II. KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
4.Thanh toán bằng thể
4.1 Những vấn đề chung
Khái niệm: Thẻ Ngân hàng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt do Ngân hàng phát hành cho khach hàng, theo đó người sử dụng thẻ có thể dùng để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ tại các ĐVCNT hay rút tiền mặt tại các Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ hoặc tại các máy rút tiền tự động ATM. Phân loại the:
- Phân loại thẻ theo tính chất thanh toán (nội dung kinh tế) của thẻ
+ Thẻ ghi nợ (Debit card) – thẻ loại A: là loại thẻ có quan hệ trực tiếp và gắn với tài khoản tiền gửi thanh toán của chủ thể. Để sử dụng laoij thẻ này, chủ thể phải có tài khoản hoạt động thường suyên tại Ngân hàng. Loại thẻ này khi rút tiền tại các máy rút tiền tự động (ATM) hay mua hàng hóa dịch vụ tại các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT), giá trị những giao dịch sẽ được trừ ngay lập tức vào tài khoản của chủ thẻ. Như vậy, người sử dụng thẻ này không phải lưu ý đến tiền vào TK đảm bảo thanh toán thẻ, căn cứ để thanh toán là số dư TKTG của chủ sở hữu tại thẻ Ngân hàng và hạn mức thanh toán tối đa của thẻ Ngân hàng quy định.
+ Thẻ trả trước (Prepaid card) – Thẻ loại B: đây là loại thẻ mới được phát triển trên thế giới, khách hàng không cần phải thực hiện các thủ tục phát hành thẻ yêu
cầu của Ngân hàng như điền vào yêu cầu phát hành thẻ, chứng minh tài chính… họ chỉ cần trả cho Ngân hàng một số tiền sẽ được Ngân hàng cho một tấm thẻ với mệnh giá tương đương. Đặc tính của lạo thẻ này giống như mọi thẻ bình thương khác, chỉ có điều the này chỉ được giới hạn số tiền trong thẻ và chi tiêu trong khoảng thời gian nhất định tùy vào quy định của mỗi Ngân hàng, tức là hạn mức thẻ không có tính chất tuần hoàn.
+ Thẻ tín dụng (Credid card) – loại thẻ C: đây là loại thẻ được sử dụng phổ biến nhất, theo đó người chủ thể được sử dụng một hạn mức tín dụng quy định không phải trả lãi (nếu chủ thẻ hoàn trả số tiền đã sử dụng đúng kỳ hạn) để mua sắm hàng hóa dịch vụ tại những cơ sở chấp nhận loại thẻ này. Thẻ tín dụng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cho phép người sử dụng có khả năng chi trước tiền trả sau.
Các tổ chức tài chính Ngân hàng hay các công ty tài chính phát hành thẻ tín dụng cho khách hàng dựa trên uy tín và khả năng đảm bảo chi trả cho từng khách hàng.
Các chủ thẻ tham gia vào hoạt động phát hành và thanh toán thẻ
Hoạt động phát hành, sử dụng và thanh toán thẻ Ngân hàng có sự tham gia chặt chẽ của 4 chủ thể là: Ngân hàng phát hành thẻ, Ngân hàng thanh toán thẻ, chủ thẻ và các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Từng chủ thẻ đóng vau trò quan trong khác nhau trong việc phát huy tối đa vai trò làm phương tiện thanh toán hiện đại của thẻ Ngân hàng.
* Ngân hàng phát hành:
Ngân hàng phát hành là Ngân hàng thực hiện việc:
- Thẩm định tính năng pháp lý và khả năng tài chính của khách hàng. - Phát hành thẻ cho khách hàng có kết quả thẩm định đạt yêu cầu. - Tại sao kê cho chủ thẻ và quyết toán với chủ thẻ
Để phục vụ việc phát hành thẻ, các Ngân hàng phải đầu tư lớn vào trang thiết bị bởi công tác phát hành đòi hỏi công nghệ hiện đại. Trong đó, Ngân hàng phải trang bị hệ thống in thẻ, hệ thống quản lý và cập nhật dữ liệu liên quan đến chủ thẻ và tình hình tài chính chi tiêu của chủ thẻ… chính vì vậy, thông thường để trở thành Ngân hàng phát hành thẻ, ngoài uy tín, những Ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng nói chung phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định về khả năng tài chính, đầu tư công nghệ chất xám.
