Về hoạt động kiểm toán hàng năm

Phũng KTKT HO CN

2.5.1.Về hoạt động kiểm toán hàng năm

2.5.1.1-Việc lập kế hoạch kiểm toán năm

 Cha có quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro hoàn chỉnh

Mặc dù Phòng KTNB đã thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán năm trên nguyên tắc định hớng rủi ro, tức là u tiên kiểm toán những đơn vị, những mảng nghiệp vụ có rủi ro cao trớc và với tần suất nhiều hơn những đơn vị, những mảng nghiệp vụ có tính rủi ro thấp hơn. Tuy nhiên căn cứ để đánh giá rủi ro của các đơn vị, các mảng nghiệp vụ là cha hoàn chỉnh vì cha có một văn bản chính thống ban hành quy định về việc đánh giá rủi ro, chi tiết:

 Các tiêu chí đánh giá rủi ro hiện cha đầy đủ, mới chỉ xuất phát từ nhận định chủ quan của Phòng KTNB. Phòng KTNB đa ra 4 chỉ tiêu cơ bản: Quy mô hoạt động của đơn vị; Tỷ lệ nợ xấu; Mức độ vi phạm qua các đợt kiểm toán trớc và yêu tố định tính khác (mang tính chất bổ sung);

 Các tiêu chí đánh giá rủi ro cha đợc thống nhất với các cấp lãnh đạo từ Giám đốc chi nhánh trở lên;

 Các tiêu chí đánh giá rủi ro cha đợc định kỳ đánh giá lại để xem xét điều chỉnh kế hoạch năm cho phù hợp;

Từ việc cha có tiêu chí đánh giá rủi ro hoàn chỉnh nên việc xác định tuần suất kiểm toán tại các đơn vị cũng cha có thang bảng đợc quy định chính thống.

Hai nguyên nhân cơ bản của hạn chế này là:

Thứ nhất, Phòng KTNB thiếu nhân sự, thời gian để nghiên cứu, thực hiện triệt để vấn đề này và không đợc tập trung đào tạo.

Trớc năm 2007, Phòng KTNB cha nhận dạng ra thiếu sót này vì thực tế những năm trớc Phòng KTNB thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ nhiều hơn là KTNB.

Từ cuối năm 2006, khi văn bản của NHNN về Quy chế KTNB các TCTD ra đời, ý thức kiểm toán dựa trên định hớng rủi ro đã xuất hiện. Tuy nhiên đến khoảng giữa năm 2007 Phòng KTNB mới có những cái nhìn rõ nét hơn về đánh giá rủi ro và phơng thức, các tiêu chí để đánh giá rủi ro.

Cuối năm 2008, Phòng KTNB đã thực hiện việc đánh giá rủi ro dựa trên bốn tiêu chí nêu trên để thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán năm 2009. Mặc dù đã nhận diện đợc các tiêu chí là cha hoàn chỉnh nhng vẫn cha thể hoàn thiện hơn vì thiếu thời gian và nhân lực. Việc đa ra các tiêu chí đánh giá rủi ro đòi hỏi những nhân sự làm lâu năm, am hiểu nghiệp vụ và có cái nhìn bao quát về rủi ro trong ngành ngân hàng. Các nhân sự này Phòng KTNB hiện vẫn còn thiếu. Lãnh đạo Phòng thì còn quá mỏng (suốt từ tháng 3/2009 đến tháng 10/2009 chỉ có Trởng phòng và Tổ trởng tổ kiểm toán phía Nam) và công việc thờng ngày thì phát sinh quá nhiều nên không thể tập trung thời gian và công sức để giải quyết dứt điểm các vấn đề quy trình.

Thứ hai, thiếu sự đồng bộ trong công tác quản lý rủi ro của toàn ngân hàng

Việc đánh giá rủi ro của các đơn vị trong toàn ngân hàng không phải là nhiệm vụ riêng của Phòng KTNB mà cần phải đồng bộ trong hệ thống điều hành. Việc đa ra các tiêu chí đánh giá rủi ro và kết hợp các tiêu chí để đa ra mức độ rủi ro cần đợc trao đổi, thống nhất giữa các cấp lãnh đạo từ Giám đốc chi nhánh, Trởng phòng Hội sở, Ban điều hành, Ban Kiểm soát và phải đợc sự phê duyệt của Hội đồng quản trị. Khi đã thống nhất các tiêu chí và cách đánh giá rủi ro thì các đơn vị đợc kiểm toán vừa nâng cao ý thức phòng chống rủi ro, vừa hiểu rõ và dễ dàng chấp nhận các đánh giá từ phía Phòng KTNB. Bên cạnh đó Hội đồng quản trị, Ban điều hành cũng có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên toàn ngân hàng. Do vậy vấn đề quan trọng là Công tác xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro (chính là một phần trong cơ chế quản lý rủi ro) cần đợc thực hiện đồng bộ trong Ngân hàng.

