Một số giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán hoạt động cho vay tại vpbank
3.2.1. Giải pháp về nghiệp vụ.
3.2.1.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch kiểm toán định kỳ
a- Đối với kế hoạch kiểm toán năm
Kế hoạch kiểm toán năm là cơ sở, là kim chỉ nam cho hoạt động kiểm toán nói chung và hoạt động kiểm toán tín dụng nói riêng trong toàn bộ năm tài chính. Vì vậy, việc lập kế hoạch kiểm toán năm cần phải đợc chú trọng và thực hiện một cách thống nhất. Để có thể xây dựng đợc kế hoạch kiểm toán năm hoàn chỉnh cần:
+ Xây dựng đợc hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro một cách hoàn chỉnh và áp dụng linh hoạt các trọng số hợp lý để có cái nhìn rõ nét nhất về mức độ rủi ro của từng đơn vị, từng loại hình cho vay ... từ có có thể đa ra tần suất và mức độ tập trung kiểm toán phù hợp.
Các tiêu chí đa ra cần bao quát đợc những rủi ro trọng yếu ảnh hởng đến hoạt động cho vay của đơn vị (ví dụ: Tỷ lệ nợ xấu, biến động trong hoạt động cho vay, một số các sai phạm của đơn vị, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị ..v..v..)
Dựa vào kinh nghiệm tích lũy đợc và có sự kiểm chứng thực tế để có thể gán cho những tiêu chí trên những trọng số phù hợp để từ đó đa ra đợc bảng đánh giá mức độ rủi ro phù hợp cho đơn vị.
+ Kế hoạch kiểm toán năm là cơ sở để thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên kế hoạch này không nên cố định, cứng nhắc mà nên định kỳ đánh giá lại để có thể đa ra đợc quyết định kiểm toán linh hoạt, phù hợp với tình hình biến động của hoạt động cho vay.
Trên cơ sỏ cốt lõi của kế hoạch kiểm toán năm đợc xây dựng từ đầu. Cần thờng xuyên đánh giá lại, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế. Bên cạnh đó, việc đánh giá lại cũng là một lần nhìn nhận và có thể hoàn thiện hơn các tiêu chí cũng nh trọng số đánh giá rủi ro.
+ Phải xây dựng đợc một hệ thống lu trữ và tổng hợp các thông tin kiểm toán cũng nh thông tin hoạt động của từng đơn vị, từng lĩnh vực cho vay làm căn cứ để có thể đa ra các nhận định và cơ sở để xây dựng kế hoạch kiểm toán.
Các thông tin ảnh hởng đến từng đơn vị đợc kiểm toán phải đợc cập nhật thờng xuyên và liên tục. Phải thiết lập nơi lu trữ, theo dõi một cách khoa học, hợp lý nhằm tránh bỏ sót các thông tin có ảnh hởng đến hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, có thể đa ra cái nhìn tổng quát và chi tiết nhất giúp việc lập kế hoạch kiểm toán đợc chính xác.
+ Việc lập kế hoạch kiểm toán năm ngoài việc phân tích, đánh giá tình hình hoạt động và định hớng rủi ro trong hoạt động cho vay mà còn cần phải phù hợp với năng lực, trình độ và khả năng của phòng KTNB. Nh đã biết, kế hoạch kiểm toán năm hiện tại đang đợc xây dựng với quá nhiều các cuộc kiểm toán trong khi số lợng nhân sự có hạn. Điều này dẫn đến việc kiểm toán không đợc chuyên sâu, trọng tâm, trọng điểm. Do phải chạy theo kế hoạch dẫn đến việc chất lợng kiểm toán cha thực sự hiệu quả. Do đó, lãnh đạo phòng và những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập kế hoạch kiểm toán năm cần phân tích kỹ và chọn lọc việc kiểm toán, có thể giảm bớt số đợt kiểm toán định kỳ đối với những đơn vị ít rủi ro. Thay vào đó sẽ thực hiện tốt việc giám sát từ xa giúp theo dõi thờng xuyên hơn các biến động bất thờng trong hoạt động của đơn vị.
