Một doanh nghiệp hay cá nhân muốn thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của mình cần thực hiện thông báo các thông tin liên quan đến lô hàng (mặt hàng, số l-ợng hàng hóa, trị giá hàng hóa) thông qua tờ khai hải quan. Tờ khai hải quan là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ hải quan. (Phụ lục 1 – Tờ khai hàng hóa nhập khẩu)
Khi thực hiện thủ tục hải quan, ng-ời khai cần khai báo đầy đủ chính xác thông tin về lô hàng trên các mục: 17- tên hàng,quy cách phẩm chất; 18 - Mã số hàng hóa; 19 - Xuất xứ; 20 - Số l-ợng hàng hóa; 23 - Trị giá nguyên tệ; 24 - trị giá tính thuế. Từ những thông tin này, công chức hải quan sẽ xem xét và kiểm tra
số tiền thuế mà các cá nhân, doanh nghiệp phải nộp khi thực hiện thông quan hàng hóa.
Hiện nay khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 cách để mở tờ khai hải quan. Các doanh nghiệp có thể khai báo trực tiếp tại các quầy tiếp nhận và mở tờ khai tại Chi cục thực hiện trên tờ khai xuất nhập khẩu bằng giấy hoặc có thể đăng kí mở tờ khai hải quan điện tử thông quan phần mềm đăng kí hải quan điện tử tại Đội tổng hợp, sau khi đăng kí doanh nghiệp không cần đăng kí tờ khai trực tiếp tại Chi cục mà có thể thực hiện tại chính doanh nghiệp của mình. Việc đăng kí thông qua mạng đ-ợc thực hiện tại Chi cục bắt đầu từ tháng 6 năm 2011. áp dụng tin học hóa thủ tục hải quan sẽ rút ngắn thời gian, chi phí làm thủ tục cho doanh nghiệp, giảm chi phí hành thu cho cơ quan hải quan.