và doanh nghiệp mà cá nhân đó (hoặc vợ hay chồng của họ) sở hữu 51% vốn điều lệ trở lên; thì phải coi là một khách hàng, và phải cộng gộp tổng giá trị các khoản cấp tín dụng cho các khách hàng này để xác định thẩm quyền phê duyệt với một khách hàng.

Xác định các khoản vay cần rà soát việc phê duyệt tín dụng

 Các khoản vay có liên quan đến nhóm khách hàng theo quy định;

 Các khoản vay có giá trị đợc duyệt vay trên mức phán quyết tại đơn vị đợc kiểm toán;

 Các khoản vay đợc bảo đảm bằng tiền gửi tại đơn vị có giá trị duyệt vay trên mức phán quyết của đơn vị đợc kiểm toán (đối với Phòng giao dịch là 500 triệu đồng);

 Các khoản vay đợc cơ cấu lại nợ (điều chỉnh ngày trả nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ).

Đánh giá quy trình tổng thể ở một số bớc

 Xác định quy trình nhập kho TSBĐ trớc khi giải ngân: Kiểm kê 10 tài sản nhập ngoại bảng gần nhất; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 ĐKGDBĐ trớc khi giải ngân: Xem xét ĐKGDBĐ 10 khoản giải ngân gần nhất;

 Họp nghị quyết trớc khi giải ngân: Rà soát các khoản giải ngân trong vòng 1 tháng hoặc10 ngày gần nhất, thực hiện đối chiếu sổ họp Ban tín dụng.

Kiểm tra trực tiếp hồ sơ tín dụng

 Đánh giá mức độ tuân thủ

 Xem xét quy trình thực hiện: căn cứ thứ tự thời gian;

 Tính đầy đủ các hồ sơ;

 Thẩm quyền phê duyệt;

 Tính pháp lý hồ sơ;

 Các điều kiện phải đáp ứng trong từng loại hình cho vay: đối tợng cho vay; loại TSBĐ; tỷ lệ vốn vay/tổng dự án; d nợ/giá trị TSBĐ; quản lý TSBĐ;….

 Kiểm soát, đánh giá rủi ro với khoản vay

 Việc sử dụng vốn vay có đúng mục đích, có khả năng kiểm soát hay không;

 Tình hình tài chính khách hàng có đợc phản ánh phù hợp (tính đầy đủ tài liệu chứng minh; thời điểm xác định số liệu, tính bất hợp lý của số liệu,….);

 Tính hợp lý về khả năng và thời hạn trả nợ ;

 Khả năng thanh khoản của TSBĐ;

 Khả năng kiểm soát TSBĐ.

Kiểm tra thực tế tình hình khách hàng

 Mẫu chọn

Mẫu chọn kiểm tra thực tế cần có phân tích, phân bổ nh mẫu chọn kiểm tra hồ sơ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra thực tế hồ sơ tín dụng, kiểm toán viên lựa chọn khách hàng để kiểm tra thực tế. Một số vấn đề cần lu ý khi chọn mẫu gồm:

 Khoản vay đợc phê duyệt vợt thẩm quyền;

 Khoản vay có mục đích sử dụng vốn vay không rõ ràng;

 Tình hình tài chính của khách hàng có dấu hiệu không tốt;

 TSBĐ cho khoản vay có vấn đề (có sự suy giảm giá trị, tính thanh khoản thấp, hồ sơ pháp lý không đầy đủ,...).

 Thủ tục kiểm tra thực tế

 Xác định tính hiện hữu của khách hàng, hiện trạng TSBĐ;

 Xác định khả năng tài chính, giao dịch tạo nên nguồn thu nhập, nguồn trả nợ của khách hàng;

 Với doanh nghiệp: Quy mô hoạt động: qua quan sát, thu thập số liệu thực tế (doanh thu- hóa đơn, tờ khai thuế, các HĐ đầu ra, đầu vào; các phiếu nhập- xuất kho thực tế) nhằm xác định quy mô hoạt động, khả năng tổ chức quản lý của doanh nghiệp;