* Lên kế hoạch kiểm toán:
Yêu cầu chung là:
- Cần hệ thống và đa ra qui chuẩn chung cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Hiện tại, việc lập kế hoạch kiểm toán tại phòng KTNB cha thực sự đ- ợc chú trọng và phụ thuộc rất nhiều vào khả năng, trình độ cũng nh cách thức lập kế hoạch của cá nhân ngời thực hiện. Bởi vậy, kế hoạch kiểm toán cha có tính đồng bộ và mang nặng tính chủ quan. Thậm chí đôi khi cha đạt đợc yêu cầu đặt ra. Chính vì lý do này, do đó, để hoàn thiện hơn nữa qui trình kiểm toán hoạt động cho vay thì cần phải hệ thống và đa ra qui chuẩn chung cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán cần phải đáp ứng đợc một số yêu cầu cơ bản nh:
+ Các tiêu chí đa ra phải rõ ràng, khoa học và hợp lý
+ Cần đầy đủ các thông tin cần thiết của việc lập kế hoạch nh: dự trù về nhân sự, thời gian, kinh phí ...
+ Cần tính đến các phơng án bổ sung, thay thế.
+ Các tiêu chí đa ra cần ngắn gọn và có tính bao quát cao.
+ Đây là bớc thực hiện có thể coi là đầu tiên và hỗ trợ, định hớng cho hoạt động kiểm toán. Bởi vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức thì cần đa ra các tiêu chí đơn giản, dễ thực hiện để không phải đầu t quá nhiều thời gian, công sức cho việc lập kế hoạch kiểm toán.
- Cần đa ra các tiêu chí cơ bản và thống nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thống nhất chung giữa 2 miền Bắc và Nam.
Hiện tại, Phòng KTNB phân chia thành hai bộ phận theo vùng miền là KTNB miền Bắc và KTNB miền Nam. Nhằm tăng cờng tính giao lu và trao đổi nghiệp vụ, trong hai năm trở lại đây, Phòng KTNB đã thờng xuyên hơn trong việc tổ chức các đợt kiểm toán có sự kết hợp giữa cả hai miền. Bởi vậy, sự khác nhau trong cách lập kế hoạch kiểm toán đôi khi gây khó khăn cho ngời thực hiện. Bởi vậy, việc cần thiết là phải thống nhất và phổ biến cách thức thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán chung cho cả miền Bắc và miền Nam nhằm giúp công tác này đợc tiến hành một cách chuyên nghiệp, đồng nhất cũng nh giúp cho việc quản lý chung đợc dễ dàng, thuận lợi.
Bên cạnh đó, các tiêu chí đa ra cần phải dung hòa đợc sự khác biệt, tính đặc thù của từng vùng miền.
- Việc lên kế hoạch về nhân sự hiện tại đang đợc thực hiện trớc khi phân tích tình hình hoạt động của đơn vị. Do đó, đôi khi không phù hợp với yêu cầu. Bởi vậy, cần thực hiện phân tích và có cái nhìn tổng thể về đơn vị đợc kiểm toán trớc khi lên kế hoạch nhằm xác định đợc nhân sự và dự trù chi phí thực hiện có hiệu quả nhất.
Để xác định đợc nhân sự và dự trù chi phí tiết kiệm và hiệu quả nhất thì trớc tiên cần có cái nhìn tổng thể về đơn vị nh: Đa ra đợc các chỉ tiêu hoạt động chung và cơ bản về hoạt động cho vay tại đơn vị (Nh tổng d nợ, tình hình nợ xấu, ngành nghề cho vay, loại TSBĐ chủ yếu, ....), bên cạnh đó là các thông tin tổng quát có thể thu thập đợc (VD: tình hình biến động nhân sự, đặc trng vùng miền ...) để từ đó nắm bắt đợc qui mô cũng nh tính chất, đặc điểm hoạt động của đơn vị nhằm bố trí nhân sự hợp lý cho từng loại hình khác nhau
- Kế hoạch kiểm toán đa ra cần có độ bao quát và định hớng rõ ràng, có tính trọng tâm, trọng điểm các công việc chính cần thực hiện.
* Phân tích tiền kiểm toán
Sau khi đã có định hớng chung trong kế hoạch kiểm toán thì cần phải thực hiện việc phân tích tiền kiểm toán. Đây là bớc quan trọng nhằm có cái nhìn cụ thể hơn cũng nh giúp việc tiên liệu các rủi ro, các tình huống có thể xảy ra khi tiến hành kiểm toán trực tiếp. Bởi vậy, để việc phân tích có hiệu quả thì:
- Ngoài những tiêu chí đã thực hiện đợc thì việc phân tích tiền kiểm toán cần xét đến các yếu tố ảnh hớng đến việc cho vay của đơn vị nh: Đặc trng vùng miền, tình hình biến động nhân sự, ảnh hởng chung của kinh tế, văn hóa, chính trị.... Đây không phải là những tiêu chí chính và không phải xảy ra cho tất cả các đơn vị trên toàn hệ thống. Tuy nhiên, đây là các tiêu chí không thể bỏ qua bởi nó tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đồng thời, khi xem xét đầy đủ các yếu tố này giúp việc phân tích có đợc cái nhìn toàn diện, tránh bỏ sót, việc kiểm toán tại đơn vị đợc chủ động.
