- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là hàng trong nước:
2.4.2 Thủ tục và quy trình xuất kho nguyên vật liệu
2.4.2.1 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL được xuất kho sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Đối với NVL tại công ty TNHH TM Tuấn Anh thì chủ yếu được dùng để xuất bán và xuất cho sản xuất. Công ty sử dụng những chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Hóa đơn GTGT (xuất NVL để bán) - Phiếu lĩnh vật tư hạn mức
2.4.2.2 Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
Xuất kho nguyên vật liệu đưa vào sản xuất:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao và định mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm, hàng tháng phòng Kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Căn cứ vào định mức vật tư của từng phân xưởng, phòng KH-TT lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức”. “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức” được lập thành 3 liên, trong đó:
- Một liên giao cho phân xưởng giữ, khi đi lĩnh vật tư thì phải lấy ký nhận của thủ kho.
SV:GIANG THẢO TRANG
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
- Hai liên còn lại, một liên giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, liên còn lại giao cho phòng KH-TT giữ.
Phân xưởng căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư hạn mức để lĩnh vật tư một lần cho cả tháng. Nếu số lượng quá lớn thì lĩnh nhiều lần trong tháng. Vì vậy phiếu lĩnh vật tư hạn mức được dùng làm căn cứ để thủ kho xuất kho nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho lượng nguyên vật liệu hàng tháng xuất ra.
Hiện tại, công ty TNHH TM Tuấn Anh có 1 hệ thống kho. Đó là và kho dưới phân xưởng.
- kho dưới phân xưởng: Sau khi NVL mua về được chở đến công ty thì phòng Kỹ thuật tiến hành kiểm tra chỉ tiêu chất lượng, thủ kho kiểm nhận và ghi số lượng vào Thẻ kho
.
Thực chất kho dưới phân xưởng là lĩnh NVL về để ngay tại phân xưởng do nhân viên thống kê phân xưởng quản lý và theo dõi tình hình NVL nhập - xuất - tồn về mặt số lượng qua bảng tính Excel. Nhân viên thống kê phân xưởng căn cứ vào “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức” để ghi nhận lượng NVL nhập kho phân xưởng trong tháng. Đến cuối tháng sau khi kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản kiểm kê” để ghi nhận lượng NVL tồn cuối tháng. Sau đó, lượng NVL xuất cho sản xuất mới được tính.
Đến cuối tháng dựa trên “Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu” do Quản đốc phân xưởng lập để tính ra được số lượng NVL thực tế xuất cho sản xuất. “Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu” được lập cho phân xưởng dựa trên “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức” để ghi nhận phần NVL nhập về phân xưởng trong tháng, và dựa vào “Biên bản kiểm kê” cuối tháng để ghi nhận số lượng thực tế nguyên vật liệu tồn tại phân xưởng, từ đó tính ra số lượng nguyên vật liệu thực dùng theo công thức sau:
SV:GIANG THẢO TRANG
= + -
Lượng NVL thực dùng NVL tồn đầu tháng NVL nhập trong tháng NVL tồn cuối tháng
Phiếu lĩnh vật tư hạn mức Báo cáo quyết toán NVL Biên bản kiểm kê
Phiếu xuất kho Sổ chi tiết HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Kế toán vật tư căn cứ vào “Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu” để lập “Phiếu xuất kho” để ghi nhận lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất.
Sơ đồ 2.6: Quy trình xác định lượng nguyên vật liệu xuất dùng thực tại phân xưởng
Ghi chú:
Ghi cuối tháng So sánh, đối chiếu
SV:GIANG THẢO TRANG
Khách hàng Phòng KH - TT Thủ kho Kế toán vật tư
Nhu cầu mua NVL Hoá đơn GTGT Xuất kho và ghi vào thẻ khoNhận, ghi sổ theo chứng từ HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Xuất kho đem bán:
Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty, phòng KH - TT viết “Hóa đơn GTGT”. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Một liên lưu tại phòng KH - TT.
- Một liên giao cho khách hàng khi đã tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với kế toán tiền mặt.
- Một liên do phòng Tài chính - kế toán giữ. Thủ kho chỉ được giữ bản photocopy.
Sơ đồ 2.7: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu đem bán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu đem bán. Kế toán sau khi có hóa đơn GTGT thì nhập số liệu vào “Phiếu xuất kho” và lúc này chỉ phản ánh phần số lượng, không phản ánh phần giá trị.
Ví dụ 3: Ngày bán cho công ty cổ phần bông miền Bắc giá chưa thuế 547.900.000 đồng, thuế GTGT 10%. Phiếu xuất kho số XB019. Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Bảng 2,6:Hợp đồng bán hàng
Bảng 2. 7 : Hóa đơn GTGT hàng xuất bán
SV:GIANG THẢO TRANG
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP