III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Khi còn là Xí nghiệp vận tải xăng dầu, Công ty hoạt động dưới sự lãnh đạo của Công ty xăng dầu Khu vực I theo hình thức công ty mẹ - công ty con, hạch toán phụ thuộc.
Khi chuyển sang cổ phần hoá Công ty hoạt động tách khỏi cơ quan chủ quản là Công ty xăng dầu Khu vực I, hạch toán độc lập và bộ máy tổ chức của Công ty cũng đã được thay đổi theo để phù hợp với tình hình hoạt động chung của Công ty, cách này giúp Công ty giảm được tối đa chi phí và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng với đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn cao. Đứng đầu Công ty là Đại hội đồng cổ đông, tiếp đến là Hội đồng quản trị, Giám
kỹ thuật và Phó giám đốc kinh doanh, bên cạnh đú cũn cú 5 phòng ban chuyên môn, 7 đội xe, Phân xưởng SC ụtụ, CHXD số 1, năm 2005 khai trương thêm chi nhánh Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội tại Bắc Ninh, năm 2007 khai trương thêm chi nhánh Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội tại Lào Caiá năm 2009 góp vốn thành lập Công ty cổ phần sửa chữa ụtụ Petrolimex tại Đông Anh - Hà Nội, 01/08/2010 khai trương thêm CHXD số 68 tại Xuân Mai - Hoà Bình. Xem ở sơ đồ 3.1:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
(nguồn: phòng tổ chức – hành chính)
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Ban Giám đốc công ty
Ban kiểm soát
Phòng KDVT
Phòng T.Mại
Phòng QLKT
Phân xưởng sửa chữa
Phòng TCKT Phòng TC-HC Phòng ban; Cửa hàng trực thuộc,… Phòng ban; Cửa hàng trực thuộc,..
Chi nhánh Lào Cai Chi nhánh Bắc Ninh
Đội xe 1 Đội xe 2 Đội xe 3 Đội xe 4 Đội xe Hải Dương
Đội xe Quảng Ninh
Đội xe Lào Cai
Cửa hàng xăng dầu số 1 Cửa hàng xăng dầu số 68
+ Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, bao
gồm các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần do hội đồng quản trị đề nghị, quyết định thành lập công ty con, chia tách, hợp nhất, sáp nhập chuyển đổi và giải thể doanh nghiệp. Ngoài ra, Đại hội đồng cổ đông còn có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ, tăng giảm vốn điều lệ, mua bán TSCĐ, đầu tư tài chính thông qua định hướng phát triển trung và dài hạn của Công ty do hội đồng quản trị đề ra, quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đó bỏn của từng loại, bầu miễn nhiệm và bãi nhiệm các thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
+ Hội đồng quản trị (HĐQT): Là cơ quan quản lý Công ty và có toàn
quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch hội đồng quản trị, các uỷ viên hội đồng quản trị. HĐQT Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn có nhiệm kỳ 5 năm, bao gồm 5 thành viên trong đó có 3 thành viên đại diện vốn Nhà nước.
HĐQT có quyền quyết định mô hình cơ cấu tổ chức và quản lý Công ty. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức lương và các chế độ khác của Giám đốc Công ty, Phó giám đốc, Kế toán trưởng và Giám đốc các đơn vị trực thuộc Công ty. Kiến nghị thành lập công ty con với Đại hội đồng cổ đông và chỉ đạo Giám đốc thực hiện.
+ Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra có
nhiệm kỳ 5 năm cùng với nhiệm kỳ của HĐQT, trong đó có ít nhất 1 thành viên có chuyên môn về kế toán và ít nhất 1 thành viên là đại diện của cổ đông chi phối. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của HĐQT, hoạt động kinh doanh của Giám đốc Công ty và báo cáo với Đại hội đồng cổ đông.
+ Giám đốc Công ty: Do HĐQT đề cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm. Là đại
động của Công ty theo phân cấp quản lý, quy chế làm việc của HĐQT, chịu trách nhiệm trước pháp luật và HĐQT Công ty về mọi hoạt động của Công ty.
+ Phó giám đốc Công ty: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám
đốc uỷ quyền trực tiếp phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những quyết định của mình.
+ Phòng kinh doanh vận tải: Có nhiệm vụ nắm bắt mọi nhu cầu và năng
lực vận tải về đầu xe vận chuyển để tiến hành xây dựng kế hoạch điều động cho từng xe, loại xe trong từng tháng và cả năm, đảm bảo hiệu quả sử dụng phương tiện. Ngoài việc điều động xe theo yêu cầu của Công ty, phũng cũn tổ chức tận dụng mọi khả năng dư thừa để làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Đề xuất các giải pháp hữu hiệu trong công tác kinh doanh.
+ Phòng thương mại: Tham mưu xây dựng các chiến lược, sách lược kinh
doanh xăng dầu, gas và các sản phẩm hoá dầu. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, gas và các sản phẩm hoá dầu khác. Tham mưu và đề xuất xử lý các phương án về giá cả, chính sách tiếp thị, quảng cáo, phát triển thị phần xăng dầu. Kinh doanh xuất nhập khẩu xe ụtụ. Kinh doanh chứng khoán xây dựng. Triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm. Tổng hợp đánh giá, phân tích kết quả kinh doanh tại từng thời điểm tháng, quý, năm.
+ Phòng tổ chức - hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức, theo dõi, quản lý
nhân sự của công ty. Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác tiền lương theo chế độ chính sách của Nhà nước, xây dựng đơn giá tiền lương cho từng luồng tuyến vận chuyển, khảo sát định mức ngày công, tính lương phải trả cho người lao động. Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng luật định. Xây dựng, điều chỉnh các nội quy, quy chế, thoả ước lao động tập thể trình HĐQT và Giám đốc Công ty.
+ Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tổ chức, xây dựng chiến lược,
kế hoạch tài chính của Công ty. Chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán trưởng, giúp Giám đốc chỉ đạo công tác kế toán tài chính. Tổ chức và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hoạt động kinh doanh. Tổ chức hạch toán kế
toán, lập báo cáo quyết toán theo quy định của cấp trên. Tổ chức kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi, thanh toán nợ, quản lý các nguồn tiền, quỹ tiền mặt, tiền gửi của đơn vị, chuẩn bị các nguồn lực tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức theo dõi, quản lý cổ phần, cổ phiếu của Công ty.
+ Phòng quản lý kỹ thuật: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hồ sơ đăng kiểm
như giấy tờ cho phép xe hoạt động, hồ sơ giấy phép lưu hành… có liên quan đến công tác kỹ thuật. Theo dõi, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa xe trước khi vận hành; Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật cho từng mục chi phí như săm lốp, bình điện… Lập kế hoạch điều tra phương tiện mới, làm thủ tục thanh lý xe cũ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác kỹ thuật.
+ Phân xưởng sửa chữa ô tô: Tổ chức sửa chữa phương tiện vận tải và cơ
khí theo yêu cầu của Công ty.
+ Đội xe: Tổ chức thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dầu và hàng hoá
theo nhiệm vụ Công ty giao. Quản lý lao động, phương tiện, công cụ lao động trong phạm vi được phân công. Lập kế hoạch sửa chữa, đôn đốc, kiểm tra công tác sửa chữa bảo dưỡng phương tiện và kỹ thuật an toàn xe, an toàn phũng chỏy chữa cháy… đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất. Giải quyết vụ việc tai nạn giao thông trong đội.
+ Cửa hàng xăng dầu: Là nơi trực tiếp bán xăng dầu, các loại hàng hoá
và dịch vụ khác phù hợp với đăng ký kinh doanh. Trực tiếp tổ chức thực hiện các nghiệp vụ như dự trữ, bảo quản, bán hàng, báo cáo thống kê; Bảo quản, sử dụng cơ sở vật chất và các trang thiết bị tại cửa hàng đúng mục đích, đúng quy định kỹ thuật theo đúng hướng dẫn của Công ty. Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và vệ sinh môi trường.
+ Chi nhánh Công ty: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh
xăng dầu, gas, các sản phẩm hoá dầu và các dịch vụ khác của Công ty. Tổ chức công tác thị trường, tìm kiếm đối tác, xác lập các mối quan hệ kinh tế đảm bảo việc kinh doanh đa dạng có hiệu quả theo đúng pháp luật. Chi nhánh có trách nhiệm xây dựng kế hoạch toàn diện cho mọi hoạt động của mình theo năm kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện và báo cáo Công ty kết quả thực hiện theo