việc xem xét các tỷ lệ đảm bảo an toàn trong hoạt động tín dụng (VD: Tỷ lệ cấp tín dụng so với nguồn vốn huy động, các giới hạn cho vay...). Đây là các tỷ lệ đã đợc các chuyên gia, cơ quan quản lý cao nhất là ngân hàng nhà nớc đa ra và phải đảm bảo, giúp cho hoạt động của ngân hàng đợc an toàn. Tuy nhiên, hiện nay việc kiểm toán các chỉ tiêu, các tỷ lệ an toàn mới dừng lại ở một số các qui định do VPBank ban hành nh: Tỷ lệ cho vay/giá trị TSBĐ, hạn mức phê duyệt tín dụng đối với khách hàng và nhóm khách hàng ... mà cha thực sự chú trọng đến một số các tỷ lệ đảm bảo an toàn trong hoạt động cho vay do NHNN ban hành. Bởi vậy, nhằm giúp hoạt động của đơn vị đợc an toàn hơn, giúp việc kiểm toán đợc đầy đủ và hiệu quả thì khi phân tích tiền kiểm toán cần:
+ Lấy số liệu và tính toán các chỉ tiêu an toàn trong hoạt động tín dụng cũng nh các giới hạn cho vay do ngân hàng nhà nớc cũng nh các cơ quan chức năng khác và VPBank ban hành.
+ Kịp thời đa ra cảnh báo hợp lý khi nhận thấy dấu hiện vi phạm. + Tập trung chọn mẫu đối với các trờng hợp nghi ngờ.
+ Các tiêu chí cần phải đợc cập nhật thờng xuyên và phù hợp với từng thời kỳ, với từng qui định cụ thể.
- Việc phân tích dữ liệu chủ yếu đang dừng lại ở các thông tin đợc cung cấp sẵn và các số liệu nội bảng. Do đó, cần chú trọng hơn nữa đối với việc phân tích, đánh giá ngoại bảng.
Một số các chỉ tiêu, số liệu ngoại bảng cần phải đợc xem xét và phân tích đến nh:
+ Việc nhập ngoại bảng có đúng và đầy đủ hay không?
+ Đối với một khoản vay thì TSBĐ là một yếu tố rất quan trọng. Đồng thời các dữ liệu về TSBĐ lại đợc nhập và theo dõi thông qua ngoại bảng. Bởi vậy, cần đặc biệt lu ý đến TSBĐ của khoản vay khi phân tích ngoại bảng.
+ Hiện tại, theo qui định thì những khoản lãi quá hạn, những khoản nợ không thu đợc đã xử lý đều phải chuyển ra và theo dõi ngoại bảng. Đây là những khoản ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận và phản ánh tình hình hoạt
động cho vay của đơn vị. Chính vì lẽ đó càng cho thấy đợc vai trò quan trọng trong việc phân tích ngoại bảng đặc biệt là các khoản lãi cho vay.
- Cần phân tích, đánh giá thêm đối với việc nhập liệu của các khoản vay. - Cần đảm bảo các số liệu thu thập đợc phục vụ cho việc phân tích tiền kiểm toán là chính xác và hợp lý.
Việc phân tích tiền kiểm toán phụ thuộc rất lớn vào các dữ liệu đợc cung cấp sẵn nh: Sao kê tín dụng, sao kê tài sản đảm bảo .... Do đó:
+ Số liệu phục vụ cho việc phân tích cần phải đợc lấy ở các nguồn cung cấp đáng tin cậy
+ Có biện pháp kiểm tra và kiểm tra chéo nhằm đảm bảo các số liệu có đợc là chính xác (VD: đối chiếu số liệu giữa sao kê tín dụng và cân đối, sao kê TSBĐ với giá trị nhập ngoại bảng ....)
- Danh sách chọn mẫu hiện tại đợc đánh giá là nhiều so với nhân sự và thời gian thực hiện kiểm toán trực tiếp. Bởi vậy, cần hạn chế bớt những mẫu chọn có cùng tính chất mà chứa đựng ít rủi ro giúp cho việc thực hiện kiểm toán đợc hiệu quả.
* Việc thực hiện kiểm toán trực tiếp.