Trong giai đoạn kiểm toán tại đơn vị, đoàn kiểm toán đã thực hiện tốt việc kiểm tra sự đầy đủ về mặt pháp lý, tính tuân thủ và nội dung chi tiết của những hồ sơ hay những bút toán nghiệp vụ đã đợc chọn mẫu. Bên cạnh đó việc trao đổi giữa Đoàn Kiểm toán và đơn vị đợc kiểm toán cũng đợc

thực hiện để tìm ra những đặc trng cơ bản của vùng miền tác động vào hoạt động của đơn vị, những vấn đề về mặt quản lý cần nâng cao cũng nh xem xét tính ổn định chung về hoạt động cũng nh công tác nhân sự của đơn vị đ- ợc kiểm toán;

Hiện tại, khối lợng hồ sơ chọn mẫu kiểm tra chiếm tỷ trọng tơng đối lớn (với tín dụng: các chi nhánh lớn thì khoảng từ 30-50% tổng d nợ, với chi nhánh nhỏ khoảng 60-70% tổng d nợ). Tuy nhiên thời gian tại mỗi đơn vị kiểm toán không nhiều (chi nhánh nhỏ thì khoảng 3-4 ngày, chi nhánh lớn chỉ có 5-6 ngày);

Bắt đầu từ tháng 11/2009, bên cạnh việc kiểm tra hồ sơ, Phòng KTNB đã bớc đầu tiến hành công tác đi kiểm tra thực tế khách hàng để có sự xác nhận tính đúng đắn, hợp lý giữa hồ sơ và thực tế (mỗi đợt kiểm toán đi thực tế từ 3-5 khách hàng); (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Kết thúc đợt kiểm toán tại đơn vị: Phòng KTNB có trao đổi kết quả kiểm toán trên những mặt cơ bản của hoạt động nghiệp vụ tại đơn vị đợc kiểm toán.

2.3.2.3- Lập báo cáo KTNB

+ Báo cáo sơ bộ:

Chậm nhất hết ngày thứ 05 kế từ ngày kết thúc đợt kiểm toán tại đơn vị, Trởng nhóm kiểm toán phải gửi báo cáo sơ bộ đến Trởng phòng KTNB, trởng Ban kiểm soát với những nội dung chính:

- Tóm tắt số liệu hoạt động cơ bản của đơn vị; - Những vấn đề chính phát hiện qua kiểm toán;

- Những trao đổi với đơn vị đợc kiểm toán về các vấn đề chính phát hiện này;

+ Dự thảo báo cáo kiểm toán:

Chậm nhất hết ngày thứ 12 kể từ ngày kết thúc đợt kiểm toán, Trởng nhóm keiemr toán phải gửi dự thảo báo cáo đến Trởng/phó phòng KTNB để kiểm soát. Nội dung báo cáo gồm

- Phân tích tình hình hoạt động chung của đơn vị; - Các rủi ro trong hoạt động;

- Mức độ rủi ro của từng vi phạm; - Nguyên nhân tạo nên các vi phạm;

- Các kiến nghị khắc phục vi phạm (nếu có thể) với thời hạn cụ thể, các biện pháp xử lý (nếu vi phạm đã gây tổn thất hoặc các vi phạm có rủi ro cao và do lỗi cố ý gây ra);

- Các kiến nghị hoàn thiện.

Chậm nhất đến ngày thứ 16 kể từ ngày kết thúc cuộc kiểm toán, Phòng KTNB phải gửi dự thảo báo cáo này về đơn vị đợc kiểm toán.

Trong thời hạn tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận đợc dự thảo báo cáo kiểm toán lần thứ nhất, Đơn vị đợc kiểm toán có trách nhiệm hoàn thiện toàn bộ những trao đổi, thống nhất với nhóm kiểm toán về các vấn đề đẫ nêu ra trong dự thảo báo cáo kiểm toán.

+ Phát hành báo cáo kiểm toán chính thức:

Chậm nhất hết ngày thứ 30 kể từ ngày kết thúc kiểm toán, Phòng KTNB phải phát hành báo cáo chính thức gửi Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban Tổng giám đốc và gửi 1 bản sao báo cáo cho đơn vị đợc kiểm toán làm căn cứ thực hiện các kiến nghị.

Trong trờng hợp thực hiện cuộc kiểm toán bất thờng, để đảm bảo về mặt thời gian, Báo cáo kiểm toán có thể phát hành ngay khi có kết quả về kiểm toán mà không phải tuân thủ các bớc trên.