Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch- 123docz.net

Luật công chứng quy định được công chứng trong hai trường hợp: - Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;

- Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; + Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao nêu trên có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Ngoài ra, hai trường hợp nêu trên có sự khác nhau như sau:

+ Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng còn phải nộp dự thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

+ Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

1.3.3.2. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được áp dụng theo thủ tục riêng dưới đây, đồng thời theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch mà không trái với thủ tục riêng.

a. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

b. Công chứng di chúc

Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.

Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị cái chết đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật công chứng nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.

Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.

c. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản

Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

d. Công chứng văn bản khai nhận di sản

Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

e. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản

Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân.

f. Nhận lưu giữ di chúc

Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản

di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc.

Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.

1.4. Thƣ̣c tra ̣ng viê ̣c công chƣ́ng , chƣ́ng thƣ ̣c khi ngƣời sƣ̉ du ̣ng đất thƣ ̣c hiê ̣n quyền theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t.

1.4.1. Tổ chức thực hiện việc công chứng, chứng thực khi người sử dụng đất thực hiện quyền theo quy định pháp luật đất đai

1.4.1.1 Về công chứng

a. Về tổ chức hành nghề công chứng

Thực h iê ̣n các quy đi ̣nh của Luâ ̣t Công chứng năm 2006 và Nghị định số 02/NĐ-CP củ a Chính phủ quy đi ̣nh chi tiết hướng dẫn mô ̣t số điều của Luâ ̣t Công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng đã chấp hành tương đối đầy đủ nghĩa vụ

của Tổ chức hành nghề công chứng . Cụ thể: Sau khi có Quyết đi ̣nh cho phép thành

lâ ̣p và được cấp giấy phép hoa ̣t đô ̣ng , các Văn phòng công chứng đã tiến hành đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo qu y đi ̣nh ta ̣i Điều 30 Luật công chứng . Hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng đều niêm yết li ̣ch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng; Thực hiê ̣n chế đô ̣ làm việc theo ngày , giờ làm viê ̣c của cơ qu an hành chính nhà nước . Tuy nhiên, vẫn còn tổ chức chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng.

Nhìn chung, các tổ chức hành nghề công chứng được phân bố tập trung tại các thành phố lớn như: Thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Thành phố Hà Nội năm 2007 có 9 tổ chức hành nghề công chứng thì nay có 96 tổ chức hành nghề công chứng (tăng 10,67 lần). Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007 có 07 tổ chức

hành nghề công chứng thì nay có 29 tổ chức hành nghề công chứng (tăng 4,1 lần).

Các tỉnh còn lại, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng cũng tăng đáng kể. Nếu như trước khi Luật công chứng có hiệu lực, các địa phương này chỉ có 01 hoặc 02 Phòng công chứng, thì đến nay hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã thành lập thêm các Văn phòng công chứng. Tiêu biểu có một số tỉnh, thành phố đã phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại tất cả các địa bàn cấp huyện trong địa phương mình như: Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh...

Các Văn phòng công chứng được thành lập theo chủ trương xã hội hóa đã từng bước hoạt động ổn định. Công tác quản trị, điều hành tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được cải tiến theo hướng chuyên nghiệp hóa. Một số Văn phòng công chứng có quy mô khá lớn với gần 10 công chứng viên. Việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp gắn với địa bàn dân cư theo chủ trương xã hội hóa đã tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện các yêu cầu công chứng.

b. Về đội ngũ công chứng viên

Trước khi Luật công chứng được ban hành, cả nước có 393 công chứng viên được bổ nhiệm. Đến năm 2012, tổng số công chứng viên được bổ nhiệm là 1.606 người (tăng 1.253 người). Nhìn chung, số lượng các công chứng viên được bổ nhiệm tăng dần theo từng năm: Năm 2007: bổ nhiệm 55 công chứng viên; Năm 2008: bổ nhiệm 117 công chứng viên; Năm 2009: bổ nhiệm 166 công chứng viên; Năm 2010: bổ nhiệm 297 công chứng viên; Năm 2011: bổ nhiệm 325 công chứng viên; Năm 2012: Bổ nhiệm 293 công chứng viên. Trong số 1.606 công chứng viên được bổ nhiệm nêu trên, có 1.180 công chứng viên đang hành nghề (trong đó có 438 công chứng viên của Phòng công chứng và 742 công chứng viên của Văn phòng công chứng).

Đội ngũ công chứng viên phát triển mạnh tại các thành phố lớn và các tỉnh có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển như: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh... (thành phố Hà Nội có 282 công chứng viên, thành phố Hồ Chí Minh có 124 công chứng viên). Số lượng công chứng viên tại các tỉnh thành khác cũng có sự gia tăng, đến nay chỉ còn 11 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có số lượng công chứng viên dưới 05 người.

Sự phát triển đội ngũ công chứng viên hiện nay về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức. 100% công chứng viên được bổ nhiệm đều có trình độ cử nhân luật trở lên, trong đó, số công chứng viên qua đào tạo nghề công chứng chiếm khoảng 35,7% tổng số công chứng viên của cả nước, 64,3% số công chứng viên còn lại là những người được bổ nhiệm theo diện được miễn đào tạo, miễn tập sự hành nghề công chứng (gồm những người đã là thẩm phán, kiểm sát

Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch

Phân tích những tồn tại và nguyên nhân

Về cơ chế chính sách