 Cha có đầy đủ các số liệu thống kê về các sai sót kiểm toán năm trớc Một trong các tiêu chí đánh giá rủi ro mà Phòng KTNB đã đặt ra và cũng là thông lệ quốc tế là việc đánh giá mức độ sai phạm trong các đợt thanh tra, kiểm toán trong vòng ba năm trớc của đơn vị đợc đánh giá.

Tuy nhiên do trớc đây hoạt động của KTNB còn yếu và thiếu về nhân sự nên việc theo dõi sau kiểm toán cha đợc thực hiện đầy đủ do vậy gây khó khăn trong việc thống kê và xác định mức độ rủi ro do các vi phạm đã phát hiện qua thanh tra, kiểm toán trớc đây.

 Cha có những định hớng cụ thể từ các cấp lãnh đạo theo từng năm hoạt động

Cũng nh các hoạt động khác của Ngân hàng, dựa trên những chiến l- ợc dài hạn cũng nh ngắn hạn của ngân hàng, các cấp lãnh đạo cần có những định hớng cụ thể về những vấn đề đợc coi là có tính rủi ro lớn và cần yêu cầu Phòng KTNB có kế hoạch tập trung kiểm toán.

Hiện theo từng giai đoạn ngắn (ví dụ hàng tháng) thì những yêu cầu và chỉ đạo của các cấp lãnh đạo ngân hàng đối với Phòng KTNB là có đặt ra. Tuy nhiên với một năm hoạt động, cần tập trung vào vấn đề nào lớn thì lại cha có những định hớng cụ thể.

Vì các vấn đề hạn chế cơ bản nói trên mà công tác lập kế hoạch kiểm toán hoạt động năm cha đợc tiến hành và triển khai một cách đồng bộ từ dới lên trên, từ Tổ lên Phòng. Ngoài một số căn cứ đã chỉ ra để đánh giá rủi ro, việc lập kế hoạch còn phụ thuộc nhiều vào nhận định chủ quan của Lãnh đạo Phòng KTNB. Và hiện tại cũng cha có sự đánh giá lại kế hoạch KTNB theo định kỳ quý hoặc sáu tháng.

 Việc lập kế hoạch nguồn ngân sách và kế hoạch đào tạo cha rõ ràng

Năm 2008 Phòng KTNB đã bắt đầu thựchiện việc ớc tính ngân sách hoạt động của Phòng trong năm 2009. Tuy nhiên cha có một cơ chế rõ ràng trong việc tách bạch ngân sách hoạt động của các Phòng, ban Hội sở nên cha có căn cứ cụ thể để tiếp tục thực hiện cho năm sau.

Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch đào tạo cha đợc rõ ràng là do Phòng cha có những định hớng rõ ràng trong công tác đào tạo, cha tìm đợc các đối tác có năng lực để giảng dạy trong lĩnh vực KTNB vì đây cũng là một lĩnh

vực mới tại Việt Nam.

2.5.1.2 Về công tác đánh giá hoạt động kiểm toán và theo dõi các kiến nghị kiểm toán

 Đánh giá hoạt động kiểm toán

Hiện công tác đánh giá hoạt động kiểm toán cũng đã đợc thực hiện trên theo từng tháng (khi xem xét những việc đã làm đợc và cha là đợc trong tháng). Cuối năm Phòng KTNB cũng có đánh giá về công việc của Phòng.

Tuy nhiên việc đánh giá hoạt động cũng cha đợc chú trọng đúng mức, cha thấm nhuần trong từng nhân viên kiểm toán về t tởng tự đánh giá nhằm tìm ra những giải pháp tốt hơn trong công việc.

Nguyên nhân cơ bản của hạn chế này là do trong năm 2009 khối l- ợng công việc của Phòng KTNB quá nhiều so với số lợng nhân sự và chất l- ợng nhân sự mà Phòng hiện có, nhiều khi bị chạy theo các vụ việc phát sinh đột xuất và không còn nhiều thời gian để có thể tự đánh giá và tìm ra các biện pháp tổng thể giải quyết hữu hiệu hơn (mặc dù trong quá trình làm từng kiểm toán viên cũng nh lãnh đạo phòng đã liên tục bổ sung, cải tiến cách thức, phơng pháp làm cũng nh nội dung công việc để công việc ngày càng hiệu quả hơn).

 Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán

Trong năm 2009 công tác theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán mới chỉ đợc thực hiện khi thực hiện kiểm toán đợt sau tại đơn vị. Khoảng thời gian từ lần kiểm toán đợt trớc đến đợt sau đang không có theo dõi cụ thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Nguyên nhân cơ bản của hạn chế này là do:

 Lãnh đạo phòng cha có sự quan tâm đúng mức với công tác này do còn phải u tiên nhiều trong việc kiểm toán các hoạt động nghiệp vụ;

 Số lợng nhân sự trong phòng cha đủ đảm nhận tất cả khối lợng công việc lớn và thêm cả phần theo dõi khắc phục này.

2.5.1.3-. Về từng đợt kiểm toán (1) Lập kế hoạch kiểm toán

 Cha thống nhất đợc cách thức, mẫu biểu phân tích một cách trọn vẹn Hiện tại, việc phân tích dữ liệu trớc kiểm toán mới chỉ thống nhất và

có mẫu biểu cụ thể trên hai mảng nghiệp vụ chính là tín dụng và kế toán và cách thức phân tích cha đồng bộ đợc cả hai phía Bắc và Nam. Cha đa ra đợc tỷ lệ chọn mẫu chuẩn áp dụng thống nhất cả hai miền.

Nguyên nhân của hạn chế này là do:

 Sự hạn chế trong việc khai thác dữ liệu từ phần mềm T24: Chơng trình T24 đợc chính thức đa vào hoạt động từ tháng 09/2007. Tuy nhiên trong suốt cả năm 2008 cha có cải thiện nhiều về hệ thống báo cáo (ví dụ đến cuối năm 2008 còn cha có sao kê tín dụng cho toàn hàng). Năm 2009, hệ thống báo cáo đợc triển khai trên một số mảng cơ bản và Phòng KTNB cũng mới bắt đầu khai thác dần các báo cáo. Sau khi khai thác báo cáo, Phòng KTNB còn phải dùng các công cụ trên excel để thực hiện việc phân tích, do vậy việc phân tích phải liên tục thay đổi, cập nhật cho ngày càng thuận tiện, bổ sung cho đầy đủ nên trong năm 2009 việc thống nhất chung cách phân tích cha đợc hoàn chỉnh;

 Nhân sự còn thiếu dẫn đến liên tục phải giải quyết công việc trong khoảng thời gian ngắn nhất. Có những giai đoạn Phòng KTNB vừa làm báo cáo cho đợt kiểm toán trớc, vừa thực hiện việc kiểm toán đợt mới. Do vậy cha tập trung thời gian để thống nhất triệt để mẫu biểu phân tích;

 Sự phân cách địa lý giữa phía Bắc và phía Nam: Do việc phân tích dữ liệu phụ thuộc nhiều vào sự thành thạo trên chơng trình tin học văn phòng nh excel. Trong khi đó sự phân cách địa lý cũng ngăn cản sự trao đổi nghiệp vụ về tin học để có thể xử lý thành thạo các thao tác, phân tích báo cáo. Đây thực sự là khó khăn cho Kiểm toán phía nam trong khi lực lợng còn thực sự non trẻ, cha có nhiều cọ xát;

 Tỷ lệ chọn mẫu cũng cần có một thời gian kiểm nghiệm để nhìn nhận tác dụng của việc chọn mẫu rộng hay hẹp, ngẫu nhiên hay theo từng tiêu chí đã đặt ra. Do đó Phòng đã định ra mức độ tơng đối của tỷ lệ chọn mẫu nhng cha thống nhất đợc cụ thể.

 Những chơng trình kiểm toán cho từng nghiệp vụ chi tiết còn cha hoàn chỉnh

Trớc khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, sau khi phân tích, xác định vấn đề rủi ro và chọn mẫu cụ thể, Phòng KTNB sẽ phải thực hiện công việc lên chơng trình kiểm toán chi tiết. Hiện việc lên chơng trình kiểm toán mới

dừng lại ở mức độ bố trí nhân sự, thời gian và xem xét một số quy định chi tiết về lĩnh vực đáng quan tâm. Một số chơng trình kiểm toán chung về tín dụng, kế toán, thanh toán và an toàn kho quỹ đã đợc thiết lập tuy nhiên vẫn cần liên tục bổ sung.

Tuy nhiên do thời gian quá hạn hẹp, thờng chỉ có từ 2-4 ngày cho công việc lập kế hoạch cho một đợt kiểm toán nên những chơng trình kiểm toán chi tiết cho từng mảng nghiệp vụ chi tiết (ví dụ trong tín dụng có cho vay tiêu dùng, cho vay hỗ trợ lãi suất,…; trong kế toán có kiểm toán tài sản cố định, kiểm toán phải thu- phải trả, kiểm toán doanh thu- chi phí,…) cha đợc thiết lập đầy đủ mà chủ yếu dựa vào chơng trình kiểm toán chung với mảng nghiệp vụ lớn, vào kinh nghiệm kiểm toán của từng kiểm toán viên và qua trao đổi trực tiếp của kiểm toán viên với Trởng đoàn kiểm toán cũng nh Trởng phòng (nếu cần).

