II. KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
3.2Kế toán phát hành và thanh toán séc chuyển khoản
3. Thanh toán bằng séc
3.2Kế toán phát hành và thanh toán séc chuyển khoản
Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và trực tiếp giao cho người thụ hưởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình.
3.2.1 Kê toán thanh toán séc chuyển khoản cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
Quy trình thanh toán:
(2) Giao séc chuyển khoản
(1) Giao hàng hóa dịch vụ
(4) (3) (5)
Báo BKNS+SCK Báo có Nợ
(1) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua
(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (séc chuyển khoản) và giao trực tiếp cho người bán
(3) Người bán: người thụ hưởng lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với một tờ séc chuyển khoản gửi đến Ngân hàng đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc cùng đến một Ngân hàng phát hành).
(4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện kiểm soát chứng từ, hạch toán và báo nợ cho người ký phát.
(5) Báo cáo cho người thụ hưởng - Trường hợp séc phát hành quá số dư
Nếu người thụ hưởng yêu cầu thanh toán một phần số tiền ghi trên séc thì đơn vị thanh toán có nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của người thụ hưởng trong phạm vi khoản tiền mà người ký phát hiện có và sử dụng để thanh toán, đơn vị thanh toán phải ghi rõ số tiền đã thanh toán trên tờ séc và trả lại tờ séc cho người thụ hưởng. Người thụ hưởng phải lập chứng từ biên nhận về biên nhận về việc thanh toán đó và giao cho đơn vị thanh toán.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán. Nợ TK tiền gửi thanh toán/ người ký phát * Có TK tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng * * Số tiền đã thanh toán
Đến khi người ký phát đủ khả năng thanh toán số tiền còn lại trên tờ séc, đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại đồng thời tính phạt chậm trả trên số tiền chưa thanh toán.
Người phát Hành séc
Người thụ hưởng
Tổ chức cung ứng Dịch vụ thanh toán
Số tiền chậm trả x ngày chậm trả x lãi suất phạt Số tiền phạt =
30 Trong đó:
- Số tiền chậm trả = số tiền ghi trên séc – số tiền đã thanh toán (nếu có) - Ngày chậm trả: tính từ ngày tờ séc đó được xuất trình đến ngày được thanh
toán.
- Lãi suất phạt: do Ngân hàng Nhà nước quy định tại thời điểm xuất trình Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán/ người ký phát * Có TK tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng * * Số tiền đã thanh toán
3.2.2. Kế toán thanh toán séc chuyển khoản giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thanh toán trực tiếp với nhau
a. Trường hợp séc chuyển khoản không có ủy quyền chuyển nợ Quy trình thanh toán
(2) Giao séc (1) Giao hàng hóa, dịch vụ (5) (3) (7) Báo nợ BKMS +SCK Báo có (4) BKNS +SCK (6) Lệnh chuyển có (1) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (Séc chuyển khoản) và giao trực tiếp cho người bán.
(3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các giấy tờ séc chuyển khoản gửi đến Ngân hàng đề nghị thanh toán (một bảng kê nộp séc có thể gồm nhiều tờ séc cùng đến một Ngân hàng phát hành) Người ký phát
(người mua)
Người thụ hưởng (người bán)
Đơn vị thanh toán (TCCUDVTT phục vụ
người phát hành séc)
Đơn vị thu hộ (TCCUDVTT phục vụ
(4) Chuyển bảng kê nộp séc kèm (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán.
(5) Đơn vị thanh toán thực hiện kiểm soát hạch toán và báo nợ cho người phát hành séc.
(6) Truyền lệnh chuyển có tới địa điểm đơn vị thu hộ.
(7) Căn cứ vào lệnh chuyển có nhận được, đơn vị thu hộ báo có cho người thụ hưởng.
b. Trường hợp séc chuyển khoản có ủy quyền chuyển nợ
Ủy quyền chuyển nợ là cam kết giữa hai khách hàng (người thụ hưởng và người chi trả) về việc người thụ hưởng được quyền lập lệnh chuyển nợ sang đòi tiền người chi trả hay Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng được quyền lập. Lệnh chuyển nợ sang Ngân hàng phục vụ người chi trả để đòi tiền nếu người thụ hưởng có chứng từ thanh toán hợp lê.
Nếu tờ séc chuyển khoản có kèm theo ủy quyền chuyển nợ giữa hai khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng tín dịch vụ thanh toán biết thì sau khi nhận và kiểm soát tờ séc đó, đơn vị thu hộ được quyền lập và gửi lệnh chuyển Nợ có ủy quyền đến đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán số tiền trên séc.
Tuy nhiên trong khoảng thời gian chờ đơn người chi trả chấp nhận thanh toán, đơn vị thu hộ không trả tiền ngay cho đơn vị thụ hưởng mà phải tạm giữ vào tài khoản “các khoản chờ thanh toán khác”, hoặc trả vào tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng thì phải phong tỏa số tiền đó chua cho người thụ hưởng sử dụng. Đến khi nhận được thông báo “chấp nhận lệnh chuyển nợ” từ Ngân hàng thanh toán, Ngân hàng thu hộ mới hạch toán trả tiền cho người thụ hưởng.
Quy trình thanh toán
(2) Giao séc (1) Giao hàng hóa, dịch vụ (5) (3) (7) Báo nợ BKMS +SCK Báo có (4) lập và gửi lệnh chuyển Nợ (6) TB chấp nhận lệnh Chuyển N Người ký phát (người mua) Người thụ hưởng (người bán)
Đơn vị thanh toán (TCCUDVTT phục vụ
người phát hành séc)
Đơn vị thu hộ (TCCUDVTT phục vụ
(1) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (séc chuyển khoản) và giao trực tiếp cho người bán.
(3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các giấy tờ séc chuyển khoản gửi đến Ngân hàng đề nghị thanh toán.
(4) Sau khi kiểm soát và hạch toán đơn vị thu hộ lập và gửi lệnh chuyển Nợ có ủy quyền tới đơn vị thanh toán.
(5) Đơn vị thanh toán ghi Nợ và báo cho người phát hành séc. (6) Gửi thông báo “ chấp nhận lệnh chuyển nợ” tới đơn vị thu hộ. (7) Đơn vị thu hộ ghi có và báo có cho người thụ hưởng.