Sau khi phân tích tiền kiểm toán, có đợc cái nhìn đầu tiên về tình hình hoạt động cho vay của đơn vị. Trên cơ sở các danh sách chọn mẫu đã gửi và yêu cầu đơn vị cung cấp, phòng KTNB sẽ tiến hành việc kiểm toán trực tiếp tại đơn vị. Đây có thể đợc coi là bớc quan trọng và quyết định nhất trong toàn bộ qui trình kiểm toán hoạt động cho vay. Bởi vậy, cần:
- Rà soát lại và thống nhất, hoàn chỉnh hơn nữa mẫu biểu kiểm toán nhằm thực hiện chung cho toàn phòng.
Hiện tại, Phòng KTNB đã đa ra đợc phiếu kiểm tra tín dụng, tuy nhiên do cha hoàn chỉnh nên từng cá nhân thực hiện vẫn có những sự chỉnh sửa riêng theo nhu cầu. Bởi vậy, giúp việc kiểm toán tại đơn vị đợc hiệu quả hơn thì:
+ Cần giảm bớt các chỉ tiêu không thực sự cần thiết và các thông tin có thể khai thác dễ dàng trên hệ thống nhằm giảm bớt thời gian nhập thông tin vào phiếu kiểm tra khi đi kiểm toán trực tiếp.
một cách khoa học, thuận lợi cho ngời sử dụng.
+ Cần thống nhất thực hiện đối với toàn bộ những ngời sử dụng nhằm tạo ra một mẫu thống nhất, tạo thuận lợi trong việc lu trữ hồ sơ kiểm toán cũng nh việc tra cứu lại khi cần thiết.
- Cần tăng cờng hơn nữa việc trao đổi với chi nhánh nhằm hiểu rõ hơn nữa cách thức thực hiện của đơn vị. Từ đó có thêm những định hớng kiểm toán cụ thể.
Việc kiểm toán cho vay tại đơn vị đang dựa chủ yếu vào hồ sơ do đơn vị cung cấp. Nh vậy là cha đủ, kiểm toán viên cần tăng cờng hơn nữa việc trao đổi với cán bộ tín dụng và những ngời có liên quan nhằm hiểu rõ hơn về khoản vay. Thông qua việc trao đổi sẽ thấy đợc những điểm chung trong cách thức thực hiện, suy nghĩ của đơn vị. Việc phỏng vấn sẽ giúp phát hiện ra những vấn đề mà đôi khi hồ sơ khoản vay không thể hiện đợc.
Tuy nhiên, khi trao đổi với chi nhánh cũng cần phải biết chọn lọc thông tin và phải có chứng kiến riêng, tránh bị ảnh hởng bởi ý nghĩ chủ quan của đơn vị.
- Việc kiểm toán hiện tại đang chủ yếu dựa nhiều vào hồ kiểm toán. Tuy nhiên, nhiều khi hồ sơ kiểm toán lại đợc cán bộ tín dụng hoàn thiện rất đầy đủ và hợp lý trong khi đó thực lực khách hàng lại không tốt. Bởi vậy, cần tăng cờng hơn nữa việc thẩm định, kiểm tra thực tế khách hàng, món vay cũng nh TSBĐ ....
c) Nâng cao chất lợng báo cáo kiểm toán.
- Thứ nhất, cần nâng cao chất lợng của báo cáo kiểm toán vì một chức năng quan trọng của KTNB là t vấn, tuy nhiên các báo cáo kiểm toán cha thực hiện đợc chức năng này một cách hiệu quả. Bởi vậy, đối với báo cáo kiểm toán cần phải có những cái nhìn tổng quát, nhận định về những rủi ro có thể gặp phải và đặc biệt là phát huy hơn nữa việc t vấn giúp cho hoạt động cho vay nói chung và hoạt động của đơn vị nói riêng đạt hiệu quả cao hơn nữa và tránh đợc tối đa các rủi ro có thể gặp phải.
- Thứ hai, cần tuân thủ chặt chẽ thời hạn phát hành báo cáo kiểm toán, từ chi nhánh đến Hội sở chính. Đồng thời có biện pháp kiểm soát, nhắc nhở đối với chi nhánh trong việc chấp hành thời hạn phát hành báo
cáo kiểm toán nhằm giúp thông tin đợc phản ánh một cách kịp thời đến các bộ phận có liên quan.
d) Tăng cờng hơn nữa đối với việc theo dõi khắc phục sau kiểm toán. Việc kiểm toán sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu chỉ dừng lại ở việc đa ra báo cáo kiểm toán mà quan trọng hơn là trên cơ sở những kiến nghị đa ra