- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là hàng trong nước:
2.4.1 Thủ tục và quy trình nhập kho nguyên vật liệu
2.4.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Để tổ chức tốt công tác kế toán này, đối với nguyên vật liệu mua ngoài công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau:
- Hợp đồng mua nguyên vật liệu (Có thể là hợp đồng mua trong nước hoặc nước ngoài)
SV:GIANG THẢO TRANG
Phòng KH - TT Nhà cung cấp
Mua NVL Phòng Kỹ thuật Phòng KH - TT Thủ kho
Xác định nhu cầu NVL, lập đơn đặt hàngHợp đồng mua bán hàng hoá Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho (3 liên)
Nhập kho NVL, ghi thẻ kho HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
- Biên bản kiểm nghiệm (Phiếu kiểm nghiệm)
- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT) nếu mua hàng trong nước - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu nhập kho hàng nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu) - Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu) - Commercial Invoice (Hóa đơn mua hàng với nước ngoài) 2.4.1.2 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch đặt hàng của khách hàng, các cán bộ phòng KH-TT xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Sau đó, Trưởng phòng KH-TT lập “Đơn đặt hàng”. Đơn đặt hàng phải ghi rõ tên vật tư, quy cách yêu cầu kỹ thuật, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng... Sau đó trình giám đốc phê duyệt. Cán bộ mua hàng có trách nhiệm chuyển đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.
Hợp đồng mua bán hàng hóa được lập bởi nhà cung cấp, sau đó gửi cho công ty và được lưu làm 2 bản: 1 bản giữ tại phòng KH-TT, 1 bản gửi phòng Tài chính - kế toán. Khi cán bộ vật tư đưa hàng về đến kho của công ty, sau đó phải báo cho phòng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng.
SV:GIANG THẢO TRANG
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng và đạt tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho. Nhân viên phòng KH-TT lập 3 liên “Phiếu nhập kho” trong đó:
- 1 liên gửi phòng KH - TT.
- 1 liên lưu tại phòng Tài chính - kế toán.
- 1 liên lưu tại kho và căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho.
Bảng 2.2: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu
SV:GIANG THẢO TRANG
Phòng Kỹ thuật Phòng KH - TT Thủ kho Quản đốc phân xưởng Kế toán vật tư
Lập định mức vật tư cho từng phân xưởngPhiếu lĩnh vật tư hạn mứcXuất kho và ghi thẻ khoBáo cáo quyết toán NVL (cuối tháng)
Phiếu xuất kho HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP