III. KẾ TOÁN THANH TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG 1 Kế toán lên Ngân hàng tại Ngân hàng HD BANK (NHA)
3. Chứng từ kế toán cho vay
Chứng từ dùng trong kế toán cho vay là những loại giấy tờ vật mang tính đảm bảo về mặt pháp lý cho các khoản vay của Ngân hàng.
Chứng từ là loại văn bản có tính pháp lý nên nó là căn cứ chủ yếu để lập sổ kế toán và lập báo cáo tài chính trong Ngân hàng, đồng thời nó cũng là công cụ để bảo vệ tài sản bởi lẽ nếu không có chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì không thể xuất nhập vật tư, tiền vốn trong nội bộ Ngân hàng cũng như khách hàng về quan hệ tiền vay, tiền giửi thanh toán với Ngân hàng.
Ngày nay khi thực hiện tin học hóa thì ngoài việc sử dụng các chứng từ giấy có thể sử dụng chứng từ với tính năng kỹ thuật của máy tính: băng từ, đĩa từ,… loại chứng từ này gọi là chứng từ điện tử.
Mọi sự tranh chấp về tài khoản cho vay hay trả nợ giữa khách hàng và Ngân hàng đều phải giải quyết trên cơ sở các chứng từ cho vay hợp lệ, hợp pháp. Chứng từ kế toán cho vay gồm nhiều loại để phục vụ cho công việc hạch toán và theo dõi thu hồi nợ. Có hai lạo chứng từ chính: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
* Chứng từ gốc là chứng từ có giá trị pháp lý trong quan hệ tín dụng, xác nhận quyền và nghĩa vụ của hai bên đi vay và cho vay. Chứng từ gốc bao gồm:
- Giấy đề nghi vay vốn - Hợp đồng tín dụng - Giấy nhân nợ
- Các giấy tờ xác nhận tài sản của mình, cầm sổ.
Trong các chứng từ gốc thì hợp đồng tín dụng và giấy nhận nợ là giấy xác nhận trách nhiệm pháp lý về khoản nợ. Loại giấy tờ này cần được kế toán quản lý tuyệt đối an toàn.
* Chứng từ ghi sổ là chứng từ làm thủ tục kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ bao gồm:
- Nếu giải Ngân hàng bằng tiền mặt dùng giấy lĩnh tiền mặt
- Nếu giải Ngân hàng giải ngân bằng chuyển khoản dùng các chứng từ dùng tiền mặt như UNC, UNT,…
- Nếu Ngân hàng chủ động trích, tài khoản tiền gửi của người vay để thu nợ thì dùng phiếu chuyển khoản.
- Nếu Ngân hàng thu lãi hàng tháng theo phương pháp trích số thì dùng băng kê để tính tích số.