* Chủ thẻ:
Chủ thẻ là những cá nhân hoặc là người ủy quyền (nếu là do công ty ủy quyền sử dụng) được Ngân hàng phát hành thẻ, có tên in nổi trên thẻ và sử dụng thẻ theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết với Ngân hàng phát hành. Chủ thẻ sử dụng thẻ của mình để thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các cơ sở chấp nhận thẻ (ĐVCNT) ứng tiền mặt tại các điểm ứng tiền mặt thuộc hệ thống Ngân hàng hoặc sử dụng thì để thực hiện các giao dịch tại máy rút tiền ATM. Trong trường hợp thẻ tín dụng, sau một khoảng thời gian nhất định tùy theo quy định của từng Ngân hàng phát hành, chủ thẻ sẽ nhận sao kê (statement) là bản
thông báo số tiền mà chủ thẻ phải thanh toán với Ngân hàng và thời điểm thanh toán cũng như số tiền thanh toán tối thiểu bắt buộc.
* Ngân hàng thanh toán:
Ngân hàng thanh toán là Ngân hàng chấp nhận các loại thẻ như phương tiện thanh toán thông qua việc ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với các điểm cung ứng hàng hóa, dịch vụ trên địa bàn.
Trong hợp đồng chấp nhận thẻ ký kết với các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ Ngân hàng thanh toản thẻ cam kết.
- Chấp nhận các đơn vị này vào hệ thống thanh toán thẻ của Ngân hàng.
- Cung cấp các thiết bị đọc thẻ tự động cho các đơn vị này kèm theo những hướng dẫn sử dụng hoặc chương trình đào tạo nhân viên cách thức vận hành cùng với dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng đi kèm trong suốt thời gian hoạt động. - Quản lý và xử lý những giao dịch có sử dụng thẻ tại nhứng đơn vị này.
Thông thường, Ngân hàng thanh toán thu từ các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với họ một mức phí chiết khấu (discount rate) cho việc sử lý các giao dịch có sử dụng thẻ tại đây. Mức phí này cao hay thấp phụ thuộc vào từng Ngân hàng và mối quan hệ chiến lược đối với các đơn vị khác nhau.
Trên thực tế rất nhiều Ngân hàng vừa là Ngân hàng phát hành khách hàng của họ là các chủ thẻ với tư cách Ngân hàng thanh toán khách hàng là các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ.
* Đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT)
Các đơn vị cung ứng hàng hóa dịch vụ ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ như một phương tiện thanh toán được coi là đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Các ngành kinh doanh của ĐVCNT trải rộng từ các cửa hiệu bán ẻ, những nhà hàng ăn uống, đến khách sạn, sân bay,…
Để trở thành ĐVCNT đối với một thẻ của Ngân hàng nào đó, nhất thiết là đơn vị này phải có tình hình tài chính tốt và có năng lực kinh doanh. Cũng như việc Ngân hàng phát hành thẩm định khách hàng trước khi phát hành thẻ cho họ, các Ngân hàng thanh toán cũng sẽ chi quyết định ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với những đơn vị kinh doanh hiệu quả, có khả năng thu hút nhiều giao dịch sử dụng thẻ.
4.2 Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ
Phát hành thẻ có thể là phát hành thẻ mới phát hành thay thế, in lại thể, nâng cấp thẻ hay in kỳ hạn cho thẻ mới… tùy từng trường hợp mà kỹ thuật và thủ tục se khác nhau.
Kế toán giai đoạn phát triển thẻ
- Nếu là thẻ loại A thì KH phải mở TRTG tại Ngân hàng, TK phải có số dư nhất định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu là thẻ loại B thì KH phải ký quỹ số tiền để thanh toán, Ngân hàng ghi: Nợ TK thích hợp (tiền mặt hoặc TG thanh toán)
Có TK tiền gửi ký quỹ để thanh toán
- Nếu là thẻ loại C thì khách hàng phải làm thủ tục ký kết hợp đồng tín dụng với Ngân hàng để xác định hạn mức tín dụng.
4.3 Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ
Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tổng quát được xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ đối với Ngân hàng và các bên liên quan, kể cả nghĩa vụ theo cam kết. Quy trình thanh toán có thể diễn ra thành các công đoạn chính là thanh toán tại ĐVCNT, thanh toán tại NHTT và NHPH
Quy trình thanh toán thẻ:
Giao hàng hóa, dịch vụ (giao tiền và trả lại thẻ)
(2) Giao hàng hóa, dịch vụ (1) (7) (4) (6) FH thẻ Báo nợ Nộp CT Tạm báo cáo (6) Gưie LC nợ
* Thanh toán thẻ tại ĐVNT hoặc theo điểm ứng tiền mặt (ĐƯTM)
ĐVCNT phải kiểm tra thẻ tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị Electronic Data Capture (EDC) máy sẽ tự động xin cấp giấy phép được giao dịch. Nếu giao dịch bị từ chối cấp phép, ĐVCNT hoặc ĐƯTM có thể tiếp tục thực hiện giao dịch dưới hạn mức quy định, ĐVCNT thực hiện việc in hóa đơn, lấy chữ ký của chủ thẻ ( phải khớp chữ ký trên mẫu thẻ). Hóa đơn được lập thành 3 liên lưu lại tại ĐVCNT/ĐƯTM để ra.
b. Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM trang bị máy có tay (Imprin)
Nếu giá trị giao hàng hóa, dịch vụ nhỏ hơn hạn mức thanh toán ĐVCNT có thể không phải xin cấp phép ĐVCNT có thể tiến hành kiểm tra thẻ và đối chiếu sổ thẻ với danh sách thẻ cấm lưu hành mới nhất và các thông tin bổ sung khác do NHPH cung cấp để tránh thanh toán các thẻ giả mạo hoặc mất cắp.
Nếu giá trị giao dịch thẻ lớn hơn bằng hạn mức thanh toán: ĐVCNT để xin cấp phép giao dịch bằng các phương tiện có thể như điện thoại, telex.
Chủ sở hữu thẻ
Đơn vị chấp nhận thẻ (điểm ứng tiền mặt)
Tất cả các giao dịch ứng tiền mặt đều phải liên hệ cấp giấy phép tại NHPH trước khi tiến hành giao dịch.
* Thanh toán tại Ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ
NHTT thực hiện thanh toán thẻ với ĐVCNT và Ngân hàng phát hành. a. Thanh toán với đơn vị chấp hành thẻ
Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT.
+ Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC. Phải kiểm tra lại và xử lý các giao dịch đã thực hiện trước khi thanh toán với Ngân hàng, cần chú ý là nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với VHTT để tra soát.
+ Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cầm tay thực hiện thanh toán với Ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hóa đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tê, số liệu nộp, tên và chữ ký của nhân viên Ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định.
Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo sang NHFH để đòi tiền.
Hạch toán: Nợ TK đối ứng
Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM b. Thanh toán đối với Ngân hàng phát hành (NHFH) + Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHFH
Hàng ngày, NHTT cập nhâp và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm các khoản phí cũng như thông tin các thẻ bị thu hồi truyển cho NHFH.
+ Thanh toán với NHFH
Hàng ngày, NHTT nhận được lệnh chuyển có hay báo cáo số tiền và số tiền giao dịch được thanh toán từ các NHFH gửi về, tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán.
Nếu phát sinh chênh lệch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi được đi) thì phải tìm nguyên nhân và xử lý.
Nếu khớp đúng tất toán tài khoản tạm ứng và tài khoản liên quan khác, hạch toán khoản phí được hưởng vào tài khoản thu phí.
Hạch toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK thanh toán với NHFH Có TK tạm ứng
* Thanh toán tại Ngân hàng các thông tin yêu cầu thanh toán liên quan từ NHTT xử lý được tổng hợp. Hạch toán ghi Nợ cho chủ thẻ vào các tài khoản thích hợp tùy thuộc đố vào thẻ loại A, B hay C và thanh toán tiền cho NHTT, giữ lệnh chuyển có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho NHTT.
Nợ TK thích hợp/chủ thẻ (TGTT, gửi tiền đảm bảo thanh toán thẻ tiền vay…) Có TK thích hợp/ chủ thẻ (TGTT, gửi tiền đảm bảo thanh toán thẻ tiền vay…)
Bảng theo dõi tình hình Chỉ tiêu 01/2009 01/2010 Số tiền Số món Số tiền Số món TM 22,5 tỷ 132 lần 23 tỷ 140 lần UNC 8 tỷ 12 lần 9,5 tỷ 15 lần TT khác 2 tỷ 29 lần 3,5 tỷ 42 lần
Nhìn vào bảng theo dõi thanh toán không dùng tiền mặt ta thấy: tháng 1 năm 2009 sử dụng số tiền ít hơn so với tháng 1 năm 2010 nên số món cũng ít hơn tháng 1 năm 2009 sử dụng tiền mặt 22,5 tỷ và có số món 132 lần nhưng trong khi đó thanh toán không dùng tiền mặt mới chỉ là 10 tỷ và có số món là 41 lần đó là cả UNC và thanh toán khác. Trong khi đó tháng 1 năm 2010 thanh toán tiền mặt bằng 23 tỷ có số món 140 lần nhưng thanh toán không dùng tiền mặt là 13 tỷ có số món 57 lần như vậy so với tháng 1 năm 2009 thì tháng 1 năm 2010 thanh toán bằng tiền mặt và không dùng tiền mặt là cao hơn, nên có số món mới cao hơn số món cũ rất nhiều.