Nguyên nhân cơ bản của hạn chế này là do Lãnh đạo phòng cha bố trí đợc thời gian để tập hợp, thống kê và thể chế các hớng dẫn cụ thể với từng chơng trình kiểm toán chi tiết.

(2)Thực hiện kiểm toán

Giai đoạn thực hiện kiểm toán còn ba điểm hạn chế cơ bản làm ảnh hởng nhiều đến chất lợng cuộc kiểm toán:

 Việc chọn mẫu hiện tại là hơi nhiều so với thời gian và nhân sự của một đợt kiểm toán

Nếu theo đúng logic thì việc chọn mẫu nhiều hay ít là phải do sự phân tích, đánh giá chi nhánh có rủi ro nhiều hay ít, tập trung vào lĩnh vực nào. Khi đã xác định khối lợng mẫu chọn là cần thiết phải thực hiện mới bao quát đợc rủi ro tại đơn vị thì thời gian kiểm toán và nhân sự dành cho kiểm toán phải đợc bố trí phù hợp (kể cả phải mất nhiều thời gian, công sức). Tuy nhiên hiện tại, một phần do tiết kiệm kinh phí cho ngân hàng, một phần do một tiền lệ đã từ nhiều năm, các đợt kiểm toán thờng chỉ khoảng 3- 4 ngày (với chi nhánh nhỏ) và từ 5-6 ngày (với chi nhánh lớn). Trong khi đó còn mất thời gian di chuyển trong ngày đầu và thời gian đơn vị đợc kiểm toán chuẩn bị hồ sơ. Do vậy số ngày làm việc hiện tại thực sự đang ảnh h- ởng đến chất lợng kiểm toán. Khi chọn mẫu, Phòng luôn cố gắng bao quát đợc mọi vấn đề nhng thời gian làm việc thì hạn chế.

Mẫu biểu áp dụng cho kiểm toán tín dụng cha hoàn toàn ổn định vì sau mỗi đợt kiểm toán thấy cần phải chỉnh sửa, bổ sung cho hoàn thiện hơn.

Nguyên nhân của tồn tại này là do cha tập trung thời gian để giải quyết triệt để vấn đề mẫu biểu.

 Việc kiểm toán còn dựa nhiều trên hồ sơ, kinh nghiệm thẩm định định thực tế cha nhiều

Một vài cuộc kiểm toán gần đây cho thấy nhiều khi hồ sơ của đơn vị đợc kiểm toán phản ánh không đúng với tình hình thực tế khách hàng. Do vậy cần tăng cờng công tác kiểm toán trên thực tế nhng hiện nay kinh nghiệm của kiểm toán viên về lĩnh vực này là cha nhiều.

(3) Lập báo cáo KTNB

 Mẫu biểu báo cáo đối với từng thành viên cha thống nhất

Hiện tại quy trình lập báo cáo đã đợc thống nhất, mẫu biểu báo cáo cuối cùng để phát hành tới các cấp lãnh đạo đã có và áp dụng thống nhất cả phía Bắc và phía Nam. Tuy nhiên mẫu biểu báo cáo của từng thành viên trong đoàn kiểm toán với Trởng đoàn hoặc ngời có trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp cha thống nhất đợc triệt để chính là do xuất phát từ mẫu biểu kiểm toán cha đợc áp dụng đồng nhất. Bên cạnh đó chất lợng báo cáo còn hạn chế do chính năng lực của từng kiểm toán viên. Chất lợng nhân sự không đồng đều nên có ảnh hởng đến thời gian hoàn thiện báo cáo.

 Còn xảy ra tình trạng vi phạm quy định về thời hạn phát hành báo cáo Gần đây (vào một, hai tháng cuối năm), do khối lợng công việc quá nhiều, phát sinh thêm các công việc nằm ngoài kế hoạch kiểm toán (ví dụ một tháng mà phải thực hiện 3 báo cáo với NHNN: về khắc phục kết luận thanh tra chung; khắc phục kết luận thanh hỗ trợ lãi suất; khắc phục kết luận thanh tra phòng chống tham nhũng với hệ thống báo cáo còn nhiều bất cập, nhiều số liệu phải xử lý bằng tay, mà báo cáo đều có thời hạn phải giải quyết ngay), cộng thêm công tác kiểm toán độc lập cần đợc triển khai nhanh hơn các năm trớc nên báo cáo kiểm toán theo đợt lại phát hành chậm vợt thời gian quy định.

 Nội dung báo cáo cha đa ra đợc đánh giá cuối cùng về mức độ rủi ro của đơn vị